Проектите имат неприятния навик да се разрастват и да достигат огромни размери. Ето защо е толкова важно екипите да очертаят точно какво трябва да бъде един проект, преди той да получи зелена светлина.
Един от начините да поддържате проектите си в правилната посока е да създадете обхват на работата. Най-лесно е да го направите с шаблон за обхват на работата. Тези шаблони помагат на проектните мениджъри или собствениците на фирми лесно да очертаят всички аспекти на един проект, от целите и ресурсите до правните изисквания и етапите.
Независимо дали проектирате уебсайт или предлагате проект на висшето ръководство, шаблонът за обхват на работата ви помага да обясните идеята си и да синхронизирате всички по отношение на бъдещия проект.
В тази статия ще разгледаме 10 безплатни шаблона за обхват на работа от Microsoft, Google Sheets и ClickUp – идеални за всеки, който иска да поддържа проектите си директни и ефективни.
⏰ 60-секундно резюме
Ето 10 безплатни шаблона за обхват на работа, с които проектите ви ще бъдат ясни, организирани и ефективни:
- Шаблон за обхват на работата от ClickUp
- Шаблон за обхват на работата на ClickUp Whiteboard
- Шаблон за обхват на работата на уебсайта ClickUp
- Шаблон за обхват на работата на приложението ClickUp
- Шаблон за предложение за промяна в ClickUp
- Шаблон за проектно предложение на ClickUp
- Шаблон за бизнес предложение на ClickUp
- Шаблон за споразумение за обхват на работата на ClickUp
- Шаблон за обхват на работата в Microsoft Word
- Шаблон за обхват на работата в Google Sheets
Какво е обхват на работата?
Обхватът на работата (SOW) е подробен документ, който очертава необходимата работа за даден проект и определя ясни очаквания за всички заинтересовани страни.
Целта на документа за обхвата на работата е да се създаде едно място, където екипите да могат да се организират и да работят по план по време на проекта. Поради тази причина екипите трябва да превърнат създаването на документ за обхвата на работата в предварителна стъпка при планирането на всеки проект, за да се избегне загуба на време, недоразумения и задачи извън обхвата на проекта.
Отделянето на време за създаване на документ с обхват на работата също гарантира, че няма да се забъркате в разширяване на обхвата. Разширяване на обхвата е, когато обхватът на проекта бавно нараства и нараства, докато стане много по-голям, отколкото някой някога е имал намерение.
Като запишете подробностите за това какво представлява (и какво не представлява) вашият проект, вие намалявате вероятността той да започне да живее свой собствен живот.
Шаблонът за обхват на работата е инструмент за създаване на подробен документ за обхвата на работата и планиране на детайлите на предстоящ проект. Той ще ви помогне да очертаете важни фактори като правни изисквания, разпределени ресурси и резултати от проекта.
Прочетете също: 5 стъпки за ефективно управление на времето в проектите
Кога да използвате обхват на работа
Документът за обхват на работата помага на професионалистите в различни индустрии. Някои често срещани приложения на SoW са:
- Проектни мениджъри, които трябва да наблюдават и съгласуват проекта с неговите резултати и ресурси
- Заинтересовани страни или клиенти по проекти, които желаят да разберат обхвата на проекта и как той съответства на техните очаквания
- Членовете на проектния екип, които искат да разберат своите роли и отговорности и да планират ежедневните си дейности по проекта
- Доставчици или изпълнители, които участват в проекта и искат да знаят какво очаква клиентът от проекта
- Правни или снабдителни екипи, които трябва да изготвят и одобряват работни договори и поръчки въз основа на договорения обхват на проекта
- Екипи за осигуряване на качеството, които искат да гарантират, че резултатите от проекта отговарят на желаните критерии за приемане
- Ръководни екипи, които трябва да гарантират, че всички проекти са в съответствие с целите на организацията и бизнес стратегията
Как да създадете обхват на работа
За да създадете изчерпателен документ за обхвата на работата, следвайте тези стъпки:
- Съберете изискванията: Срещнете се със заинтересованите страни, за да разберете целите и резултатите от проекта.
