Времето е всичко. ⏰
Това е вярно, когато обясняваме защо последната ни връзка не се е получила, и определено е вярно, когато се опитваме да планираме подходящия брой членове на екипа, които да работят нощна смяна.
Добре планираният работен график – независимо дали става дума за график на проект, дневен график или график на смени на служителите – е като добре синхронизиран оркестър. Той поддържа хармонията във всичко. 🎶
Когато работното ви време не е синхронизирано, това може да доведе до недоволни клиенти, изтощени служители и пропуснати срокове. А всичко това е по-болезнено от несинхронизирана цигулка. 🎻
Но можете да поддържате малкия си бизнес в добро състояние с помощта на персонализиран шаблон за работен график. Има шаблони за работен график, които ще ви помогнат да планирате всичко – от смени на служителите до крайни срокове за проекти и вашия собствен ежедневен работен процес.
Ще споделим десетте ни любими шаблона, които ще ви помогнат да овладеете планирането на графиците на служителите за нула време.
⏰ 60-секундно резюме
Работният хаос ви извади от ритъм? Солидният график е вашата тайна за синхронизиране на целия екип. 🎶
Този блог събира 10 от най-добрите шаблони за работни графици – идеални за планиране на смени на служителите, управление на натоварването, проследяване на проекти и дори за организиране на вашите собствени ежедневни задачи. Независимо дали управлявате малък бизнес или организирате личния си работен ден, тези шаблони правят планирането по-бързо, по-умно и много по-малко стресиращо.
Най-добрите предложения включват:
- Шаблон за работен график на ClickUp – за лесно планиране на смени
- Шаблон за натоварване на служителите в ClickUp – за балансиране на натоварването
- Шаблон за 24-часов график на ClickUp – за целенасочено разпределение на времето
- Шаблони за Excel и Google Sheets – за екипи, които обичат класиката
📌 Защо ClickUp е лидер в тази областШаблоните на ClickUp са напълно персонализирани, лесни за дублиране и проектирани да се адаптират към всеки работен процес – от графиците на служителите до личната продуктивност.
Планирайте работата си, синхронизирайте екипа си и поддържайте хармония с ClickUp. 🎻
Какво е шаблон за работен график?
Има няколко вида шаблони за работни графици, но всички те ви помагат да разберете: колко работа има, кой ще я свърши и кога.
⭐ Представен шаблон
Хаос в графика? Безплатният шаблон за график на смени на ClickUp улеснява планирането, проследяването и поддържането на организация – без главоболия. Опитайте го сега!
Може би най-разпознаваемият шаблон за работен график е седмичният график на служителите. Но дори и да имате екип, който работи по традиционен график от 9 до 17 часа, можете да използвате шаблон за работен график, за да разпределяте задачи и срокове. А фрийлансърите и физическите лица могат да използват дневен график като част от стратегията си за управление на личното време.
По същество, шаблонът за работен график може да организира всеки работен ден, седмица или месец за произволен брой служители. Ето различните видове шаблони за работен график, които ще ви помогнат да си направите представа. 📸
- Шаблон за график на служителите: За бизнеси с много служители на непълно работно време или с работно време, което се простира извън 9-5, този тип график ще покаже на членовете на екипа ви кога са на работа 🫡
- График на проекта: Като основен инструмент за управление на проекти, графикът на проекта разбива целта ви на отделни задачи и крайни срокове. Той може също да ви помогне да определите етапите на проекта и да установите честотата на срещите за важни проверки.
- Дневен работен график: За свободни професионалисти и индивидуални сътрудници, шаблонът за дневен планиращ график ви позволява да бъдете по-продуктивни всеки ден.
Разгледайте тези приложения за работни графици!
