Да направите целта на проекта си SMART (Sпецифична, Mерна, A постижима, Rелевантна и Tермино обвързана) още от първия ден е най-често срещаният съвет в управлението на проекти. За съжаление, това е и причината, поради която повечето цели се провалят още преди работата да е започнала.
Проучванията показват, че само 31% от проектите постигат пълен успех, а често срещана причина за това е, че целта е била заменена с показател.
Проблемът е структурен. Целта и задачите са различни понятия, но екипите ги обединяват в едно изречение, като по този начин губят способността си да коригират курса и да се адаптират при промяна на обстоятелствата. Когато това се случи, пропускането дори на една цифра създава впечатлението, че цялата цел е провалена, дори когато по-широкият резултат е на път да бъде постигнат.
Това ръководство разграничава двете нива, показва реалните цели, под които са подредени измеримите задачи, и ви води през пет стъпки за формулиране на цели, които издържат на несигурността.
TL;DR: Целта на проекта е общият резултат, към който се стремите, например „да подобря обслужването на клиентите за моя продукт“. Тя не е показател. Показателите се разпределят в три до пет задачи на проекта, които са подчинени на целта, като всяка от тях има конкретна стойност и краен срок. Това разделение прави целта ефективна. Можете да пропуснете една задача и все пак да видите дали целта е на път да бъде постигната. Ако сведете целта до една единствена стойност, ще загубите тази перспектива.
Какво представлява целта на проекта?
Целта на проекта е общо формулиране на резултата, за постигането на който съществува проектът: промяната, която искате да се осъществи, след като работата бъде завършена. Тя не е задача, която определя конкретна, измерима стъпка към този резултат. Целта умишлено остава обща, за да може да насочва много решения едновременно.
Добрата цел на проекта е широкообхватна, фокусирана върху резултата, свързана с бизнес резултат и достатъчно стабилна, за да надживее отделните задачи. Тя отговаря на въпроса „защо правим това“, посочва резултат и аудитория и не се свежда до един-единствен показател.
Според TenStep целите на проекта се отнасят към организационното ниво, а задачите – към нивото на проекта. Ако можете да измерите нещо директно в рамките на един проектен цикъл, то е формулирано на твърде ниско ниво; това е задача.
Цели на проекта срещу задачи: Каква е разликата?
Целта на проекта е общият резултат, докато задачата е конкретно, измеримо действие, което ви приближава към нея. Една цел обикновено изисква няколко задачи, които да я подкрепят. Грешката в това отношение струва скъпо, защото двете понятия лесно се смесват. Ето ясно разграничение между целите и задачите на проекта:
| Атрибут | Цел на проекта | Задача на проекта |
|---|---|---|
| Обхват | Широкообхватни резултати на високо ниво | Тесен, конкретен резултат |
| Измеримост | Често не пряко; по своята същност са широкообхватни | Винаги с показател и краен срок |
| Времева рамка | Дългосрочни, могат да продължат и след приключването на проекта | Кратко- до средносрочни, ограничени от рамките на проекта |
| Отговори | Защо правим това? | Какво ще постигнем и кога? |
| Пример | Подобрете качеството на обслужването | Намалете средното време за отговор до по-малко от четири часа в рамките на шест месеца |
Двете работят в съчетание. Задайте целта на проекта, когато определяте защо съществува проектът и как изглежда „по-доброто“. Например: „подобряване на преживяването на новите потребители“.
Напишете целите на проекта, за да знаете кога сте на път да ги постигнете. Например: „Да се намали броят на кликванията при настройката от шест на три до следващата версия.“ Поставете си цел на проекта, за да обедините екипа и да намерите компромиси. Изберете цели на проекта, за да следите напредъка и да обявите проекта за завършен.
Защо целите на проекта са важни?
Целите на проекта са важни, защото изпълняват четири функции, които списъкът със задачи не може: подпомагат независимото вземане на решения, запазват се при промяна в екипа, намаляват необходимостта от преработване и поддържат проекта в ход, когато приоритетите се променят. Ако пренебрегнете целта, всяка пропусната стъпка ще ви струва скъпо в средата на проекта.
