Днес, когато начинът на работа варира между изцяло дистанционна, хибридна и изцяло в офиса, поддържането на връзка и информирането на екипите по всяко време може да бъде трудно (а различните часови зони правят нещата още по-трудни). 👀
За да поддържаме съгласуваност с нашите екипи, преминахме към планирани срещи, на които обсъждаме актуализации, преглеждаме задачи за изпълнение, даваме обратна връзка и т.н. Но времето е ценно.
Това е особено важно, когато работите в динамична работна среда, защото трябва да се уверите, че извличате максимална полза от срещите си.
Тогава познаването на целта на срещата, наличието на дневен ред и планирането на подходяща честота на срещите може да донесе значителни ползи на вашия екип.
В тази статия ще научите какво е подходяща честота на срещите, колко често да планирате срещи и какви инструменти за управление на срещите можете да използвате, за да сведете срещите до минимум и да държите екипа си винаги в течение.
Добавихме и няколко съвета и предложения, които да ви помогнат да определите какво работи най-добре за вашия екип, както и шаблони за срещи, с които да структурирате разговорите си и да ги направите възможно най-продуктивни.
Какво е ритъм на срещите?
Честотата на срещите просто се отнася до ритъма на срещите или колко често се провеждат срещите.
Например, ако вие и ваш пряк подчинен се срещате всеки петък сутрин, това е седмична честота на срещите. Ако имате искане да се срещате на всеки два месеца, това е двумесечен график на срещите.
Това може да бъде по-трудно за отдалечените екипи. Всяка компания се сблъсква с предизвикателството колко често трябва да се провеждат срещите. В условията на все по-разпределена работна сила, видеоразговорите по Zoom изглежда са заменили много от личните срещи и понякога се превръщат в единствената форма на взаимодействие с екипа ви.
И макар че на всички ни харесва да зърнем домашния любимец на някого на заден план по време на разговор, тези виртуални срещи всъщност могат да попречат на щастието и продуктивността на служителите, тъй като могат да бъдат смущаващи, ако прекалено много срещи заемат целия им ден.
Как да балансирате графика си и да намерите подходящия ритъм на срещите за вашия екип?
Нека разберем.
Как да изберете подходящия ритъм на срещите
Подходящата честота на срещите ще бъде различна за всяка компания и нейните нужди. Някои екипи ще се нуждаят от по-чести или по-редки срещи в зависимост от ролите, проектите и типа на срещите. Ето няколко варианта за честота и тип на срещите, които можете да вземете под внимание, както и шаблони, които ще ви помогнат да поддържате продуктивността на срещите за всички участници.
Видове ритъм на срещите
В зависимост от типа на срещата, най-често срещаните честоти на срещите са:
1. Ежедневна честота на срещите
Ежедневните срещи се използват за важни актуализации, спешни съобщения за екипа, споделяне на доклади и бърза проверка. Обикновено те траят максимум 15-30 минути.
- Ежедневните събрания са неформални срещи, които се провеждат всеки ден. Те са необходими и полезни за екипи като инженерните и разработващите екипи, за да се гарантира съгласуваност, да се споделят резултати и да се идентифицират пречките. Ежедневните събрания по метода Scrum са вид ежедневни събрания.
- Срещите за проверка на екипа са ежедневни срещи на екипа, които могат да се провеждат както виртуално, така и лично. Те помагат на всички членове на екипа да знаят върху какво работят колегите им, с какви предизвикателства се сблъскват и дали биха могли да им помогнат.
Макар ежедневните срещи да изглеждат като чудесен начин да сте в крак с ежедневния напредък и промените, те могат да бъдат контрапродуктивни и да пречат, ако не се управляват правилно.
За да извлечете максимална полза от ежедневните си срещи и да гарантирате продуктивна сесия, най-добре е да дойдете на срещата подготвени с дневен ред и шаблон на документ, който членовете на екипа ви могат лесно да ползват по всяко време и да попълнят преди срещата.
