Аутсорсингът е един от най-успешните и модерни начини за управление на вашия бизнес. Той ви позволява да делегирате задачи на отдалечени работници, за да можете да се съсредоточите върху основните функции. Но успешното управление на аутсорсинг проекти може да бъде предизвикателство, ако не знаете откъде да започнете.
Ами ако ви кажем, че има начин да опростите аутсорсинга на управлението на проекти?
Виртуалните асистенти променят изцяло производителността на бизнеса в областта на продажбите, счетоводството, обслужването на клиенти и др. Управлението на проекти е една от най-честите аутсорсинг задачи, които можете да възложите на виртуален асистент!
В тази статия ще разгледаме как можете да аутсорсвате управлението на проекти, да използвате виртуални асистенти за вашия бизнес и да максимизирате инструментите за производителност, за да опростите работния си процес и да разширите бизнеса си. Тези технически подготвени помощници могат да оптимизират процесите, да облекчат натоварването и да гарантират, че проектите се изпълняват добре и навреме.
Преди да се впуснем в аутсорсинга на управлението на проекти, нека разгледаме какво представлява аутсорсингът. 👀
Какво е аутсорсинг?
Аутсорсингът е наемането на човек извън вашия бизнес, който да изпълнява задачи или да предоставя услуги, за да подпомага вашия вътрешен екип. Можете да използвате аутсорсинга, за да запълните пропуските в работата или да получите допълнителна помощ, когато има прекалено много за вършене.
Например, дадена фирма може да възложи обслужването на клиентите си на външен доставчик. Външната фирма за обслужване на клиенти ще се заеме с задачи като настройка на чатботове, разрешаване на проблеми на клиенти и предоставяне на поддръжка по телефон, имейл или чат.
Това може да помогне на бизнеса да предоставя 24/7 поддръжка на своите клиенти, дори и с ограничени работни часове. Може също така да освободи вътрешни ресурси, така че екипите да могат да се фокусират върху основните си компетенции, като продажби или разработване на продукти.
Има много начини за аутсорсинг в зависимост от нуждите и предпочитанията на вашия бизнес, включително:
- Офшорен аутсорсинг: Когато даден бизнес наема аутсорсинг фирма в друга страна или регион, за да изпълни конкретни задачи или услуги.
- Офшорни аутсорсинг услуги: Когато даден бизнес връща операциите си в родната си страна
- Специализиран аутсорсинг: Когато даден бизнес наема екип от трета страна, който да се фокусира изцяло върху конкретен проект, функция или процес.
- Увеличаване на персонала: Когато даден бизнес допълва своя вътрешен екип с дистанционна работна сила
- Аутсорсинг на виртуален асистент: Когато даден бизнес наема и делегира несъществени бизнес задачи на виртуален асистент.
5 предимства на аутсорсинговите услуги за вашия бизнес
Аутсорсингът има много предимства и компании от всякакъв мащаб го използват, за да получат конкурентно предимство. Ето пет от основните предимства на аутсорсинга.
1. Достъп до специализирани умения и таланти
С аутсорсинга местоположението вече не е решаващ фактор при наемането на персонал, защото можете да наемете висококвалифицирани работници от чужбина без допълнителни разходи и усилия.
Възползвайте се от специализирани таланти и експертиза, които може да не са налични във вашата компания, за да управлявате ефективно работната натовареност и да приоритизирате и разпределяте ресурсите по-добре.
Това може да ви помогне да балансирате натоварването, като прехвърлите определени задачи от претоварените служители към външни доставчици, които могат да се справят с тях по-ефективно, и да избегнете постоянния недостиг на работна ръка, като същевременно гарантирате, че задачите се възлагат на най-квалифицираните и способни лица, което в крайна сметка води до по-добри резултати.
Достъпът до глобален резерв от таланти ви дава конкурентно предимство, като ви помага да станете по-иновативни, отзивчиви и гъвкави.