Това е особено важно днес, тъй като проектите стават все по-сложни. В работна среда, в която изкуственият интелект заема централно място, променящите се технологии, променящите се регулаторни изисквания, пазарните сигнали и разнообразните групи заинтересовани страни са норма. Проектите, които се справят ефективно със сложността, имат 5 пъти по-голяма вероятност да успеят — с успеваемост от 88% — в сравнение с тези, които не го правят.
Целите на проекта преодоляват различието между задачата, с която се занимава даден човек, и резултата, който е важен за компанията. Те разплитат част от сложността на проекта, така че хората да могат да разберат защо тяхната задача е важна в по-широкия контекст. Целта осигурява тази яснота.
Ето как изглежда това на практика.
- Хората вземат решения, без да ви чакат. Когато целта е ясна, екипът сам взема съгласувани решения. Дизайнерът, който избира между два варианта на оформление, избира този, който служи на целта. Без цел всяко малко разклонение води обратно към един човек, а този човек се превръща в пречка.
- Това улеснява въвеждането на следващия човек в екипа. Понякога членове на екипа напускат проектите по средата на работата. Когато някой си тръгне, писмената цел запълва празнината в контекста за неговия заместник. Без нея новият човек наследява неструктуриран списък със задачи, в който липсва ясна цел
- Това премахва необходимостта от преработване още в самото начало. При сложни, междуфункционални проекти, когато хората работят по различни представи за целите на проекта, това създава объркване. Общата цел насочва всички към едни и същи резултати още преди започването на работата. Така двата екипа не представят части, които не се съчетават помежду си.
- Това предпазва проекта, когато приоритетите се променят. Промените в ръководството, промените в пазарните условия и проектите без ясна цел страдат. Цел, свързана с бизнес резултат, е вашата защита в такава ситуация. Тя преодолява лошото управление и затвърждава целта.
Платформата за е-спорт G-Loot се сблъска точно с този проблем: екипите изпълняваха задачи, които не съответстваха на целите на компанията. След като обвързаха задачите с една обща структура от цели, те успяха да координират работата на 80 души, без да се налага да се организират допълнителни срещи.
Джейми Дънбар Смит, главен директор по растежа в G-Loot, заяви:
Възможно е някой от творческия екип да няма представа какво прави някой от CRM екипа, а това затруднява подкрепата на техните усилия. Искаме да осигурим прозрачност за всички. ClickUp предлага чудесен начин да постигнем това с Docs, защото можете да подреждате страниците, като обединявате и вграждате изгледи от различни списъци и картички от Whiteboard, което улеснява прегледа.
Възможно е някой от творческия екип да няма представа какво прави някой от CRM екипа, а това затруднява подкрепата на усилията им. Искаме да осигурим прозрачност за всички. ClickUp предлага чудесен начин да постигнем това с Docs, защото можете да подреждате страниците, като обединявате и вграждате изгледи от различни списъци и картички от Whiteboard, което улеснява прегледа.
Какво трябва да включва целта на един проект?
Една пълна цел на проекта се състои от седем части: формулировка на резултата, връзка с бизнеса, конкретна целева аудитория, целенасочен обхват, SMART задачи, които произтичат от нея, отговорно лице и времеви хоризонт. Ако пропуснете някоя от тях, целта или се свежда до задача, или остава без връзка с всичко, което оправдава проекта.
- Едно изречение за резултата: Едно изречение, което описва промяната, за която е създаден проектът
- Ясна връзка с бизнеса: Ясна връзка с цел на компанията, която обосновава проекта
- Конкретна целева аудитория: За кого е предназначен резултатът – например за клиенти, новоназначени служители или оперативния екип
- Целенасочена широта: Достатъчно широк обхват, за да насочва множество решения едновременно
- SMART задачи под нея: Три до пет конкретни, измерими задачи, които са обвързани с конкретен срок, релевантни и постижими, и които заедно допринасят за постигането на целта
- Един отговорен ръководител: Един-единствен човек, отговорен за това целта да остане постижима
- Реалистичен времеви хоризонт: Дългосрочната рамка, в която се вписва целта, която може да надхвърли един проектен цикъл
Защо не трябва да използвате SMART твърде рано
Методът SMART работи добре. Проблемът възниква, когато се опитате да спазите и петте критерия едновременно. Едно рецензирано проучване на метода установи, че повечето наръчници третират SMART като рецепта, в която просто трябва да попълните празните места. Авторите, Бьорке и Ренгер, твърдят, че това е грешка. Контекстът трябва да определя как и кога да приложите всеки критерий.
