15 KPI за управление на проекти за 2025 г.

{ "@context": "http://schema. org", "@type": "FAQPage", "mainEntity": [ { "@type": "Question", "name": "Какво представляват KPI в управлението на проекти?", "acceptedAnswer": { "@type": "Answer", "text": "Ключовите показатели за ефективност в управлението на проекти определят напредъка на вашия проект (или графика на проекта)" } } ] }

„По-добре да си на сигурно място, отколкото да съжаляваш“ е толкова клиширана фраза, нали?

Въпреки това, някои проектни мениджъри пренебрегват да съберат данните, които биха им помогнали да предотвратят провала на проектите. Но ето как стоят нещата: дори и най-внимателно изработените планове за проекти не са безпроблемни.

Проблеми почти неизбежно възникват през целия жизнен цикъл на проекта. Те могат да бъдат отклонения от целите на проекта или пълен провал на проекта.

Въпреки това, навременното избягване на тези проблеми е задача на проектния мениджър и цел на KPI за управление на проекти.

Прочетете и се запознайте с нашата селекция от KPI за управление на проекти (с примери). Искаме да научите какво означава всеки показател и да идентифицирате тези, които са най-подходящи за изпълнението на вашия проект.

Какво представляват KPI за управление на проекти?

Ключовите показатели за ефективност (KPI) в управлението на проекти са релевантни променливи за измерване на ефективността на проекта или пътя към успешното му завършване. Показанията, които получавате от измерването и понякога комбинирането на тези променливи, имат две цели:

Например, вашите ключови показатели за ефективност могат да разкрият слаби места в даден процес, изпълнител или задача. Но от вас, като проектен мениджър или ръководител на екип, зависи да направите корекциите или подобренията, за да елиминирате или укрепите тези точки, преди да е станало твърде късно.

Как KPI се използват за определяне на успешния проект

Ключовите показатели за ефективност в управлението на проекти не зависят от субективност. Вместо това, те се основават на количествени данни – често измерима стойност, която можете да съпоставите с целите на проекта си.

Не трябва обаче да използвате KPI в управлението на проекти и показателите за ефективност като взаимозаменяеми. KPI са показатели – и двете измерват успеха на проекта. Но не всички показатели са достатъчно важни, за да станат KPI.

Прочетете нашата статия за KPI показателите, за да научите повече!

Друга разлика, която трябва да имате предвид, е разликата между обективни и ключови резултати и ключови показатели за ефективност. Повечето примери за OKR, с които ще се сблъскате, служат като рамка за поставяне на цели, докато KPI измерват факторите, които допринасят за постигането на тези цели и желаните резултати.

Цялата проектна екип трябва да постигне съгласие по ключовите показатели за ефективност, за да оцени състоянието на проекта и да разбере как изглежда успехът. Но вашите цели не са просто отговори на предизвикателствата при управлението на проекти, а са това, което ще определи посоката и мотивите на даден проект.

Ако се нуждаете от повече информация, за да разграничите по-добре двете понятия, разгледайте нашия наръчник за OKR и KPI!

15 важни KPI за управление на проекти, които трябва да знаете

Има много примери за KPI за управление на проекти, които ви очакват да ги откриете. Но ние искаме да се съсредоточите само върху няколко от тях, докато разберете връзката между KPI за проекти и целите.

Освен това, запознаването с ограничен брой KPI в началото ви помага да бъдете селективни. Защото изкушението да използвате всички KPI за управление на проекти на света е просто контрапродуктивно.

Трябва да отхвърлите KPI, които всъщност не показват успех в проекта ви. И само с опит ще развиете способността да определяте точно тези показатели.

Не можете да претоварвате вашите проектни мениджъри и екипи с прекалено много данни. Всеки ключов показател за ефективност трябва да бъде значим и в разбираеми количества, за да може вашият екип да действа въз основа на него. Трябва да разчитате на KPI в управлението на проекти, за да пренасочите екипа към вашите общи цели.