📮ClickUp Insight: Екипите с ниска производителност са 4 пъти по-склонни да използват над 15 инструмента, докато екипите с висока производителност поддържат ефективността си, като ограничават набора си от инструменти до 9 или по-малко платформи. Но какво ще кажете за използването на една платформа? Като универсално приложение за работа, ClickUp събира вашите задачи, проекти, документи, уикита, чат и разговори в една платформа, допълнена с работни потоци, задвижвани от изкуствен интелект. Готови ли сте да работите по-умно? ClickUp работи за всеки екип, прави работата ви видима и ви позволява да се фокусирате върху това, което е важно, докато изкуственият интелект се занимава с останалото.
Какво прави един добър шаблон за работен график?
Това, което ще ви кажем, ще ви прозвучи като парадокс (обгърнат в загадка и покрит с бонбони от загадка), но изслушайте ни. 🙉
Най-добрите шаблони за работни графици трябва да са готови за употреба и лесни за персонализиране. И повярвайте ни: шаблоните могат да бъдат и двете. Всъщност, добрите шаблони винаги са такива.
Трябва да можете да отворите шаблона и веднага да започнете да въвеждате информация, като часове, задачи и имена на служители. Но трябва да можете и да разширявате шаблона (или да премахвате секции), за да съобразите графика с уникалните нужди на вашия бизнес.
Трябва да е лесно да добавяте още служители, още часове или още нишови подзадачи. Трябва също да можете да опростите тези полета, ако управлявате по-малка операция.
И накрая, всеки шаблон, който използвате, трябва да е лесен за дублиране. Нашите ежедневни и седмични календари често следват сходен ритъм. Затова възможността да дублирате шаблона си за график, след като го персонализирате, ще ви помогне да оптимизирате процеса на планиране в бъдеще.
10 шаблона за работен график
Готови за употреба, персонализирани и лесни за копиране, тези шаблони са невероятно ефективни в това, което правят. 🕵️
А най-хубавото е, че са безплатни.
Разгледайте тези десет безплатни шаблона за работни графици, за да намерите решения за организиране на графиците на членовете на екипа си и на вашия собствен.
1. Шаблон за график на работните смени на ClickUp
Ако смятате, че „простота“ е най-сексапилната дума на всички времена, тогава трябва да планирате смени с шаблона за работен график на ClickUp.
Полетата за данни са сведени до най-важното. Всичко, което трябва да направите, е да добавите началните и крайните часове на вашите смени, ролите, от които се нуждаете за всяка смяна, и кой ще заема тези роли.
Шаблонът за седмичен работен график е с цветно кодиране, така че лесно можете да видите различните смени – като дневната и нощната смяна – с един поглед. Единствените допълнителни полета са за отбелязване на отсъстващи членове на екипа и добавяне на причина за отсъствие.
Ако интериорният дизайн в скандинавски стил беше шаблон, той би бил този шаблон. Това е минимализъм за работното място, което прави този дизайн толкова приятен за окото. 👀
Този шаблон за седмичен работен график ще спаси екипа ви от претоварване с информация. И тъй като ClickUp не е само софтуер за планиране – той е и приложение за комуникация в екипа, инструмент за проследяване на цели, приложение за управление на проекти, инструмент за проследяване на бюджета и много други – лесно е да споделите графика на смени с екипа си, когато е готов.
2. Шаблон за работен график на служителите в ClickUp
Подобно на любимия ви актьор от Бродуей (предполагаме, че всеки има такъв), този безплатен шаблон за график на служителите е тройна заплаха. 🎭
Можете да ги използвате, за да планирате смени на служителите, да разпределяте задачи по време на тези смени и да изчислявате разходите за труд. ✅
Шаблонът за работен график на служителите на ClickUp включва клетки, в които можете да добавите ролите на служителите и почасовите им ставки. Той ви позволява също да назначите мениджър на смени и да проследявате напредъка на смени, докато членовете на екипа ви отбелязват задачите си в списъка с задачи.
