В света на бизнеса можете да бъдете бомбардирани с безкраен жаргон – „да започнем и да се съсредоточим върху използването на екипа, за да синергизираме потоците и да укрепим основните компетенции, преди да се върнем по-късно, за да се свържем“ – което прави живота твърде объркващ.
За да разберете терминологията, обмислете задачите. Те не звучат толкова впечатляващо или революционно. Но са много по-ефективни за свършване на работата от традиционния списък със задачи, независимо дали става дума за офиса или кухнята.
Ключът към задачите е, че те посочват нещо, което трябва да се направи. Специфичният метод за формулиране на задачите по отношение на необходимите действия, а не на желания резултат, може значително да повиши продуктивността и да ви доближи до дългосрочните ви амбиции.
Какво е задача?
Макар че действието може да изглежда като корпоративно наименование за задача, те са различни неща. Задачата най-често се появява в списъка с задачи като кратка, проста точка. Обикновено няма никаква съществена информация, освен какво*.
Задачата, от друга страна, е по-обширна, но все пак относително кратка задача с описание, която очертава задачата по отношение на кой, какво, как и кога. По този начин всеки, който я получи, може да се запознае с нея незабавно.
В същото време, на работното място, представянето на задачата по този начин може да направи по-ясно кои служители биха се справили най-добре с нея. Това е част от вашия план за действие.
Това позволява на мениджъра да делегира по-лесно, без да се налага да забавя работата и да обяснява нещата два пъти. Действията говорят сами за себе си.
5 съвета за списъка с задачи
Ето петте ни основни съвета за създаване на фантастични задачи, които ще ви помогнат да поддържате фокуса си, да изпълнявате задачите си и да постигате целите си:
1. Направете задачите си конкретни, а не абстрактни
Както споменахме по-рано, задачите обикновено се изписват като нематериални, абстрактни резултати, като „създаване на презентация“, докато задачите за действие трябва да бъдат оценяеми, конкретни действия, като „сътрудничество с маркетинговия отдел за 20-минутна презентация с раздаване на материали в понеделник“. За да създадете блестящи задачи за действие, трябва да слезете от облаците и да стъпите на земята.
2. Разделете задачите, така че да се побират в един ред, НО включете описание
Ако четенето отнема толкова време, колкото и изпълнението, значи подхождате погрешно. Макар дългите задачи да изглеждат по-информативни, те често са объркващи и непродуктивни. Не е нужно да са забавни като остроумни реплики в комедиен клуб, но трябва да са кратки! Казано това, не забравяйте да добавите допълнителна информация, ако тя е от съществено значение за разбирането на изпълнителя. Ако пишете за себе си, може да забравите някои подробности, затова можете да добавите кратко описание, за да сте сигурни.
3. Работете с единен формат
По същия начин, по който историците на изкуството могат да разпознаят Рембранд от Караваджо, вашите задачи за изпълнение могат да си спечелят име, ако са последователни и ефективни. Последователността води до по-добро разбиране, с допълнителния бонус, че ще станете по-ефективни в подготовката на задачи за изпълнение, като практикувате един и същ формат.
4. Категоризирайте задачите си по контекст, действие и ресурс.
Важно е, не на последно място от гледна точка на ефективността, да организирате и категоризирате, където е приложимо. По отношение на задачите, трябва да ги подредите според контекста им (проект, вид работа, област на дейност), самите действия ( творчески, комуникативни, административни) и необходимите ресурси ( персонал, материали, време, аутсорсинг ). Дори и да е само начин да поддържате организация, ще видите огромна полза от подреждането на задачите по този начин.
5. Предавайте информация, докато си сътрудничите
Ако неизпълнените задачи зависят от сътрудничеството на различни хора, трябва да бъдете особено ясни по този въпрос, като се уверите, че всички знаят ролята си в задачата. В случаите, когато задачата ще бъде предадена и препратена на други хора, всеки трябва да може да я поеме и да я изпълни. След като завършите задачата, трябва да има нова задача, която да я замести и да информира всички. При съвместната работа е особено важно да преоцените информацията, която трябва да бъде предадена, и дали същото сътрудничество все още е необходимо.