Шаблон за ежедневна честота на срещите
Използвайте този персонализируем шаблон за ежедневни срещи на ClickUp, за да осигурите на себе си и на вашите екипи организирана, структурирана и повтаряема система за записване и преглед на ежедневните актуализации.
Този шаблон е достъпен в ClickUp Whiteboards и може да бъде персонализиран по всякакъв начин, за да поддържа вашите уникални работни процеси. Той също така запазва вашите данни и ги отразява в реално време, а тъй като е създаден в ClickUp, вашият екип може да вмъква връзки към задачи и да свързва този документ с работата си.
2. Честота на седмичните срещи
Има различни видове срещи, които могат да се планират на седмична база. Седмичната честота обикновено означава, че участниците ще се срещат по едно и също време в определения ден, всяка седмица.
- Индивидуалните срещи дават на мениджърите и лидерите възможност да прекарат време насаме с подчинените си или колегите си. Те осигуряват определено време за общуване и изграждане на взаимоотношения и гарантират, че служителите получават необходимата подкрепа, за да успеят в работата си.
- Срещите на отдела могат да се провеждат седмично, за да се обсъдят най-важните събития от предходната седмица и да се договори планът за предстоящата седмица.
- Седмични актуализации на проекта често се провеждат за дългосрочни проекти с няколко етапа и важни моменти. По време на тези срещи екипът или мениджърът на проекта споделя актуализации за напредъка на проекта, подчертава зависимостите и съгласува следващите стъпки със заинтересованите страни.
Шаблон за седмичен ритъм на срещите
Направете седмичните си срещи за отчитане продуктивни и стандартизирайте седмичните си индивидуални срещи, като използвате шаблона за индивидуални срещи на ClickUp.
Този шаблон може да се приложи към ClickUp Docs, където можете да отбележите важни подробности като приоритети, задачи за действие и др. Съхранявайте всичките си седмични бележки от срещите на едно място, като добавите нова страница в същия документ. Имате също така възможност да споделите този документ с други или да го запазите като частен, за да осигурите безопасно пространство за вашите служители.
3. Месечен ритъм на срещите
Месечните периодични срещи са важни срещи, които помагат на лидерите и членовете на екипа да се съгласуват по отношение на целите и проектите. Те обикновено траят до един час и се провеждат по едно и също време и ден всеки месец, например първият вторник на месеца, 7-мо число на всеки месец и т.н.
По време на тези срещи можете да получите актуална информация за месечните цели, да прегледате напредъка, за да се уверите, че екипът ви е на път да постигне тримесечните си цели, и да идентифицирате пречките и блокиращите фактори, за да подготвите екипа си за успех през следващите месеци.
- Общите срещи на компанията са важни месечни срещи, на които ръководният екип споделя новини и прави важни съобщения. Те могат да бъдат онлайн срещи или лични срещи и могат да продължат от един до три часа.
- Срещите на комитетите са дискусии за актуализиране на информацията, за да бъдат всички членове информирани за развитието на нещата. Може да има много видове комитети, ръководени от служители на компанията, като например комитет за безопасност на работното място, комитет за забавление на работното място и т.н.
- Срещите на ръководството събират всеки месец лидерите и мениджърите на различни отдели на компанията, за да обсъдят важни въпроси, свързани с компанията, и да споделят новини от отделите.
Шаблон за месечен ритъм на срещите
Предоставете на екипите и заинтересованите страни лесноразбираема визуална представя на обобщението на проекта ви, като използвате шаблона за отчет за състоянието на проекта от ClickUp.
Този шаблон е достъпен в ClickUp Whiteboards, където вашият екип може да сътрудничи, да добавя актуализации, да прави промени и др. едновременно или асинхронно. Използвайте този шаблон, за да държите всички заинтересовани страни в течение на развитието, да предотвратите проблеми, преди те да възникнат, и да гарантирате, че проектът ще бъде завършен в определения срок.
Лесно планирайте следващата среща на цялата компания и делегирайте работата с шаблона за обща среща на ClickUp.