Можете също да добавите капацитета на служителите за седмицата или да го маркирате като нула, ако някой е в отпуск. По отношение на шаблоните за графици на служителите, този надхвърля основния шаблон за седмичен график, което го прави наистина изключителен. 🌟
3. Шаблон за месечен работен график на ClickUp
Този шаблон за месечен календар на графика на служителите ще ви покаже задачите, които всеки член на екипа ви трябва да изпълни през месеца. Можете да видите информацията под формата на календар, времева линия или диаграма на Гант, така че всеки член на екипа да може да я види по свой начин. 🤩
Това е чудесен избор за екипи на пълен работен ден, които не се нуждаят от проследяване на смени, но трябва да следят задачите и целите на проектите. Задачите са организирани дори по екипи, така че можете да получите цялостен поглед върху това, върху което работи всеки отдел. 🦅
Този шаблон за график на служителите ще ви помогне да се уверите, че всички ваши екипи работят за постигането на една и съща по-широка цел на компанията и че никой от вашите екипи не е излязъл от релси (и не работи по целите за четвъртото тримесечие, когато вие дори още не сте приключили второто).
Шаблонът за месечен работен график на ClickUp ще поддържа екипа ви и проектите ви в правилната посока, за да можете всички заедно да пресечете финалната линия. 🏁
4. Шаблон за натовареност на служителите в ClickUp
Човешките ресурси са най-важните ресурси, с които разполага вашата компания. А проследяването на натовареността на членовете на екипа ви е от съществено значение за управлението на ресурсите.
ClickUp е идеалният софтуер за наблюдение на служителите за тази задача. С шаблона за натовареност на служителите на ClickUp можете да видите дали работните графици на членовете на вашия екип са прекалено леки, прекалено натоварени или точно подходящи за всеки ден от седмицата.
Това може да ви помогне да вземете по-добри решения относно това на кого да възложите нови задачи и да ви позволи да преразпределите задачите, така че никой да не се натоварва прекалено с работа или сменен график. (Защото, за разлика от препълнен куфар, не можете просто да седнете върху работния график и по магичен начин да натъпчете още неща в деня си. ) 🧳
Можете също да видите натовареността на екипа, което ще ви помогне да вземете по-стратегически решения за бъдещи наеми. Този шаблон за график на служителите гарантира, че всеки във вашата компания ще има достатъчно време за почивка, вградено в работния си график. 😮💨
5. Шаблон за 24-часов график на ClickUp
Ако сте готови да постигнете супер резултати, шаблонът за 24-часов график на ClickUp може да ви помогне да извлечете максимума от всеки ден. 💪
Използвайте този шаблон за ежедневен график на служителите, за да разделите всичко, което искате да постигнете за деня, на прости задачи с времеви блокове за всяка от тях. Можете да планирате всичко – от преглед на проекта до упражненията си след работа.
Приложението за ежедневен календар с блокирани времеви интервали може да ви помогне да постигнете повече от целите си в работата и извън нея. Само не забравяйте да оставите осем часа за добър нощен сън. (Трябва да сте добре отпочинали, когато се изправяте пред света. ) 😴
6. Шаблон за месечен график на екипа в ClickUp
Когато се появи нов проект, не можете просто да се приспособите към обстоятелствата. Нужен ви е план за действие. Шаблонът за график на екипа на ClickUp е като двойен удар на проектния мениджър. 🥊
Можете да ги използвате, за да очертаете дейностите по проекта и да разпределите задачите на членовете на екипа, така че всеки в проекта да разбере кой отговаря за кои задачи. След това добавете часове и крайни срокове за всяка задача и я прегледайте като седмичен график, показващ цялата работа, която екипът ви трябва да свърши тази седмица, или като график на членовете на екипа, показващ работата, разпределена по лица.
Той дори има вграден изглед на натоварването, така че можете да се уверите, че никой не е претоварен с работа. С толкова много изгледи, обозначени с цветове и организирани в подредени редове и колони, този шаблон за работен график е изключителен в повече от едно отношение.