Ние съставихме списък с КПИ, подбрани според четири общи области на успех на проекта:

Ключови показатели за ефективност на бюджета на проекта

Управлението на парите и платените ресурси на един проект без бюджет би било катастрофа, която чака да се случи. И, честно казано, би било финансово безотговорно. Ето защо проектните мениджъри определят реален бюджет в момента, в който проектът стартира. И те непрекъснато следят разликата между разходите и бюджета до завършването на проекта.

Може да се наложи да увеличите или намалите бюджета на проекта си поради разходи или отменени проекти. Освен това може да искате да преразпределите целия бюджет на проекта или само части от него към други дейности, работни пакети или дори към няколко проекта.

Нека разгледаме няколко KPI за проекти, които ще ви помогнат да управлявате бюджета си по-ефективно:

1. Индекс на разходната ефективност (CPI)

Формула: CPI = EV / AC, където

Резултат: Ако CPI < 1, тогава разходите по проекта в момента са над очакваните.

Създайте бюджет, като използвате шаблони за бюджетни предложения!

2. Отклонение в разходите (CV)

Формула: CV = EV – AC

Резултат: Ако CV < 0, тогава действителната стойност на проекта в момента е над очакваната.

3. Планирана стойност (PV)

Формула: PV = BAC * планирана работа, където

Пример: PV е 23 000 долара, ако се очаква 100% от работата да струва 100 000 долара и 77% от работата е планирана.

НАСТРОЙВАНЕ НА ПЛАНИРАНИЯ БЮДЖЕТСъвет от професионалист: Сравнете PV с AC и коригирайте бюджета на проекта си съответно, за да постигнете най-добра възвръщаемост на инвестицията (ROI). Използвайте тази информация за бъдещи проекти и продължавайте да я оценявате, за да получите по-точна информация.

4. Време за създаване на бюджета

Това е времето, прекарано в изготвяне на бюджета на проекта. То включва всички дейности, особено планирането, свързани с изготвянето и съгласуването на най-реалистичния бюджет.

КАКВА Е ПЛАНИРАНАТА СТОЙНОСТСъвет от професионалист: Свържете този KPI с други KPI, за да разберете дали времето, прекарано по планирания бюджет, е било достатъчно, за да се постигне успехът или целите на проекта.

5. Брой позиции в бюджета

В бюджета по позиции разходите са групирани по категории, като фази или работни пакети. Малкият брой позиции в този тип бюджет ще покаже, че проследяването на бюджетните разходи ще бъде по-трудно.

6. Брой на итерациите на бюджета

Това е броят на версиите, които бюджетът на проекта ви е имал преди окончателното му одобрение. Твърде много итерации показват, че вашите проектни мениджъри вероятно са отделили достатъчно време за планиране на бюджета, както се очакваше.

Дали бюджетните разходи водят до успехСъвет от професионалист: Сравнете този KPI с други показатели, за да разкриете връзката между времето за планиране на бюджета и успеха на проекта. Това ще ви помогне да измерите напредъка към

Своевременност

Просто казано, управлението на проекти се състои от две неща: пари и време. А целта е да се постигнат всички етапи в рамките на бюджета и в срок.

Но ако проектът ви има много фази, работни пакети и дейности, това е истинско предизвикателство. Оценяването на броя задачи, които ще имате, продължителността на изпълнението им, наличните ресурси и отклоненията от графика ви става сложно.

В резултат на това изпълнението на проекта може да изостане от графика и компаниите да загубят пари. Ето няколко KPI за графика на проекта, които ще ви помогнат да не пропуснете важните етапи, така че целият ви екип да спази графика.

7. Индекс на изпълнение на графика (SPI)

Формула: SPI = EV / PV

Пример: Ако 53% от планираната работа е изпълнена, а бюджетът за изпълнение на 100% от работата е 100 000 долара, тогава SPI е 0,53 (или 53%). Изчислението е (53% * 100 000 долара) / 100 000 долара.