Ето основната им теза. Често започвате проект без изходни данни. Когато това се случи, все още не можете да определите реална стойност. Ако шаблонът все пак ви задължава да въведете такава, попълвате най-доброто си предположение. Показателят изглежда точен, но не се основава на нищо конкретно. Избрали сте го, за да попълните полето, а не защото данните сочат към него.
Същото нещо проваля и целите. Целта има за задача да определи посоката. Но шаблонът SMART изисква число още от първия ден. Затова екипът го записва, преди да е разбрал проблема. Сега целта е просто ранно предположение с десетична запетая.
Решението е да приложите метода SMART на етапи. Първо, формулирайте целта като ясен резултат, без да посочвате конкретни цифри. След това натрупайте достатъчно знания, за да определите реалистични задачи. Щом сте готови, добавете измеримите и обвързани с конкретни срокове детайли към задачите, свързани с целта. Целта остава обща, а вие попълвате цифрите, когато те имат смисъл.
Това ви позволява да следите една обща цел, без да я стеснявате.
Как се формулира цел на проект?
За да формулирате цел на проекта, изпълнете последователно следните пет стъпки: определете бизнес резултата, формулирайте целта в общи линии, изведете задачите, получите одобрение и накрая прегледайте всичко.
Стъпка 1: Първо определете бизнес резултата
Преди да формулирате целта, запишете резултатите за компанията, на които тя служи. Това е връзката със стратегията и без нея проектът страда, когато приоритетите се променят.
Назовете един бизнес фактор, който проектът подкрепя:
- Приходи: Повече потенциални клиенти, по-висока конверсия, по-големи сделки
- Задържане на клиентите: По-малко отпаднали клиенти, по-високи проценти на подновяване
- Разходи: По-малко ръчна работа, по-малък обем на поддръжката, по-малко инструменти
- Надеждност: По-малко прекъсвания, по-малко дефекти, по-бързо възстановяване
Ако проектът не отговаря на нито една от тях, разберете защо се финансира, преди да формулирате дори една цел.
Стъпка 2: Определете целта в широк смисъл, умишлено
Опишете резултата с едно изречение на високо ниво, без да включвате цифри. Цифрите го превръщат в задача и изгубват по-голямата цел.
- Цел: Подобряване на процеса на въвеждане на нови клиенти
- Не е цел: Увеличаване на 30-дневната активация с 20% (това е задача)
- Тест: Ако можете да го измерите директно, значи сте го формулирали твърде ниско
Съвет от професионалист: Засега формулирайте целта широко, за да могат от нея да произтекат няколко задачи в следващата стъпка.
Стъпка 3: Определете три до пет задачи, свързани с нея
Прилагайте метода SMART тук и само тук. Напишете задачите, които, взети заедно, означават, че целта е постигната. Всяка от тях трябва да:
- Показател: Числото, което доказва промяна, като процент на активиране или брой дефекти
- Изходна точка: Къде се намира тази цифра днес, за да не се превърне целта в предположение
- Краен срок: Кога очаквате да го спазите
- Ръководител: Делегирайте задачата на един човек, вместо на екип
Ограничете се до три до пет. Повече от това означава, че целта е прекалено голяма или задачите са прекалено подробни.
Научете повече: Как да определите ефективни задачи на проекта (с примери)
Ето как изглежда това, когато стъпки 2 и 3 се съчетаят:
| Слой | Изявление | Собственик | Краен срок |
|---|---|---|---|
| Цел на проекта | Подобрете процеса на въвеждане на нови клиенти | Вицепрезидент по продуктите | Продължаващи (продължават след приключването на проекта) |
| Задача 1 | Намалете броя на кликванията за настройка от шест на три | Ръководител по дизайна | 30 юли |
| Задача 2 | Увеличете 30-дневната активация от 52% на 70% | Growth PM | 15 септември |
| Задача 3 | Намалете с 40% броя на заявките за поддръжка с етикет „настройка“ | Ръководител на отдела за поддръжка | 15 септември |
| Задача (цел 1) | Проверете текущия работен процес и набележете точките, където има загуба на клиенти | Изследовател в областта на потребителското преживяване | 10 юли |
| Задача (цел 2) | Прототип на помощник за настройка на един екран | Дизайнер на продукти | 20 юли |
| Задача (цел 2) | Създайте поредица от имейли за въвеждане (3 имейла) | Маркетолог по жизнения цикъл | 5 август |
| Задача (цел 3) | Добавете контекстни подсказки при първото стартиране на таблото | Frontend разработчик | 20 август |
Стъпка 4: Получете одобрение от заинтересованите страни, преди да започнете работа
Споделете целта и нейните задачи, след което се уверете, че всички ги разбират по един и същ начин. Ако несъответствието бъде забелязано сега, това ще отнеме пет минути разговор; ако бъде забелязано в средата на проекта, ще се наложи спринт от преработки.
