Как да създадете табло за KPI (с примери и шаблони)

В един високопроизводителен екип всеки знае точно за какво отговаря, как се справя и как всичко това се вписва в целите на организацията.

Тези екипи, които работят като едно цяло и последователно постигат целите си, имат една обща черта: те проследяват и знаят своите резултати по всяко време.

Не можете да подобрите това, което не измервате.

Следователно първата стъпка към подобряване на производителността е измерването. Това ни води до концепцията за KPI или ключови показатели за ефективност. KPI помагат за непрекъснатото количествено измерване на производителността на отделните лица, екипите и цялата организация.

Определянето на KPI обаче е само първата стъпка.

Трябва също така да следите редовно напредъка си, за да сте сигурни, че вие и вашият екип можете да постигнете целите си. Ето тук KPI таблото се оказва полезно! 📈

Какво е KPI табло?

Таблото за KPI визуално представя вашите KPI (ключови показатели за ефективност), като ви дава подробен поглед върху няколко KPI на едно място. С помощта на графики, диаграми, ленти за напредък и др. таблото за KPI ви помага бързо да видите къде се намирате вие или вашият екип по отношение на конкретни цели. Можете незабавно да прецените колко близо сте до постигането на целите.

Таблото с KPI дава на всички заинтересовани страни ясно разбиране за производителността на организацията по всяко време. Това помага да се идентифицират проблемните области и да се предприемат коригиращи действия, където е необходимо.

Ето как KPI таблото помага на бизнеса:

Съвременните KPI табла събират множество KPI в един изглед, спестявайки време, което иначе бихте прекарали в анализиране на данни от различни източници.

Споделените изгледи помагат на екипите да анализират съвместно производителността и да използват данни и показатели за количествено измерване на напредъка.

Не сте запознати с KPI? Гледайте нашето видео, което разкрива тайните на KPI веднъж завинаги!

Елементи на KPI таблото

Таблото с KPI е повече от просто инструмент за проследяване: то предлага моментална снимка на предстоящи крайни срокове и задачи, които изискват спешно внимание, заедно с техните съответни отговорници. Това ниво на яснота и отчетност води до информирани решения и навременни корекции, така че да можете да поддържате темпото към целите си.

Един добре проектиран KPI табло обикновено съдържа следните елементи:

Ключови показатели

Таблото с KPI ще покаже най-важните показатели, които са от значение за екипа и организацията. Всеки от показателите обикновено е конкретен, количествено измерим и измерим. Например, ключовите показатели за екип за управление на продукти могат да включват степен на приемане на функции, NPS (Net Promoter Score), степен на задържане на потребители, степен на удовлетвореност на клиентите (CSAT) и др.

Визуализация на данни

Обикновените кръгови диаграми и списъци с цифри може да не са достатъчни, за да проследите точно напредъка си. Вместо това трябва да потърсите изпълнителен табло, което предлага изчерпателна информация чрез визуални елементи. Елементи като графики, измервателни уреди, термометри и ленти за напредък улесняват наблюдението на напредъка.

KPI таблото, което визуализира данните чрез диаграми, графики, табла за оценка и др., улеснява екипите да разберат и анализират бързо данните и да вземат решение за следващите стъпки.

Останете на път към целта с таблата на ClickUp

Актуализации в реално време

Вие искате табло с най-актуалните и надеждни данни, за да можете да вземате информирани решения и да предприемате навременни действия. В идеалния случай таблото с KPI трябва да може да актуализира данните автоматично в реално време или на чести интервали. Това гарантира, че информацията, която разглеждате, е винаги актуална и надеждна.

Макар че много екипи все още създават KPI табла в Excel, значителен недостатък е, че те не се актуализират автоматично. Съвременните инструменти могат да правят това по-добре, като се интегрират с вашите източници на данни.

Опции за филтриране и детайлно проучване

По-усъвършенстваните табла ви предоставят филтри и опции за детайлно разглеждане, за да видите конкретни показатели в по-голяма подробност. Например, таблата на ClickUp имат филтри и превключватели, които ви помагат да намерите необходимата информация.

