Представете си следното: остават ви само два дни до внедряването и осъзнавате, че софтуерът, който трябваше да доставите, все още не е готов и се нуждае от допълнително време и усилия. Изглежда, че вашите екипи за фронтенд и бекенд не са били синхронизирани и не са успели да оценят точно продължителността на проекта.
Сега сте затънали с незавършен продукт, преуморен екип и потенциално недоволен клиент. Изпотявате ли се само от мисълта за това?
Управлението на корпоративни проекти (EPM) предлага систематичен подход за съгласуване на проектите със стратегическите цели, оптимизиране на разпределението на ресурсите и осигуряване на последователно изпълнение на проектите в цялата компания. То помага да се гарантира, че хипотетичният сценарий по-горе никога няма да се случи!
Но какво точно е EPM и как може да помогне за успеха на проекта?
Какво е управление на корпоративни проекти?
Управлението на корпоративни проекти (EPM) е подход за управление на множество проекти и програми в цялата компания. То надхвърля управлението на отделни проекти поотделно и се фокусира върху съгласуването на всички проектни дейности с общите бизнес цели и стратегическите задачи на организацията.
Общи методологии в управлението на корпоративни проекти
Има различни методологии, които екипите обикновено използват за внедряване на управлението на корпоративни проекти. Някои от популярните методологии за EPM са:
- Agile
- Водопад
- Шест сигма
- Lean
- Канбан
- Scrum
Сега може би се чудите как управлението на корпоративни проекти се различава от традиционното управление на проекти.
Докато традиционното управление на проекти се фокусира върху индивидуални проекти, EPM разглежда цялостно всички проекти в рамките на една организация. То се фокусира върху една методология, която може да се използва в цялата организация за всеки проект, задавайки тон за решаване на проблеми.
Може да има изключения, при които EPM и индивидуалните стилове на управление на проекти се различават, но като цяло всеки проект трябва да следва една и съща методология.
Основни разлики: Традиционно управление на проекти срещу управление на корпоративни проекти
- Обхват: EPM управлява няколко проекта едновременно, докато традиционният PM обикновено се занимава с един проект наведнъж.
- Цел: EPM гарантира, че всички проекти са в съответствие с целите на организацията, докато всеки проект в традиционното PM е нов проблем, който трябва да бъде решен по различен начин.
- Стандартизация: EPM внедрява стандартизирани процеси в цялата организация, докато традиционният PM има за цел да завърши проекта, независимо от начина, по който това може да бъде направено.
Разбиране на ролята на мениджъра на корпоративни проекти
Мениджърите на корпоративни проекти са част от офиса за управление на корпоративни проекти и играят съществена роля в координирането на сложни проекти в рамките на дадена организация.
Макар че отговорностите на един мениджър на корпоративни проекти могат да варират в зависимост от размера и нуждите на вашата организация, има конкретни задължения, които той трябва да изпълнява в рамките на своята роля.
Отговорностите на мениджъра на корпоративни проекти включват:
- Управление на портфолио: Наблюдение и отговорност за множество проекти и програми в различни екипи
- Оптимизация на ресурсите: Ефективно разпределяне на ресурсите между различни проекти, така че работата на всеки да бъде оптимизирана до максимум.
- Стандартизация: Въвеждане на последователни и стандартни работни процеси и практики за управление на проекти в цялата организация.
- Мониторинг на ефективността: проследяване на показателите на проекта, работа по препятствия и отчитане на напредъка, бюджета и графика.
- Управление на заинтересованите страни: взаимодействие с мениджъри, членове на екипа, висши ръководители и външни партньори
- Непрекъснато усъвършенстване: Идентифициране на области за подобряване на процесите и гарантиране, че екипите ги следват
- Менторство: Насочване и обучение на проектни мениджъри, персонал и ръководство относно начините за EPM
- Внедряване на технологии: Избор и внедряване на подходящ софтуер за управление на корпоративни проекти
- Управление: Гарантиране на съответствие с организационните политики
- Стратегическо планиране: Принос към дългосрочното планиране на проекти в съответствие с EPM
Прочетете също: 10-те най-добри софтуера за автоматизация на маркетинга в предприятията през 2024 г.