Резултат: Ако SPI < 1, тогава проектът в момента е в закъснение.

ИМА ЛИ СМИСЪЛ ПЛАНИРАНАТА СТОЙНОСТ ЗА ВАШИЯ SPIСъвет от професионалист: Обмислете увеличаване на ефективността на вашите ресурси, ако SPI на вашия проект е < 1.

8. Отклонение от графика (SV)

Формула: SV = EV – PV

Резултат: Ако SV < 0, тогава проектът в момента е в закъснение.

Внимание: SV се изразява в парични единици, като долари, а не в единици време, като дни или месеци.

ИМА ЛИ СМИСЪЛ ПЛАНИРАНАТА СТОЙНОСТ ЗА ВАШИЯ SPIСъвет от професионалист: Обмислете увеличаване на ефективността на вашите ресурси, ако индексът на изпълнение на графика на вашия проект е < 1.

9. Капацитет на ресурсите (RC)

Формула: капацитет на ресурсите = налични работни часове на ден * брой работни дни, отредени за проекта

НАЙ-ДОБРИ ПРАКТИКИ ЗА RCСъвет от професионалист: Адаптирайте графика на проекта, за да съответства на капацитета на вашите ресурси, или привлечете повече членове на екипа, за да повишите RC. Дневното налично време трябва да изключва почивките. Тъй като изчислявате RC за конкретен проект, трябва да изключвате времето, прекарано по други проекти.

10. Процент на навременното завършване

Формула: (брой проекти, завършени в срок / общ брой проекти) * 100%

Определете нива на производителност, особено ниво на ниска производителност, да речем 90%. След това считайте всеки проектен мениджър с процент на навременното завършване под това ниво за нископроизводителен и го насочете към план за подобряване на производителността.

11. Планирани срещу действителни часове

Формула: планирана продължителност – действителна продължителност, където планираната продължителност е времето, предвидено за изпълнение на работата, и е приблизителна оценка.

Резултат: Ако < 0, тогава сте подценили времето за изпълнение на проекта.

Качество

Следващите KPI оценяват колко добре е протекло изпълнението на вашите проекти. Но те също така определят дали постигнатите резултати отговарят на очакванията на заинтересованите страни, а не само на изпълнените задачи.

Определени KPI за качеството ви показват дали качеството на работата, извършена в рамките на вашите проекти, е било положително. Други KPI за качеството ви показват дали средата, в която вашите екипи са изпълнявали проектите, е била положителна. С други думи, KPI за качеството са мерки за удовлетвореността на клиентите или служителите.

12. Процент на текучеството на служителите

Формула: (брой на напусналите компанията служители / среден брой на служителите) * 100%

Резултат: Високата степен на текучество на служителите вероятно ще доведе до неефективност на проекта, като пропуснати етапи, непредвидени разходи и в крайна сметка ниска удовлетвореност на клиентите.

13. Нетен индекс на препоръчителност (NPS)

Този KPI оценява удовлетвореността на клиентите и лоялността към марката чрез анкета с един въпрос. NPS е число между -100 и 100, като целта е да се постигне по-висока стойност.

Ако притежавате или управлявате проекти за компания или марка с един продукт, въпросът в анкетата би бил: „Колко вероятно е да препоръчате нашия продукт на вашите приятели и колеги?“ А ако притежавате или управлявате проекти за марка с няколко продукта, бихте променили въпроса и бихте споменали „марка“ вместо „продукт“.

Участниците в проучването NPS оценяват вероятността да препоръчат вашия продукт или марка по скала от 0 до 10, като 0 означава много малко вероятно, а 10 – изключително вероятно. След това, в зависимост от отговорите си, участниците се разделят на три категории.

Формула: % на поддръжниците – % на критиците

Превърнете критиците в поддръжници, за да повишите лоялността на клиентите си. Можете да създадете персонализирани формуляри, за да получите важна обратна връзка от клиентите си, която да ви помогне да повишите NPS.