- Определете целите на проекта: Изяснете проблема, който решавате, и определете цели, които съответстват на целите на организацията или очакванията на заинтересованите страни. Уверете се, че тези цели са конкретни, измерими, постижими, уместни и обвързани с конкретен срок (SMART).
- Определете обхвата на проекта, крайните резултати и критериите за приемане: Ясно посочете какво е част от проекта (функции, задачи, крайни резултати и т.н. ) и какво е извън обхвата. Избройте всички крайни резултати и техните специфики (като качество, размер, формат, стандарти и т.н. ) и се споразумейте за процеса на тяхното оценяване.
- Разделете задачите и дейностите според отговорните лица: Създайте структура за разпределение на работата (WBS), в която са изброени всички задачи и подзадачи, които трябва да бъдат изпълнени, и възложете всяка от тях на конкретни отговорни лица. Определете ролите на членовете на екипа, заинтересованите страни и външните изпълнители, ако е приложимо.
- Създайте график: Разработете график на проекта с ключови дати, етапи и крайни срокове. Това ще ви помогне да следите напредъка на проекта и да се уверите, че всички закъснения се откриват бързо. Използвайте инструменти като диаграми на Гант или софтуер за управление на проекти, за да визуализирате графика и да го споделите с всички заинтересовани
- Определете бюджет: Оценете всички необходими ресурси за проекта и определете бюджета му. Уверете се, че този бюджет съответства на ограниченията на проекта и одобрените средства за финансиране.
- Идентифицирайте ограниченията и зависимостите: Отчетете зависимостите от външни фактори (например доставки от доставчици или разрешителни), които могат да повлияят на проекта. Също така избройте всички вътрешни ограничения, като бюджет, ресурси, време или конкретни пропуски в знанията. Изработете планове за смекчаване на тези идентифицирани рискове.
- Разработете план за комуникация по проекта: Определете как ще се проследява напредъка на проекта и как ще се съобщава на заинтересованите страни, както и на какви интервали
- Създайте процес за управление на промените: Уверете се, че заинтересованите страни знаят как ще се изискват и оценяват промените в обхвата, бюджета, графика и т.н. на проекта.
- Получете одобрение: Споделете черновия вариант на обхвата на работата със заинтересованите страни, за да получите обратна връзка, и след като включите техните предложения, потърсете одобрение. Споделете окончателния вариант на документа с обхвата на работата с екипа по проекта и заинтересованите страни и отбележете всички постигнати резултати спрямо него.
10 безплатни шаблона за обхват на работа
Ако има нещо, от което интернет не страда от недостиг, то е съдържанието. Потърсете в интернет и ще намерите няколко шаблона за обхват на работа, които можете да използвате безплатно.
За да ви спестим времето да търсите сами добър безплатен шаблон за обхват на работа, ние събрахме тези 10, за да можете да се заемате веднага с работата.
1. Шаблон за обхват на работата на ClickUp
Ако търсите шаблон за общ обхват на работа, който може да се използва за всички видове проекти, стандартният шаблон за обхват на работа на ClickUp е точно това, което ви трябва.
Този шаблон е чудесен инструмент за компании, които искат да ускорят и опростят процеса на планиране на проектите си, независимо от вида на работата им.
В този шаблон са включени няколко предварително попълнени раздела, които повечето проекти биха искали да включат в обхвата на работата си. Тези раздели включват цели на проекта, ресурси, правни изисквания, етапи и др.
С ClickUp е лесно да добавяте или премахвате раздели според нуждите си. Освен това можете да запазвате промените си, което улеснява редовното създаване на този вид документи за обхвата на работата.
Освен това, всяка секция е предварително попълнена с примерни текстове, така че имате пример, от който да започнете, когато я редактирате. По този начин персонализирането на шаблона за обхват на работата ще бъде по-бърз и по-лесен процес, дори и за хора, които не са запознати с този вид документи.
Така че, ако търсите универсален шаблон, който да ви помогне да организирате по-добре екипа си, започнете от линка по-долу.
