През 2005 г. ФБР прекрати системата си „Virtual Case File“, след като изразходва около 170 милиона долара. В продължение на месеци отчетите за състоянието на проекта оставаха „зелени“, а графикът изглеждаше в норма, чак до момента, в който проектът беше прекратен като тотална загуба.
Цифрите никога не са били проблемът. Екипът измерваше активността, а не сигналите, които предсказват провал.
Тази разлика става скъпа при мащабно прилагане. Институтът за управление на проекти (Project Management Institute) установява, че 11,4% от всеки долар, инвестиран в проекти, се губи поради лоши резултати. Екипите, които се справят добре, не следят повече показатели, а само три до пет подходящи показателя, като проявяват достатъчна дисциплина, за да реагират веднага щом някой от тях се промени.
Това ръководство разбива 20 ключови показателя за ефективност (KPI) в управлението на проекти по категории, показва кои от тях да пропуснете и кога, и ви предоставя праговете за действие, които превръщат всеки показател в решение.
TL;DR
Проследяването на ключови показатели за ефективност, които никой не използва при вземането на решения, забавя работата на екипа и изпълнението на проекта. Освен това не е желателно да проследявате показателите едва след като проблемите станат видими. Вместо това проследявайте сигналите, които предсказват закъснения, надхвърляне на бюджета, изчерпване на ресурсите или необходимост от преработка, достатъчно рано, за да можете да реагирате.
- Ключови показатели за графика (SV, SPI, завършване в срок, продължителност на цикъла): Открийте отклоненията, докато все още можете да пренаредите последователността
- Ключови показатели за разходите (BAC, CV, CPI, EAC): Базирани на принципа на спечелената стойност; EAC отговаря на въпроса „ще завършим ли в рамките на бюджета?“
- Ключови показатели за качество и заинтересовани страни (процент на дефектите, процент на преработката, CSAT, разширяване на обхвата): Разкрийте пропуските в планирането на по-ранните етапи, преди те да се натрупат
- Ключови показатели за ефективност и възвръщаемост на инвестициите (ROI, NPS, планирани срещу действителни резултати, брутна печалба): Докажете дали работата си е заслужавала
- Ключови показатели за ефективност (KPI) на ресурсите (използване, процент на фактурираните часове, планирани срещу действителни часове, баланс на разпределението): Откривайте изчерпването и неправилното разпределение на ресурсите на ранен етап
- Нови ключови показатели за ефективност за екипи, работещи с изкуствен интелект и хибридни екипи: закъснение при вземането на решения, внедряване на автоматизация, състоянието на асинхронното сътрудничество
Изберете 3–5 показателя, съчетайте по един водещ и един закъсняващ показател и определете отговорник и праг за действие за всеки от тях. Следете по-малко показатели, но ги следете добре, за да превърнете вашите KPI от просто табло с данни в основа за вземане на решения.
Какво представляват ключовите показатели за ефективност (KPI) в управлението на проекти?
Ключовият показател за ефективност (KPI) в управлението на проекти е измерим показател, свързан с конкретна цел на проекта, като график, разходи, качество или използване на ресурси. Най-простият начин да го разберете е:
КПИ = това, което измервате + защо е важно + целта, към която се стремите
Например: Намалете средното време за одобрение от клиента (какво), за да спазите графика за доставка (защо), от 9 на 4 дни до края на третото тримесечие (цел). Без тези три компонента имате просто число, а не KPI. То показва на проектните мениджъри, директорите на PMO и ръководителите на екипи дали проектът е в добро състояние или се отклонява от курса, като се основава на факти, а не на интуиция.
Ефективните ключови показатели за ефективност (KPI) са:
- Свързано с целта на проекта
- Измерими спрямо базова линия
- Приложими на практика, с праг, който задейства вземането на решение
Знаете ли, че... Повечето ключови показатели за ефективност (KPI) за графика и разходите се базират на рамката за управление на спечелената стойност (EVM). Тя сравнява три стойности: планирана стойност (PV), спечелена стойност (EV) и действителни разходи (AC). Те помагат да се прецени дали даден проект е предсрочен, закъснява, надхвърля или е под бюджета във всеки един момент.
Ключови показатели за ефективност (KPI) срещу метрики: Какво е разликата между тях?
