Мениджърите се занимават с много неща.
От натиска върху лидерите да постигнат целите и задачите до наставничеството на екипа ви, балансирането на различните очаквания може да бъде предизвикателно. А като лидер, провеждането на срещи е необходимо, за да ви помогне да делегирате задачи, да получите актуална информация за състоянието на нещата, да обсъдите стратегии и т.н.
Всяка среща, независимо от типа й, се нуждае от ясна цел, задача, приложение и дневен ред. Създаването на дневен ред, определянето на очаквания и проследяването на разговора са важни стъпки за гарантиране, че срещата ще протече по план и ще бъде продуктивна.
Така че, ако искате да станете по-силен лидер на екип и да сложите край на безсмислените срещи завинаги, този блог е за вас. Ние сме описали девет вида срещи, за които трябва да знаете, и как да ги провеждате правилно.
Като бонус сме включили няколко безплатни шаблона, които ще ви помогнат да извлечете максимума от следващата си среща!
Елементи на срещата, които трябва да вземете под внимание, преди да изберете типа на срещата
Познаването на видовете срещи, които мениджърът може да организира, ще ви помогне да подготвите екипа си за успех. Ефективното управление на срещите може да спомогне за повишаване на ангажираността и сътрудничеството в екипа.
Вместо да бъде изтощителна повтаряща се дейност, ефективната среща може да бъде уникална възможност за събиране на идеи, предоставяне на мнения, стимулиране на професионалното развитие и напредък в постигането на целите на организацията.
Преди да изберете подходящия тип среща за вашия екип, не забравяйте да вземете предвид следните елементи на срещата:
1. Цел: Каква е целта на срещата? 2. Участници: Кои лица трябва да присъстват и кой ще ръководи срещата? 3. Дневен ред: Кои теми трябва да бъдат обсъдени и в какъв ред? 4. Резултат: Какво се очаква да бъде постигнато до края на срещата? 5. Честота: Колко често трябва да се провеждат срещите?
След като обмислите тези елементи, е време да изберете най-подходящия тип среща за нуждите на вашия екип.
Сега нека се запознаем с видовете срещи, които трябва да знаете, и как да ги провеждате правилно с подходящите инструменти и техники!
9 от най-често срещаните видове срещи
Ето девет вида срещи, съвети за успешното им провеждане и безплатни, готови за употреба шаблони, които ще ви помогнат да започнете!
1. Срещи за въвеждане в работата
Срещите за въвеждане в работата са първата среща между служителите и техните мениджъри, след като се присъединят към организацията. Този тип начална среща означава началото на обучението им и е необходима, тъй като периодът на въвеждане в работата на служителите поставя основите за успеха на новия член на екипа, тъй като това е първото му задълбочено запознаване с процесите и системите на компанията.
Тези срещи трябва да помогнат на мениджърите да опознаят своите служители и да изградят взаимоотношения. Задаването на въпроси за разчупване на леда, като например какви са вашите хобита, какво е любимото ви ястие, или други междуличностни въпроси, като например как предпочитате да получавате обратна връзка или какво ви мотивира, са най-добрите практики за тези срещи.
Срещите за въвеждане в работата трябва да очертават и програмата за обучение и съответните ресурси, кои са членовете на екипа им, както и списък с действия, които трябва да бъдат изпълнени през първата седмица. Изпробвайте списъка за въвеждане в работата на ClickUp, за да подкрепите новите си служители и да им помогнете да се приспособят към новите работни процеси.
2. Индивидуални срещи
Срещата един на един е между двама души, обикновено мениджър и негов пряк подчинен. Това е един от най-ефективните начини за мениджърите да изградят взаимоотношения и доверие с пряко подчинените си.
Има различни видове индивидуални срещи, а видът на срещата, която организирате, ще отразява съдържанието на дневния ред. Например, първата индивидуална среща на мениджър с пряк подчинен ще бъде много различна от двуседмичната индивидуална среща за проверка.
В Fellow мениджърите провеждат индивидуални срещи с пряко подчинените си, за да ги опознаят по-добре и да проверят как се справят. Те задават въпроси, които спомагат за изграждането на отношения, като същевременно определят очакванията и задачите, които да помогнат на служителите да постигнат успех.
Темите са насочени към проверка на напредъка по проекта и текущите пречки, като същевременно се водят разговори за кариерното развитие. Независимо от честотата на индивидуалните срещи, те винаги трябва да включват следното:
- Въпроси за изграждане на доверие, за да проверите как се чувстват колегите ви и как се развива личният им живот
- Обсъждане на конкретни или съществени бизнес въпроси
- Ясни задачи за действие и следващи стъпки след срещата
Значението на индивидуалните срещи се състои в способността им да изграждат доверие и значима връзка между служителя и неговия мениджър. Важен компонент за ефективността на този тип срещи е да помолите вашия пряк подчинен да се заеме с подготовката на дневния ред за срещата.
