За един човек това означава актуализиране на пет страници и почистване на оформлението. За друг – миграция на блог, нови целеви страници, актуализиран текст и лого, което от месеци иска да преработи.
Документът за обхвата на работата решава този проблем. Той определя какво ще бъде резултатът от проекта, как ще бъде извършена работата, кога е крайният срок за всяка част, какво се счита за „одобрено“ и какво не попада в рамките на споразумението.
Яснотата е от значение. Докладът „CHAOS“ на Standish Group установи, че само около 31% от проектите приключват навреме и в рамките на обхвата.
Ето и неприятната част: повечето от тези пропуски не са проблем на дисциплината. Те са проблем на документооборота. Описанието на обхвата на работата се подписва, изпраща по имейл и архивира, и от този момент нататък започва да се отклонява от реалната работа. Към третата седмица документът посочва пет страници, а проектът – петнадесет, и никой не може да посочи къде е възникнала тази разлика. Решението не е по-дълго описание на обхвата на работата. То е обхват, който остава свързан с работата, която описва.
Това ръководство ви показва как да съставите обхват на работата, който е достатъчно ясен, за да можете да определите цената, да планирате, да разпределите задачите, да одобрите и да управлявате проекта след стартирането му.
Накратко
Един добър обхват на работата отговаря на четири въпроса: какво предоставяте, как, до кога и какво се счита за изпълнено. Най-добрият обхват не е най-подробният, а този, който остава достоверен и прозрачен и след 30 дни.
Детайлите могат да се изгубят, след като работата започне, затова е от съществено значение да разполагате с актуален документ през целия проект. Това гарантира, че дейностите, които са „извън обхвата“, са ясно дефинирани и могат да бъдат използвани за справка.
Обхванете всички седем компонента и вместо неясни глаголи като „управление“, посочете конкретни числа, например „4 публикации на месец“. Опишете подробно какво не правите, посочете зависимостите от страна на клиента, които причиняват най-много закъснения, и винаги получавайте писмено одобрение за всяка заявка за промяна, преди да започнете работата. След това поддържайте връзка между подписания документ и текущите задачи, така че когато обхватът се разшири, промяната да е видима и да може да се оцени финансово, вместо да остане незабелязана и безплатна.
Какво представлява обхватът на работата?
Описанието на обхвата на работата (SOW) е документ, който определя точно какво ще бъде резултатът от проекта, как и до кога ще бъде постигнат този резултат, както и какво представлява завършената работа. То ясно дефинира обхвата на работата, така че всички страни – клиенти, доставчици и вътрешни екипи – да се споразумеят относно крайните резултати преди началото на проекта.
Неговата роля е да осигури съгласуваност. Описанието на обхвата на работата определя целите, изброява крайните резултати, разбива ги на задачи, обвързва ги с график и посочва как всеки краен резултат ще бъде оценен като завършен. То се превръща в референцията, към която всички се обръщат, когато възникне въпрос или промяна. Ето защо то служи и като основа за управлението на обхвата на проекта.
Каква е разликата между обхват на работата и описание на работата?
Описанието на обхвата на работата отговаря на въпроса какво ще се направи; а заданието за изпълнение отговаря на въпроса как двете страни ще работят заедно, за да го изпълнят. И двете използват съкращението SOW и често се употребяват като синоними, но действат на различни нива.
Трети подобен термин е „обхват на проекта“. Той определя границите на самия проект – какво е включено и какво не е – а не работата или работните взаимоотношения.
| Документ | На какво дава отговор | Обикновено съдържа | Когато го използвате |
|---|---|---|---|
| Обхват на работата | Каква работа ще бъде извършена | Цели, крайни резултати, задачи, график, критерии за приемане, изключения | Определяне на конкретна задача или фаза на проекта |
| Описание на работата | Как страните ще работят заедно | Обхватът на работата, както и правните условия, графикът за плащане, гаранциите и управлението | Пълното договорно споразумение, в което често е включен обхватът на работата |
| Обхват на проекта | Пълните граници на проекта | Всички резултати от проекта и необходимата за тях работа, както и това, което е извън обхвата | Вътрешно планиране и управление на обхвата на работата по целия проект |
На практика „декларацията за работа“ (Statement of Work) е рамковият договор, а „обхватът на работата“ е разделът в него, който изброява конкретните резултати, които трябва да бъдат постигнати. Обхватът на проекта е концепцията за планиране, която и двата документа описват. Ако някой от заинтересованите страни попита за „SOW“, струва си да се провери за десет секунди коя от двете има предвид, тъй като правните условия и условията за плащане се съдържат в декларацията, а не в обхвата.
Какво включва обхватът на работата? Основните компоненти
Един пълен обхват на работата трябва да улеснява разбирането, остойностяването, планирането и одобряването на работата. Ако пропуснете дори един основен компонент, създавате условия за объркване впоследствие.
Ето какво трябва да включите:
- Цели и предназначение: Този компонент обяснява защо съществува задачата и какъв резултат трябва да доведе. Ограничете се до едно или две изречения, написани на езика на клиента. Например, „Подобряване на генерирането на органични лийдове от фирмения блог“ е по-ясно от „изпълнение на стратегия за съдържание“
- Резултати: Това са конкретните резултати, които ще предадете. Определете ги и количествено, където е възможно. Напишете „12 публикации в социалните мрежи на месец в LinkedIn и Instagram“, а не „управление на социалните мрежи“
- Задачи и дейности: В тази секция се разбива работата, необходима за създаването на всеки краен продукт. Не е необходимо да се включва всяко едно малко действие, но описанието трябва да е достатъчно подробно, за да може човек да разбере каква работа е включена. При преработката на уебсайт това може да включва създаване на прототип, копирайтинг, разработка, QA и подкрепа при пускането на сайта
- График и етапи: Използвайте тази секция, за да покажете как проектът ще се развива от стартирането до завършването. Включете началната и крайната дата, основните фази, моментите за преглед и зависимостите. Един добре структуриран график на проекта помага на всички да видят какво трябва да се случи, преди да може да започне следващата фаза
- Критерии за приемане: Те определят как всеки резултат от работата ще бъде прегледан, одобрен и счетен за завършен. Клиентът знае какъв стандарт за качество да очаква, а вие знаете кога работата може да бъде приключена, вместо да се преработва безкрайно.