2. Повишена производителност и качество на проектите
Аутсорсингът ви позволява да се съсредоточите върху основните си компетенции и стратегически цели, като оставяте несъществените задачи на експертите. Освен това, аутсорсингът на управлението на проекти може да помогне на вашия бизнес да оптимизира операциите и да намали времето и ресурсите, необходими за изпълнението на задачите.
Услугите на виртуални асистенти не изискват само допълнителна помощ за завършване на няколко проекта и повече работа. Виртуалните асистенти могат също да ви помогнат да анализирате и разработите подходящи стратегии за производителност за вашия бизнес, за да можете да свършите работата по-бързо и с по-високо качество.
3. Икономия на разходи
Вашият бизнес може да намали разходите за труд, режийни разходи и операции чрез аутсорсинг, защото не е необходимо да отделяте толкова много време и ресурси за наемане и обучение на нови служители, като например вътрешен проектен мениджър.
4. Гъвкавост и мащабируемост
Вероятно искате да разраснете компанията си, което е по-лесно на думи, отколкото на практика. Аутсорсингът обаче е една от стратегиите за ускоряване на растежа на вашия бизнес, тъй като предлага гъвкавост за бързо адаптиране към промените на пазара без огромни инвестиции в наемане на персонал, обучение или оборудване.
Проучване на Clutch установи, че собствениците на фирми са оптимистично настроени към аутсорсинга като бизнес тактика, особено по време на рецесия. Това е рентабилно решение за преодоляване на недостига на квалифицирани кадри, намаляване на разходите и извеждане на бизнеса на ново ниво.
5. Намалени рискове
Чрез аутсорсинга прехвърляте определени рискове на доставчика на услуги, за да можете да разнообразите дейността си. Вместо да инвестирате време и пари в наемане на персонал, можете да прехвърлите тази отговорност на аутсорсинг доставчик и да наемете нови служители почти незабавно, ако нещата не се развиват добре.
Освен това аутсорсинг компаниите разполагат с списък от професионалисти с разнообразни умения, така че със сигурност ще намерите подходящия кандидат още от първия път, вместо да се налага да преглеждате безброй автобиографии и да преминавате през изтощителни интервюта.
Какво е аутсорсинг в управлението на проекти?
Както споменахме, управлението на проекти е една от най-честите задачи, които се възлагат на виртуален асистент.
Аутсорсингът на управлението на проекти се отнася до наемането на трета страна или външни мениджъри на проекти, които да се занимават с конкретни задачи или цели проекти от името на даден бизнес. Това може да включва услуги на виртуални асистенти в областта на продажбите, обслужването на клиенти, счетоводството, графичния дизайн или други задачи, свързани с управлението на проекти.
Когато аутсорсвате управлението на проекти, опитни служители ще се погрижат проектите да бъдат изпълнени в срок, в рамките на бюджета и в съответствие с стандартите за качество. Това ви освобождава време за дейности, които добавят стойност, като стимулиране на продажбите или подобряване на продуктите ви.
4 предимства на аутсорсинга на управлението на проекти
Аутсорсингът на управлението на проекти може да бъде вашата стратегия за безпроблемно изпълнение на проекти.
Ето четири основни предимства на аутсорсинга в управлението на проекти:
1. Достъп до висококвалифицирана работна сила
Аутсорсингът на управлението на проекти осигурява висококвалифицирани работници, които да подпомогнат вашия бизнес. Можете да наемете таланти, които имат специфична експертиза във вашата ниша, или универсални специалисти, които са всестранно развити и гъвкави в решаването на проблеми.
Например, аутсорсинг мениджърът на проекти може да помогне на вашия бизнес да остане на правилния път, да управлява рисковете и да поема по-големи проекти. Концентрирайте се върху основните си бизнес задължения, като оставите сложната и често отнемаща време задача по управлението на проекти на експертите.
ПРОФЕСИОНАЛЕН СЪВЕТПодобрете процеса на въвеждане и се уверете, че сте обхванат всички аспекти, като използвате шаблона за проверка на въвеждането на ClickUp, за да запознаете външния си проектен мениджър или екип с работата за по-кратко време.
