Увеличете брутните печалби, оптимизирайте растежа на приходите, намалете средното време за разрешаване на заявки за поддръжка, подобрете ефективността на маркетинговия екип – има десетки и десетки процеси и стратегически цели, които могат да се проследяват с подходящите KPI.
Как да започнете? Ще ви е необходим набор от добри KPI, които са подходящи за вашите конкретни цели, и ще трябва да научите как да създадете KPI табло, за да следите ефективно напредъка към тези цели.
Готови ли сте да започнете? Прочетете по-долу подробното ръководство за KPI картите, както и стъпките за създаване на ваша собствена.
Какво е KPI табло?
Нека започнем с това какво представляват KPI: ключовите показатели за ефективност (KPI) са метрики, използвани за количествено измерване и проследяване на напредъка към вашите цели. И така, какво е KPI табло?
Представете си ги като таблиците, които вие и вашите приятели може да използвате, за да следите резултатите си по време на вечерта на боулинга или докато играете на настолна игра. Това е визуално представяне на вашите KPI, което улеснява проследяването и измерването на напредъка към различни цели. Те проследяват KPI на индивидуално ниво, по екип или отдел, или на ниво цялата компания.
Предимства на използването на KPI табло
Едно е да разберете какво е KPI табло, но защо да го използвате? Има много причини:
- Картите за оценка на KPI улесняват визуализирането на целите и задачите, което спомага за прозрачността в цялата компания.
- Те поддържат фокуса върху постигането на конкретни цели, което от своя страна поддържа отговорността на хората ✨
- Картите за оценка на KPI са лесни за четене инструменти за измерване на ефективността, които ви позволяват да проследявате ефективността на отделни лица, екипи, отдели или дори на цялата организация като цяло.
- Използвайте KPI картите като основа за стратегическо планиране и прогнозиране на проекти
- Тъй като KPI картите поставят акцент върху конкретни цели или задачи, те поддържат всички в синхрон с вашата цялостна стратегия.
- Докато следите напредъка, ще забележите, че някои области не напредват толкова добре, колкото други – и това ви дава представа за областите, в които са необходими подобрения в процесите 🛠️
Различни видове KPI карти
В крайна сметка, KPI картите могат да имат всякаква форма, която е най-полезна за вас и вашия екип. Независимо дали измервате общата производителност или проследявате целите на отделните служители, не се колебайте да използвате диаграми, графики и други визуализации на данни, за да улесните проследяването на напредъка.
Някои карти за оценка на KPI показват данните в списъчен формат и използват цветно кодиране, за да разграничат KPI, които са в рамките на плана, от тези, които са извън него.
Използвайте шаблона за KPI на ClickUp, за да създадете бързо и лесно KPI табло. Този шаблон за KPI табло позволява персонализирани статуси за всяка задача или цел, полета, които ви позволяват да добавяте различни атрибути към вашите KPI, персонализирани изгледи, които показват вашите KPI от различни ъгли, и още много други.
Макар да има много начини за подход към KPI таблото, има една методология, която е особено популярна – и ще я разгледаме подробно по-долу. 👀
Балансираната KPI карта за оценка
Балансираната карта за оценка (BSC) е карта за оценка на KPI, създадена от д-р Дейвид Нортън, съосновател на консултантската фирма Renaissance Solutions, и д-р Робърт Каплан, професор по развитие на лидерски умения в Харвардския бизнес университет.
Този тип KPI табло събира KPI, които оценяват цялостното представяне на организацията от четири различни гледни точки.
- Финансовата перспектива: Те включват показатели, които оценяват финансовите резултати на вашата компания. Маржовете на печалбата, целите за доходите и приходите са примери за финансови KPI ✨
- Гледната точка на клиента или заинтересованите страни: KPI от гледна точка на клиента предоставят мярка за фактори като удовлетвореност на клиентите, задържане на клиентите, нетни промоторски резултати и т.н. За заинтересованите страни вероятно ще измервате настроенията, което включва колко положително те възприемат вашата компания, тяхната удовлетвореност и други мерки, свързани с ангажираността и успеха на заинтересованите страни.
- Вътрешни процеси: KPI за тази перспектива анализират колко добре функционира вашата компания и колко ефективно доставяте вашия продукт или услуга. Тези показатели за ефективност ще измерват успеха на логистиката, управлението на поръчките и други бизнес процеси.