- Изключения и предположения: Тук посочете изрично какво не е включено и от какви условия зависи проектът. Например, може да изключите управлението на платени реклами от обхвата на работата за съдържание или да приемете, че клиентът ще предостави указания за бранда преди началото на работата. Тази секция предотвратява разширяването на обхвата на работата, преди то да започне
- Разходи и условия на плащане: Този раздел обхваща общата стойност, структурата на фактуриране, графика за плащане и условията за плащане. Много от SOW-овете обвързват плащанията с етапи, като подписване на договора, предаване на първия чернови вариант, окончателно одобрение или завършване на проекта
- Роли и отговорности: Уточнете кой отговаря за всеки резултат от работата, кой го одобрява и кой е единственият контакт за клиента
Какви са видовете обхват на работа?
Описанията на обхвата на работата обикновено се разделят на четири структури. Изборът на подходящата зависи от това колко предвидим е проектът, колко ясно можете да дефинирате крайните резултати и какъв риск всяка от страните е готова да поеме.
- На базата на крайни резултати (проектиране/изграждане): При този тип плащането и одобрението са обвързани с конкретни крайни резултати. Той работи най-добре, когато крайните резултати вече са ясни, като например уебсайт с фиксиран брой страници, определен брой дизайнерски елементи или конкретен набор от публикации в блог
- Време и материали: При тази структура се фактурират часовете, инструментите и разходите, използвани по време на изпълнението на работата. Тя е подходяща за проекти, при които обхватът все още е неясен, изисква значителна проучвателна работа или е вероятно да се промени. Използвайте я, когато фиксираният списък с резултати би бил по-скоро предположение, отколкото план.
- Ниво на ангажираност: При този тип се поема ангажимент за определено количество време, поддръжка или капацитет за определен период. Това е често срещано при абонаментни договори, текущи консултантски услуги, поддръжка и подпомагаща дейност, при които конкретните задачи могат да варират от седмица на седмица, но нивото на обслужване остава постоянно.
- На базата на резултатите: Тази структура обвързва плащането с постигнатите резултати или измерими показатели, а не с отчетените часове или доставените активи. Тя работи само когато двете страни се споразумеят за ясен показател, базовата линия е ясна и доставчикът има достатъчен контрол върху резултата
Бърз избор:
- Фиксирани, ясно определени резултати → базирани на резултати
- Неясен обхват или обхват, изискващ задълбочено проучване → време и материали
- Постоянна поддръжка или абонамент → ниво на усилие
- Плащане, обвързано с ясен и измерим резултат → на базата на постигнатите резултати
Повечето спорове относно обхвата възникват, когато структурата не съответства на работата. Описание на обхвата на работата, базирано на крайни резултати, може да работи добре за изграждане на уебсайт с фиксиран бюджет, но може да се окаже рисковано за проект, който все още се нуждае от проучване, стратегия или съгласуване със заинтересованите страни. Ако все още не можете да посочите крайните резултати, не се преструвайте, че можете да го направите в описанието на обхвата на работата. Използвайте структура, която отразява несигурността.
Как да изготвите обхват на работата (стъпка по стъпка)
За да изготвите SOW, определете целта, избройте крайните резултати и некрайните резултати, разделите ги на задачи, определете график с зависимости, формулирайте критерии за приемане, посочете предположенията и процеса за контрол на промените, след което добавете разходите и подпишете документа. Тези седем стъпки водят проекта от стартирането до приключването му. На практика:
Стъпка 1: Определете целите и критериите за успех
Започнете с това защо се извършва работата и как трябва да изглежда един добър резултат. Това е основата на цялата спецификация на работата. Ако целта е неясна, неясни ще бъдат и крайните резултати, графикът и процесът на одобрение.
Опишете целта в едно или две изречения, които клиентът би разбрал. Избягвайте вътрешния жаргон и общи фрази като „подобряване на присъствието на марката“ или „подкрепа на маркетинговите усилия“. Вместо това свържете работата с ясен бизнес резултат.
Например:
- Недостатъчно конкретна цел: „Да създадем по-добър уебсайт.“
- По-ясна цел: „Преработете уебсайта, за да помогнете на B2B купувачите да разберат по-бързо продукта и да подават заявки за демонстрации с по-малко отпадания.“
След това добавете критерии за успех. Те не винаги трябва да бъдат строги ключови показатели за ефективност (KPI), особено ако проектът е творчески или изисква много проучване. Но те трябва да обясняват как и двете страни ще разберат, че работата е постигнала целта си.
Стъпка 2: Избройте крайните резултати и некрайните резултати
След това посочете всеки резултат, който клиентът ще получи. Бъдете конкретни, измерими и прями.
Избягвайте общи глаголи като „управлявам“, „подкрепям“, „се справям“ или „оптимизирам“, освен ако не дефинирате какво включват те. Тези думи звучат полезно в офертата, но създават възможност за разширяване на обхвата в документа за обхвата на работата.
Например:
- Недостатъчно конкретен резултат: „Управление на фирмения блог.“
- По-конкретен резултат: „Публикувайте четири SEO публикации в блога на месец, всяка с обем между 1 500 и 2 000 думи, като за всяка публикация се включва един цикъл на редактиране.“
По-ясната версия разяснява на клиента какво получава, колко получава и къде са границите. След това избройте в същия раздел невъзможните за изпълнение задачи. Тук трябва да посочите изрично какво не е включено в работата, дори ако за вас това ви се струва очевидно.