2. Бързо наемане на персонал
С аутсорсинг мениджъри на проекти във вашия екип, можете да избегнете разходите, свързани с наемането и обучението на вътрешен мениджър на проекти на пълно работно време. Вместо това, можете да плащате за услуги по управление на проекти според нуждите си.
Това означава и по-кратки срокове за изпълнение, тъй като процесите са оптимизирани. Водещите аутсорсинг компании могат да наемат човек за нуждите на вашия бизнес само за седмица.
ПРОФЕСИОНАЛЕН СЪВЕТОпределете очакванията и поддържайте съгласуваност от самото начало, като използвате шаблона за договор за услуги за управление на проекти на ClickUp. Този шаблон за документ съдържа основна информация за договорените услуги, като обхват на услугата и договорни условия.
3. Експертни познания в областта на многофункционалните инструменти
Аутсорсинг мениджърите на проекти често разполагат с необходимите ресурси, за да завършат проектите по-бързо.
Виртуалните асистенти знаят как да използват много инструменти за управление на проекти, като например усъвършенствани инструменти като ClickUp, които предлагат широк набор от функции за управление на сложни проекти. Виртуален асистент, който е запознат с ClickUp, може да управлява проекти, използвайки обичайни методологии за управление на проекти — Agile, Waterfall или Hybrid, за да споменем само някои от тях.
Виртуалните асистенти, които работят като проектни мениджъри, могат да използват тези инструменти, за да поддържат организация и да работят по-ефективно. Те могат също да ги използват, за да намерят по-добри начини за подобряване на работните процеси и постигане на целите ви.
ПРОФЕСИОНАЛЕН СЪВЕТИма много варианти на гъвкавия подход, които могат да се окажат прекалено сложни за начинаещи и дори за опитни проектни мениджъри, но добрата новина е, че можете да внедрите основен гъвкав работен процес в проектите си само за няколко минути с помощта на гъвкав шаблон като шаблона за гъвкаво управление на проекти на ClickUp.
4. Достъп до нови технологии
С помощта на виртуален асистент-проектен мениджър можете да получите достъп до технологии, които може би не можете да си позволите или нямате време да настроите. Това включва изкуствен интелект (AI), който бързо се развива и променя много индустрии.
С непрекъснатото си развитие, изкуственият интелект променя начина, по който работим. Прогнозира се, че нуждата от умения в областта на изкуствения интелект и машинно обучение ще се увеличи с 71% през следващите пет години. Затова сега е най-подходящият момент да използвате тази нова технология в своя полза!
Например, дистанционните служители на Magic са оборудвани с персонализирана MagicAI, която подобрява тяхната ефективност. Тази успешна аутсорсинг организация се концентрира върху предоставянето на AI на своите асистенти, за да автоматизира задачите, да намали човешките грешки, да разкрие нови идеи и да подпомогне виртуалните асистенти на проектните мениджъри в създаването на чернови на имейли, като по този начин намалява времето и усилията, необходими за създаването на съобщение от нулата.
ПРОФЕСИОНАЛЕН СЪВЕТИзползвайте ClickUp AI, за да помогнете на вътрешните си екипи да пишат по-бързо и да създават висококачествено писмено съдържание, и работете с виртуалните асистенти на Magic, които са оборудвани с MagicAI, за да свършите повече работа за по-малко време и да доставите качествени проекти навреме.
Как да аутсорсвате управлението на проекти за вашия бизнес
Аутсорсингът на управлението на проекти е стратегически ход, ако искате да оптимизирате процесите, да намалите разходите и да освободите време, за да се съсредоточите върху по-важни задачи.
Съществуват различни начини за аутсорсинг на управлението на проекти, така че нека разгледаме най-добрите варианти.