Всеки KPI е показател, но повечето показатели не са KPI. Показател е всяка точка от данните, която можете да проследите. KPI е онези няколко, които са свързани с конкретна цел и решение.
| Aspect | Показател | КПИ |
|---|---|---|
| Фокус | Всяка измерима данна | Показател, свързан с конкретна цел |
| Цел | Проследява дейността | Проследява напредъка към постигането на целта |
| Въздействие | Информационен | Задейства вземането на решение, когато се промени |
| Пример | Отчетени часове през този спринт | CPI се задържа под 1,0 в продължение на два цикъла |
С какво ключовите показатели за ефективност (KPI) се различават от целите и резултатите (OKR)?
Ключовите показатели за ефективност (KPI) и целите и резултатите (OKR) отговарят на различни въпроси. KPI измерва текущото състояние на вече започналата работа: Стабилна ли е ефективността на разходите? OKR определя амбициозна цел, към която се стремите: Въведете новия процес за въвеждане на нови служители и увеличете активацията с 20% през това тримесечие.
КПИ като CPI ви показва дали в момента се вписвате в бюджета; OKR определя как ще изглежда успехът през следващото тримесечие. Проектните мениджъри разчитат на КПИ за контрол и коригиране на курса, а на OKR – за насочване. Те се допълват, но не са взаимозаменяеми.
Открийте „единствения показател, който има значение“
Инстинктът ви подсказва да следите всичко, което можете. Устойте на него. Вземете пример от „Lean Analytics“ и изберете един-единствен ключов показател, който има значение (OMTM) за фазата, в която се намирате в момента. Авторите Алистър Крол и Бен Йосковиц твърдят, че вашият OMTM обикновено е показателят, който е най-нарушен: скоростта на спринта по време на пиков период в разработката или времето за одобрение от клиента по време на доставката. Концентрирайте екипа върху това единствено число и поведението действително ще се промени. Поправете го и препятствието ще се премести, така че вашият OMTM ще се премести заедно с него. Останалите KPI в това ръководство не изчезват. Те остават на заден план като контекст. Но във всеки даден момент едно число заслужава вниманието на екипа, и именно определянето му е това, което не позволява на таблото за управление да се превърне в обикновена тапет.
Как да изберете подходящите ключови показатели за вашия проект
Изборът на ключови показатели за ефективност (KPI) се състои в съобразяването на показателите с рисковия профил и метода на проекта. Трябва да вземете две решения. Първо, дали ще следите водещи или закъсняващи показатели, и второ, кое ограничение на проекта ви тревожи най-много?
1. Водещи ключови показатели за ефективност (KPI) срещу изоставащи ключови показатели за ефективност (KPI)
Водещите ключови показатели за ефективност (KPI) предсказват бъдещите резултати, докато изоставащите KPI потвърждават миналите резултати. Ето кратко обобщение:
| Aspect | Водещи ключови показатели за ефективност (KPI) | Закъснели ключови показатели за ефективност (KPI) |
|---|---|---|
| Определение | Прогнозни показатели, които сигнализират в каква посока се развива ефективността | Ретроспективни показатели, които потвърждават вече случилото се |
| Когато е полезно | По време на изпълнението, когато все още можете да коригирате курса | При фазовите контролни точки, ретроспективите и прегледите след приключване на проекта |
| Риск, ако се пренебрегне | Проблемите се натрупват незабелязано, докато някой закъсняващ KPI най-накрая не премине в червено | Екипите повтарят едни и същи грешки, защото никога не са анализирали резултатите |
Повечето екипи обръщат прекалено голямо внимание на закъсняващите ключови показатели за ефективност, защото те са по-лесни за измерване. Но когато закъсняващият показател премине в червено, щетата вече е нанесена. McKinsey установява, че при големите проекти редовно се наблюдават надхвърляния на разходите или графика с 30% до 45 %.
2. Избор на ключови показатели за ефективност (KPI) според целта и методологията на проекта
Изборът на ключови показатели за ефективност трябва да започне с основното ограничение на проекта. Типът на проекта определя кои показатели са от значение:
- Проекти с фиксиран бюджет: Индекс на разходната ефективност (CPI), бюджет при завършване (BAC), прогнозна стойност при завършване (EAC)
- Стартиране на проекти с кратки срокове: Индекс на изпълнение на графика (SPI) и отклонение от графика (SV), продължителност на цикъла
- Аджайл показатели за итеративна работа: скорост, график на спринта, процент на пропуснати дефекти
- Резултати, насочени към клиента: Индекс на удовлетвореност на клиентите (CSAT), процент на разширяване на обхвата, процент на преработки
- Екипи с ограничени ресурси: Степен на използване на ресурсите, планирани срещу действителни часове, разпределение на капацитета
Изберете от три до пет ключови показателя за ефективност (KPI) за всеки проект. Трябва също така да се уверите, че всеки KPI задейства конкретно действие, когато превиши определена прагова стойност. Ако никой не променя поведението си въз основа на дадения KPI, премахнете го.