- Обучение и растеж: Тези KPI разглеждат нещата от гледна точка на вашите служители. Те измерват неща като инвестиции в обучение, развитие на умения, култура на работното място, технологични инструменти и ресурси, както и ангажираност на служителите.
Името говори само за себе си: балансираната карта за оценка ви дава „балансиран“ поглед върху представянето на вашата компания от четири различни – и изключително важни – ъгъла. Тя ви позволява също така бързо да идентифицирате потенциални проблеми (като спад в ангажираността на служителите или намаляване на лоялността на клиентите), което улеснява откриването на източника на проблема и създаването на стратегия за справяне с него, преди да излезе извън контрол.
А най-хубавото е, че използването на балансираната карта за оценка не ви пречи да създавате други карти за оценка на KPI. Чувствайте се свободни да използвате тази методология, за да оцените представянето на компанията като цяло, а също и да създадете карти за оценка на ниво отдел или екип, за да управлявате по-лесно проектите и да измервате успеха им.
Как да създадете KPI табло за подобряване на ефективността на проекта
Готови ли сте да започнете да създавате свои карти за оценка на KPI? Независимо дали искате да създадете обща стратегическа карта за вашата компания, да оцените бизнес целите или да проследявате и подобрявате работните процеси по проектите, следвайте стъпките по-долу. 🤩
1. Определете обхвата
Тъй като KPI картите следят всичко – от организационните цели на цялата компания до индивидуалния успех, първата стъпка е да определите обхвата на вашата карта. Екипите по продажбите следят различни KPI при постигането на своите цели, които се различават от KPI, които организацията като цяло може да използва за постигане на бизнес целите си.
Изберете между карти за оценка за цялата компания, отделите в компанията и екипите, работещи по конкретни проекти, или създайте карти за оценка на индивидуално ниво, за да насърчите служителите да постигнат собствените си цели.
2. Очертайте целите си
Какво искате да постигнете с вашите KPI карти? Искате ли да подобрите процента на задържане на клиентите или да генерирате повече трафик към уебсайта? А какво ще кажете за подобряване на маркетинговите кампании или удовлетвореността на служителите?
Изберете всяка цел, която желаете, но преди да създадете KPI табло, трябва да очертаете ясно тези цели и да изберете подходящите KPI, които да проследявате по пътя.
Когато определяте целите си, помислете и за времевия период. Например, ако искате да намалите отлива на клиенти с определен процент до края на следващото финансово тримесечие, тогава вашата карта за оценка трябва да отразява напредъка към тази цел през определения период от време.
Съвет: Опитайте критериите SMART!
Имате затруднения при определянето на целите? Един от начините да изясните целите си е да следвате критериите SMART. „SMART” е абревиатура от Specific (конкретни), Measurable (измерими), Achievable (постижими), Relevant (релевантни) и Time-bound (срок). Използването на този подход вместо обобщаване прави целите ви кристално ясни.
Например, можете да си поставите за цел да намалите разходите за привличане на клиенти (CAC), но това е доста неясно. Следвайте критериите SMART, за да прецизирате тази цел.
- Конкретно: Искате да намалите разходите за привличане на клиенти в социалните медии.
- Измерими: Знаете колко струва привличането на клиенти в социалните канали в момента и ще продължите да анализирате тези данни, докато работите за намаляване на разходите.
- Постижимо: Не можете да намалите CAC до нула, но трябва да измислите реалистичен процент, към който да се стремите.
- Важно: Помислете за причините, поради които преследвате тази цел – например, защото вашите CAC се увеличават по-бързо от другите разходи или защото вашите CAC за един продукт са непропорционални спрямо друг.
- Срок: Задайте реалистична дата, до която очаквате да постигнете целта си.
3. Изберете своите KPI
След като сте набелязали целите си, сте готови да изберете KPI, нали? Не бързайте!