Важни събития и срокове

Задаването на етапи е важно за ръководителя на екипа, за да поддържа морала на екипа, особено при дългосрочни цели. Те служат като контролни точки, които дават кураж чрез видими признаци за напредък.

От друга страна, графиците ви предоставят на вас и на целия ви екип ясна пътна карта за постигане на целите, като ви помагат да останете мотивирани и фокусирани. Вашият KPI табло трябва да може да включва тези елементи заедно с показателите за производителност.

Персонализиране

Таблото с KPI може да бъде наистина полезно само когато потребителите могат да персонализират изгледа на таблото. Например, ръководител на продажбите може да иска да вижда само общите KPI за продажбите и да добавя филтри по екипи. От друга страна, ръководител на отдел може да иска да вижда подробни KPI за екипната и индивидуалната производителност в конкретен формат.

Таблото ви трябва да може да се персонализира, за да не се налага да създавате няколко табла с KPI, съобразени с уникалните изисквания на всеки екип. Можете също да създадете общ шаблон за табло, който да се използва отново толкова често, колкото е необходимо.

Уведомления

Някои инструменти за отчитане на KPI ви позволяват да настроите аларми и известия за конкретни събития, които изискват намеса или бързи действия. Например, можете да настроите аларма за случаите, в които трафикът на вашия уебсайт спадне с повече от 10% за една седмица.

Удобен за ползване интерфейс

KPI таблото е инструмент за всички в организацията, не само за тези, които са технически подготвени. Дизайнът му трябва да е интуитивен и лесен за ползване, позволяващ лесна навигация. Всички ключови информации трябва да са лесно достъпни, за да не се налага на членовете на екипа да търсят дълго важни бизнес данни. Освен това, ако таблото е подходящо за мобилни устройства, това повишава неговата полезност, тъй като екипите могат да проследяват важни актуализации навсякъде и по всяко време.

Като бизнес анализатор, функцията за табло на ClickUp значително улесни представянето на данните по красив и целенасочен начин. Функцията за сравнение може да се персонализира, което позволява данните да се показват по смислен и ясен начин и да се разбират много лесно.

Сега, когато знаем от какво се състои един ефективен KPI табло, нека отговорим и на един въпрос, който обърква мнозина – разликата между OKR и KPI.

Разлика между KPI и OKR

Макар KPI и OKR да се използват за измерване и проследяване на производителността, тяхната цел и характеристики са различни. Докато KPI измерват производителността ви спрямо конкретни показатели, OKR определят вашата визия и стратегия за постигане на целите ви. Ето едно кратко сравнение между двете:

Различни видове KPI табла

Таблото за KPI се различава по дизайн и функционалност, за да отговори на специфичните нужди на всяка роля, от главни изпълнителни директори до мениджъри, ръководители на екипи и индивидуални сътрудници в рамките на дадена организация.

Разбирането на отличителните характеристики и цели на всеки от тях може да ви помогне да приложите най-подходящата рамка за KPI ефективно.

Стратегически KPI табло

Ръководителите и висшето ръководство в организацията се нуждаят от обща представа за представянето на компанията спрямо поставените цели. Стратегическият KPI табло предоставя тази обща представа за напредъка на организацията към стратегическите цели и дългосрочните задачи. То включва цялостен поглед върху състоянието на бизнеса и данни за цялата компания относно финансовото представяне, удовлетвореността на клиентите и др.

Този тип табло с KPI за ръководни кадри предоставя:

Аналитичен KPI табло

Аналитичните KPI табла са по-подробни от стратегическите табла и предоставят задълбочени данни и информация, които помагат на мениджърите да вземат решения. Те обикновено включват исторически данни и функции, като филтри и изгледи, за по-задълбочен анализ. Анализаторите и специалистите по данни във вашата организация биха използвали такива табла ежедневно. Това са най-добрите KPI табла, които можете да използвате за дългосрочно планиране и стратегия.

Някои организации използват аналитичен табло като основен източник на данни, с различни раздели за конкретни екипи или функции.