Бонус: Шаблони за информационни листове!
Какво прави една задача добра?
Първо, обмислете задачата: „Намерете търговци на едро за нови продукти. ” Какви са ограниченията? Ами, това всъщност е само крайният резултат, който очевидно е важен, но сам по себе си не прави много.
Няма указания кой отговаря за задачата, как трябва да бъде изпълнена или кога трябва да бъде завършена. Това наистина не е много полезно.
Действията трябва да включват:
- Кой е отговорен за изпълнението на задачите?
- Какви действия трябва да бъдат предприети?
- Как може да бъде изпълнено действието?
- Кога е крайният срок?
Така, използвайки този модел, задачата може да изглежда така: „Отдел „Операции“ да се свърже с потенциални търговци на едро (вижте списъка), за да сключи сделка за нова серия кухненски прибори – срок 10 март. “
Предимствата са многобройни.
Има ясен отговорник за задачата, ясна представа за това, което трябва да се направи, и краен срок.
Има дори и някои полезни съвети, които могат да ускорят процеса.
Не се впускайте в излишни подробности, тъй като това може да има обратен ефект. Действието не е инструкция за извънземни: „обадете се на търговците на едро, като вдигнете телекомуникационното устройство с доминиращата си ръка и наберете правилната 11-цифрена последователност от номера. ”
Ако ще добавяте допълнителна информация, уверете се, че тя е ценна и релевантна.
По същия начин, по който имате много цели за постигане на една по-голяма цел, можете да имате много задачи за изпълнение за всяка цел. Да обобщим
- Задачите изразяват желаните резултати (цели).
- Действията показват буквалните действия, необходими за тяхното изпълнение.
Как се пишат задачи?
Както вече знаем, задачите се използват, за да се определят действията, необходими за изпълнението на дадена задача или работа. „Маймуната вижда, маймуната прави“, така да се каже. Ето защо, за да създадете задача, попитайте се какво трябва да се направи и как можете да го направите.
Опитайте се да опишете действието с едно или две изречения.
Ако вашата задача изглежда, че съдържа прекалено много стъпки, разделите я на по-малки задачи.
Ключът е да запишете задачата веднага щом я измислите. Ако е ясна, кратка и разбираема, формулирана по начин, който ви позволява да изпълните задачата с малко стъпки, можете да я наречете задача и да се заемете с нея!
Добър пример е този, който може да бъде изпълнен веднага след като бъде зададен. Ако установите, че това не е така, вероятно сте направили задачата прекалено сложна или прекалено неясна.
Примери за задачи
- Продажби, за да се свържете с клиент на Springleaf относно закъснения в доставките
- Дискусия между ИТ отдела и агенцията за финализиране на актуализациите на уебсайта за следващата седмица – трябва да бъде направено до четвъртък.
- HR да изпрати доклад за представянето (с краен срок 25 юли) на помощник-директора – физическо копие.
- До сряда се свържете с проектния мениджър относно бюджета и допълнителните разходи (февруари до април).
Дори и да пишете задачи за себе си, все пак е добра практика да включвате всички части. Надяваме се, че ще разберете за какво става дума.
Може би ще успеете да се измъкнете, като пропуснете някои подробности, но ако компанията използва задачите за ежедневните отчети на служителите или за оценката на тяхното представяне, включването на тази информация се оказва по-добро решение за водене на отчет за вашата работа.
Заключение
Следвайки тези съвети за списъка с задачи и действията, няма да отнеме много време, но може напълно да промени начина, по който пишете и изброявате действията си.
С ClickUp разполагате с подходящите инструменти и функции за продуктивност, с които да подобрите задачите си и списъците с задачи. Регистрирайте се в ClickUp още днес!