Първо, уверете се, че знаете разликата между KPI и метрики, за да не попълните случайно картата си с метрики вместо с KPI. Ето основната разлика:
- Показатели: С какво измервате успеха си
- Ключови показатели за ефективност (KPI): Количествено измерими показатели за напредъка към вашите цели
Нека вземем за пример разходите за привличане на клиенти от по-горе. CAC се използва най-често като KPI – с други думи, фирмите го използват, за да проследяват напредъка си в оптимизирането на CAC – но той функционира и като метрика. Сравнете вашите цифри с бенчмарк или индустриален стандарт. Ако средният CAC във вашата индустрия е 100 долара, сравнете вашия CAC с тази метрика, за да видите дали вашите разходи са по-високи или по-ниски от индустриалния стандарт.
След като сте наясно с разликата между KPI и метрики, изберете KPI, които са свързани с целите, които искате да постигнете. Има десетки KPI, от които да избирате, затова не бързайте и изберете тези, които най-добре отговарят на това, което искате да постигнете.
Съвет: По-малко е повече!
Можете да създадете табло с KPI, което проследява няколко десетки KPI, свързани с вашите цели, но често по-добрият подход е да ги сведете до минимум. Това е класическият проблем „не виждаш гората заради дърветата“. Не искате да се изгубите в прекалено много данни и определено не искате да прекарвате цялото си време в анализи, за да поддържате актуални отчетите си за KPI.
Започнете с около 10 до 15 различни KPI и продължете оттам. Може да откриете, че премахването на някои или добавянето на още няколко ще ви помогне да постигнете правилния баланс за вашите конкретни цели. 🌻
4. Разработете конкретни цели, които да постигнете
Досега вече трябва да имате предвид стратегическите си цели и списък с ефективни KPI, които да използвате, за да проследявате напредъка към тези цели. Следващият въпрос е: В кой момент ще постигнете целта си?
Ако следите KPI за продажбите – например измервате броя на квалифицираните потенциални клиенти, които в крайна сметка се превръщат в реални клиенти – вероятно вашата цел е да увеличите броя на конверсиите. Но с колко и за какъв период от време?
Разработването на цели означава да се измислят конкретни числа, които да се постигнат. В случая с процента на конверсия, може би искате да увеличите настоящия си процент от 10% на 15% и да постигнете това число в рамките на три месеца.
5. Намерете подходящите инструменти за проследяване на вашите KPI
След като сте определили целите си, избрали KPI и поставили постижими цели, сте почти готови. Последната стъпка? Изберете инструмент, който да ви помогне да проследявате тези KPI.
Някои по подразбиране използват Excel таблици за тази цел – и това е приложима опция, ако проследявате само няколко основни неща. Но таблиците може да не ви предоставят цялата функционалност, необходима за правилно визуализиране на напредъка към вашите бизнес цели.
Не забравяйте също, че KPI картите за оценка са предназначени отчасти за повишаване на прозрачността, а електронните таблици просто не са толкова лесни за споделяне, колкото KPI таблото, до което всеки член на вашия екип има достъп по всяко време.
Вместо да използвате електронни таблици, обмислете използването на платформа за управление на проекти. Най-добрите от тези платформи предлагат всички възможни екстри – не само възможност за лесно управление на множество проекти, но и пространства, където можете да следите анализи, да създавате табла с KPI показатели и др.
Съвет: Опитайте ClickUp!
Ако търсите едно инструмент, който да ви помогне да управлявате всичко, ClickUp е точно това, от което се нуждаете. Това е платформа за управление на проекти, която ви предлага огромно разнообразие от функции и възможности, включително възможност за планиране на проекти, проследяване и приоритизиране на задачи.
И що се отнася до проследяването на KPI – тук ClickUp наистина блести. Вместо да използвате отделни приложения или софтуер за вашата KPI карта, използвайте ClickUp Goals, за да създадете проследими цели, свързани с вашата работа. Още по-добре, ClickUp Goals ви позволява да проследявате напредъка по различни начини. Създавайте задачи, финансови цели, числови цели и други, всичко това в лесен за използване табло, което ще държи целия ви екип на път. 🙌
Постигнете целите си с ClickUp
Какви са вашите цели? Може би искате да започнете да проследявате KPI, или може би се нуждаете от платформа за проследяване на задачи, подобряване на сътрудничеството или по-ефективно планиране на проекти.
Защо не всичко от горното? ClickUp ви предоставя функции, с които можете да постигнете всички тези цели и дори повече. Регистрирайте се безплатно и започнете да разглеждате, за да откриете всички начини, по които ClickUp постига вашите цели.