Този шаблон предоставя предварително зададени персонализирани правила, персонализирани полета и множество изгледи, за да ви даде структуриран и подробен преглед на вашите задачи и да гарантира, че сте обхванат всички важни съобщения. Използвайте шаблона такъв, какъвто е, или го персонализирайте според вашите нужди. Той включва и ръководство за начало, което ще ви помогне да извлечете максимална полза от този шаблон.
4. Тримесечен ритъм на срещите
Тримесечните срещи са чудесни за споделяне на актуална информация за проектите, обсъждане на резултатите от последното тримесечие, празнуване на успехите и подготовка за предстоящото тримесечие с вашия екип или цялата организация. Ако се провеждат правилно, тези тримесечни срещи могат да помогнат за повдигане на духа на екипа ви, подобряване на междуфункционалната координация и поддържане на всички на път към постигане на целите си.
Тримесечните срещи имат много приложения, но някои от най-често срещаните са срещи за планиране, заседания на борда и др.
- Заседанията на борда обикновено се насрочват веднъж на тримесечие, като се има предвид трудността да се съберат всички членове на борда всяка седмица или месец. По време на тези срещи участниците обсъждат стратегии за растеж, бъдещи планове, нови инвестиции и т.н. Те могат да продължат от няколко часа до цял работен ден.
- Бизнес прегледите, които се провеждат веднъж на тримесечие, са срещи на високо ниво, на които участниците обсъждат постигането на целите, плановете за следващото тримесечие, препятствията и дългосрочната стратегия. В зависимост от естеството на компанията, тези тримесечни бизнес прегледи се провеждат между ръководството и ръководителите на екипите или между клиентите и вас.
Шаблон за честота на срещите на тримесечие
Комплексният шаблон QBR на ClickUp ви помага да:
- Събирайте данни от различни източници, за да създадете полезни анализи.
- Проследявайте представянето спрямо KPI в организиран табло
- Споделяйте резултатите със заинтересованите страни и членовете на екипа за бързо вземане на решения.
5. Годишен ритъм на срещите
Годишните срещи са важни събития, които се провеждат веднъж годишно и изискват значително планиране. Те могат да продължат от един до няколко дни, в зависимост от целта.
Пример
- Оценките на представянето на служителите са годишни прегледи на представянето на даден индивид, при които резултатите се сравняват с определени цели и етапи.
- Фирмените почивки са неформални събирания, организирани веднъж годишно от ръководството, за да дадат на всички служители възможност да се отпуснат, да отпразнуват постиженията си и да укрепят връзките в екипа.
- Годишните събрания на акционерите също са ежегодни събития, на които компанията отчита постиженията и финансовите резултати за годината. Понякога те могат да бъдат и форум за откриване на нови възможности.
Шаблон за годишен ритъм на срещите
Представете случващото се във вашата компания по професионален и визуално привлекателен начин, като използвате шаблона за бизнес отчет на ClickUp! Той е създаден, за да ви помогне да създадете ефективен и изчерпателен отчет за представянето или напредъка на вашия бизнес.
С този шаблон можете:
- Събирайте данни от източници като финансови отчети, проучвания на клиентите и обратна връзка от служителите.
- Анализирайте тенденциите в производителността във времето
- Представете заключенията си в изчерпателен, но лесен за разбиране формат.
Избор между синхронни и асинхронни срещи
Освен да решите какъв тип срещи да провеждате, ще трябва да определите кои срещи могат да се провеждат асинхронно или виртуално, и кои трябва да се провеждат синхронно или на физическо място.
Независимо от формата, която изберете, вашата цел е да държите екипите си в течение и да ги насочвате към постигането на целите им, като същевременно им давате достатъчно свобода да работят самостоятелно, без да добавяте прекалено много срещи в работния им график.
Асинхронни срещу синхронни срещи
След като сте определили седмична честота за един проект и друга седмична честота за среща с целия персонал, това не означава, че те трябва да бъдат форматирани по един и същи начин.
Първата стъпка при определяне на формата на срещата е да решите дали тя е за търсене на информация или за предоставяне на информация. Това е много важно, когато определяте най-добрия начин за проверка.
