Всички сме запознати с използването на ключови показатели за ефективност (KPI), за да следим напредъка си спрямо целите във времето. Вашият мениджър може да следи вашите KPI или може би вие сте отговорни за определянето им за вашия екип.
Но какво полза от всички тези данни, ако не правите нищо с тях?
Тук на помощ идват KPI отчетите. В този наръчник ще разгледаме подробно какво представлява KPI отчитането, защо е важно, кои показатели трябва да проследявате и др. Нека се впуснем в темата и разгледаме всичко, което трябва да знаете за създаването и управлението на KPI отчети. 🙌
Какво е KPI отчет?
Отчетът за KPI е физически или цифров файл, който събира данни за ефективността на всички KPI, които проследявате в момента. По същество това е мястото, където се консолидират всички ваши данни за KPI – обикновено в табло за KPI – за да ви е по-лесно да разберете данните си и да оцените ключовите показатели за ефективност.
Отчетите за KPI обикновено са много визуални, така че вие и членовете на вашия екип можете бързо да интерпретирате данните, за да идентифицирате тенденции или предизвикателства в бизнес целите.
Много екипи използват KPI табло като визуален интерфейс за мониторинг на KPI, като самите отчети зад него предлагат допълнителни данни и информация.
Защо е важно наблюдението и отчитането на KPI?
Отчитането на KPI ви дава възможност да разберете представянето си спрямо всички най-ценни KPI на едно място. Само това го прави ценно, но инвестирането в начина, по който следите ключовите показатели за ефективност, ви носи допълнителни ползи.
Най-добрите KPI отчети ви позволяват да:
- Визуално проследявайте най-важните си показатели (обикновено от визуални KPI табла).
- Проследявайте исторически данни и задавайте еталони и цели за бъдещето.
- Персонализирайте и идентифицирайте показатели, тенденции и модели за отчитане на KPI
- Идентифицирайте пречки, проблеми и ограничения на проектите
- Демонстрирайте своята стойност или напредък пред заинтересованите страни.
- Получете достъп до подробна информация и данни за ефективността, за да вземете бизнес решения.
Отчетите за KPI не са само по-добър вариант за визуализация на данни – те ви насочват към целите ви, следят напредъка ви и демонстрират успеха ви до момента. 🏆
Показатели срещу KPI: какво ги различава
Макар KPI и бизнес показателите да изглеждат сходни, има една ключова разлика. Ето как да разграничите KPI и бизнес показателите:
- Ако даден показател проследява вашите резултати по отношение на ключова бизнес цел, той е ключов показател за ефективност.
- Ако даден показател проследява вашата ефективност по отношение на която и да е (основна/неосновна) бизнес цел, той е бизнес показател.
Мислете за KPI като подгрупа от бизнес показатели, които се фокусират само върху това, което е най-важно за вашия бизнес.
Например, ключов показател за ефективността в екипа по продажбите може да бъде общият обем на продажбите. Това са данни, които целият екип може да измерва и наблюдава във времето. Освен това тези данни оказват влияние и върху други области от вашата дейност – например KPI за маркетинга.
Свързан бизнес показател е оборотът, който е фактор, повлиян от броя или обема на продажбите, но има много по-широк обхват. ✅
Показатели, които вероятно ще искате да включите в отчетите за KPI
Въпреки че KPI и показателите са различни, и двете имат своето място в KPI таблото. Когато отчитате напредъка си спрямо индивидуалните KPI, е полезно да ги визуализирате спрямо общите показатели на бизнеса си – цифрите, които определят успеха ви спрямо целите ви.