Компоненти на управлението на корпоративни проекти
Системата за управление на корпоративни проекти се състои от седем компонента, определени от Института за управление на проекти (PMI). Нека се опитаме да разберем всеки компонент, като си представим управлението на корпоративни проекти като прецизна машина.
В него имаме:
- Анализ на риска: Бдителният скенер, който открива потенциални препятствия и възможности преди изпълнението на проекта. Това помага на проектните мениджъри да предприемат информирани стъпки и да бъдат подготвени за всякакви възможни пречки.
- Оценка на проекта: Прогнозистът използва данни за риска и историята, за да определи реалистични срокове и нужди от ресурси. Това помага на проектните мениджъри да знаят дали ресурсите и времето за завършване на проекта са достатъчни.
- Преглед на проектите: Факторът за контрол на качеството, сравняване на резултатите с прогнозите и иницииране на корекции. В случай на промяна в обхвата или други пречки по време на проекта, тази стъпка помага на проектните мениджъри да се намесят, да преразгледат и да върнат всички обратно в правилната посока.
- Коучинг по управление на проекти: Развиващият се мозък, който се учи от опита, за да подобри бъдещите резултати. Коучингът по управление на проекти от офиса за управление на корпоративни проекти помага да се обучат всички членове на екипа да работят в синхрон.
- Управление на ескалирани проблеми: Решаващият проблеми се справя със сложни предизвикателства, като създава процеси, които решават всеки проблем или препятствие. Офисът за управление на корпоративни проекти става органът, вземащ решения, или посредникът по време на такива предизвикателства.
- Отчитане на времето: Хронометърът измерва времето, необходимо за изпълнение на задачи и проекти, за текущи и бъдещи оценки и прегледи. Офисът за управление на корпоративни проекти обикновено отговаря за анализа на времевите разписания.
- Софтуер за управление на корпоративни проекти: Централната нервна система, която свързва всички компоненти и осигурява гладък поток на информация за успеха на проекта. Софтуерът за управление на корпоративни проекти служи като единствен източник на информация с архив на всички документи, проекти, задачи, процеси и всички други части от проектите.
Тези части работят в хармония, като всяка от тях подсилва останалите. Анализът на риска подхранва оценката, като определя базови нива за прегледи. Прегледите информират коучинга, повишавайки общата ефективност. Ескалираните проблеми извличат информация от всички компоненти, докато проследяването на времето поддържа всичко в синхрон.
В основата си софтуерните инструменти за управление на корпоративни проекти улесняват безпроблемната комуникация и предоставят място за цялата информация, документи и записи по проекта.
Предимства на управлението на корпоративни проекти
Когато една организация се разраства и развива различни екипи, често тези екипи започват да работят изолирано един от друг. Като растяща организация, трябва да поддържате темпото, като предвиждате евентуални препятствия и решавате проблемите по пътя.
Именно затова управлението на корпоративни проекти е толкова важно. То ви помага да установите всички свои процеси, проследява как ще се извършва работата и как ще се справят предизвикателствата, и разполага със специален офис за управление на корпоративни проекти, който гарантира, че всичко това ще бъде изпълнено.
Нека разгледаме и някои други предимства на EPM:
- Гарантира, че всички проекти са съгласувани и допринасят за успеха на организацията, а не само за успеха на отделни лица или екипи.
- Оптимизира разпределението на ресурсите в цялата организация, така че да има по-малко място за нецелесъобразни процеси.
- Води до значителни икономии чрез по-добро управление на ресурсите
- Предоставя данни, базирани на информация за по-добро вземане на решения по проектите.
- Стандартизира процесите и намалява дублирането на усилията, така че всеки да знае какво трябва да прави.
- Повишава видимостта на проектите и комуникацията между заинтересованите страни и екипите
- Подготвя организациите да реагират по-добре на промените на пазара, както и на конкуренцията
- Насърчава култура на споделяне на знания в цялата организация
Прочетете също: 10-те най-добри софтуера за управление на работния процес в предприятията през 2024 г.
Предизвикателства при внедряването на EPM
Тъй като управлението на корпоративни проекти се реализира на организационно ниво, неизбежно възникват някои предизвикателства.
Някои от тези предизвикателства включват:
- Организационна съпротива: Служителите могат да се съпротивляват на промени в установените начини на работа.