Оперативен KPI табло

Опитайте таблата на ClickUp

Най-често използваният вид KPI табло е оперативното табло. То предоставя редовна снимка на вашите бизнес операции в даден момент. Такива табла обикновено не разполагат с екстри като множество изгледи и ленти за напредък; вместо това, те се фокусират върху текущата производителност или състояние. Оперативните KPI табла също имат по-опростен дизайн, който е лесен за използване.

Този вид KPI табло често се използва от ръководителите на екипи и мениджърите на средно ниво; неговите общи характеристики включват:

Примери за такъв тип табло са ежедневен тракер на продажбите, отчет за присъствието на екипа, тракер на времето за отговор на клиентската поддръжка, табло за нивото на запасите, табло за KPI на продажбите на компанията и др. Различните екипи в организацията (продажби, маркетинг, обслужване на клиенти и др.) също могат да създават оперативни табла за проследяване на функционалните KPI.

Тактически KPI табло

Индивидуалните сътрудници трябва да разбират как тяхната работа се отразява на целите на организацията. Техният табло е по-тактическо и се фокусира върху следното:

Табло с KPI за управление на проекти

Проектните мениджъри обикновено имат отделен табло за всеки от своите проекти. Това табло за управление на проекти KPI може да визуализира как напредва проектът и дали общата производителност отговаря на очакванията.

Такъв табло би включвало KPI, свързани с:

Той помага на проектните мениджъри да следят проекта и да предприемат коригиращи действия, когато е необходимо, за да върнат конкретни KPI в правилната посока.

Някои организации създават и персонализирани KPI табла за конкретни екипи или инициативи. Тези табла събират и показват най-релевантните данни за всеки отделен случай.

Всеки тип KPI табло гарантира, че всички в организацията, независимо от ролята им, са съгласувани със стратегическите цели. Чрез предоставянето на подходящи данни и информация на служителите на всички нива, KPI таблата улесняват ефективното вземане на решения, подобряват управлението на производителността и насърчават култура на прозрачност и отчетност.

Прочетете също: Видове KPI табла за проследяване на вашия проект

Как да създадете KPI табло

Сега ще ви покажем как да създадете KPI табло за себе си или за вашия екип. Проследете стъпките!

Въпреки че все още можете да създадете това по стария начин в Excel таблица, едно модерно табло ще опрости ежедневното управление. Сред всички налични опции, ClickUp се откроява като цялостно решение за управление на проекти, което опростява проследяването на целите и напредъка.

1. Определете целта си

Преди да създадете KPI таблото си, трябва да определите целите си. Когато определяте целите, имайте предвид, че те трябва да ви приближават към дългосрочните ви цели.

Най-добрият начин да поставите подходящи цели е да следвате рамката SMART: поставете цели, които са Smart (умни), Measurable (измерими), Achievable (постижими), Realistic (реалистични) и Time-bound (срок). Ако не сте правили това преди или искате да спестите време, можете да използвате шаблона за умни цели на ClickUp, за да определите ефективно целите си.

Изтеглете този шаблон

Този персонализируем шаблон ви помага да разделите сложните цели на по-малки и по-лесно постижими цели. Той ви помага да дефинирате конкретни, измерими, постижими, релевантни и обвързани с времето цели.

Изгледът на работния лист SMART Goal ви предоставя пространство за обсъждане и съхранение на всички ваши идеи, докато изгледът на целите на компанията ви помага да следите всички цели, по които работи вашият екип.

След като сте определили най-важните цели, които да проследявате в таблото с KPI, създайте ги в ClickUp.

ClickUp Goals ви позволява да създавате и проследявате целите и KPI визуално и интуитивно.

С ClickUp Goals можете да:

Прочетете също: Как ефективно да поставяте цели на екипа

2. Определете подходящи показатели

След като вече сте определили целите си, нека да изберем показателите, които най-добре ще ви помогнат да измервате напредъка си към тях.

Например, вашата цел може да бъде да увеличите приходите с определен процент. В този случай ще искате да проследявате показатели, свързани с потенциални клиенти, конверсии, средна стойност на поръчката, марж на печалбата и т.н.

Можете да създадете персонализиран табло в ClickUp, за да проследявате тези показатели. То актуализира данните в реално време, така че никога не трябва да се притеснявате за актуалността на информацията. Освен това можете да проследявате няколко показателя в едно табло, което значително улеснява анализа.