- Покажете го на: заинтересованите страни по проекта, екипа, който изпълнява работата, и всеки екип, от който зависите
- Потвърдете: Всеки участник да повтори целта с свои думи
- Обърнете внимание на: Двама души, които ги описват по различен начин – това е вашата празнина, открита на ранен етап
Стъпка 5: Преразгледайте целта в хода на проекта
Една статична цел може да престане да съответства на работата още през третата седмица. За кратки проекти определете седмична контролна точка, а за дългите – на всеки етап. Използвайте я, за да сравните целта с напредъка на проекта и да решите дали тя трябва да се промени.
- Проверете решенията си спрямо тях: Допринася ли този вариант за постигането на целта – да или не?
- Следете задачите за ранни сигнали: Забавянето на даден показател означава, че целта се отклонява
- Коригирайте задачите, а не целта: Ако самата цел продължава да се променя, това от самото начало е било задача
При формулирането на цел по-важна е последователността, отколкото изборът на думи. Изпълнете тези стъпки поред и целта обикновено се получава правилно.
Как изглеждат целите на проекта в различните категории?
Всяка категория работа поражда различен вид цел, но структурата остава една и съща: един общ резултат, без конкретни показатели, и задачи, които съдържат конкретните цифри.
Ето примери за цели на проекти от шест често срещани типа проекти.
| Категория | Цел на проекта | Подкрепящи задачи |
|---|---|---|
| Приходи | Разширете дейността си в сегмента на средния пазар | Процент на сключени сделки след демонстрация над 18%; 30 нови клиента на тримесечие; среден размер на сделката над 25 000 долара |
| Намаляване на разходите | Премахнете ръчното предаване на задачи между отделите по продажби и изпълнение | Намалете броя на стъпките в процеса от 9 на 4; съкратете времето на цикъла с 35%; намалете процента на грешките под 2% |
| Качество на продукта | Повишете надеждността на процеса на плащане | 99. 95% наличност при етапа на плащане; процент на грешки под 0,3%; намаление на изоставянето на количката с 10 пункта |
| Опитът на служителите | Съкратете цикъла на наемане на инженерни длъжности | Брой дни до отправяне на оферта под 21; отпадане на кандидати под 15%; удовлетвореност на мениджъра по набиране на персонал над 4,2/5 |
| Съответствие | Приведете обработката на данни в съответствие с изискванията на SOC 2 | Нула критични констатации от одит; 100% актуализирани документи за политиките; 95% завършени обучения на екипа |
| Задържане на клиентите | Намалете отпадането на клиенти през първите 90 дни | 70% са постигнали етапа на активиране до 14-ия ден; NPS над 40 на 60-ия ден; заявките за предсрочно прекратяване са намалели с 25% |
Как да зададете цели на проекта в ClickUp
Йерархията на ClickUp постига това, в което повечето системи за поставяне на цели се провалят: свързва целта с работата. Вие задавате целта като списък или пространство. Задачите се намират под нея като задачи. Всяка задача има отговорник, краен срок, статус и персонализирано поле за показателя.
Как работи: когато някой завърши задача, цифрите се актуализират автоматично. Никой не актуализира отделен тракер.