- Сложност: Системите за управление на корпоративни проекти могат да бъдат сложни или трудни за внедряване.
- Проблеми с интеграцията: Интегрирането на EPM със съществуващите системи и инструменти може да бъде предизвикателство.
- Културна промяна: EPM често изисква преминаване към по-голяма прозрачност и сътрудничество.
- Цена: Въвеждането на EPM може да изисква значителна първоначална инвестиция, която малките предприятия може да не разполагат.
- Качество на данните: Осигуряването на последователни данни с високо качество във всички проекти може да бъде предизвикателство.
- Недостатъци в уменията: Организациите може да не разполагат с необходимия опит за ефективно внедряване на EPM и може да се наложи да инвестират повече в обучение или наемане на персонал.
- Измерване на възвръщаемостта на инвестициите: Доказването на възвръщаемостта на инвестициите може да бъде предизвикателство в краткосрочен план.
Как да внедрите управлението на корпоративни проекти
Софтуерът за управление на проекти служи като цифрова основа, която поддържа и подобрява целия процес на управление на корпоративни проекти. Този усъвършенстван набор от инструменти надхвърля простото проследяване на задачи и предлага цялостен набор от функции за опростяване на сложни среди с много проекти.
В основата си софтуерът за EPM предоставя централизирана платформа за съхранение и управление на проектни данни, като гарантира, че всички заинтересовани страни имат достъп до актуална информация.
Това е инструмент за сътрудничество в предприятието в реално време , който премахва бариерите между мултифункционалните екипи и отдели, което е от решаващо значение в големи предприятия.
Разширените възможности за управление на ресурсите на софтуера за EPM позволяват оптимално разпределение на персонала и активите между множество проекти, като предотвратяват затруднения и прекомерно разпределение.
Неговите мощни функции за отчитане и анализи помагат да превърнете суровите данни в полезни прозрения, което позволява вземането на решения на базата на данни на ниво проект и портфолио. И така, ако обмисляте да използвате инструмент за управление на проекти, как да изберете подходящия инструмент?
Вземете предвид фактори като:
- Мащабируемост и гъвкавост
- Удобство за ползване
- Възможности за интеграция
- Функции за отчитане и анализи
- Мобилна достъпност
- Поддръжка и репутация на доставчика
Един такъв безплатен софтуер за управление на проекти , който предлага всичко това и още повече, е ClickUp .
Инструментът за управление на проекти на ClickUp надхвърля традиционното управление на задачи. Той предлага гъвкава платформа за организиране, сътрудничество и проследяване на проекти от всякакъв мащаб и сложност.
Той предлага следните функции за внедряване на управлението на корпоративни проекти:
1. Табла на ClickUp
Таблото на ClickUp позволява на членовете на екипа да добавят задачи, да виждат целите, да комуникират с членовете на екипа и да следят напредъка с един поглед. Това прави проследяването на всеки текущ проект изключително ефективно и лесно за EPM служителите.
2. ClickUp Docs
Използвайте ClickUp Docs, за да записвате всичките си официални процеси, договори, SOP и други важни документи, така че да ги имате на разположение на едно място.
Документите могат да бъдат от голяма полза при обучението по управление на проекти – съществен компонент от стратегията за EPM – за съхранение на исторически данни от вашите EPM процеси и справка с тях в случай на затруднения.
3. Проследяване на времето за проекти в ClickUp
Функцията за проследяване на времето за проекти на ClickUp улеснява определянето на времето, необходимо за завършване на даден проект. Проследявайте времето, необходимо за завършване на дадена задача или проект, за да можете по-лесно да оцените сроковете за подобни проекти в бъдеще.
4. Шаблон за управление на проекти на ClickUp
ClickUp предлага и готови шаблони за вашите проекти. Например, използвайте шаблона за управление на проекти на ClickUp, за да оптимизирате работния си процес от идеята до изпълнението и крайната доставка.
Този шаблон ви позволява да:
- Планирайте и визуализирайте всеки етап, от мозъчната буря до жизнения цикъл на проекта.
- Съгласувайте екипа и ресурсите за безпроблемно сътрудничество и ефективно завършване на проектите.
- Проследявайте напредъка и целите, за да гарантирате навременна и бюджетно ефективна реализация.