20 ключови показатели за ефективност (KPI) в управлението на проекти, които всеки екип трябва да следи
По-долу са представени 20 примера за ключови показатели за ефективност (KPI) в управлението на проекти, групирани в пет категории, които съответстват на класическите ограничения при проектите: време, разходи, качество, стойност и ресурси.
Запазете всеки запис за справка.
Ключови показатели за ефективност (KPI) за графика и спазването на сроковете
1. Отклонение от графика (SV)
- Измерва колко напред или назад е проектът в доларово изражение
- Отрицателна стойност на SV означава, че екипът е изпълнил по-малко работа, отколкото е било планирано за изминалото време
Формула: SV = EV – PV
Показател: Предварителен
Кога да пропуснете този KPI: Проекти с бързо променящи се приоритети или планове за доставка, при които базовите графици остаряват в рамките на няколко дни
2. Индекс на ефективността на графика (SPI)
- Изразява изпълнението на графика като съотношение
- Стойности под 1,0 означават, че проектът изпълнява по-малко работа от планираното; стойности над 1,0 означават, че е напред
- SPI е по-полезен от SV за сравняване на проекти с различен мащаб
Формула: SPI = EV / PV
Показател: Предварителен
Кога да пропуснете този KPI: Малки оперативни проекти, при които скоростта на изпълнение е по-важна от точността на натрупаната стойност
3. Процент на навременното завършване
- Процент на задачите или етапите, изпълнени в рамките на базовия краен срок
- Прост, но ефективен метод за отчитане пред заинтересованите страни и лесен за изчисляване без данни за реализираната стойност
Показател: Забавящ
Сравнителни данни: PMI установи, че 48% от проектите не се завършват навреме.
Кога да пропуснете този KPI: Екипи, които жертват крайните срокове в името на експериментирането, иновациите или циклите на итеративна обратна връзка
4. Продължителност на цикъла
- Средна продължителност от началото до завършването на задачата
- От решаващо значение за agile екипите и всеки работен процес, при който производителността е по-важна от крайните срокове
- Съкращаването на продължителността на цикъла често оказва по-голямо влияние върху скоростта на доставка, отколкото увеличаването на броя на служителите
Показател: Предварителен
Кога да пропуснете този KPI: Проекти с дълги вериги на одобрение или външни зависимости, които забавят реалната скорост на изпълнение
Ключови показатели за ефективност (KPI) за бюджета и разходите
5. Бюджет при завършване (BAC)
- Общ одобрен бюджет за целия проект
- Всички останали ключови показатели за ефективност, свързани с разходите, се отнасят към тази цифра, затова тя трябва да бъде фиксирана в базовия сценарий
Показател: Базова линия
Кога да пропуснете този KPI: Инициативи във фазата на проучване, при които финансирането се променя в зависимост от резултатите, а не от предварителни оценки за обхвата
6. Отклонение в разходите (CV)
- Показва дали в момента проектът е под или над бюджета
- Положителна стойност означава, че разходите са под бюджета; отрицателна стойност означава, че разходите надвишават бюджета
Формула: CV = EV – AC
Показател: Предварителен
Кога да пропуснете този KPI: Проекти с забавено фактуриране от доставчиците или тримесечни счетоводни цикли, които прикриват моделите на разходите в реално време
7. Индекс на разходната ефективност (CPI)
- Измерва колко стойност генерира всеки долар
- Стойност под 1,0 показва, че проектът генерира по-малко стойност на всеки долар, отколкото е планирано
Формула: CPI = EV / AC
Показател: Предварителен
Референтен показател: CPI от 1,0 означава, че проектът генерира точно планираната стойност за всеки изразходван долар. Стойност над 1,0 означава, че проектът е в рамките на бюджета; стойност под 1,0 означава надхвърляне на бюджета.
Кога да пропуснете този KPI: Креативни, научноизследователски и развойни или иновационни проекти, при които създаването на стойност не може да бъде ясно обвързано с текущите разходи
Знаете ли, че... Според книгата на Куентин Флеминг и Джоел Копелман Earned Value Project Management (Управление на проекти по метода на спечелената стойност), показателят CPI рядко се подобрява с повече от 10%, след като проектът е изпълнен на 20%, което прави ранното откриване от съществено значение.