За проект за блог нереализуемите задачи могат да включват:
- Проучване на ключови думи извън одобрения план за съдържание
- Качване на публикации в CMS
- Персонализирани графики или илюстрации
- Интервюта с експерти в областта
- Повече от един цикъл на редактиране за всяка статия
- Промотиране в социалните медии след публикуването
Пример от практиката: Системата за обработка на багаж на Международното летище в Денвър
Автоматизираната система за багаж на Международното летище в Денвър е полезно предупреждение за всеки документ с обхват на работата.
Основната задача звучеше просто: да се изгради автоматизирана система за обработка на багаж за новото летище. Но реалната работа включваше множество терминали, авиокомпании, видове багаж, правила за маршрутизиране и оперативни изключения.
Според преглед на проекта, извършен от Сметната палата на САЩ (GAO), през 1992 г. град Денвър възложи на BAE Automated Systems договор на стойност около 195,6 милиона долара. Към 1995 г. разходите бяха нараснали до над 290 милиона долара. Откриването на летището също беше отложено от октомври 1993 г. до февруари 1995 г. поради проблеми със системата и значителни промени.
Обхватът на работата непрекъснато се променяше поради добавяне на конвейери, обработка на багаж с нестандартни размери, оборудване за поддръжка, актуализации на маршрутите и промени, поискани от авиокомпаниите. Едно по-късно споразумение намали капацитета за обработка на багаж от 65 чанти на минута на линия до 30. Денвър трябваше също така да изгради конвенционална резервна система за обработка на багаж, която според оценките на GAO възлизаше на 63 милиона долара.
Урокът: Не определяйте само основния краен резултат; определете и границите около него. В описанието на „Автоматизирана система за багаж“ трябваше да се посочат кои авиокомпании, видове багаж, изключения, резервни процеси и стандарти за тестване са включени, а кои – не.
Но границите на хартия не бяха цялостното решение. Денвър имаше обхват. Това, което му липсваше, беше обхват, свързан с реалното изпълнение, така че всеки конвейер, промяна в маршрута и заявка от авиокомпания се превръщаха в странично споразумение, което първоначалният документ никога не успяваше да обхване. Документът и строителството се превърнаха в два различни проекта.
Стъпка 3: Разделете крайните резултати на задачи
След като изброите всеки резултат, направете един прост тест: би ли могъл някой да започне работа от този ред още утре?
Ако отговорът е „не“, това все още е твърде общо.
Вземете по един резултат от работата и го разделите на действия на ниво задача, като използвате формата „глагол + обект“. Например: „създаване на схема на началната страница“, „преглед на юридическия текст“, „одобрение на окончателния дизайн“ или „качване на публикация в блога в CMS“. Избягвайте неясни наименования на задачи като „работа по уебсайта“, „поддръжка на съдържанието“ или „актуализации на дизайна“. Те не показват кой какво прави.
За проект, свързан с блог (4 SEO публикации в блога на месец), разбивката на задачите може да изглежда по следния начин:
| Задача | Собственик | Зависимост |
|---|---|---|
| Потвърдете темите и ключовите думи | Специалист по съдържание/Специалист по SEO | Клиентът одобрява плана за съдържанието |
| Създаване на задания | Специалист по съдържание | Ключовите думи са потвърдени |
| Напишете първите чернови | Автор | Одобрени задания |
| Проверка за точност на продукта | Клиент SME | Представени проекти |
| Редактирайте с оглед на структурата и яснотата | Редактор | Добавени са коментари от експерти |
| Добавете вътрешни връзки и метаданни | Специалист по SEO | Окончателните редакции са завършени |
| Качете в CMS | Мениджър на съдържанието | Клиентът одобрява окончателния вариант |
Този слой на задачите разкрива реалния обем работа, който стои зад крайния продукт. Той също така показва къде могат да възникнат закъснения. Ако експертът на клиента не прегледа проекта навреме, това забавя работата на редактора, SEO специалиста и мениджъра на съдържанието. Тази зависимост трябва да бъде видима още преди стартирането на проекта.
За по-големи проекти използвайте структура за разбивка на работата. Това означава групиране на работата по фази, след което разбиване на всяка фаза на възложени задачи. Например, преработката на уебсайт може да включва проучване, карта на сайта, прототипи, текстове, дизайн, разработка, контрол на качеството, настройка на аналитични инструменти и пускане в експлоатация. След това всяка фаза трябва да се превърне в работа на ниво задача с отговорник, краен срок и етап на одобрение.
Можете да създадете тази карта на задачите в:
- ClickUp, Asana или monday.com за собственици, крайни срокове, зависимости и проследяване на статуса
- Jira за обхвати на софтуерни, продуктови и инженерни проекти
- Trello за по-лесно изпълнение в стил „Канбан“
- Miro или FigJam за визуално представяне на работния процес, преди да го превърнете в задачи
- Google Sheets или Excel, ако клиентът желае към описанието на обхвата на работата да бъде прикачена проста таблица със задачите
Стъпка 4: Определете графика, етапите и зависимостите
Сега превърнете списъка със задачи в график. Добавете началната и крайната дата, основните етапи и всички зависимости, които биха могли да повлияят на изпълнението.
Не се ограничавайте само с „Проектът трябва да бъде завършен след шест седмици“. Разделете графика на етапи, като например проучване, първи чернови вариант, преглед, корекции, окончателно одобрение и пускане в експлоатация. След това отбележете кои етапи водят до плащане, одобрение или преминаване към следващия етап от работата.
Например:
- Първата телеконференция трябва да се проведе до 3 май
- Клиентът предоставя материалите за бранда до 6 май
- Първият чернови вариант трябва да бъде предаден до 15 май
- Обратната връзка от клиента трябва да бъде предоставена в рамките на три работни дни
- Окончателните ревизии ще бъдат предадени до 24 май
- Крайният срок за окончателно одобрение е 28 май
Най-важната част е определянето на зависимостите, особено тези от страна на клиента. Много от закъсненията в проектите не се дължат на самата работа. Те се дължат на закъсняла обратна връзка, липса на достъп за вход, забавени правни прегледи, недостъпни заинтересовани страни или ресурси, които пристигат, след като екипът вече е започнал работа.