7. Шаблон за график за управление на проекти в ClickUp
Обикновено не сме от хората, които се поддават на емоциите. Дори не се разплакахме, когато гледахме последния филм на Pixar. Но шаблонът за график за управление на проекти на ClickUp е толкова красив, че ни кара да се разплачем. 🥹
Вие настройвате работата по проекта си със задачи, начални и крайни дати и отговорни лица, а този шаблон ще я организира в табло за състоянието, диаграма на Гант и изглед на времевата линия. Можете също да разделите проекта си на фази и да добавите рискове и проблеми.
Има статуси за степента на напредък и за задачи, които са забавени или отложени, така че можете да следите работния си график и бързо да се справите с проблеми, които застрашават графика ви. С този шаблон за график на служителите тези заплахи ще бъдат неутрализирани. 🦹
8. Шаблон за блокиране на работен график на ClickUp
Разпределянето на времето е един от най-добрите начини да организирате деня си и да бъдете по-продуктивни. С тази техника ще разпределите времето си за отделни дейности или за видове дейности (например, ще отделите едно време за работа по конкретен проект, друго за имейли и трето за срещи).
Това е чудесна стратегия за свободни професионалисти и индивидуални сътрудници, които искат да контролират по-добре работните си графици, но не се справят добре, когато планират всяка минута от деня си. Тематичното разделяне на времето е по-гъвкав начин за планиране на работния ден, така че тази техника е като йога на планирането.
И точно като йогата, това също може да ви накара да се почувствате по-спокойни. 🧘
Шаблонът за блокиране на работен график на ClickUp ще ви помогне да започнете да блокирате времето си, за да организирате работния си график и графика на живота си. Освен да блокирате деня си, можете също да зададете своята наличност, за да останете фокусирани и да работите с по-малко прекъсвания, като използвате този шаблон за график.
9. Шаблон за месечен работен график в Excel от Vertex42
За екипи, които вече са дълбоко запознати с Microsoft Excel, този календар в Excel и шаблон за график на служителите ще се впишат в процесите, които вече използвате. Той е лесен за използване с мрежова структура, която очертава дните от седмицата в горната част и часовете от деня в страничната част.
Всичко, което трябва да направите, е да въведете имената на служителите, за да покажете кой работи и кога, така че да имате по-добра представа за този шаблон за седмичен работен график.
Освен това, този шаблон за график на смени е най-подходящ за малки предприятия, които разчитат на проста работа на смени с само няколко служители, работещи едновременно. Той ви позволява да планирате смени на служителите за две седмици, така че ще се съчетае добре с двуседмична настройка на заплатите.
След като попълните информацията, можете да го разпечатате, за да го поставите на видно място, така че членовете на екипа ви да могат да го използват за справка. Можете да го изтеглите като шаблон за график в Excel или шаблон за график в Google Sheets.
10. Шаблон за ежедневен работен график в Excel
Този лесен за използване шаблон ви помага да организирате и приоритизирате задачите си ефективно. Независимо дали се занимавате с няколко проекта едновременно или управлявате екип, този шаблон ви предоставя ясен преглед на това, което трябва да се направи всеки ден.
С помощта на неговите персонализирани функции можете да го адаптирате към вашите специфични нужди, да проследявате напредъка и да се уверите, че нищо не се изпуска. Променете начина, по който работите, с нашия шаблон за ежедневен работен график в Excel.
Управлявайте работната си натовареност с шаблони за работен график
Графиците са свързани с ефективното използване на времето, а шаблонът за график на служителите прави времето, което прекарвате в планиране, по-ефективно. Затова подберете подходящото време за работните дни на вашия екип.
Изберете любимия си шаблон за график на служителите или шаблон за график на смени от горните и го изтеглете безплатно, за да започнете да планирате графиците на служителите, графиците на проектите или дневните графици.
С ClickUp можете да избирате измежду хиляди безплатни шаблони, които ще ви помогнат да планирате всичко в живота си – от работния ден до следващата ваканция. Всички наши шаблони са персонализирани, така че можете да ги подреждате както желаете. Вие сте маестрото – ние просто помагаме на вашите проекти да запеят. 🎼
Не позволявайте повече времето да ви се изплъзва. Започнете безплатно!