3. Задайте целите

За всеки показател, който сте определили по-рано, определете конкретни (и реалистични!) цели, към които ще се стремите. Например, за показателя за конверсиите можете да си поставите цел от 10% над текущите си конверсии.

Целите ви помагат да измервате напредъка си към целта във всеки един момент и да се придържате към плана.

ClickUp Goals ви позволява да зададете пет вида цели за всяка цел:

Ето един пример за това как да зададете цели в таблото за KPI на екипа за обслужване на клиенти.

Може да искате да проследявате показатели като:

За да ги видите в KPI таблото, трябва да добавите widget-и за числа, за да измервате текущо обработените случаи и ескалациите. По същия начин можете да добавите widget за проследяване на времето, за да проследявате времето за отговор на клиентската поддръжка, и widget за напредък, за да проследявате показателите за ангажираност на потребителите, като CSAT.

4. Интегрирайте източниците си на данни

Използвайте интеграциите на ClickUp, за да автоматизирате събирането на данни, където е възможно, като например свързване на софтуер за поддръжка на клиенти, за да проследявате автоматично времето за отговор. ClickUp поддържа native интеграции с различни приложения, като Slack, Everhour, Front и Hubspot, и ви позволява да се свържете чрез Zapier с още стотици други. Можете също да създавате персонализирани интеграции, използвайки API на ClickUp.

Освен това таблото може да интегрира данни от различни други функции на ClickUp (като ClickUp Tasks и ClickUp Goals), което ви позволява да следите актуализациите последователно.

5. Създайте и персонализирайте своя табло

Когато разработвате дизайна на таблото, се стремете то да бъде визуално привлекателно и лесно за ползване. Това ще гарантира безпроблемна навигация за всички членове на екипа. Не се колебайте да пробвате различни дизайни, за да откриете най-ефективното съчетание между естетика и функционалност. Можете също да пробвате различни шаблони за табло, докато намерите този, който ви подхожда най-добре.

ClickUp ви позволява да персонализирате таблото си точно както искате. Освен над 50 джаджи, от които да избирате, ето и няколко други функции на ClickUp, които правят това изключително лесно за вас:

6. Проследявайте показателите

След като сте определили целите си, е време да проследите избраните от вас показатели. Софтуер за KPI като ClickUp ще направи това автоматично за вас, като поддържа данните на таблото ви актуални.

ClickUp Tasks ви помага да организирате и проследявате задачите, свързани с всяка цел, за ефективно управление. Интуитивният интерфейс с функция „плъзгане и пускане” опростява управлението на задачите, като предоставя множество изгледи за цялостен преглед на работните процеси.

Освен изгледа на таблото, ClickUp Views ви позволява да визуализирате и проучвате данните си по различни начини. Например, изглед „Списък“ (идеален за подробно разпределение на всяка задача), „Времева линия“ (ако искате да видите задачите по дата и продължителност), изглед „Работна натовареност“, диаграма на Гант и др.

Уверете се, че всички съответни членове на екипа имат достъп до KPI таблото. Споделянето на таблото насърчава прозрачността и поддържа всички в синхрон по отношение на целите на организацията и ролята им в постигането им.

Притеснявате се за сигурността? Не се тревожете – можете да зададете потребителски разрешения, за да ограничите достъпа до таблото само до оторизирани лица.

7. Анализирайте резултатите

След като проследите показателите си за известно време, анализирайте данните, за да видите дали сте на път да постигнете целите си. Ако не сте, можете бързо да вземете решение за следващите стъпки.

ClickUp ви позволява бързо да преминете от общ преглед към подробна информация, като използвате филтри и функции за детайлно проучване в таблото.

Диаграмите на Гант в ClickUp са друг отличен начин да получите обща представа за всички задачи и показатели по проекта си и да видите къде трябва да наваксате. Можете да използвате функцията „плъзгане и пускане“, за да коригирате графиците, където е необходимо. Те също така ви помагат да идентифицирате всички зависимости между задачите, които ви забавят, и да намерите свободно време, което може да е на разположение.