Определете ги подробно, преди да започне работата.
Например: „Графикът на проекта зависи от навременната обратна връзка от клиента, достъпа до необходимите инструменти и предоставянето на одобрените бранд елементи. Забавяния в обратната връзка, одобренията, достъпа или материалите могат да променят графика на проекта със същия брой работни дни.“
Стъпка 5: Напишете критерии за приемане за всеки резултат от работата
За всеки резултат от проекта определете какво се счита за одобрено. Това е клаузата, която не позволява проектът да се превърне в безкраен цикъл от ревизии от типа „почти готово“.
Критериите трябва да са свързани с наблюдаеми проверки. При миграция на уебсайт „готов за пускане“ може да означава, че пренасочванията са тествани, аналитичните инструменти функционират, формулярите за контакт работят, а одобрените страници се зареждат правилно както на настолни компютри, така и на мобилни устройства. При презентация за продажби това може да означава нещо съвсем различно.
Избягвайте формулировки за одобрение, които разчитат единствено на лични предпочитания, като например „клиентът е доволен от работата“. По-подходяща формулировка би била:
„Резултатът се приема, след като отговаря на договорените критерии, включва одобрената серия от ревизии и получи писмено одобрение от клиента.“
Това осигурява на двете страни ясна крайна точка. След това все още могат да възникнат нови искания, но те се разглеждат като искания за промяна, а не като разширяване на първоначалния обхват.
Стъпка 6: Определете предположенията, изключенията и процеса за контрол на промените
Ето как можете да предпазите проекта от незабележимо разширяване на обхвата.
Предположения
- Обратната връзка от клиента ще бъде предоставена в рамките на три работни дни
- Всички необходими изходни файлове ще бъдат на разположение преди началото на проекта
- Един-единствен отговорник ще даде окончателното одобрение
Изключения
- Дизайн на лого
- Текуща поддръжка
- Искания за нови страници извън договорения обхват
- SEO поддръжка след стартирането
Процес за контрол на промените
- Всяка работа извън този обхват трябва да бъде заявена в писмена форма
- Заявката ще бъде разгледана с оглед на въздействието върху разходите и графика
- И двете страни трябва да одобрят промяната, преди да започне работата
Последната част е най-важна. Ако доставчикът първо изпълни допълнителната работа и обсъди плащането по-късно, искането за промяна става много по-трудно за прилагане.
Пример от практиката: проектът „Virtual Case File“ на ФБР
Проектът „Virtual Case File“ на ФБР е ярък пример за това защо контролът на промените и етапите трябва да бъдат включени в обхвата на работата още в началото.
Проектът имаше за цел да модернизира системата за управление на делата на ФБР. Според проверка на генералния инспектор на Министерството на правосъдието обаче, ФБР и неговите подизпълнители не разполагаха с ясно разбиране за изискванията към проекта в хода на работата. Един проектен мениджър от ФБР заяви, че обхватът на програмата „Trilogy“ се е увеличил с около 80% след началото на проекта.
Структурата на договора също затрудни контролирането на проблема. Проверката установи, че описанията на работата не включваха конкретни етапи на изпълнение и критични точки за преглед на решенията, както и не предвиждаха санкции в случай на пропускане на етапите.
Проектът в крайна сметка беше прекратен, след като бяха похарчени около 170 милиона долара.
Урокът: Опишете процеса на промени, преди да започне работата. Документът за обхвата на работата трябва да уточнява как се изискват промените, как се оценяват, как се одобряват и как се включват в графика, като в него са заложени реални етапи и точки за преглед. В противен случай промените в обхвата се превръщат в неофициални решения, а неофициалните решения се оказват скъпи.
Това е същата грешка като при архивиран PDF файл, само че в мащаб от 170 милиона долара: описанията на работата бяха статични, докато изискванията се променяха. Тъй като нямаше нищо, което да свързва обхвата с реалната работа, нямаше как да се отчете 80-процентовият ръст, когато той се случи.
Стъпка 7: Добавете цена, условия за плащане и подписване
Завършете описанието на обхвата на работата с търговските условия: обща цена, структура на фактуриране, график за плащане, срокове за плащане, условия при закъснение на плащане и лицето, упълномощено да одобри работата.
Когато е възможно, обвържете плащанията с ясно определени етапи. Например:
- 40% се заплащат при подписване на договора
- 30% се заплащат след първия основен резултат или представянето на черновата
- 30% се заплащат след окончателната доставка или одобрение
За текуща работа посочете месечния хонорар, датата на фактуриране, включените дейности, както и какво се случва, когато клиентът надхвърли договорените часове или резултати.
След това се сдобийте с писмено одобрение. Описание на обхвата на работата без одобрение е просто работен проект. Подписите потвърждават, че двете страни са се споразумели относно крайните резултати, графика, изключенията, условията за плащане и процеса на промени, преди работата да започне.
Създайте спецификация на работата за минути с този готов за употреба шаблон
Шаблонът за обхват на работата на ClickUp ви предоставя готово документално решение за записване на подробностите по проекта, крайните резултати, отговорностите, графиците, управлението на промените, бюджета и одобренията на едно място. Той е полезен, когато искате обхватът на работата да стане част от работния поток на проекта.
Защо да използвате този шаблон:
- Определете основните раздели на обхвата на работата още от самото начало, включително контекст и цели, крайни резултати, отговорности на доставчика, отговорности на клиента, график, план за комуникация, управление на промените, бюджет и одобрения
- Свържете описанието на обхвата на работата със съответното място в ClickUp, така че документът да е свързан с конкретния проект
- Използвайте над 15 персонализирани изгледа, като „Списък“, „Гант“, „Работна натовареност“ и „Календар“, за да превърнете описания обхват в проследима работа с отговорни лица, дати и зависимости
- Добавете персонализирани полета и статуси, за да проследявате напредъка на одобренията, промените в обхвата, подробностите за бюджета и отговорностите на заинтересованите страни по време на изпълнението на проекта
Примери за обхват на работата по отрасли
Описанието на обхвата на работата (SOW) използва едни и същи основни раздели във всички отрасли: цели, крайни резултати, график, предположения, изключения, критерии за приемане, условия за плащане и одобрение.