8. Оценка при завършване (EAC)
- Проектите изчисляват общата стойност въз основа на текущите резултати
- Най-полезният показател, който дава отговор на въпроса „ще приключим ли в рамките на бюджета?“
Формула: EAC = BAC / CPI
Показател: Предварителен
Кога да пропуснете този KPI: При проекти, които претърпяват значителни промени в обхвата, тъй като историческите резултати вече не предсказват точно бъдещите разходи
Четирите ключови показатели за ефективност (KPI) в този раздел образуват верига: BAC (бюджет при завършване) определя целта, CV (отклонение в разходите) и CPI (индекс на разходната ефективност) измерват текущата ефективност, а EAC (прогноза при завършване) прогнозира резултата.
Автоматизираната система за багаж на международното летище в Денвър е поучителният пример, който всеки проектен мениджър трябва да знае. По време на разработката отчетите за състоянието проследяваха напредъка на ниво компоненти, монтираните двигатели, „завършените“ програмни модули и постигнатите етапи. Таблата за управление изглеждаха добре. Междувременно интегрираната система разкъсваше багажа по време на тестовете.
Летището отвори врати с 16 месеца закъснение и с около 560 млн. долара над бюджета, като само системата за багаж струваше около 186 млн. долара, преди да бъде бракувана.
Това е законът на Гудхарт в действие: когато даден показател се превърне в цел, той престава да бъде добър показател. Екипът се фокусира върху „задачите, отбелязани като изпълнени“, вместо върху „системата, която работи“, и получи точно това, което измерваше. Проектните мениджъри наричат резултата „динен проект“: зелен отвън, червен отвътре – точно до момента, в който вече не е такъв.
Решението не е в повече показатели. А в съчетаването на всеки KPI с контрапоказател, който улавя манипулациите: Проследявате скоростта? Проследявайте и процента на пропуснатите дефекти. Проследявате завършените задачи? Проследявайте и процента на преработката. Проследявате ли спазването на крайните срокове? Проследявайте и разширяването на обхвата. Ако дадена цифра може да бъде променена, без реално подобрение в работата, това е цел, която чака да бъде манипулирана. Съчетайте я с противопоказател или я премахнете.
Ключови показатели за качеството и заинтересованите страни
9. Процент на дефектите
- Брой дефекти или грешки на краен резултат или на спринт
- Високите нива на дефекти често са свързани с прибързани срокове или неясни изисквания, което прави този KPI полезен инструмент за кръстосана проверка при натиск по отношение на графика
Показател: Предварителен
Кога да пропуснете този KPI: Вътрешни стратегически или изследователски проекти, при които резултатите не се измерват чрез проверки на качеството на крайния продукт
10. Процент на преработката
- Дял от завършената работа, която изисква корекция
- Закъсняващ индикатор за проблеми с качеството на по-ранни етапи
- Ако преработката постоянно надвишава 4–10 % от общия обем на работата, основната причина често се крие в пропуски в планирането или изискванията, а не в грешки при изпълнението
Показател: Забавящ
Кога да пропуснете този KPI: Аджил екипи за разработка на продукти, които умишлено използват итерации и усъвършенстване като част от процеса на разработка
11. Индекс на удовлетвореността на клиентите (CSAT)
- Пряка обратна връзка от клиента или крайния потребител, обикновено по скала от 1 до 5
- Единственият KPI, който измерва дали крайният резултат действително е отговорил на очакванията
Показател: Забавящ
Референтен показател: Въпреки че референтните показатели варират в зависимост от сектора, средно добрият резултат по CSAT за повечето индустрии е между 75–85%. Според ACSI средната стойност за САЩ е 77–78%
Кога да пропуснете този KPI: Проекти за инфраструктура или бекенд, при които крайните потребители рядко взаимодействат директно с крайния резултат
12. Процент на разширяване на обхвата
- Обемът на неодобрената работа, добавена извън първоначалната базова линия, изразен като процент от общия планиран обхват
- Нарастващото разширяване на обхвата без съответни корекции в бюджета или графика е най-честият „тихи убиец“ на проектите
Показател: Предварителен
Кога да пропуснете този KPI: Договори на базата на фиксирано възнаграждение или за непрекъсната доставка, при които променящият се обхват вече е заложен в оперативния модел
Ключови показатели за ефективност и възвръщаемост на инвестициите (ROI)
13. Възвръщаемост на инвестициите (ROI)
- Това е най-важният закъсняващ показател, който дава отговор на въпроса дали си е струвало да се реализира проектът