Някои компании считат показателите за общовалидни акценти, докато други използват показателите и KPI много по-гъвкаво. Показателите за KPI, които са важни за вас, зависят от вашата индустрия и роля, но общите показатели, които се включват в отчетите за KPI, включват:
- Общи продажби
- Задържане на клиенти
- Удовлетвореност на клиентите
- Пазарен дял
- Удовлетвореност на служителите
- Разходи за привличане на клиенти
- Стойност на клиента за целия му жизнен цикъл
- Възвръщаемост на инвестицията
- Процент на отпадане
- Нетна печалба
- Растеж на приходите
- Конверсионен коефициент
- Паричен поток
Обмислете кои бизнес показатели и примери за KPI са най-подходящи за вашата роля и отговорности и ги включете в процеса си за отчитане на KPI. По този начин ще получите по-ясна представа за това как вашите индивидуални KPI са свързани с успеха в по-голям мащаб.
3-те най-често срещани типа KPI отчети, които трябва да знаете
Повечето бизнес KPI отчети са изключително изчерпателни и могат да обработват всички видове данни за производителността.
Все пак, все още има три различни типа отчети, които можете да използвате за различни цели:
1. Оперативни отчети
Оперативните отчети се фокусират върху реалните ви резултати в ежедневните операции на вашия бизнес. Данните в оперативните отчети се наблюдават редовно, за да се оцени реалното ви представяне по отношение на ежедневните, повтарящи се дейности и бизнес целите. 💰
Примери за оперативни отчети включват:
- Продажби (месечни, тримесечни или годишни)
- Паричен поток
- Длъжници или кредитори
Редовното проследяване на тези показатели и KPI ви дава представа за ефективността и създава възможност за корекции въз основа на потенциални пречки, предизвикателства или възможности. Екипите, които редовно следят продажбите или паричния си поток, имат възможност да реагират по-бързо, което води до по-малко проблеми и по-голям растеж.
2. Аналитични отчети
Тези отчети са насочени към предоставянето на подробна аналитична информация за ключовите показатели за ефективността. Обикновено те подчертават тенденциите в показателите за ефективността, които показват дали се движите в правилната посока. 🌻
Примери за аналитични отчети включват:
- Годишен или тримесечен ръст на продажбите
- Процент на задържане на клиенти
- Оценки за удовлетвореността на клиентите
Аналитичните отчети служат като полезен ориентир за това къде се намирате в момента, къде сте били и как може да изглежда бъдещето ви. Използвайте тези отчети, за да размислите върху това, което е работило добре, и да идентифицирате областите, които се нуждаят от промяна или подобрение, преди да се превърнат в бъдещ проблем.
3. Стратегически отчети
Стратегическите отчети се фокусират върху предоставянето на подробна информация за текущото състояние на вашата бизнес стратегия, състоянието на бизнеса и посоката, в която се движат нещата. Лицата, вземащи решения, използват тези отчети за да получат полезна информация за по-нататъшното развитие на бизнеса. 📈
Примери за стратегически отчети включват:
- Процент от продажбите на конкретен продукт, маркетингова кампания или регион
- Пазарен дял във времето
- Предстоящи проекти
Тези стратегически отчети предоставят на вашите мениджъри и заинтересовани страни ценни данни, за да могат да вземат най-информирани решения. Идентифицирането на скок в тенденциите от една маркетингова кампания означава, че можете да приоритизирате разходите и да коригирате други кампании, за да постигнете най-голям ефект.
Следенето на списъка с постъпващите проекти ви дава увереност, че работният ви процес е стабилен, или мотивация да сключите нови сделки.
Как да създадете надежден и информативен KPI отчет
Вие разбирате общите показатели на вашия бизнес и общите KPI. Надяваме се, че виждате ползата от таблото или отчета за KPI, за да отключите наистина полезни данни.
Сега ще ви покажем как да създадете свой собствен KPI отчет, за да планирате, създавате и споделяте по-добре показателите си с помощта на KPI софтуер.
1. Определете целите си
Решете какво искате да постигнете с вашите KPI отчети. Потвърдете целта на отчета, как ще бъде използван, основната аудитория и как ще го споделяте.