8. Оценявайте напредъка

Наред с проследяването и анализирането на индивидуалните показатели, е важно да правите редовни паузи и да оценявате цялостното си представяне. Тези проверки ви помагат да видите постигнатите резултати и да идентифицирате областите, в които имате нужда от подобрение.

Board View на ClickUp групира задачите по статус, за да ви помогне бързо да проследявате напредъка и да правите корекции. Визуалният характер на Kanban таблото улеснява проследяването и управлението на целите, така че можете да пренасочите фокуса и ресурсите там, където са най-необходими.

След оценка може да решите да промените целите или сроковете си, или дори да промените стратегията си. Предвид динамичната природа на нашата работна среда, такива оценки помагат на екипите да се адаптират към промените и да останат гъвкави.

Редовните прегледи гарантират, че таблото продължава да отговаря на вашите нужди и ви помага да отпразнувате постиженията, за да повишите морала.

Използване на шаблона за KPI на ClickUp

Ето, това беше накратко процесът на създаване на табло. Ако не искате да губите време в създаването на свои собствени табла, можете да използвате и шаблона за KPI на ClickUp, за да настроите бързо и да проследявате показателите за успех за вас и вашия екип.

Изтеглете този шаблон

Този шаблон за KPI табло ви помага да:

След като импортирате шаблона на таблото за KPI, отделете малко време, за да го персонализирате според конкретните цели и ключови резултати на вашата организация. Можете да използвате персонализирани статуси (Завършено, Не по план, По план, Незапочнато и В риск) и персонализирани полета (Напредък, Отдел, Целева стойност, Действителна стойност, KPI и др. ), за да го актуализирате според вашите предпочитания. То ви помага и да проследявате по-добре KPI с вградени функции за проследяване на времето, етикети и автоматизация.

Докато лидерите могат да използват обобщената визуализация, за да получат обща представа за всички KPI и тенденциите им, мениджърите на отдели могат да проследяват напредъка на отделните отдели с визуализацията на OKR по отдели. Освен това визуализацията на напредъка може да покаже задълбочена оценка на всеки отделен KPI, докато визуализацията на времевата линия е чудесна за проследяване на важни събития и крайни срокове.

Примери за KPI табло

Нека разгледаме накратко няколко примера за KPI табло, за да видим как могат да се използват за различни показатели и функции.

Табло за маркетингови кампании на ClickUp

С таблото за маркетингови кампании на ClickUp екипите могат да имат цялостен поглед върху основните си маркетингови инициативи на едно място.

Нека разгледаме случая с маркетингова кампания в социалните медии , в която сте определили цели като увеличаване на обхвата, ангажираността и броя на последователите.

За да проследявате ефективността на кампанията, можете да създадете KPI табло за маркетинг, с което да проследявате показатели като:

Табло за обзор на продажбите на ClickUp

Можете да създадете и персонализирате табло за преглед на продажбите в ClickUp, за да помогнете на екипа си по продажбите да проследява ключовите показатели на вашия бизнес.

Например, можете да използвате различни джаджи, за да създадете визуално представяне на:

Проследяването на тези важни показатели помага на мениджърите по продажбите да следят продажбите, да вземат решения въз основа на данни и да поддържат съгласуваност между всички по отношение на бъдещите действия.

С ClickUp всеки търговец има свой собствен персонализиран табло. Те могат да виждат толкова много важна информация за напредъка на проектите на своите клиенти и влиянието върху приходите, която преди не са могли да виждат.

ClickUp табло за лична продуктивност

Таблото не служи само за проследяване на напредъка на екипа. Можете да използвате таблото с KPI и за измерване на собствената си ефективност.

Създайте своя табло ClickUp Personal Productivity Dashboard по свой начин – добавете джаджите и данните, които са най-важни за вас. Например, представител на обслужване на клиенти може да иска да проследява конкретни показатели, като:

Това е чудесен начин за всеки да види къде прекарва времето си и дали това е в съответствие с целите му. Ако не е, той може бързо да коригира курса, да преоцени приоритетите си и да се върне на правилния път.