Ефективност

Показателите за ефективност по-долу измерват рентабилността на проекта ви. А това е тясно свързано с начина, по който използвате ресурсите си.

Използват ли ефективно времето си за работа по проекта? И изразходвате ли ефективно средствата си за ресурси?

С други думи, харчите ли повече време и пари за проекта си, отколкото парите, които ще фактурирате на клиентите си? KPI за ефективност са показатели, които ви помагат да направите изводи за разликите в разходите между проектите.

14. Използване, подлежащо на фактуриране

Това е вашият основен KPI за оценка на представянето на членовете на вашия екип по време на изпълнението на проекта. Той ви дава представа за времето, което вашият екип е отделил за генериране на приходи, и за приходите, които действително ще получите от вашите клиенти.

Формула: (брой фактурирани часове/брой часове, прекарани в работа по проекта) * 100%

ИЗБЯГВАЙТЕ ИЗЧЕРПВАНЕТО НА ЕКИПА СИСъвет от професионалист: Не се стремете към максимално използване на капацитета. Това би увеличило приходите ви, но вашите служители биха били изложени на риск от изчерпване, което ще ви струва скъпо.

15. Средна цена на час

Суммирайте всички разходи, свързани с осигуряването на условия на вашите служители за успешното изпълнение на проекта. Те могат да варират от заплати и социални придобивки за служителите до офис оборудване, за да споменем само някои от тях.

Сравнете средната цена на час с резултатите от проекта. Ако вторите надвишават първите, тогава вашите служители са използвали ефективно времето си за проекта или планираните часове. В резултат на това и вие сте изразходвали парите си ефективно!

Кой има полза от настройките на KPI?

Бизнес: Всяка компания, която иска да подобрява непрекъснато операциите си, да следи представянето си и да гарантира цялостния успех на проектите си, ще има полза от определянето на KPI. Те добавят измерима мярка към целите, което улеснява компаниите да следят напредъка и да вземат решения въз основа на данни. KPI предлагат на компаниите възможност да имат информация в реално време за операциите си и да коригират курса, ако е необходимо.

Проектни мениджъри: За проектните мениджъри определянето на KPI е от решаващо значение за безпроблемното изпълнение на задачите и постигането на целите на проекта. KPI предлагат ясна пътна карта за очакваните резултати, като разбиват сложните проекти на управляеми части. Те предоставят на проектните мениджъри начин да преценят дали екипът е на прав път или са необходими корекции, като по този начин минимизират рисковете.

Как да проследявате KPI за управление на проекти

След като изберете вашите KPI за управление на проекти, вие или вашите проектни мениджъри трябва да ги наблюдавате.

Можете да започнете с създаването на Excel KPI табло. Но ако проектът ви е сложен, с голям бюджет, изисква участието на няколко заинтересовани страни и ресурси и включва множество ограничения в графика и зависимости между задачите, тогава се нуждаете от по-стабилен подход към управлението на проекти!

Тогава влизаме в игра с ClickUp. Нашият софтуер за KPI ви предоставя необходимите отчети за KPI, каквито и да са те. А колекцията от шаблони за управление на проекти на ClickUp ви дава преднина. Тя улеснява създаването на проекти с конфигурацията, от която се захранват вашите отчети за KPI.

Освен това, ClickUp ви позволява да свържете задачи от различни екипи с една единствена, измерима цел. Заедно с ясно определени срокове, нашият софтуер ви позволява да проследявате целите автоматично. Но това не е всичко! Използвайте ClickUp, за да проследявате завършването на фазите и дори OKR.

Свържете задачите с целите. След това организирайте свързаните цели в папки за автоматично проследяване на цялостния напредък на едно място. Опитайте ClickUp Goals и открийте как изглежда правилното наблюдение на KPI за управление на проекти!