Това, което се променя, е рискът.
Проектите за уебсайтове обикновено се провалят поради броя на страниците, ревизиите, собствеността върху CMS и поддръжката след пускането в експлоатация. Докато при строителството провалите се дължат на разрешителните, условията на обекта, инспекциите и промените в материалите.
Използвайте примерите по-долу като насоки за оформяне на вашия собствен обхват на работа, а не като договори, които да копирате дословно.
Ето кратък пример за обхват на работата при преработка на уебсайт, в който всички основни раздели са попълнени:
Цел: Да се обнови маркетинговият сайт, за да се помогне на B2B купувачите да разберат продукта по-бързо и да се увеличи броят на регистрациите за демонстрации.
Резултати: 8 проектирани и разработени страници въз основа на одобрената карта на сайта, 2 цикъла на ревизия за всяка страница, предаване на CMS и 1-часова обучителна сесия.
График: 6 седмици, разделени на 3 етапа: одобрение на проекта (2-ра седмица), завършване на разработката (4-та седмица), пускане в експлоатация (6-та седмица).
Критерии за приемане: Всяка страница се одобрява съгласно подписания макет, зарежда се коректно на настолен компютър и мобилно устройство и получава писмено одобрение от клиента.
Изключения: Копирайтинг, лицензиране на стокови снимки, нови страници извън картата на сайта, SEO миграция, поддръжка след пускането на сайта.
Плащане: 40% при подписване на договора, 30% при завършване на изграждането, 30% при пускане в експлоатация.
Контрол на промените: Всяка заявка извън този обхват се регистрира, оценява се по отношение на въздействието върху разходите и графика и се одобрява писмено, преди да започне работата.
Цел: Да се обнови маркетинговият сайт, за да се помогне на B2B купувачите да разберат по-бързо продукта и да се увеличи броят на регистрациите за демонстрации.
Резултати: 8 проектирани и разработени страници въз основа на одобрената карта на сайта, 2 кръга на преработка на всяка страница, предаване на CMS и 1-часова обучителна сесия.
График: 6 седмици, разделени на 3 етапа: одобрение на проекта (2-ра седмица), завършване на разработката (4-та седмица), пускане в експлоатация (6-та седмица).
Критерии за приемане: Всяка страница се одобрява съгласно подписания дизайн-макет, зарежда се правилно на настолен компютър и на мобилно устройство и получава писмено одобрение от клиента.
Изключения: Копирайтинг, лицензиране на стокови снимки, нови страници извън картата на сайта, SEO миграция, поддръжка след пускането на сайта.
Плащане: 40% при подписване на договора, 30% при завършване на изграждането, 30% при пускане в експлоатация.
Контрол на промените: Всяка заявка извън този обхват се регистрира, оценява се по отношение на въздействието върху разходите и графика и се одобрява писмено, преди да започне работата.
Описание на обхвата на работата за креативна агенция или преработка на уебсайт
Рискът при работата по уебсайтове е скритият труд. Клиентът може да приеме, че текстовете, SEO миграцията, новите страници, стоковите снимки, персонализираните графики, качването в CMS и поддръжката след стартирането са включени, освен ако в документацията за обхвата на работата не е посочено друго.
Включва:
- Брой страници или шаблони
- Отговорности, свързани с проектирането и разработването
- Брой цикли на редактиране на страница
- Предаване на CMS или обучение
- Тестване на браузъри и устройства
- Прозорец за поддръжка при стартиране
Изключване:
- Текстове, освен ако не е посочено друго
- Снимки от фотобанки или такси за лицензиране
- Нови страници извън одобрената карта на сайта
- SEO миграция, освен ако не е включена в обхвата
- Текуща поддръжка след стартирането
Примерни формулировки за обхвата на работата:
„Доставчикът ще проектира и разработи осем уебстраници въз основа на одобрената карта на сайта, като за всяка страница са допустими до два цикъла на преработка. Написването на текстове, лицензирането на стокови изображения, заявките за допълнителни страници, SEO миграцията и поддръжката след пускането на сайта са изключени, освен ако не бъдат одобрени чрез писмена заявка за промяна.“
Описание на обхвата на работата в строителството
Рискът в строителството се състои в това да се приеме, че „изграждането“ включва всичко, свързано с него. Разрешителните, инспекциите, достъпът до обекта, закъсненията поради метеорологични условия, увеличенията на разходите за материали и промените в проекта, инициирани от възложителя, трябва да бъдат изрично уредени.
Включва:
- Работете по етапи, като например разрушаване, подготовка на обекта, изграждане на скелета, електроинсталации, водопроводни инсталации, довършителни работи или почистване
- Материали и спецификации
- Точки за проверка
- Етапи на плащане при изпълнение на работата
- Правила за достъп до обекта
Изключване:
- Такси за разрешителни, освен ако не са включени
- Непредвидени условия на обекта
- Промени в проекта, поискани от възложителя
- Актуализации на материалите след одобрение
- Работа извън одобрените чертежи
Примерна формулировка на обхвата на работата:
„Изпълнителят ще извърши подготовката на обекта, изграждането на скелета, грубото електроинсталационно окабеляване и довършителните работи съгласно одобрените чертежи и спецификации. Таксите за разрешителни, промените, поискани от собственика, непредвидени условия на обекта и подобренията в материалите са изключени и ще се уреждат чрез заповед за промяна.“
Описание на обхвата на работата за разработване на софтуер или продукт
Рискът при разработката на софтуер е неясният език при описанието на функциите. „Създаване на табло за управление“ може да означава десет различни неща за десет заинтересовани страни. Определете функцията, условията за тестване, средата, отговорността за интеграция и периода за поддръжка след пускането на продукта.