Идеален за: Проектни мениджъри, които се нуждаят от бързо създаване на подробен и стандартизиран документ за обхвата на работата
2. Шаблон за обхват на работата на ClickUp Whiteboard
Една от най-големите трудности при дистанционната работа е, че е по-трудно да се работи в екип.
Преди можехте да се съберете в конферентната зала и да обсъдите обхвата на най-новия си проект, а сега трябва да разчитате на размяна на имейли и разговори по Zoom.
Шаблонът за обхват на работата на ClickUp Whiteboard има за цел да промени всичко това.
Работейки от бялата дъска на ClickUp, екипите могат да си сътрудничат в реално време, за да определят обхвата на проекта и след това да го разделят на управляеми части, които отделните лица могат да ръководят. Това позволява спонтанно обсъждане и планиране между няколко души, така че проектите да се изпълняват навреме с участието на членовете на екипа ви.
Този шаблон за бяла дъска има няколко раздела, включително място за дефиниране на предположения, обосновки, цели на проекта и резултати.
Няма нужда да започвате от нулата. Най-важните части вече са налице – всичко, което вие и вашият екип трябва да направите, е да добавите вашите лични идеи и гениални прозрения.
Най-добрата работа се върши, когато целият екип допринася. Направете обхвата на работата си истинско колективно усилие, като опитате нашия специално създаден шаблон за бяла дъска.
Идеално за: Дистанционни екипи, които работят заедно, за да определят обхвата на проекта
3. Шаблон за обхват на работата на уебсайта ClickUp
Ако създавате уебсайт, ще ви е необходим документ с обхват на работата, за да сте сигурни, че вие и вашият клиент сте наясно с подробностите по проекта. Шаблонът за обхват на работата на уебсайта на ClickUp улеснява този процес.
Този шаблон за управление на уебсайт проекти ви дава възможност да определите цени, изключения, крайни срокове и много други. Той включва и съвети за попълване на тези раздели, за да впечатлите бъдещите си клиенти.
Например, ако не сте сигурни как да напишете изложение на целта и проблема, този шаблон ще ви обясни как изглежда такова изложение и какво трябва да включите в него, за да бъде полезно за вашия клиент.
Можете лесно да промените този шаблон, за да го персонализирате, така че клиентите да разполагат с уникален документ, когато финализират проекта.
Идеален за: Изпълнители, които изготвят обхват на работата за проект за разработване на уебсайт
Бонус: Шаблони за описание на работата!
4. Шаблон за обхват на работата на приложението ClickUp
Днес много компании използват някакъв вид приложение, за да взаимодействат с клиентите си на мобилни устройства. Но само защото се нуждаят от приложение, не означава, че знаят какъв вид приложение искат.
Ако създавате приложение за клиент, ще ви е необходим шаблона за обхват на работата на приложението на ClickUp, за да очертаете точно какво ще създадете, така че никой да не бъде изненадан, когато то бъде доставено.
Този шаблон улеснява обясняването на очакваната функционалност на приложението и предоставя на клиентите ви обща информация за проекта, в която са посочени сроковете и необходимите ресурси. Последното, което искате, е да прекарате месеци в разработването на нещо, а след това да разберете, че клиентът е имал съвсем различна представа за крайния продукт.
Освен това, ако сте независим разработчик на приложения, може да не сте особено запознати с изготвянето на този вид документи. Нашият шаблон улеснява максимално изготвянето им, като предоставя примерни фрази и съвети по време на целия процес на създаване на документа.
Независимо кой сте, този шаблон ще гарантира, че няма да има недоразумения между вас и клиента по отношение на вашата работа.
Идеален за: Екипи, които създават обхват на работа за проект за разработване на приложение
5. Шаблон за предложение за промяна в ClickUp
Всички знаем, че няма такова нещо като перфектна система – от време на време е необходима промяна. Ако предлагате промени в текущ проект или процес на работа, използвайте шаблона за предложение за промяна на ClickUp, за да сте сигурни, че ще предадете ясно и бързо своето послание.
За да ви помогнем в това, нашият шаблон включва подстраница „Промяна на случая“, където можете да опишете защо промяната е толкова необходима. Тук е идеалното място да добавите подробности в подкрепа на вашата гледна точка, включително показатели и данни, които ви подкрепят.