5. ClickUp за предприятия
ClickUp Enterprise е решението за всички ваши нужди в областта на управлението на корпоративни проекти!
С тази функция можете да:
- Уверете се, че вашите операции никога не пропускат нито един момент с 99,9% гаранция за непрекъснатост на работата на ClickUp Enterprise, която поддържа вашия работен процес гладък и без прекъсвания.
- Използвайте ексклузивната технология RapidViews DB™ за максимална мащабируемост и производителност, които не могат да бъдат достигнати от никое друго решение.
- Защитете данните си, управлявайте достъпа, конфигурирайте разрешенията и поддържайте изчерпателен регистър на дейностите с нашите вградени инструменти.
- Подкрепете всеки екип, независимо от неговия размер или сложност, с несравнима гъвкавост, стандарти и мащаб.
- Получете ясна видимост от стратегическите планове до ежедневното изпълнение, като осигурите единен източник за актуализации, рискове и напредък.
- Криптирайте, защитете и спазвайте HIPAA, GDPR, Privacy Shield и други, за да гарантирате сигурността на вашите данни.
Съвети за подобряване на вашата EPM стратегия
- Започнете с малка по мащаб имплементация на EPM: Идентифицирайте основен проблем и се опитайте да го разрешите с малка по мащаб EPM. Документирайте какво сте научили от експеримента, повторете го и определете най-добрите практики, които да приложите в екипите. Можете да използвате ClickUp Goals, за да определите и проследите напредъка към конкретни цели през този период.
- Инвестирайте в цялостно обучение за всички членове на екипа: От речника с термини на EPM до конкретни видове срещи и ритъм на комуникация, уверете се, че вашият екип знае какво се очаква от него на всеки етап. Използвайте ClickUp Docs като централизирано хранилище за съхранение на тази информация.
- Установете ясно управление, като дефинирате роли и процеси за вземане на решения: Когато тествате EPM рамката, избягвайте всякаква възможност за объркване. Документирайте ясно ролите, отговорностите и пътищата за ескалация в споделен документ. За тази цел можете да използвате шаблона RACI Matrix Template за роли и отговорности на ClickUp.
- Разработете план за справяне и управление на съпротивата срещу промяната: Създайте план за комуникация, в който да обясните защо внедрявате EPM и как се очаква това да помогне на екипа да се доближи до по-големите цели. Отделете време за срещи за въпроси и отговори и предоставете колкото се може повече яснота. Такъв подход на сътрудничество ще помогне за преодоляване на всякаква съпротива.
- Използвайте функциите за отчитане и анализиране на данни, за да получите полезна информация: Използвайте инструменти като ClickUp Dashboard, за да проследявате ключовите си показатели в различните проекти. Свържете всяка цел на проекта с конкретен показател, за да знаете точно какъв ефект постигате.
- Насърчавайте междуфункционалната работа в екип и сътрудничеството: Организирайте междуотделни срещи или хакатони, за да обменяте идеи или да решавате проблеми с други екипи във вашата организация. Това ще спомогне за насърчаване на сътрудничеството и ще улесни мащабирането на EPM стратегиите в цялата компания.
- Поддържайте гъвкавост, за да се адаптирате към променящите се бизнес нужди: На последно място, но не по важност, уверете се, че вашата EPM стратегия е в съответствие с бизнес целите. Всяка промяна в тази посока трябва незабавно да се отрази в плана на проекта ви, за да можете да постигнете резултати, които наистина могат да направят разлика.
Внедрете управлението на корпоративни проекти с ClickUp
Внедряването на управлението на корпоративни проекти е трансформиращо бизнес пътуване, което може значително да подобри способността на организацията да изпълнява успешно проекти и да постига целите си. Въпреки че процесът може да бъде предизвикателен, подобрената ефективност, по-доброто използване на ресурсите и стратегическото съгласуване го правят една полезна инвестиция.
Инструменти като ClickUp значително улесняват внедряването на EPM във всички организации. Използвайки персонализираните функции на ClickUp, организациите могат да създават адаптирани работни процеси, да задават ключови показатели за ефективност и да генерират изчерпателни отчети в подкрепа на ефективното вземане на решения и стратегическото съгласуване.
Регистрирайте се в ClickUp още днес и променете процеса на управление на проектите си!