Тези критерии не само ви позволяват да разберете по-добре собствените си стратегически цели, но и ви дават информация за начина, по който подхождате към дизайна и функционалността на самия отчет. 🎯
2. Решете кои конкретни KPI да проследявате
Има стотици примери за отчети за KPI, които можете да наблюдавате, но не е необходимо да ги обхващате всички. Решете кои KPI са най-ценни според вашите цели и подгответе данните, така че да са готови за показване.
Проверете вътрешните си записи, за да видите дали вече проследявате този KPI или дали трябва да създадете нова система. Помислете дали източникът на данни е точен, кой отговаря за актуализирането му и какви стъпки трябва да предприемете, преди да можете да го използвате в отчета си.
KPI не винаги трябва да са свързани с парични стойности или производствени показатели. Някои KPI, които може да искате да вземете под внимание, са свързани с управлението на времето.
Ето защо функцията за прогресивно отчитане на времето в таблата на ClickUp е чудесен избор за проследяване на задачи в различни пространства и в рамките на определен период от време.
3. Изберете как да визуализирате вашите KPI
Суровите KPI често са под формата на числа или изявления и не са лесни за разбиране на пръв поглед. За да направите отчетите си за KPI полезни, трябва да използвате визуализация на данните, за да комуникирате бизнес резултатите си по по-значим начин.
Решете какъв е най-добрият начин да представите данните си, след което създайте таблици, графики и диаграми с инструмент за визуализация на данни. Презентацията ви трябва да е проста.
Целта е да се съобщават бързо прозренията и тенденциите. Заинтересованите страни и мениджърите винаги могат да се запознаят по-подробно с примерите за отчитане на KPI, ако искат да извлекат повече подробности. 📊
4. Използвайте софтуер за създаване на KPI отчет
Ръчното създаване на собствени KPI отчети отнема много време и може да доведе до грешки. Има много по-добър начин да създавате и следите KPI отчетите си – с ClickUp Goals.
ClickUp Goals въвежда нов начин за вашия екип да проследява целите и ключовите резултати (OKR) и задачите. Нашата високо визуална платформа дава възможност на членовете на вашия екип да останат на прав път благодарение на ясни цели, лесни за ползване графици и автоматично проследяване на напредъка.
Добавете свои собствени цели, задачи или KPI и ги персонализирайте напълно. Проследявайте напредъка с числови, парични, верни/неверни или задачи. Визуализирайте тези данни в изключително нагледен KPI табло за отчитане, което ви позволява да виждате напредъка си по отношение на няколко KPI едновременно.
Създаването на собствен KPI отчет е лесно с ClickUp Goals, но ако търсите още по-лесен начин, ние имаме решение за вас. Шаблонът за KPI на ClickUp е настроен и готов с всичко необходимо за наблюдение на вашите показатели и KPI – всичко, което трябва да направите, е да ги добавите към шаблона.
5. Споделете своя KPI отчет
След като KPI отчетът ви е готов, можете да започнете да го споделяте със заинтересованите страни, лидерите, които вземат решения, членовете на екипа и всеки друг, който проявява интерес към вашия напредък.
Ако използвате ClickUp за отчитане на KPI, можете лесно да споделяте отчетите си с всеки по всяко време. Сътрудничеството и комуникацията винаги ще подобряват процеса ви, така че да имате най-успешната стратегия за отчитане на KPI.
Използвайте настройките за поверителност и споделяне, за да персонализирате кой има достъп до кои цели, и маркирайте членовете на екипа, за да могат да следят индивидуалното си влияние върху конкретни цели и задачи. 💬
9 примера и шаблони за KPI отчети, които опростяват процеса
Можете да създадете KPI отчет за всяка метрика или KPI във всеки екип, независимо дали става дума за продажби, операции, човешки ресурси или маркетинг. Вдъхновете се от тези примери за KPI отчети, за да откриете нов начин за наблюдение и представяне на вашите данни, като използвате нашия любим софтуер за KPI отчети и приложение за проследяване на цели, ClickUp.
1. Шаблон за балансирана система за оценяване на ClickUp
Шаблонът за балансирана система за оценяване на ClickUp е един от най-визуалните начини за проследяване на данни и наблюдение на напредъка по редица KPI, включително оперативни KPI, маркетингови KPI и финансови KPI.