Срещите за търсене на информация могат да попадат в някоя от следните категории:
- Стартираща среща за нов проект
- Среща на проектния екип за обсъждане на следващите стъпки
- Управителна среща за проверка на работата на екипите
- Индивидуална среща с пряк подчинен, за да проверите целите и задачите
Този тип срещи обикновено са чудесни, когато се провеждат лично или като бърза виртуална актуализация чрез видеоконферентна връзка или SyncUp в ClickUp Chat.
Ето няколко примера за срещи за предоставяне на информация:
- Ежедневно събрание
- Актуализация на проекта
- Годишен отчет на компанията
Този вид срещи често са подходящи за асинхронна комуникация. Можете да съобщавате актуализации чрез приложение за бизнес съобщения или в рамките на инструмент за управление на проекти с функции за съобщения.
Установяването на подходяща честота на срещите за вашата компания, заедно с подходящ формат на срещите, ще намали броя на срещите с ниска стойност и ще позволи на всички да се фокусират върху продуктивността и да бъдат мотивирани да работят.
Знаете ли, че: Екипите могат да намалят броя на срещите, като планират и споделят автоматизирани standup срещи с ClickUp Brain.
Как да планирате честотата на срещите
Ключът към продуктивните срещи е да се уверите, че те са необходими. Ето няколко въпроса, които да зададете на себе си или на екипа си, преди да организирате среща.
1. Каква е целта на тази среща?
Целта на тази среща е ли да се предостави нова информация на ключовите участници или просто да се информира екипът за последните новини?
Това е винаги добър първи въпрос, който да си зададете, когато установявате нов ритъм.
Ето някои въпроси и примери за честота на срещите, които могат да определят колко често се планират срещите:
Нов проект
- Цел на срещата: Нова маркетингова инициатива
- Честота на срещите на екипа: Седмични срещи за доклад за състоянието и следващите стъпки
Stand-up
- Цел на срещите: Редовни актуализации с мениджъра и/или ръководителя на екипа
- Честота на срещите: Ежедневни кратки срещи, за да видите върху какво активно работи всеки
Актуализации на проекти
- Цел на срещата: Актуализация на състоянието на проекта
- Честота на срещите по проекта: ежедневни или седмични срещи, в зависимост от приоритета
2. Може ли тази среща да се проведе асинхронно?
Ако става въпрос за бърза проверка или актуализация, помислете за информацията, от която се нуждаете, и за времето, което ще отнеме. Вземете предвид обмена на информация за планиране, подготовката, която трябва да се направи преди срещата, и самата среща – всичко това отнема време.
В отдалечен или разпределен екип можете да използвате други комуникационни инструменти за подпомагане на асинхронната комуникация.
Някои срещи по своята същност, като например големи проекти и важни бизнес решения, изискват различни заинтересовани страни да дадат мнението си в реално време, което винаги е по-лесно да се направи лично или чрез Zoom разговор.
Но за срещи, които са предимно мотивирани от актуализации, не е необходимо да отделяте време за лична среща. Всъщност, те са най-подходящи за асинхронно провеждане и в този случай могат да се провеждат по-често.
3. Това задача с висок приоритет или спешна задача ли е?
Някои проекти ще имат приоритет пред други с кратки срокове. Само ръководителите на екипите ще знаят кои са тези проекти и ще могат да определят ритъма на работа на екипа по проекта.
Ако задачата е спешна, определете най-добрия начин за комуникация с екипа си, независимо дали това е разговор по Zoom, видеозапис, чат съобщение в рамките на задачата или отбелязване на приоритетите в задачата.
4. Тези видове срещи редовно ли надвишават отреденото време?
Срещите, които често се прекъсват, могат да бъдат причина да планирате по-чести, а не по-дълги срещи, но всичко зависи от екипа. За други, седенето на срещи за повече от час може да не е толкова продуктивно. В този случай по-кратките срещи с по-редовен ритъм могат да помогнат да се обхване повече информация и да се поддържа фокусът на разговорите. Използването на ClickUp като софтуер за протоколи от срещи може да ви помогне да се придържате към дневния ред.