Използването на инструмент за индивидуални срещи за документиране на разговора и получаване на обратна връзка също е полезна стратегия за повишаване на ефективността на срещата. Можете също да се възползвате от шаблона за индивидуални срещи на ClickUp, за да улесните организираната среща, която изгражда доверие и добри отношения.
3. Срещи за отчитане
Срещите за проверка – наричани още срещи за актуализиране на статуса – са дискусии, в които екипите си сътрудничат и споделят напредъка по конкретна тема или проект. Целта е да се осигури съгласуваност в екипа и проекта, като същевременно се премахнат пречките, които възпрепятстват напредъка.
Въпреки че срещите за отчитане или актуализиране на статуса не винаги са любими на екипа, те са ценен механизъм за решаване на проблеми и поддържане на актуална информация за напредъка на проекта.
Продължителността на срещите за проверка може да варира в зависимост от състоянието и размера на проекта. Екипът по продажбите често провежда кратки ежедневни срещи за проверка на напредъка по сделките и актуализациите, които траят от 10 до 15 минути.
Друга алтернатива е провеждането на среща на ръководството по време на криза, на която всеки отдел споделя актуална информация. Възможни са и по-дълги срещи за проверка на проекти, на които трябва да обсъдите актуалната информация и да прегледате миналите действия и постигнатия напредък.
Срещите за отчитане могат да бъдат неформални или формални, в зависимост от контекста и работното ви място. Като цяло, успешното отчитане трябва да насърчава отворената комуникация между всеки член на екипа и да държи всички ангажирани в процеса.
Това може да се улесни чрез кръгла маса за обновяване, на която всеки член на екипа трябва да добави теми за обсъждане, свързани с неговите проекти. Това ви позволява също да се справите с всички пречки, така че екипът да може да действа бързо и адекватно.
За да проведете продуктивна среща, подгответе списък с въпроси, които да зададете на екипа си. Можете също да ги подготвите за успех, като създадете обратна връзка, за да събирате актуална информация, загрижености и други важни бележки.
Един от начините да постигнете това е да създадете документ за ежедневна среща, който екипът ви може да попълни преди срещата! Използвайте шаблона за ежедневна среща на ClickUp и го персонализирайте според нуждите на екипа си.
Бонус: Шаблони за дневен ред на конференции!
4. Срещи за мозъчна атака
Среща за мозъчна атака е, когато екипът се събира, за да генерира идеи по конкретна тема. Сесиите за мозъчна атака могат да се провеждат синхронно или асинхронно. В асинхронен контекст ще трябва да се уверите, че участниците в срещата разполагат с инструменти за комуникация и сътрудничество от разстояние.
Успешният брейнсторминг ще бъде вълнуващ! Всички се събират, за да дадат свобода на творчеството си и да генерират идеи. Небето трябва да е границата и няма лоши идеи.
Предложенията могат да бъдат много прости, но могат и да бъдат сложни, и е важно да подчертаете като организатор на срещата, че няма лоши идеи. Очаква се всички участници в срещата да се включат в разговора, затова трябва да се уверите, че форматът на срещата е подходящ както за екстровертни, така и за интровертни участници.
Срещите за мозъчна атака са забавни и ангажиращи сесии, но могат да бъдат изтощителни за екипа, особено когато няма система за проследяване на идеите. Може да е полезно да насрочите последваща среща, за да стесните кръга и да извлечете конкретни идеи по-късно, за да максимизирате ефективността.
Изпробвайте функцията за мисловни карти на Clickup, за да записвате идеи и да организирате сесиите си за мозъчна атака.
5. Срещи с участието на всички служители
Срещата с участието на всички служители предполага, че всички нива на организацията ще се включат в срещата, включително индивидуални сътрудници, ръководители на екипи, ръководители на отдели и висши мениджъри. Целта е да се синхронизира цялата компания с актуални новини, като например новини, специфични за отдел, или промени в политиките на компанията.
Всяка компания има различен ритъм и теми за обсъждане на своите общи срещи. Ефективната обща среща обикновено се води от главния изпълнителен директор или ръководителя на компанията, а темите за обсъждане включват новини за ръководството или отделите, представяне на нови служители и др.
В подкаста Supermanagers Мат Мартин, главен изпълнителен директор на Clockwise, сподели, че срещите с участието на всички служители включват много различни аспекти, включително актуална информация за отделите, презентации и дискусионна точка, в която се споделят забавни моменти от седмицата. Тези срещи обикновено траят един час.
Опитайте шаблона за общо събрание на ClickUp за ангажиращо и организирано седмично общо събрание.
6. Срещи за вземане на решения
Среща за вземане на решения е, когато екипът се събира, за да формализира решение и да обсъди следващите стъпки. Тези срещи обикновено се използват за вземане на важни решения, които изискват ангажимент и потенциално нова посока.