Поканете членовете на екипа да анализират данни, да разберат нуждите на клиентите ви, да поставят цели и да проследяват напредъка по различни KPI с този шаблон за съвместна балансирана система за оценка.
2. Шаблон за OKR и цели на компанията ClickUp
Всяка компания има OKR, цели и задачи, които иска да проследява. Шаблонът за OKR и цели на компанията от ClickUp ви предлага лесен начин да направите точно това в най-добрия софтуер за OKR, наличен днес.
Този шаблон за определяне на цели ви позволява да приоритизирате конкретни цели и да обедините членовете на екипа зад едни и същи цели.
3. Шаблон за проект за обучение и развитие на ClickUp
За много организации проследяването на обучението и развитието на своите служители се е превърнало в ценен KPI. Използвайте шаблона за проект за обучение и развитие на ClickUp, за да зададете цел за следващия си проект за обучение, а след това проследявайте напредъка на KPI, за да можете да докладвате по-ефективно за неговото въздействие.
4. Шаблон за месечен отчет за състоянието на бизнеса в ClickUp
Ако трябва да предоставяте месечна актуализация или отчет за състоянието на проекта за вашия екип или отдел, шаблона за месечен отчет за състоянието на бизнеса от ClickUp е ефективен пример за KPI отчет за вас.
Този доклад в стил мемо ви позволява да проследявате и визуализирате показателите за ефективност и да добавяте обобщения и контекст към тях под формата на доклад.
5. Шаблон за OKR рамка на ClickUp
Наблюдението на OKR в цялата компания може да се превърне в прекалено голямо бреме, ако нямате система, която да работи. Използвайте шаблона OKR Framework Template от ClickUp, за да въведете по-стабилен процес, който ви позволява да задавате SMART цели и да проследявате напредъка им в реално време.
6. Шаблон за тримесечен бизнес преглед на ClickUp
Проверката на напредъка ви на всеки три месеца се е превърнала в полезен навик за повечето организации. Използвайте шаблона за тримесечен бизнес преглед на ClickUp, за да оптимизирате процеса и да представите напредъка си по KPI по по-визуален начин.
7. Шаблон за табло за KPI за продажбите на ClickUp
KPI за продажбите са задължителни за всеки ефективен екип по продажбите. Използвайте шаблона за KPI за продажбите на ClickUp, за да мотивирате екипа си да постигне общите цели, с дизайн, който позволява на всеки да види кои са най-ценните KPI и какъв е напредъкът до момента.
8. Шаблон за табло с KPI показатели на ClickUp Warehouse
Подобно на екипите по продажбите, екипите в складовете са силно мотивирани от своите KPI. Шаблонът за KPI за складове на ClickUp е специално проектиран за нуждите на екипите в складовете с проследяване на KPI, визуализация на данни в реално време и ключови оперативни информации.
9. Шаблон за седмичен отчет за състоянието на ClickUp
Ако отчитате показатели, които се променят ежедневно, седмичният отчет пред вашия екип е чудесен начин да държите всички информирани и мотивирани да постигнат общите ви цели. Използвайте шаблона за седмичен отчет за състоянието на ClickUp, за да съобщавате напредъка си от седмица на седмица, така че да можете да следите напредъка и да предприемате бързи действия.
Улеснете отчитането на KPI с ClickUp
Използването на KPI е един от най-лесните начини да следите ключовите си бизнес цели и задачи. Но не забравяйте, че изборът на KPI е само една част от процеса: трябва да имате и начин да ги проследявате.
Няма по-лесен начин да го направите от това да използвате усъвършенстван инструмент за бизнес отчети като ClickUp. Нашата платформа „всичко в едно“ има всичко необходимо, за да следите напредъка на вашите KPI и да измервате ефективността.
Опитайте ClickUp безплатно още днес и открийте по-добър начин за подход към отчитането на KPI. ✨