Тук не можете да изгубите връзката между целта и изпълнението, защото двете не се намират в различни инструменти. Ето как изглежда на практика определянето на цели на проекта с ClickUp:
- Разделете задачите на спринтове. Превърнете всяка задача в спринт. Присвойте точки според необходимия усилия. Спринтовете в ClickUp проследяват колко бързо екипът ви преминава през циклите, пренасят незавършената работа в следващия спринт и ви показват още по време на спринта дали ще постигнете целта. Персонализираните статуси показват дали работата е завършена. Крайните срокове гарантират спазването на срока
- Проследявайте напредъка по целите, без да питате никого. Таблата на ClickUp извличат данни в реално време от задачите, персонализираните полета и отчитането на времето и ги превръщат във визуални отчети. Диаграмите „Burndown“ показват дали сте изостанали от графика в средата на спринта. Картите „Battery“ показват колко близо е даден показател до целта си. Можете да споделите линка и със заинтересованите страни, за да ги държите в течение.
- Забележете навреме всяка задача, която изостава. ClickUp Brain разполага с контекст за всичко във вашето работно пространство. Помолете го за обобщение на напредъка. Той събира в един отговор информацията за завършените задачи, просрочените елементи и промените в обхвата. Така виждате какво изостава още преди следващата среща за преглед
- Автоматизирайте седмичната проверка. Създайте „Супер агент“, който работи по график. Той изготвя актуализация на състоянието, отбелязва задачите, които не вървят по план, и публикува обобщението в документ или канал за чат. Проверката се извършва, независимо дали някой си спомни да я направи или не.
Супер агентите на ClickUp познават работата ви достатъчно добре, за да задават цели на проекта и да изпълняват задачите, необходими за постигането им. Вижте как да настроите първите си AI агенти за минути.
- Визуализирайте зависимостите между задачите. Когато една задача блокира друга, изгледът „Диаграма на Гант“ в ClickUp го показва. Преместете една задача и крайните срокове по веригата се променят заедно с нея. Активирайте „Критичен път“, за да видите кои задачи определят графика ви
Честно ограничение: ClickUp е пълноценна работна платформа. Ако екипът ви се нуждае само да запише три цели и да ги преразглежда веднъж на три месеца, тази конфигурация е повече, отколкото ви е необходимо. Екипите, които преминават от електронни таблици, също ще се нуждаят от време, за да се запознаят със системата, тъй като освен проследяването на целите ще се научите и на управлението на проекти.
Подходящо за: Екипи, които искат напредъкът по целите да се дължи на завършената работа, а не на ръчни актуализации.
Пропуснете тази част, ако: Имате нужда от специализиран инструмент за OKR, като например Microsoft Viva Goals, Perdo или Weekdone, с формални цикли за отчитане в много отдели. Или ако вече разполагате с електронна таблица, която покрива нуждите ви.
Разбиране на целите и задачите на проекта чрез примери
Ето няколко примера за цели и задачи на проекта, които можете да добавите към шаблоните си за определяне на цели за справка.
Примери за цели на проекта, свързани с опита на служителите
Силно ангажираните и удовлетворени служители са гръбнакът на един успешен бизнес. Ето защо една цел на проекта, фокусирана върху служителите, би изглеждала по следния начин:
Пример за цел № 1: Повишаване на нивото на ангажираност на служителите
Цели на проекта:
- Провеждайте тримесечни проучвания за удовлетвореността на служителите, за да идентифицирате областите, в които има място за подобрение, и да повишите показателите за удовлетвореност на служителите с 5%
- Предлагайте гъвкави условия на работа, като например работа от разстояние или гъвкаво работно време, за да подобрите баланса между работата и личния живот
- Създайте позитивна и приобщаваща работна среда, която помага на служителите да постигнат личните си цели
Пример за цел № 2: Повишаване на морала и мотивацията на екипа
Цели на проекта:
- Организирайте тримесечни дейности за сплотяване на екипа, основани на комуникация и решаване на проблеми, за да подобрите сътрудничеството и морала в екипа
- Въведете годишна програма за признание и награди, за да оцените усилията на екипа и да поддържате мотивацията му
- Провеждайте седмични индивидуални срещи с членовете на екипа, за да им предоставяте конструктивна обратна връзка и възможности за развитие
Пример за цел № 3: Повишаване на процента на задържане на служителите
Цели на проекта:
- Разработете цялостна 90-дневна програма за въвеждане и обучение на новоназначените служители
- Разширете възможностите за професионално развитие и кариерно израстване
- Въведете програма за менторство, за да насърчите споделянето на знания и развитието на умения
Примери за цели на проекти за клиенти
Целта на един проект, насочена към клиентите, често се фокусира върху подобряването на клиентското преживяване, спечелването на лоялност и осигуряването на удовлетвореност на клиентите. Ето няколко примера за такива цели:
Пример за цел № 4: Разширяване на клиентската база
Цели на проекта:
- Анализирайте данните за клиентите, за да откриете нови и неизползвани пазарни сегменти и да увеличите пазарното проникване с 10% през следващото тримесечие
- Изработете стратегическа и целенасочена маркетингова кампания, за да привлечете 1000 нови клиенти през следващите три месеца
- Стартирайте атрактивна програма за препоръки, за да насърчите маркетинга „от уста на уста“ и да увеличите привличането на клиенти с 15% чрез препоръки
Пример за цел № 5: Увеличаване на стойността на клиента за целия му жизнен цикъл
Цели на проекта:
- Наблюдавайте поведението и тенденциите при покупките на клиентите, за да предвидите вероятността за продажба, да създадете списък с тригери и да количествено измерите намерението
- Идентифицирайте и се възползвайте от възможностите за кръстосани и допълнителни продажби, за да увеличите средната стойност на поръчката с 20%
- Въведете платформа за управление на взаимоотношенията с клиентите (CRM), за да персонализирате взаимоотношенията с клиентите
Пример за цел № 6: Повишаване на удовлетвореността на клиентите
Цели на проекта:
- Персонализирайте клиентското преживяване чрез анализ на данни, за да повишите оценките за удовлетвореност на клиентите с 20 точки
- Намалете времето за отговор на клиентските запитвания с 20% с помощта на чатбот, задвижван от изкуствен интелект
- Събирайте обратна връзка от клиентите и работете върху важни и приоритетни прозрения
Примери за цели на проекта в оперативната дейност
Искате ли да оптимизирате работните процеси и операциите, за да повишите ефективността и рентабилността? Ето няколко SMART цели, които можете да си поставите, за да постигнете такива бизнес цели:
Пример за цел № 7: Повишаване на оперативната ефективност и мащабируемостта
Цели на проекта:
- Автоматизирайте 40% от рутинните и повтарящи се задачи, за да намалите ръчния труд с 20% през следващите шест месеца
- Анализирайте три основни бизнес процеса, идентифицирайте пречките и извършете оптимизации за по-гладки работни потоци
- Въведете нови технологии, за да подпомогнете усилията на служителите и да повишите производителността с 15% в рамките на една година
Пример за цел № 8: Намаляване на оперативните разходи
Цели на проекта:
- Идентифицирайте и елиминирайте поне 10% от разхитителните или ненужни разходи през следващите три месеца
- Осъществете цифрова трансформация на поне четири скъпоструващи процеса, които са нееластични и неефективни
- Намалете разходите за комунални услуги с 10% чрез проследяване на потреблението на ресурси или моделите на използване
Пример за цел № 9: Оптимизиране на управлението на запасите
Цели на проекта:
- Използвайте софтуер за управление на запасите, за да получите по-добра представа за нивата на запасите и да ги проследявате
- Подобрете взаимоотношенията с доставчиците, за да гарантирате навременната доставка на суровини или продукти
- Усъвършенствайте ценовите стратегии, за да се освободите от 10% от излишните запаси, с цел да намалите разходите за съхранение и да увеличите приходите с 5%
Примери за финансови цели на проекти
Ако целта ви е да увеличите приходите, да намалите оперативните разходи, да подобрите рентабилността и да оптимизирате паричния поток в рамките на бюджета на проекта, обмислете да включите следните примери в процеса на определяне на целите:
Пример за цел № 10: Осигуряване на допълнително финансиране/капитал
Цели на проекта:
- Изгответе цялостен план на проекта в рамките на следващите три месеца и разпратете документа сред заинтересованите страни
- Намерете поне 25 потенциални инвеститори, рискови капиталисти или ангелски инвеститори и започнете да установявате контакти и да изграждате взаимоотношения с тях през следващите два месеца
- Изгответе финансови прогнози и предвиждания за последното тримесечие
Пример за цел № 11: Подобряване на паричния поток
Цели на проекта:
- Договорете по-изгодни условия за плащане с доставчиците и търговците, за да намалите задълженията към доставчиците с 10% през следващите три месеца