Включва:
- Потребителски истории или списък с функции
- Функционални изисквания
- Нефункционални изисквания, като производителност, сигурност и достъпност
- Отговорности, свързани с API или интеграцията
- Обхват на тестването и отстраняването на грешки
- Подготовка и предаване на продукцията
Изключете:
- Функции извън изброените потребителски истории
- Разходи за инструменти на трети страни
- Почистване или миграция на данни, освен ако не е включено в обхвата
- Мащабни преработки на потребителския интерфейс
- Поддръжка след изтичане на гаранционния срок
Примерни формулировки за обхвата на работата:
„Доставчикът ще разработи потребителските истории, изброени в Приложение А, и ще ги внедри в тестовата среда за преглед от страна на клиента. Функциите, които не са включени в Приложение А, таксите за абонаменти на трети страни, почистването на исторически данни и поддръжката след изтичане на гаранционния срок са изключени, освен ако не бъдат одобрени чрез заявка за промяна.“
Описание на обхвата на работата за маркетингова кампания
Рискът в маркетинга се състои в смесването на крайните резултати с постигнатите резултати. Можете да определите обхвата на стратегията на кампанията, ресурсите, отчетността и подкрепата при стартирането. Трябва да бъдете внимателни, когато давате обещания за потенциални клиенти, приходи, CAC или ROAS, освен ако доставчикът не контролира медийния бюджет, целевата страница, последващите действия по продажбите и настройките за проследяване.
Включва:
- Стратегия на кампанията
- Целева аудитория и послания
- Брой рекламни концепции или творчески варианти
- Създаване или редактиране на текст за начална страница
- Текст за имейл
- Табло за отчети
- Честота на отчитане
Изключване:
- Разходи за платени медии
- Настройка на рекламен акаунт, освен ако не е посочено друго
- Допълнителни творчески варианти
- Хонорари за влиятелни лица или партньори
- Проследяване на продажбите
- Гаранции за изпълнение извън договорените контролни механизми
Примерна формулировка за обхвата на работата:
„Доставчикът ще предостави стратегия за кампанията, три концепции за рекламни материали, текст за целевата страница, два маркетингови имейла и табло за отчитане на резултатите. Разходите за платени медии, хонорарите на влиятелните лица, допълнителните варианти на рекламни материали и последващите действия по продажбите не са включени. Целите за резултатите са ориентировъчни, освен ако не са обвързани отделно с одобрен бюджет, проследяване и контролни механизми за кампанията.“
Описание на обхвата на работата за консултантски услуги или дългосрочен договор
Рискът при договорите за постоянни услуги е неясният обхват на работата. „Непрекъснатата поддръжка“ може да се превърне в неограничен брой обаждания, стратегии, изпълнение, отчети и специфични заявки, освен ако обхватът на работата не определя часове, време за отговор, честота на срещите и правила за прехвърляне.
Включва:
- Месечен брой часове или обем на резултатите
- Очаквания за времето за отговор
- Честота на срещите
- Честота на отчитане
- Основно лице за контакт
- Правила за прехвърляне или изтичане на срока на валидност
Изключване:
- Работа извън месечния работен час
- Изпълнение в същия ден, освен ако не е договорено друго
- Нови стратегически проекти
- Допълнителни семинари за заинтересованите страни
- Изпълнение на работа извън обхвата на договорените услуги
Примерна формулировка на обхвата на работата:
„Доставчикът ще предоставя до 20 часа консултантска подкрепа месечно, включващи един седмичен консултативен разговор, асинхронно преглеждане на договорените материали и месечен обзор на препоръките. Неизползваните часове не се прехвърлят за следващия месец. Нови проекти, заявки в същия ден и работа над 20 часа изискват писмено одобрение.“
Полезният подход е един и същ във всяка индустрия: пребройте крайните резултати, посочете общите предположения и опишете изключенията, свързани с исканията, които хората най-вероятно ще отправят по-късно.
Новият подход: Разглеждайте SOW като работна основа, а не като архивиран PDF файл
Досега моделът е ясен: подписан PDF файл не може да проследява динамично развиващ се проект. Затова истинският въпрос не е как да се изготви по-добър обхват на работата, а какво става с него след подписването.
Разглеждайте го като две неща, а не като едно. Подписаното споразумение остава неизменно като базова линия – записът на това, за което двете страни са се договорили в началото. Работата около него остава динамична: задачи, отговорни лица, срокове, одобрения, бюджети, рискове и заявки за промени. Когато тези две неща са свързани, нова заявка не може тихо да се превърне в безвъзмездна работа; тя се отразява спрямо базовата линия като промяна.
Ето в какво се състои разликата:
| Статичен обхват на работата | Базова версия на работния обхват |
|---|---|
| Наличен е като PDF файл или прикачен документ | Свързано със задачи, графици, одобрения и бюджет |
| Отваря се отново само когато нещо се обърка | Използва се по време на циклите на изпълнение и преглед |
| Промените се извършват чрез Slack, имейл или телефонни разговори | Промените се регистрират, оценяват, одобряват и обвързват с въздействието върху графика |
| Списъкът със задачите се отклонява от първоначалното споразумение | Изпълнението остава проследимо спрямо одобрения обхват |
Подписаният SOW не трябва да се редактира набързо всеки път, когато нещо се промени. Това е миниатюрен вариант на проблема с разпръскването на работата, при който актуализацията се изпраща в лично съобщение, SOW се намира в отделен документ, а списъкът със задачи е някъде другаде.
Тук на помощ идват инструменти като ClickUp. Описанието на обхвата на работата може да се съхранява заедно със задачите, коментарите, одобренията, крайните срокове и бюджета.
Този кратък клип от ClickUp показва как изглежда това и как екипите успяват да го осъществят.