5. Изчерпват ли се темите за обсъждане в този тип срещи?
От друга страна, ако провеждате ежедневни разговори, при които няма много за обсъждане, обмислете да ги обедините в седмични разговори и да преместите ежедневните актуализации в асинхронни разговори, вместо в лични или конферентни разговори.
6. Кой ще присъства?
Срещите с голям брой участници могат да станат неефективни и да не доведат до конкретни резултати. Ако трябва да споделите новини с голяма група хора, например, може да е по-ефективно да изпратите новини по имейл или чрез платформа като ClickUp.
Алтернативно, можете да планирате няколко срещи с малки групи от хора, вместо една голяма среща.
Определяне на честотата на срещите: най-добри практики
Ето няколко полезни съвета, които могат да ви помогнат да изберете най-подходящия ритъм на срещите за вас и вашите заинтересовани страни.
Ограничете поканите за срещи
Поддържайте срещите си в правилната посока и по график, като каните само хората, които са пряко свързани с дискусията или процеса. Това ще поддържа размера на срещата управляем и ще предотврати отклоняването от темата.
Ако другите трябва да бъдат информирани, използвайте стенограми от срещите и изводи, за да се уверите, че хората могат да бъдат в течение, дори без да присъстват лично.
Имайте предвид целта и размера на екипа
Размерът на екипа ви и очакваните резултати от срещите на проектния екип могат да ви помогнат да определите идеалния ритъм. Например, за въвеждането на нов план за оценка на представянето в цялата компания може да са необходими срещи на екипа на всеки две седмици между ръководителите на екипите по време на внедряването, но също и ежедневни срещи между проектния мениджър и по-малкия проектен екип.
Улеснете участието на всички присъстващи
Планирайте честотата на срещите, като имате предвид местоположението и часовите зони на всички участници. Трябва да бъде ден и час, които са удобни за всички. Ако планирате хибридна или виртуална среща, уверете се, че всеки участник има възможност да изрази мнението си, като използвате инструменти като чат и бели дъски и ясни правила за участие.
Получавайте обратна връзка
Бъдете гъвкави при определянето на честотата на срещите. Ако има значителна обратна връзка относно продължителността, графика или други аспекти, бъдете готови да промените нещата, за да отговорите на нуждите на участниците. Приемайте предложенията на участниците за честотата на срещите, ако те са практични.
Как да оптимизирате честотата на срещите на вашия екип
Ако трябва да насрочите лична или дистанционна среща, не се притеснявайте. ClickUp може да ви помогне да бъдете подготвени, да поддържате продуктивността на срещата и да извлечете максимума от времето, прекарано с екипа си.
Как? Просто следвайте стъпките по-долу:
Как да планирате ефективен ритъм на срещите с ClickUp
- Дневен ред на срещите: Създайте структуриран дневен ред на срещите сами или използвайте готовите шаблони за срещи на ClickUp и ги персонализирайте според вашите нужди.
- Създайте изглед по ваш избор: Присъединете се към срещата подготвени и готови за презентация. Създайте график на проекта в изглед „График“ или „Диаграма на Гант“, начертайте стратегии в „Бели дъски“ или „Документи“, създайте персонализиран „Табло“, за да съберете цялата важна информация и да получите отчети в един изглед, и още много други.
- Повтарящи се задачи и крайни срокове: Настройте задача в ClickUp специално за срещата или я задайте като повтаряща се задача, за да напомня на вас и участниците кога е следващата среща. Можете също да разгледате задачите и графика си в изгледа „Календар“.
- Идентифицирайте и поканете участниците: Добавете един или няколко изпълнители към задачата, за да уведомите кои лица участват в срещата.
- Споделете задачите, дневния ред на срещите и други визуални материали: Прикачете дневния ред на срещите, работните изгледи и други материали към задачите в коментарите или описанието на задачите и ги споделете с екипа, конкретно лице или група от хора.