1. Компании за аутсорсинг на бизнес процеси
Компаниите за аутсорсинг на бизнес процеси (BPO) са външни доставчици на услуги, които предлагат широка гама от бизнес процеси:
- Задачи на бек офиса, като въвеждане на данни и обработка на заплати
- Задачи, свързани с обслужването на клиенти, като поддръжка на клиенти и поддръжка на продажбите
- Задачи по управление на проекти, като планиране на проекти и осигуряване на качеството
BPO фирмите могат да се намират в същата страна като клиента или в чужбина, за да се намалят разходите за труд. Те предоставят мащабируеми решения, които могат да бъдат адаптирани към нуждите на вашия бизнес, за да подобрите операциите си и пазарното си предимство.
Аутсорсингът на продажбите е пример за BPO услуга. Наемането на отдалечен екип по продажбите е по-лесно, по-ефективно и по-достъпно решение, отколкото наемането на собствен екип. Аутсорсираните търговски представители могат да намират, квалифицират и проучват потенциални клиенти, да правят студени обаждания, да насрочват срещи и да се справят с много други задачи, свързани с продажбите, за фирми от всякакъв мащаб.
2. Фирми за аутсорсинг на процеси, свързани с знания
Фирмите за аутсорсинг на знания (KPO) предоставят висококачествени услуги, базирани на знания, които изискват напреднали умения и експертиза. Те наемат високообразовани и квалифицирани работници, които имат опит в области като:
- Пазарно проучване
- Анализ на данни
- Финансов анализ
- Правни услуги
- Инженерно проектиране
Когато аутсорсвате управлението на проекти към KPO, получавате достъп до специалисти, които могат да помогнат на вашия бизнес да вземе информирани решения и да спечели конкурентно предимство. С KPO не е необходимо да наемате персонал на пълен работен ден или да инвестирате в скъпи технологии и обучение.
3. Аутсорсинг на виртуални асистенти
Виртуалните асистенти са отлични проектни мениджъри за вашия бизнес. Те са технически подготвени, обръщат внимание на детайлите и работят добре както с вътрешни, така и с външни екипи.
Те също така струват по-малко от наемането на пълноценни работници и са лесни за интегриране във вашите операции.
За да гарантират гладкото протичане на проектите, те могат да ви помогнат с административни задачи като планиране на срещи, управление на имейли и организиране на файлове. Това ви освобождава ценно време, което вие и вашият екип можете да посветите на по-стратегически задачи.
Успешното управление на проекти включва и проследяване на крайните срокове и гарантиране, че проектите остават в рамките на обхвата, а виртуалните асистенти са специалисти в усърдната комуникация. Освен това, когато работите с аутсорсинг компания, можете да наемете проектен мениджър само за седмица с много по-малко разходи.
Какво трябва да знаете, когато аутсорсвате управлението на проекти
Ако сте начинаещ в аутсорсинга или аутсорсинга на управлението на проекти, ето няколко съвета, които ще ви помогнат да извлечете максимална полза от тази услуга:
- Определете нуждите си и задачите, които искате да възложите на външни изпълнители: Вземете предвид фактори като целите на проекта, членовете на екипа, графиците, бюджетите и рисковете.
- Проучете и оценете потенциалните доставчици на услуги: Намерете доставчик на аутсорсинг услуги, който отговаря на вашите бизнес цели, бюджет и нужди в областта на управлението на проекти. Търсете доставчик с доказан успех, опит в бранша и експертиза в задачите, които искате да аутсорсвате.
- Определете обхвата и очакванията на проекта: Определете обхвата на работата на вашия аутсорсинг екип, като включите срокове, резултати и очаквания. Уверете се, че проектът се развива според плана, като използвате различни канали за комуникация.
- Създайте ясни протоколи за комуникация: Насърчавайте отворена и ясна комуникация с вашия аутсорсинг екип, за да сте информирани за напредъка на проекта, предизвикателствата и възможностите.
- Винаги следете напредъка на проекта: дори и да аутсорсвате управлението на проекти, това не означава, че трябва просто да чакате резултатите. Участвайте активно и давайте обратна връзка, когато е необходимо. Така ще се уверите, че напредъкът на проекта все още съответства на вашите бизнес цели и очаквания.