Най-добра практика: Винаги поддържайте стабилна оригиналната версия и управлявайте промените чрез ясен регистър на промените или одобрено искане за промяна. Например, ако клиент поиска две допълнителни целеви страници по време на кампания, това искане не трябва просто да се появи на таблото на проекта. То трябва да бъде регистрирано като промяна в обхвата, да бъде прегледано за въздействието върху разходите и графика, одобрено писмено и след това добавено към работния план.
Как да управлявате обхвата на работата в ClickUp
Управлението на документа за обхвата на работата е по-лесно, когато документът, задачите, одобренията и графикът са взаимосвързани:
Използвайте ClickUp Docs, за да изготвите описанието на обхвата на работата (SOW) там, където се извършва самата работа
Започнете с документа за обхвата на работата (SOW) в ClickUp Docs. Можете да използвате документа, за да опишете целта, крайните резултати, изключенията, графика, критериите за приемане и условията за плащане. След това, с напредването на проекта, документът може да остане свързан със задачите и етапите, които урежда.
Например, разделът „Резултати“ в описанието на обхвата на работата за уебсайт може да съдържа връзки към задачи за текст за началната страница, схематични модели, преглед на дизайна, разработка, контрол на качеството и окончателно одобрение. Това улеснява ползването на описанието на обхвата на работата по време на изпълнението на проекта.
Превърнете резултатите в задачи и подзадачи в ClickUp
След като обхватът на работата е изготвен, превърнете всеки резултат в задача или група от подзадачи с помощта на задачите в ClickUp.
Например, „три целеви страници“ могат да се превърнат в отделни задачи за всяка страница. Всяка страница може да има подзадачи за текст, дизайн, разработка, преглед, контрол на качеството и одобрение.
Това помага на екипа да разбере реалния обем работа, който стои зад всеки резултат. Също така намалява риска от незабелязано разширяване на обхвата. Ако в списъка със задачи се появи четвърта целева страница, тя се забелязва по-лесно, тъй като не съответства на първоначалния SOW.
Следете активните обхвати с табла за управление в реално време
Таблото за управление на ClickUp ви помага, когато управлявате няколко SOW едновременно.
Агенция, изпълнител или оперативен екип могат да използват информационни табла, за да проследяват просрочени одобрения, работа по клиенти, предстоящи етапи, отворени заявки за промени, натовареност и сигнали, свързани с бюджета. Това улеснява откриването на рискове, свързани с обхвата на работата, преди те да се превърнат в проблем за маржа.
Например, ако три клиентски проекта очакват обратна връзка, таблото може да покаже това забавяне по отделните акаунти, вместо да го скрива в отделни списъци със задачи.
Таблото за управление на ClickUp промени начина, по който управляваме ежедневните операции на агенцията. Ние следим капацитета на трите ни екипа за разработка и откриваме пречките, преди те да се превърнат в закъснения, така че прекарваме по-малко време в проследяване на статуса в нишките в Slack и повече време в реално напредване по проектите на клиентите.
Таблото за управление на ClickUp промени начина, по който управляваме ежедневните операции на агенцията. Ние следим капацитета на трите екипа за разработка и откриваме пречките, преди те да се превърнат в закъснения, така че прекарваме по-малко време в проследяване на статуса в нишките в Slack и повече време в реалното напредване на работата за клиентите.
Създавайте чернови, обобщавайте и проверявайте контекста с ClickUp Brain
ClickUp Brain може да изготви проект за обхват на работата въз основа на кратко описание на проекта, да обобщи дълги разговори с клиенти, да превърне бележките в слайдове или да отговаря на въпроси, като използва данни от екипа, събрани от задачи, документи, чат и свързани работни пространства.
По отношение на SOW това означава, че можете да задавате въпроси като:
- „Кои резултати от работата все още чакат одобрение от клиента?“
- „Кои задачи бяха добавени след първоначалния обхват на работата?“
- „Обобщете отворените заявки за промени за този клиент.“
- „Изгответе критерии за приемане въз основа на тези резултати.“
Brain разширява още повече тази контекстно ориентирана насока с изкуствен интелект, изграден въз основа на проектите, документите, хората, разговорите и знанията на компанията.
Оставете на Super Agents да извършват периодични проверки на обхвата на работата
Супер агентите са по-полезни, след като процесът вече е определен.
Например, екипът може да възложи на даден служител да подготвя седмичен преглед на обхвата, да обобщава просрочените одобрения, да маркира задачите, за които липсва статус по обхвата, или да изготви актуализация за клиента преди среща по повод важен етап.
Един добър пример за приложение би бил:
„Всеки петък обобщавайте всички отворени заявки за промени, задачите, добавени през седмицата, забавените одобрения и рисковите етапи за този клиентски проект.“ Това позволява на проектния мениджър да извършва по-бърз цикъл на преглед. То обаче не трябва да замества официалното одобрение. Всяка допълнителна работа все пак се нуждае от писмено одобрение, преди да стане част от обхвата на работата.
Честно ограничение
ClickUp е полезен, когато отклоненията от обхвата на работата водят до реални разходи: агенции, екипи за обслужване, подизпълнители, консултанти, оперативни екипи и вътрешни екипи, които управляват няколко проекта едновременно.
За самостоятелен фрийлансър, който изготвя едностраничен документ за обхвата на работата за прост проект, това може да е повече, отколкото е необходимо. Достатъчни могат да бъдат един ясно структуриран документ, споделен списък със задачи и подписано одобрение.
Резултатът става видим, когато обхватът на работата вече не е просто документ. Той се превръща в отправна точка, към която екипът ви може да свърже задачите, графиците, одобренията, заявките за промени и комуникацията с клиента.