- Свържете ClickUp с Zoom: Интегрирайте Zoom в ClickUp, за да имате достъп до приложението Zoom в ClickUp по всяко време, и използвайте опцията за споделяне на екрана в Zoom, за да представяте бележките си от срещите, дневния ред, графиците, отчетите в таблата в ClickUp и т.н.
- Използвайте ClickUp Chat за незабавни актуализации: Намалете ежедневните срещи до минимум, като използвате незабавни съобщения и SyncUps в ClickUp, за да споделяте информация и актуализации.
- Провеждайте продуктивни разговори и си водете бележки: Присъединете се към разговора, водете си бележки от срещата и избройте задачите за изпълнение в ClickUp Docs, Whiteboards, Notepad или в рамките на дадена задача.
Поддържайте връзка между екипите си, независимо къде се намират по света, като им предоставите инструмент за управление на проекти с функции за сътрудничество в екип, като ClickUp.
ClickUp е всеобхватно средство за управление на проекти, комуникация и производителност, създадено с мисъл за екипите. В основата си това е средство за управление на проекти, което позволява на вас, вашия екип и цялата организация да планирате приоритетите си, да опростите работния си процес и да проследявате напредъка си и сроковете – всичко на едно място.
Що се отнася до сътрудничеството в екипа, той предлага стотици функции, включително функция за съвместна работа с документи и бяла дъска, където екипите могат да обменят идеи, да документират стратегии и др.
Оптимизирайте комуникацията с вградения чат, за да предоставите на екипа си специално място за чат и аудио- и видеоразговори относно проекти, въпроси и актуализации.
И лесно достъпвайте вашите имейли и съхранявайте вашите разговори на едно място с функцията Email in ClickUp, която ви позволява да изпращате и получавате имейли, без да напускате ClickUp. 🔥
Той също така предлага функция за коментари, която позволява на екипа ви да коментира в рамките на задачите, документите и прикачените файлове за проверка и да ги присвоява на конкретно лице, което прави по-лесно от всякога сътрудничеството помежду им, асинхронната работа и предоставянето на обратна връзка – без да се налага да планирате седмични срещи. ☝️
А ако сте визуален тип или имате такива членове в екипа си, просто използвайте Clip, вградения в приложението записващ софтуер на ClickUp, за да записвате висококачествени видеоклипове и да ги изпращате на екипа си с коментар. Това е особено полезно, когато обяснявате сложни теми и трябва да покажете постъпково ръководство или да представите актуализация с визуални елементи.
Използвайте тази функция, за да елиминирате необходимостта от участие в друга среща или създаване на дълги вериги от имейли, което е нещо, което всеки в екипа ви може (и ще) оцени. 👌
Това е само един от начините да използвате ClickUp, за да подобрите срещите си. Запознайте се с всички функции на ClickUp, за да научите как можете да максимизирате платформата, за да подкрепите всичките си бизнес, проектни и комуникационни нужди.
Подобрете ритъма на срещите си с ClickUp
Ключът към продуктивни срещи и работни дни е да намерите ефективен ритъм на срещите за вас и вашия екип, а след това да използвате ClickUp за управление на проектите си, подобряване на комуникацията в екипа и проследяване на целите и напредъка.
И тъй като платформата е напълно персонализирана и предлага стотици функции за управление на проекти и сътрудничество в екипа, можете напълно да конфигурирате ClickUp по начин, който поддържа вашия работен процес и подобрява междуфункционалната комуникация.
Използвайте ClickUp като софтуер за управление на срещи и неговите функции за сътрудничество, за да съобщавате актуализации, обратна връзка, въпроси и др., за да елиминирате ненужните срещи от натоварения си график и да предоставите на екипите си отворена линия за комуникация, независимо от часовата зона или мястото и времето, в което работят. 🌎
Той се интегрира и с над 1000 работни инструмента, включително приложения за видеоконферентна връзка, Slack и други, за да ви помогне да оптимизирате комуникацията в екипа и да съберете цялата си работа на едно място.
Започнете безплатно. Получете достъп до ClickUp още днес!