Този шаблон включва и място, където можете да добавите график и списък с ресурсите, необходими за реализиране на промяната. Включването на тези елементи позволява на вашите мениджъри да разберат мащаба на предложените от вас промени.
Накрая, нашият шаблон включва страница за подпис, на която заинтересованите страни трябва да подпишат документа, преди да пристъпят към изпълнението. Това може да не изглежда от решаващо значение в момента, но наличието на такъв документ винаги е добра идея, ако тези решения бъдат преразгледани в бъдеще.
Идеално за: Индивидуални лица и екипи, които планират промяна в обхвата на работа на съществуващ проект
6. Шаблон за проектно предложение на ClickUp
Получаването на зелена светлина за проект може да бъде трудна работа, но можете да улесните процеса с шаблона за проектно предложение на ClickUp. Този шаблон ви предоставя пространство за планиране на предложението ви на една интерактивна цифрова бяла дъска.
На тази дъска ще можете да добавяте информация като целите на проекта, бюджета, времевата рамка и членовете на екипа. Освен това, тъй като е в формат на бяла дъска, е лесно за целия екип да си сътрудничи. Това означава, че повече хора могат да работят заедно, за да създадат предложение, което наистина ще промени бизнеса.
Ако сте инвестирали време и усилия в създаването на най-добрия възможен екип, дължите на себе си и на тях да създадете пространство, в което да могат да правят това, в което са най-добри. Интерактивната бяла дъска е празно платно, което ще позволи на екипа ви да мисли свободно, за да се развива и расте.
Подобрете проектните си предложения с един от нашите шаблони за проектни предложения.
Идеално за: Екипи, които искат да създадат съвместно предложение за проект
7. Шаблон за бизнес предложение на ClickUp
Продажбите никога не са лесни. Хората по природа са колебливи по отношение на бизнес предложенията, затова трябва да им дадете всички основания да кажат „да“.
Един от начините да превърнете предложението в възвръщаемост на инвестициите за вашата компания е с професионалния шаблон за бизнес предложение на ClickUp. Този шаблон ви помага да определите точно каква работа трябва да бъде извършена и колко ще струва тя. Нашият шаблон включва и подробно ръководство, което ви показва какво да направите, за да създадете възможно най-доброто предложение.
Това включва предварително изготвени списъци със задачи, които можете да възложите на екипа си, за да бъде предложението готово за началната среща с клиента. Накрая, дайте на предложението си най-добрия шанс за успех с нашия готов за употреба шаблон за имейл. Всичко, което трябва да направите, е да добавите подробности за това кои сте и защо те трябва да разгледат приложеното предложение.
Готови ли сте да създавате професионално изглеждащи бизнес предложения с по-малко усилия и главоболия? Започнете да оптимизирате процеса на изготвяне на предложения с нашия шаблон за бизнес предложения.
Идеално за: Търговски екипи, които работят по създаването на ефективни бизнес предложения
8. Шаблон за споразумение за обхват на работата на ClickUp
Шаблонът за споразумение за обхват на работата на ClickUp е чудесен инструмент за хора, които искат да формализират работните си отношения с клиент.
Шаблонът включва раздели за условия на плащане, резултати и, разбира се, самото споразумение за услуги. Попълнете всеки раздел и ще имате солидно бизнес споразумение между вас и вашия партньор.
Няма нужда да пишете свой собствен – рискувайки грешки, правописни грешки или пропуски, които могат да ви създадат проблеми по-късно. Освен това, след като веднъж сте работили с този шаблон, ще бъде лесно да го използвате отново всеки път, когато трябва да привлечете нов клиент.
Тъй като това е стандартно общо споразумение, ще трябва да направите само минимални промени, за да го приложите към всяка ситуация. Не губете време да преписвате стандартен правен документ отново и отново. Вместо това използвайте този шаблон, за да насочите усилията си там, където са най-необходими.