Често срещани грешки при изготвянето на обхвата на работата, които трябва да се избягват
| Грешка | Защо това създава проблеми | Поправка |
|---|---|---|
| Неясни резултати | Думи като „управление“, „подкрепа“ или „оптимизация“ могат да се тълкуват по различни начини, когато към тях не са посочени количествени показатели или граници | Определете крайния резултат, добавете номер и определете етапите на предаване |
| Списък без изключения | Всичко, което не е изрично посочено, може да се счита за включено, особено при работата с клиенти | Добавете раздел „Извън обхвата“ за свързана работа, която клиентът би могъл разумно да очаква |
| Преброяване на ревизиите без дефиниране на ревизия | „Двата кръга“ все пак могат да се превърнат в хаос, ако един кръг включва десет несвързани промени от пет заинтересовани страни | Определете какво включва един цикъл на ревизия, кой може да го поиска и кога приключва |
| Липса на процес за контрол на промените | Всяка нова заявка се превръща в неформални преговори, след като работата вече е започнала | Изисквайте писмено одобрение за всяка промяна в обхвата, включително такава, която засяга разходите и графика |
| Пренебрегване на зависимостите от страна на клиента | Закъснелите отзиви, липсващите файлове или забавените одобрения могат да удължат сроковете, докато доставчикът поема вината | Посочете какво трябва да предостави клиентът, до кога и как закъсненията се отразяват на сроковете за доставка |
Превърнете обхвата на работата си в динамична система
Един добър документ за обхвата на работата се изплаща тройно. Написването му принуждава неясните части да станат конкретни. По време на изпълнението на проекта той разрешава споровете, преди те да ескалират. А когато обхватът се разширява, той прави промяната видима, вместо да я остави да мине незабелязано.
Но цялата тази полза зависи от едно условие: документът не трябва да остане затрупан в пощенската кутия.
Екипите, които извличат максимална полза от него, разглеждат обхвата като динамична система: ясно дефинирана от самото начало, свързана с конкретните задачи и актуализирана в хода на работата. Обхванете седемте компонента, количествено определете всеки резултат, изложете изрично изключенията и поддържайте връзка между документа и работата, която той описва.
Най-бързият начин да приложите това на практика е да започнете от шаблон и да го свържете с вашия проект. Започнете безплатно с ClickUp, персонализирайте шаблона за обхват на работата в Docs, след което свържете всеки резултат със задачите, които го осигуряват.
Често задавани въпроси относно обхвата на работата
Каква е разликата между обхвата на работата и обхвата на проекта?
Обхватът на работата е документ, който конкретизира резултатите и задачите за конкретен ангажимент или етап. Обхватът на проекта е по-широката концепция за планиране, която определя пълните граници на проекта: всичко, което е включено, и всичко, което е изключено. Накратко, обхватът на работата описва част от работата, докато обхватът на проекта описва цялата рамка, в която се вписва тази работа.
Каква е разликата между обхвата на работата и рамковото споразумение за услуги (MSA)?
Споразумението за услуги (MSA) определя общите правни и търговски условия, регулиращи текущите отношения между клиента и доставчика; обхватът на работата дефинира резултатите, които трябва да бъдат постигнати за един конкретен проект в рамките на това споразумение. Типичната йерархия е следната: на върха е MSA, под него са отделните спецификации на работата, а обхватът на работата е включен във всяка спецификация. MSA се подписва еднократно; за всеки отделен ангажимент се изготвя нова спецификация на работата (SOW).
Кои са четирите вида обхват на работата?
Четирите най-често срещани структури са: на базата на крайни резултати (плащането е обвързано с конкретни резултати), на базата на време и материали (фактуриране на часове и разходи по време на изпълнението на работата), на базата на ниво на усилие (фиксиран капацитет за определен период, често срещано при договори за постоянни услуги) и на базата на резултати (плащането е обвързано с измерими резултати). Изберете структурата, която съответства на степента на предвидимост на крайните резултати. Повечето спорове относно обхвата на работата възникват, когато структурата не съответства на работата.
Кой изготвя обхвата на работата?
Обикновено обхватът на работата се изготвя от страната, която изпълнява работата: агенцията, доставчикът или вътрешният ръководител на проекта. След това и двете страни го преглеждат и подписват, преди да започне работата. Изготвянето му от вас самите е предимство, защото ви позволява да определите крайните резултати, границите и изключенията според вашите условия.
Обхватът на работата има ли правно обвързващ характер?
Описанието на обхвата на работата придобива правно обвързващ характер, след като бъде подписано като част от договор или техническо задание. Само по себе си то определя предимно работата, но в рамките на подписано споразумение се превръща в отправна точка за това, което е било обещано. За всичко, свързано с договори, поръчайте преглед на обвързващите условия от квалифициран специалист.
Може ли обхватът на работата да се използва за вътрешни проекти?
Да. Описанието на обхвата на работата се прилага както между вътрешни екипи – например, когато маркетинговият отдел възлага изготвянето на информационен панел или оперативният отдел изисква вътрешен инструмент – така и между клиент и доставчик. Компонентите са идентични: цели, резултати, график, критерии за приемане и изключения. Единствената разлика е, че одобрението идва от вътрешен заинтересован, а не от външен клиент, а условията за плащане могат да бъдат заменени с бюджет или разпределение на ресурси.
Каква е другата дума за „обхват на работата“?
Обхватът на работата понякога се нарича „описание на работата“, „описание на обхвата на проекта“ или просто „обхватът“, въпреки че тези термини не са напълно синоними. Описанието на работата представлява по-широкообхватния договор, докато описанието на обхвата на проекта е версията за вътрешно планиране. Ако някой използва тези термини неточно, потвърдете дали има предвид крайните резултати (обхват на работата) или пълното споразумение (описание на работата), преди да предприемете действия.
Каква е разликата между обхвата на работата и структурата на разбивката на работата (WBS)?
Описанието на обхвата на работата определя какво ще бъде доставено и условията, свързани с това; структурата на разбивката на работата разделя тези резултати на йерархия от подрезултати и задачи. Описанието на обхвата на работата е споразумението; структурата на разбивката на работата е планът за изпълнението, който стои в основата му. Структурата на разбивката на работата се изгражда въз основа на резултатите от описанието на обхвата на работата, което гарантира, че документът остава свързан с действителните задачи, вместо да се отклонява от тях.