- Намалете разходите за съхранение или държане с 10% през следващото тримесечие чрез ефективно управление на запасите
- Намалете средния брой дни до плащане (DSO) с 12% чрез ефективно фактуриране и събиране на вземания на всеки четири месеца
Пример за цел № 12: Повишаване на рентабилността
Цели на проекта:
- Да пуснем на пазара поне два нови продукта или услуги, за да генерираме приходи от около 250 000 долара през следващите шест месеца
- Намалете несъществените оперативни разходи с 10% през следващите три месеца
- Въведете динамично ценообразуване и пакетиране на продукти, за да увеличите маржа на печалбата с 15%
Примери за цели на технологични проекти
Искате ли да използвате технологиите, за да стимулирате иновациите, да подобрите бизнес операциите, да повишите сигурността и да постигнете ускорен растеж? Ето някои цели в управлението на проекти за постигане на тези бизнес цели:
Пример за цел № 13: Подобряване на ИТ инфраструктурата
Цели на проекта:
- Прехвърлете поне 70% от ИТ инфраструктурата в облака през следващата година
- Актуализирайте основния сървърния хардуер и софтуер, както и мрежовото оборудване, за да увеличите скоростта на системата с 25%
- Внедрете усъвършенствана защита с брандмауър и системи за откриване на прониквания, за да намалите инцидентите, свързани със сигурността, с 30%
Пример за цел № 14: Оптимизиране и централизиране на софтуерните приложения
Цели на проекта:
- Разработвайте софтуерни решения по поръчка, които отговарят на конкретни бизнес цели
- Интегрирайте цифровата екосистема, като замените разнородните инструменти, платформи и системи с централизирана платформа за управление на проекти
- Осигурете постоянна техническа поддръжка и обучение по софтуер за 80% от служителите
Пример за цел № 15: Повишаване на сигурността и поверителността на данните
Цели на проекта:
- Провеждайте одити за сигурност и тестове за уязвимости на всеки две седмици
- Въведете задължителни програми за обучение на служителите по киберсигурност и планирайте оценки всеки месец
- Разработете цялостен план за реагиране при нарушение на сигурността на данните, който да се активира в рамките на 24 часа след инцидента
5 грешки, които отслабват целта на проекта
Пет навика, които обезсмислят целта на проекта: необоснована цифра, повторно използвана цел, цел, за която никой не поема отговорност, цел, насочена към ръководството, а не към екипа, и задачи, които остават замразени, докато работата напредва. Ето петте неща, за които трябва да внимавате.
Оставяне на задачите „замразени“. Задача, която очевидно не се изпълнява, но все още фигурира в документа, защото промяната ѝ се възприема като признание за провал, което предизвиква напрежение. Щом една цифра се окаже неефективна, екипът пренебрегва всички останали. Сменете задачата, запазете целта
Определяне на числото, преди да имате отправна точка. Цел като „20%“ или „2x“, без данни, които да я подкрепят, е ненадеждна. Екипът ви може да спре да вярва в целта, още преди работата да е започнала. Установете къде се намира показателят днес, след което определете обоснована цел
Повторно използване на целта от последния проект. Ако вашата цел е съвместима с всеки проект, това означава, че на един от тях му липсва същност. Свържете я с конкретния бизнес фактор на текущия проект и с хората, на които той трябва да помогне.
Да формулирате цел, за която никой не носи отговорност. Да определите отговорника за проекта е едно нещо. Трябва също така да възложите отговорността за целта на някого. В противен случай всеки ще предполага, че някой друг я следи. Назначете едно лице, което да отговаря за проследяването на целта, различно от това, което управлява задачите.
Усложняване на плана за постигане на целта. Един ясен и конкретен план е по-полезен от украсена табло с идеи за постигане на целта. Ако екипът не може да използва плана ви, за да вземе решение без вашето участие, той не изпълнява своята функция. Напишете го за хората, които го изпълняват, а не за тези, които го одобряват.
Какво всъщност прави една цел на проекта ефективна?
Целта на проекта е постигната, когато екипът може да я изложи без да се налага да проверява документ и да я използва за разрешаване на разногласия, без да се стига до ескалация. Това е критерият. Ако хората все още отнасят всеки компромис към един вземащ решения или ръководител, целта не е достатъчно ясна. Или пък е затрупана от показатели за проекта, които принадлежат към задачите.