Тези срещи са стандартни за различни екипи: заседанията на борда или срещите по проекти могат да включват вземане на решения. Важните решения трябва да бъдат документирани в инструмента за протоколи от срещи, за да може екипът да си спомни мотивите зад решението.
Въпросите, на които трябва да отговорите по време на тези срещи, включват:
- Предвид настоящите обстоятелства и ресурси, какъв е най-добрият вариант за напредък?
- Кой е отговорен за следващите стъпки? Защо?
Например, среща за вземане на решения може да се проведе с мениджър по маркетинг в социалните медии и координатор по маркетинг в социалните медии, за да се промени посоката на неуспешна маркетингова кампания. Ако екипът трябва да оцени дали подхожда към кампанията от правилната перспектива и с подходящия тон, той може да се срещне, за да оцени резултатите от ангажираността и конверсията и да избере нова посока.
По време на срещата те ще изброят причините, поради които трябва да променят фокуса, и ще документират защо новата посока изглежда полезна. Следователно този тип срещи има за цел да вземе и документира решение за напредъка на даден проект или инициатива.
Разгледайте тези шаблони за матрици за вземане на решения!
7. Срещи за решаване на проблеми
Срещите за решаване на проблеми обикновено се провеждат между човек, който се сблъсква с предизвикателство, и мениджър или лидер. В зависимост от естеството на проблема, в тази среща могат да участват представители на различни отдели, като например представител на отдел „Човешки ресурси“ или правния екип. Целта на срещата за решаване на проблеми е да се намери решение на препятствието или да се проучат възможностите за следващите стъпки.
Срещите за решаване на проблеми могат да бъдат от полза за всеки служител, независимо от естеството на проблема. По време на тези срещи първо трябва да анализирате ситуацията и нейните причини, да прецените каква посока да поемете и след това да създадете план за действие за решаване на проблема.
Имайте предвид, че всяка стъпка трябва да бъде документирана в бележките от срещата и споделена с хората, участващи в разговора.
8. Тримесечни срещи за планиране
Тримесечното планиране е стратегическото изпълнение на годишен план, разделен на четири тримесечия. Всяко тримесечие се определя ревизирана цел за следващите три месеца. Тези актуализирани цели могат да бъдат съобщени на тримесечна среща за планиране, на която се обсъждат стратегическите планове и се отбелязват постиженията за последните 90 дни.
Тези срещи са възможност да се натисне, да се даде или получи обратна връзка и да се подготви за следващите месеци. Всяка тримесечна сесия за планиране трябва да включва и време за размисъл върху изминалите 90 дни, преглед на завършените и текущи задачи и подготовка за предстоящото тримесечие.
Целта на срещата е да помогне на екипа ви да постигне успех в реализирането на краткосрочните си цели и дългосрочните цели на компанията. 💪
Ключът към ефективна тримесечна среща за планиране е да бъдете организирани. Темите за обсъждане трябва да бъдат ясни, а целите, които ще бъдат поставени след срещата, трябва да бъдат разпределени. Освен това, преразглеждане на поуките от миналите тримесечия по време на разговора за планиране помага да се обмисли кои цели са подходящи и уместни.
Не забравяйте да проследявате целите си в ClickUp Goals, за да сте сигурни, че имате ясни срокове и измерими цели.
9. Заседания на борда
Заседанието на борда е официална среща с целия борд на директорите на дадена организация. Тези официални срещи се провеждат на различни интервали, например тримесечно или годишно, за да се обсъждат повтарящи се и важни въпроси, като политически въпроси, правни въпроси или отчети за ключови показатели за ефективност, или различни други въпроси.
Председателят на борда, известен още като ръководител на срещата, председателства срещата. По-конкретно, целта на заседанието на борда е да определи политиката и стратегията, да преразгледа стратегическите планове и да постигне съгласие по даден въпрос.
По време на тази среща се записват протоколи от срещата, които формират правен документ, който след това се публикува в съответствие с дейността на борда. Публикуването на протоколите от срещата е от решаващо значение, тъй като представлява комуникационна стратегия между организацията, борда и различни външни заинтересовани страни.
Направете срещите си по-продуктивни с дневен ред и подходящи инструменти
Съществуват много различни видове срещи с различни цели. Изборът на подходящия вид среща за дадена ситуация може да бъде предизвикателство за мениджърите.
Чрез прилагането на ефективни стратегии за управление на срещи и използването на подходящи онлайн инструменти за срещи като ClickUp, които ви помагат да управлявате работата, графиците, екипа и др., можете да избегнете непродуктивните срещи и да започнете да провеждате съвместни сесии, които дават енергия и мотивират екипа ви да постигне целите си.
Гост-автор:
Fellow.app е най-високо оцененият софтуер за управление на срещи, който помага на мениджърите и техните екипи да изградят ефективни навици за провеждане на срещи чрез съвместни дневен ред, проследяване на задачи за действие и библиотека с одобрени от експерти шаблони за срещи.