Използване на инструменти за управление на проекти за сътрудничество и комуникация
Инструментите за управление на проекти предлагат редица функции, които правят сътрудничеството и комуникацията с екипите, както вътрешни, така и външни, по-лесни от всякога.
ClickUp, например, оптимизира процеса на управление на проекти, комуникацията и сътрудничеството с вътрешни екипи, клиенти, агенции и други, като обединява всички и цялата им работа на едно централизирано място.
Как ClickUp може да ви помогне да подобрите управлението на проекти и сътрудничеството с външни екипи:
- Поканете гости в работната си среда: Просто поканете гости в работната си среда в ClickUp и управлявайте достъпа им с настройките за поверителност и разрешения. Тази ключова функция в ClickUp ще позволи на вашите външни екипи да работят с вас на платформата, както бихте направили с вашите вътрешни екипи, с изключение на ограничения достъп за защита на чувствителна информация и проекти.
- Следете актуализациите и комуникирайте асинхронно или в реално време: Лесно задавайте задачи, следете напредъка, получавайте актуализации в реално време и комуникирайте в задачата чрез коментари, чат и навсякъде в ClickUp.
- Лесно и сигурно споделяйте документи, файлове и други: Споделяйте ClickUp Docs, Dashboards, Whiteboards и други чрез частни или публични линкове.
- Табло с отчети в реално време: Създайте свое персонализирано табло и получите обща представа за цялата си работа, следете напредъка и управлявайте пречките по-ефективно.
- Персонализирани шаблони: Достъп до над 1000 персонализирани шаблона за изпълнители за всеки случай на употреба, за да започнете всякакъв вид работа, включително шаблони за управление на проекти.
Освен това инструментите за управление на проекти предоставят ефективен начин за сътрудничество с отдалечени екипи, като позволяват на потребителите да споделят важни документи и актуализации безпроблемно и лесно. Потребителите могат да следят кой е видял актуализациите, като по този начин се оптимизира комуникацията между членовете на екипа от различни местоположения.
В крайна сметка, внедряването на инструмент за управление на проекти „всичко в едно“ като ClickUp ще позволи на вътрешните и външните екипи да си сътрудничат и да комуникират по-ефективно, което ще доведе до по-висока производителност и по-добри резултати.
Използвайте инструменти за управление на проекти и аутсорсинг, за да изведете бизнеса си на по-високо ниво
Аутсорсингът на услугите за управление на проекти ще промени начина, по който извършвате работата си.
Умно е да спестявате време и да разширявате бизнеса си без стреса и разходите, свързани с наемането на повече хора. С аутсорсинга вие също така се възползвате от достъп до най-добрите таланти в света, по-голяма гъвкавост и по-малки рискове.
Но това не е всичко! Ако решите да възложите управлението на проекти на виртуален асистент, можете да повишите още повече производителността на бизнеса си, като се заемете с по-големи и по-сложни проекти.
Повечето хора смятат, че виртуалните асистенти могат да въвеждат данни и да пишат имейли, но те са и отлични проектни мениджъри. Те предоставят персонализирана поддръжка и гъвкавост, за да отговорят на нуждите на вашия проект или бизнес, и използват широка гама от инструменти, за да гарантират, че всеки проект протича гладко.
Готови ли сте да направите управлението на проекти по-лесно, по-бързо и по-рентабилно?
ClickUp е ефективен и безпроблемен начин за управление на вашите проекти. Той разполага с функции и инструменти, които поддържат всяка методология за управление на проекти и улесняват започването на аутсорсинг проекти. А в Magic виртуалните асистенти са сред най-добрите 3% от талантите и владеят много инструменти и софтуер.
Улеснете обучението на виртуален асистент като външен проектен мениджър, като използвате готови шаблони, за да започнете всякакъв вид работа. Започнете сега и се изкачете на по-високо ниво с аутсорсинга на управлението на проекти!
Гост автор:
Ли е автор на съдържание в Magic, посветен на събирането на истории, които предоставят информация и провокират дискусии по широк спектър от теми, като аутсорсинг на бизнес процеси, продажби, обслужване на клиенти и бизнес операции.