Единствената грешка, която проваля всичко останало: смесването на целта и задачите в едно изречение. Постигате цифрата, но пропускате същността, или не постигате цифрата и приемате, че целият проект е провалил. Разграничавайте нивата. Нека целта определя посоката. Нека задачите доказват напредъка.
Започнете с една цел, три до четири задачи и седмична проверка на изпълнението и на двете. Това е достатъчна структура, за да се поддържа проектът в начален етап, без определянето на целите да се превърне в отделен проект.
За да се изпълнява тази проверка автоматично, настройте безплатно целите си в ClickUp и ги свържете директно със задачите, които ги изпълняват.
Често задавани въпроси относно целите на проекта
Как целите на проекта се съгласуват с бизнес задачите?
Целта на проекта трябва да е пряко свързана с бизнес целта на компанията. Ако това не е така, проектът е труден за обосноваване. Целта определя резултата (например „подобряване на обслужването“). А бизнес целта обяснява защо този резултат е важен за компанията (задържане на клиенти, приходи, разходи). Дори работата по вътрешната инфраструктура е свързана с по-бързи времена за реакция или по-ниски разходи. Ако не можете да установите тази връзка, приемете това като сигнал да се спрете за миг, преди да започнете проекта.
Каква е разликата между целите на проекта и OKR?
Целта на проекта е общият резултат от един проект. OKR (Objectives and Key Results – Цели и ключови резултати) представляват рамка на ниво компания за определяне и оценяване на цели в различните екипи всяко тримесечие. Те се припокриват: целта на проекта съответства на „Целта“ (Objective) в OKR, а измеримите й задачи съответстват на „Ключовите резултати“ (Key Results). OKR въвеждат ритъм, като например тримесечни цикли или периодични проверки. Използвайте обикновени цели на проекта за единична инициатива; прибягвайте до формални OKR, когато самото съгласуване между много екипи представлява предизвикателство.
Как се измерва цел на проект, която не е пряко измерима?
Измервате я косвено, чрез SMART задачите, подредени под нея. Целта остава насочваща; всяка задача има показател и краен срок (например, „да се намали времето за първа реакция под четири часа в рамките на шест месеца“). Проследяването на задачите ви показва дали целта е постижима. Инструменти като ClickUp автоматизират този процес, като обединяват свързаните задачи и напредъка по тях в една единствена цел, която може да се проследява по процент на изпълнение, така че никога не свеждате целта до едно число.
Каква е разликата между цел на проекта и KPI?
Целта на проекта е насочен резултат, свързан с конкретна инициатива: тя приключва, когато проектът приключи или когато резултатът бъде постигнат. KPI (ключов показател за ефективност) е текуща оперативна метрика, която продължава да съществува и след приключването на всеки отделен проект. Целта на проекта може да бъде „подобряване на обслужването“, докато KPI, върху който тя оказва влияние, е „средно време за първи отговор“. Едната е временна и стратегическа, а другата е постоянна и диагностична.
Каква е разликата между цел на проекта и визия на проекта?
Визията на проекта е амбициозна и често абстрактна: „да се превърне в най-лесния за внедряване продукт“. Целта на проекта е достатъчно конкретна, за да може да се оцени при приключването му: „да се подобри внедряването за нови клиенти“. Визията мотивира, а целта насочва. Повечето единични проекти се нуждаят от цел, а не от визия. Визиите са по-подходящи на ниво програма или портфолио, където множество проекти служат на една и съща дългосрочна амбиция.
Каква е разликата между цел на проекта и резултат от проекта?
Целта е промяната, която искате да се случи. Резултатът е нещо осезаемо, което предоставяте. Например, „подобряване на процеса на въвеждане на нови клиенти“ е цел. А „преработен помощник за настройка“ е резултат, който служи за постигането ѝ. Резултатите са дейности, които можете да отбележите като изпълнени; целта е крайният резултат, който тези дейности трябва да постигнат.
Може ли един проект да има повече от една цел?
Възможно е, но за повечето проекти е най-добре да има една основна цел, понякога две, като всяка от тях включва от три до пет задачи. Когато всичко е цел, нищо не е приоритет и усилията се разпиляват. Пет или шест цели обикновено означават, че някои от тях всъщност са задачи, но са обозначени неправилно.