- Изчисляването на възвръщаемостта на инвестициите (ROI) е полезно на ниво портфейл за определяне на приоритетите при бъдещи инвестиции
Формула: ROI = Нетни ползи от проекта / Общи разходи по проекта
Показател: Забавящ
Кога да пропуснете този KPI: Проекти, свързани със спазване на нормативните изисквания, сигурност или намаляване на риска, при които ползата идва от предотвратяването на загуби, а не от генерирането на приходи
14. Net Promoter Score (NPS)
- Измерва дали заинтересованите страни или вътрешните спонсори биха препоръчали процеса или резултата от проекта
- Полезно за PMO при сравнителния анализ на качеството на изпълнението в рамките на портфолио от програми
Формула: NPS = %поддръжници – %критици
Показател: Забавящ
Кога да пропуснете този KPI: Еднократни вътрешни проекти с твърде малко заинтересовани страни, за да се генерират статистически значими тенденции в обратната връзка
15. Планирано срещу действително завършване
- Съотношение между проектите или фазите, завършени навреме и в рамките на бюджета, спрямо общия брой проекти
- Показател за ефективност на ниво портфолио, който разкрива системни тенденции в точността на оценките
Показател: Забавящ
Кога да пропуснете този KPI: Портфейли, съчетаващи силно различаващи се типове проекти, при които сравненията водят до подвеждащи заключения относно ефективността
16. Брутна печалба
- Приходите, генерирани от проекта, минус преките разходи, разделени на приходите
- Подходящо за агенции, консултантски фирми и всякаква работа с клиенти, при която рентабилността на проекта е от първостепенно значение
Формула: Марж на брутната печалба = (Брутна печалба / Общи приходи) × 100
Показател: Забавящ
Кога да пропуснете този KPI: Проекти в нестопанския сектор, държавния сектор или вътрешни трансформационни проекти, при които рентабилността не е показател за успех
Ключови показатели за ефективност (KPI) при управлението на ресурсите
17. Степен на използване на ресурсите
- Процент от общия брой налични часове, прекарани в продуктивна работа по проекта
- Постоянно ниското ниво на заетост е признак за неправилно разпределение на ресурсите; постоянно високото ниво на заетост е признак за риск от преумора
Формула: Коефициент на използване на ресурсите = (Действително отработено време / Общо налично време) × 100
Показател: Предварителен
Кога да пропуснете този KPI: Екипи, фокусирани върху задълбочена творческа, стратегическа или иновативна работа, при която постоянното натоварване намалява качеството на резултатите
18. Коефициент на използване на фактурируемото време
- Подкатегория на използваемостта: часове, фактурирани на клиенти, спрямо общия брой налични часове
- Основният показател за рентабилност при фирмите, предоставящи услуги, и цифрата, която е най-пряко свързана с приходите на човек
Показател: Предварителен
Сравнителен показател: В последния доклад на Kantata процентът на използване на фактурируемото време на Benchmark е бил 69%
Кога да пропуснете този KPI: Бизнеси, ориентирани към продукти или абонаменти, при които приходите не са пряко свързани с фактурираните часове на служителите
19. Планирани срещу действителни часове
- Сравнява прогнозирания обем на работа за всяка фаза с действителния обем на работа, отчетен в системата
- Постоянните пропуски разкриват проблеми при оценяването, които се натрупват в бъдещите проекти
Показател: Забавящ
Кога да пропуснете този KPI: Бързоразвиващи се екипи на стартъпи, където работата се променя твърде бързо, за да останат актуални подробните оценки на усилията
20. Баланс при разпределянето на ресурсите
- Дали членовете на екипа са претоварени или недостатъчно натоварени спрямо капацитета на проекта
- Няма единна формула за това, затова обикновено се визуализира като топлинна карта или диаграма на натоварването, която показва ангажираните часове на всеки човек спрямо наличните му часове
Показател: Предварителен
Кога да пропуснете този KPI: Много малки екипи, в които отговорностите постоянно се припокриват, а формалното разпределяне на натоварването добавя малко оперативна стойност
Допълнителни ключови показатели за ефективност, които да следите
Ето и някои допълнителни ключови показатели за ефективност (KPI), които измерват фактори, които пряко влияят върху скоростта на изпълнение, рентабилността, устойчивостта и дългосрочната мащабируемост:
Прагове за действие: моментът, в който даден KPI трябва да предизвика действие
КПИ става полезен само когато екипът се споразумее какво ще се случи, след като показателят се промени. Без прагови стойности таблата за отчетност се превръщат в пасивни системи за отчитане, които документират проблемите, след като щетите вече са нанесени.