Идеално за: Консултанти или самостоятелни предприемачи, които искат да създадат стандартен обхват на работа за своите услуги
9. Шаблон за обхват на работата в Microsoft Word
Microsoft Word е предпочитаната програма за създаване на документи от десетилетия. Затова не е изненадващо, че те имат свой собствен шаблон за обхват на работа, който можете да използвате безплатно.
Въпреки че този шаблон за обхват на работата в Microsoft Word може да изглежда малко остарял, той все пак има място за цялата най-важна информация, която бихте искали да включите в документа за обхвата на работата. Това включва раздели като „Обхват“, „Резултати от проекта“ и „Засегнати страни“.
Едно от най-големите предимства на този шаблон е, че е изключително прост. Ако вече използвате Microsoft Office, той ще бъде като всеки друг Word документ, който създавате.
Така че, ако просто искате бързо и лесно решение, този шаблон на Word може да е правилният избор.
Идеален за: Хора, които се чувстват комфортно в средата на Microsoft Office
10. Шаблон за обхват на работата в Google Sheets
На последно място, но не по важност, имаме шаблона за обхват на работата на Google Sheets. Най-голямото предимство на този шаблон е, че той е част от екосистемата на Google Workspace.
Ако сте запознати с начина на работа на Sheets и не смятате, че ще ви е необходим този вид шаблон често, това може да е най-разумният избор за вас.
Ако работите по строителен проект, всичко, което трябва да направите, е да добавите вашите специфики. Ако обаче не е така, трябва да сте готови да направите доста персонализиране, за да го адаптирате към вашите цели.
Идеален за: Главни изпълнители или търговци, които се нуждаят от пример за обхват на работата
Какво прави един шаблон за обхват на работа добър?
Един добър шаблон за обхват на работата трябва да е лесен за четене и разбиране. По този начин членовете на екипа и заинтересованите страни могат лесно да прочетат документа и да разберат какво представлява проектът, колко време ще отнеме и какво се изисква от тях.
В идеалния случай шаблоните за обхват на работата трябва да включват и най-добри практики и съвети за попълване на всяка секция. Въпреки че опитните в писането на обхвати на работата няма да се нуждаят от тези съвети, те могат да помогнат на хората, които са нови в този вид работа, да създадат ефективен документ за обхвата на работата за първи път.
Това също така спестява време и умствени усилия на всички, които се опитват да разберат какво да включат във всяка секция.
Накрая, всеки шаблон, който използвате, трябва да бъде гъвкав. Нуждите на всеки са различни и вие искате шаблон, който лесно да се адаптира към вашата ситуация. Това означава да направите секциите достатъчно общи, така че всеки да може да ги използва, и да използвате платформа, която позволява лесни промени, така че авторът да може да ги адаптира в движение, ако е необходимо.
Най-добри практики за създаване на обхват на работа
- Направете го колективно усилие: За да сте сигурни, че обхватът на работата отчита всички изисквания на проекта, включете всички заинтересовани страни в процеса на оценяване. Това ще ви помогне да получите мнения от всички засегнати екипи и да планирате изчерпателно.
- Съсредоточете се върху яснотата, краткостта и конкретността: За да избегнете объркване по време на изпълнението на проекта, опишете подробно изискванията, целите и процесите на проекта. Използвайте обаче прост и лесен за разбиране език.
- Определете успеха и провала: Установете критерии, които ще покажат кога и до каква степен проектът е успешен. Това ще ви помогне да насочите всички усилия и да поддържате всички заинтересовани страни в проекта на една и съща страница
Започнете проектите си силно
Независимо от проекта, по който работите, наличието на ясен документ за обхвата на работата може да направи голяма разлика. Независимо дали се нуждаете от такъв за проект за разработване на приложение или уебсайт, предложение за промяна или споразумение за услуги – със сигурност ще има шаблон, който отговаря на вашите нужди.
Освен това, ако решите да използвате един от нашите шаблони за ClickUp, ще имате предимството да работите в платформата ClickUp. Това означава интелигентно създаване на задачи, споделяне на данни и достъп до цяла поредица от безплатни шаблони, предназначени за всички видове бизнес приложения.
Защо чакате? Започнете още сега с безплатен акаунт в ClickUp и шаблона за обхват на работата, който най-добре ви подхожда!