Как да използвате KPI таблата, за да работите по-умно

Внедряването на KPI табло, което проследява ключови показатели, може да подобри цялостната ефективност на организацията. Чрез стратегическо използване на KPI таблата екипите могат да работят по-умно, като гарантират, че всеки усилие допринася директно за постигането на целите на организацията.

Ето най-значимите предимства на ефективното използване на KPI табло:

1. Подобряване на комуникацията по отношение на стратегическите цели

Организационните и екипните цели често изискват координация между различни екипи. Без унифицирана платформа за представяне на целите и показателите за ефективност, съществува риск от недоразумения и образуване на изолирани масиви от данни.

Таблото с KPI изяснява индивидуалните и екипните постижения и напредъка към целите в лесно разбираем формат. Тази видимост помага на членовете на екипа ви да видят своя принос към по-големите цели на организацията; този контекст ги мотивира и стимулира производителността.

Освен това много платформи за табла включват инструменти за сътрудничество, което намалява необходимостта от външни приложения за продуктивност и опростява ежедневната ви работа.

2. Лесно наблюдение на дейностите

Интелигентният софтуер за табло с проследяване на задачите в реално време превръща седмичните срещи за актуализация в нещо от далечното минало.

Таблата като тази на ClickUp се актуализират в реално време, за да ви покажат колко работа е свършена във всеки един момент. Няма повече проследяване на работата в десетки таблици или чакане различни екипи да ви изпратят данните си, за да можете да ги съберете в един изглед!

За да използвате данните си по най-добрия начин, изберете решение за табло, което се вписва безпроблемно в съществуващия ви работен процес. Това може да означава избор на съвместимо приложение, което се интегрира с основните ви източници на данни, или избор на цялостна платформа, която предлага подробни отчети за KPI, визуализация на данни и автоматизирани работни процеси.

3. Създайте възможности за геймификация

Освен анализ на данни, KPI таблата могат да въведат забавни елементи в работния процес, ангажирайки вашите служители чрез геймификация.

Проучване на TalentLMS показа, че геймификацията може значително да повиши производителността и удовлетворението на работното място, като 89% от служителите се чувстват по-продуктивни, а 88% изпитват по-голямо удовлетворение.

Таблото с KPI може да ви помогне да създадете система за награди, базирана на постигането на конкретни бизнес цели и етапи. Можете също да включите системи за точки, класации и други конкурентни елементи, за да създадете здравословна конкуренция, стига това да не подкопава сътрудничеството.

4. Насърчаване на по-добрата работа в екип и отговорност

Таблото за KPI се занимава с често срещани предизвикателства при работата в екип, като неясни задачи, затруднения в комуникацията и липса на яснота относно по-широките цели на организацията.

Чрез показване на вашите KPI заедно със свързаните с тях цели, таблото изяснява индивидуалните отговорности, намалява объркването и бързо идентифицира неефективностите. То също така осигурява прозрачност и изгражда доверие във вашата организация.

Освен това, когато членовете на екипа могат да виждат задачите един на друг, това насърчава споделянето на знания и взаимната подкрепа, което допълнително подобрява екипната работа и отчетността.

Създайте първокласен KPI табло с ClickUp

KPI помагат на екипите да изяснят и да се фокусират върху своите дневни, седмични и месечни цели и производителност. Те също така помагат на отделните лица да видят как техните усилия се отразяват на екипа. От друга страна, те също така подчертават инициативи и действия, които не подкрепят целите на компанията и трябва да бъдат премахнати от списъка с приоритети.

Въпреки това, KPI, които са ефективни за един екип или дори организация, може да не са подходящи за друг. Ето защо препоръчваме да определите приоритетите си и да изберете подходящи KPI за измерване на напредъка.

Използването на добре проектиран софтуер за KPI може да опрости този процес, като елиминира голяма част от догадките и ускори напредъка към постигането на целите.

ClickUp е едно от най-лесните за използване и икономични решения за създаване на висококачествени KPI табла. То подобрява вашите възможности за отчитане с данни в реално време, когато е необходимо, така че да можете да спрете да преследвате данни и да се заемете със стратегическа работа.

Регистрирайте се в ClickUp, за да изпробвате таблото още днес!