Ето как изглежда това в петте категории ключови показатели за ефективност (KPI) в това ръководство.
| Категория на ключовите показатели за ефективност (KPI) | Пример за праг за действие | Препоръчителна реакция |
|---|---|---|
| График и спазване на сроковете | SPI пада под 0,9 или процентът на навременното завършване спада под 85% | Пренаредете етапите, премахнете препятствията или намалете текущата работа, преди закъсненията да се натрупат |
| Бюджет и разходи | CPI остава под 1,0 в продължение на два отчетни цикъла | Замразете дискреционните разходи и преразгледайте предположенията за обхвата, преди да одобрите нова работа |
| Качество и заинтересовани страни | Преработката надвишава 10% от общия обем на работата или процентът на дефектите рязко се повишава между спринтовете | Проверете изискванията, одобренията и качеството на предаването, преди да увеличите натиска за изпълнение |
| Ефективност и възвръщаемост на инвестициите | Спад в CSAT или NPS след доставката | Събирайте незабавно обратна връзка от заинтересованите страни и коригирайте следващата версия, процеса на въвеждане или процеса на доставка |
| Управление на ресурсите | Използването на ресурсите надхвърля 90% в продължение на повече от две седмици | Преразпределете натоварването, отложете задачите с по-ниска приоритетност или осигурете временна подкрепа, за да предотвратите изчерпването |
Как да изберете 3–5 ключови показателя за ефективност?
Всеки KPI трябва да съответства на едно решение, отговорно лице и праг за действие. Ето един прост начин да изберете:
1. Започнете с най-големия риск за проекта: Ако има вероятност проектът да се забави, следете графика. Ако бюджетът е ограничен, следете разходите. Ако проблемът е в качеството, следете дефектите или преработката
2. Изберете едновременно водещи и закъсняващи показатели: Изберете поне един показател за ранно предупреждение и един показател за резултата, за да можете да забележите проблемите, преди крайният резултат да е вече фиксиран
3. Изберете контролируеми показатели: Проследявайте показатели, върху които екипът ви може да окаже влияние, а не общи резултати
4. Уверете се, че всеки KPI води до вземане на решение: Ако преминаването на даден праг не променя обхвата, персонала, бюджета или графика, вероятно това е просто показател за отчетност
Съвет от професионалист: Един добър набор от ключови показатели за ефективност (KPI) трябва да дава отговор на следните въпроси:
- Какво трябва да направим по този въпрос?
- В график ли сме?
- Какво ще се обърка?
Кои КПИ трябва да избягвате?
Повечето лоши ключови показатели за ефективност попадат в една от следните три категории:
- Повърхностни показатели, които преувеличават напредъка
- Показатели за дейността, които не са свързани с резултатите
- Закъснелите показатели се анализират твърде късно, за да може нещо да се поправи
Ето най-често срещаните ключови показатели за ефективност (KPI) в управлението на проекти, които екипите трябва да избягват или да подлагат на строга оценка:
| Ключови показатели за ефективност, които трябва да се избягват | Защо това може да бъде подвеждащо | По-добра алтернатива |
| Брой изпълнени задачи | Награждавайте екипите за разделянето на работата на по-малки задачи, вместо да се очакват значими резултати | Продължителност на цикъла, постигане на целите на спринта или процент на изпълнение на етапите |
| Отработени часове на човек | Дългите работни часове често са признак за претоварване, лошо планиране или неефективни работни процеси, а не за производителност | Баланс при разпределянето на ресурсите или производителност |
| Коефициентът на използване в суров вид като основен KPI | Максимизирането на заетостта над 90% обикновено води до увеличаване на изчерпването, закъсненията и проблемите с качеството с течение на времето | Устойчиво използване в съчетание с преработки и продължителност на цикъла |
| Скорост без контекст | С течение на времето екипите могат да завишават стойността на „стори точките“, което прави тенденциите в скоростта безсмислени в рамките на тримесечията | Тенденция на скоростта, резултати от версиите и процент на дефектите |
| Брой проведени срещи | Повече срещи рядко подобряват съгласуваността и често увеличават разходите за координация | Забавяне при вземането на решения или време за разрешаване на пречки |
| Общ брой докладвани грешки | По-голям брой бъгове може да означава по-добро покритие на контрола на качеството, а не по-лошо инженерно качество | Процент на пропуснатите дефекти или процент на преработката |
| Отваря се изглед на таблото или отчет | Измерва дали хората са отворили таблото, а не дали решенията са се подобрили | Интервенции и коригиращи действия, задействани при достигане на прагови стойности |
| Остатъкът от бюджета като самостоятелен KPI | Не разкрива дали проектът действително създава стойност по ефективен начин | CPI, CV и EAC заедно |
| Процент на „зелените“ статуси на проектите | Екипите често избягват да маркират проектите в червено, докато проблемите не станат неизбежни | SPI, риск от зависимости и отклонения от етапите |
| Брой на пуснатите функции | По-голямата производителност не гарантира приемане от страна на клиентите или въздействие върху бизнеса | CSAT, NPS, степен на приемане или възвръщаемост на инвестициите (ROI) |
Как да следите ключовите показатели за ефективност (KPI) в управлението на проекти с помощта на табла
Един добре структуриран табло с ключови показатели за ефективност (KPI) в управлението на проекти извлича данни в реално време, подчертава какво не върви по план и ясно показва какво трябва да се направи по-нататък.
Какво е необходимо за таблото с ключови показатели за ефективност (KPI) на проектния мениджър:
- Връзка с данни в реално време: Извлича данни за ключовите показатели за ефективност (KPI) директно от проектните планове, системите за отчитане на работното време, бюджетите и системите за управление на натоварването
- Сигнали, базирани на прагове: Автоматично сигнализира за закъснения в графика, надхвърляне на бюджета, пикове в натоварването или прагове на риск чрез цветово кодиране или известия
- Преглед на ниво портфолио и на ниво проект: Позволява на PMO да наблюдават общото състояние на изпълнението, като същевременно предоставя на проектните мениджъри достъп до подробни показатели на ниво изпълнение
- Настройваеми виджети: Позволяват на екипите да проследяват показатели, свързани с техния модел на изпълнение
- Възможност за споделяне и контрол на достъпа: Предоставя на заинтересованите страни прозрачност относно напредъка, рисковете и резултатите, без да разкрива редактируеми формули, филтри или чувствителни данни по проекта
Ето кратко ръководство за създаване на собствен табло за управление на проекти с подходящи ключови показатели за ефективност (KPI):
Как проследяваме ключовите показатели за ефективност (KPI) на проектите в ClickUp
ClickUp работи добре, когато проследяването на KPI трябва да остане свързано с изпълнението, вместо да се намира в отделен слой за отчитане. Нашите редакционни и оперативни екипи извършват проследяването на KPI директно в платформата.
Таблото за управление на ClickUp извлича информация директно от активните пространства, статуса на задачите, прогнозите за време, спринт точките и крайните срокове, които вече са налични в платформата.
Персонализирайте таблото си в ClickUp, за да добавите само подходящи карти и да следите конкретни показатели
Най-често използваните карти вътрешно са:
- Картички със списък със задачи за блокирана или просрочена работа
- Карти за изчисление на процента на завършеност, отворените задачи и общите резултати от спринтовете
- Карти за натоварване за планиране на капацитета
- Карти на портфолиото за обща оценка на състоянието на проектите в различните екипи
- Спринт карти, които показват дали изпълнението се отклонява от плана, преди да приключи спринтът
Детайлният изглед в диаграмите за скорост на картата на таблото за спринтове помага да се разберат задачите и усилията, които стоят зад изчисленията в таблото на ClickUp
ClickUp Brain открива тенденции в тези карти, обобщава актуализациите, маркира блокираните задачи и засича пропуснатите крайни срокове, което спестява реално време, когато преглеждате няколко проекта едновременно. Все още проверяваме прогнозите ръчно, защото обобщението, изготвено от изкуствен интелект, не може да замести преценката за изпълнението.
Ние поддържаме системата надеждна, като документираме дефинициите на ключовите показатели за ефективност (KPI) в ClickUp Docs, свързани с всеки дашборд, и като изпълняваме задача за тримесечен преглед, за да премахнем всеки показател, който вече не влияе на вземането на решения.
Помолете ClickUp Brain да оптимизира натоварването на екипа ви и напредъка по проектите
Реални ограничения
ClickUp е най-подходящ, ако: Таблото за управление, самата работа и хората, отговорни за нея, се намират в една и съща система. Колкото повече междуфункционална координация, периодични отчети и оперативна сложност управлявате, толкова по-ценна става тази конфигурация.
Пропуснете, ако: Вашите проекти са предимно статични списъци за проверка или краткосрочни задачи. Една електронна таблица или опростен инструмент от типа „Канбан“ обикновено ще бъде по-бърз за поддържане. Екипите, които идват от самостоятелни инструменти за работа с документи или по-опростени мениджъри на задачи, често се нуждаят от време, за да се приспособят към йерархията от пространства, папки, списъци, табла и изгледи за отчети.
Ние опростяваме всички процеси в нашите отдели, като интегрираме платформи за бизнес анализи, инструменти за изпращане на имейли с автоматизация и съхраняваме ключови показатели за ефективност (KPI), формуляри, документи за процесите и зависимости в едно приложение (ClickUp).
Ние опростяваме всички процеси в нашите отдели чрез интегриране на платформи за бизнес анализи, инструменти за изпращане на имейли с автоматизация и съхранение на ключови показатели за ефективност (KPI), формуляри, документи за процесите и зависимости в едно приложение (ClickUp).
Ние опростяваме всички процеси в нашите отдели чрез интегриране на платформи за бизнес анализи, инструменти за изпращане на имейли с автоматизация и съхранение на ключови показатели за ефективност (KPI), формуляри, документи за процесите и зависимости в едно приложение (ClickUp).
Ключовите показатели за ефективност трябва да променят поведението
Проектите обикновено се провалят, защото никой не е забелязал предупредителните знаци достатъчно рано или защото проследяваните показатели изобщо не са предизвикали предприемането на действия.
Най-ефективните системи за ключови показатели за ефективност обикновено са най-простите. Няколко добре подбрани показателя, обвързани с ясни прагове, ще дадат по-добри резултати от огромни табла, препълнени с цифри, които никой не използва. Целта ви е да забележите навреме отклоненията от графика, натиска върху бюджета, проблемите с качеството и дисбаланса в натоварването.
Ето защо проследяването на KPI работи най-добре, когато е тясно свързано с изпълнението. Екипите работят по-бързо, когато отчитането, документацията, натоварването, проследяването на спринтовете и коригиращите действия са част от един и същ оперативен работен поток.
Ако искате система, която свързва всичко, регистрирайте се безплатно в ClickUp.
Често задавани въпроси относно ключовите показатели за ефективност (KPI) в управлението на проекти
Колко ключови показатели за ефективност (KPI) трябва да се проследяват в един проект?
Проследявайте от три до пет ключови показателя за ефективност (KPI) на проект и не повече от седем до десет общо за екип. При по-голям брой вниманието се разпилява и повечето показатели престават да влияят на вземането на решения. Дисциплината не се състои в събирането на повече данни, а в избора на онези няколко, които предсказват проблеми, и в предварителното определяне на действията, които всеки от тях изисква. Изследванията на PMI последователно свързват високата ефективност на проектите с целенасочени измервания, свързани с вземането на решения, а не с обема на данните в таблото за управление.
Колко често трябва да се преразглеждат ключовите показатели за ефективност (KPI) на проектите?
Водещите KPI (графика на спринта и наличност на ресурсите) трябва да се преглеждат седмично или на всяка ежедневна среща. Закъснителните KPI (краен CPI, процент на навременно завършване) се преглеждат при фазовите контролни точки или ретроспективите.
Как да определите целеви стойности за ключовите показатели за ефективност (KPI) на нов проект, за който няма исторически данни?
Използвайте отрасловите еталони като отправна точка, например 70–80% използване на ресурсите при компаниите с най-добри резултати. За ключовите показатели за графика и разходите задайте прагове с отклонение от ±5% за първата фаза, а след това ги стеснете въз основа на действителните резултати след прегледа на първия етап.
Могат ли гъвкавите екипи да използват ключови показатели за ефективност (KPI) на базата на спечелената стойност?
Да, но това изисква адаптация. Съпоставяйте завършените „story points“ към „earned value“, а планирания капацитет на спринта – към планираната стойност. По този начин SPI и CPI работят на ниво спринт или релиз. Екипите, които предпочитат показатели за потока, често заменят „earned value“ и SPI с времето на цикъла и пропускателната способност, тъй като и двете измерват скоростта на доставка, без да изискват базови стойности, изразени в долари
Какво причинява разширяването на обхвата и как се измерва то?
„Разширяването на обхвата“ е неконтролираното разширяване на проектната работа без съответни корекции в графика, бюджета или ресурсите и засяга 52% от проектите според PMI. Измервайте го като неодобрена работа, добавена извън първоначалната базова линия, изразена като процент от общия планиран обхват. Нарастващото разширяване на обхвата без съответни промени в бюджета или графика е един от най-често срещаните „тихи убийци“ на проекти, затова го съчетайте с формална стъпка за контрол на промените.