Какво е прогнозиране на проекти в управлението на проекти?

Представете си, че сте тръгнали на плаж, но сте попаднали в неочаквана буря.

Не би ли било полезно да знаете предварително каква ще е времето?

По същия начин, когато започвате нови проекти, наличието на ясна прогноза за потенциалните резултати може да бъде решаващо за успеха или провала. Тук влиза в игра науката за прогнозиране на проекти.

По същия начин, по който метеоролозите използват данни и модели, за да прогнозират времето, проектните мениджъри използват инструменти за прогнозиране на проекти, за да предвидят бъдещето на своите задачи. Разбирането на тези прогнозирани резултати не само ви помага да планирате ефективно, но и да разработвате проактивни стратегии за справяне с неизбежните несигурности.

Прогнозирането на проекти не означава да имате кристална топка, с която да виждате бъдещето. Вместо това, става въпрос да се снабдите вие или вашият проектен екип с подходящите знания и инструменти, за да се адаптирате и да просперирате в неизвестното.

Нека се впуснем по-дълбоко в тази увлекателна наука и да разберем как тя може да се превърне във вашето тайно оръжие за успех в проектите.

Какво е прогнозиране на проекти?

Прогнозирането на проекти или прогнозирането на управлението на проекти е когато правите предсказания или предположения за това, което вероятно ще се случи, въз основа на данни, знания и опит. Вие прогнозирате потенциалните резултати от вашия проект.

Има три основни елемента, които трябва да се вземат предвид при прогнозирането в управлението на проекти:

Нека разгледаме тези области на прогнозиране на проекти малко по-подробно.

Продължителност

Първият фактор, който трябва да вземете под внимание, е продължителността на проекта, или колко време ще отнеме. Ако знаете колко време може да отнеме един проект, ще можете да планирате ефективно ресурсите си. Освен това ще можете да дадете на клиента си или на вътрешния си контакт добра представа за това кога проектът ще бъде завършен. ⌚

Определете колко време ще отнеме проектът въз основа на предишни итерации, собствените си знания, споделения опит или като попитате други членове на екипа. Оттам разделите проекта на по-малки елементи или групи задачи, за да можете да наблюдавате и управлявате времето по-ефективно и да създадете точен график на проекта.

Чудесен начин да направите това е да използвате специален инструмент за управление на проекти. Това ви помага да разберете къде се намирате по отношение на цялостния успех на проекта, който сте започнали.

Разходи по проекта

След като сте си направили приблизителна представа за това колко време ще отнеме задачата или проектът ви, трябва да помислите за разходите. Възможността да прогнозирате или предвидите точно разходите по даден проект означава, че можете да планирате бюджета си по-ефективно и да избегнете необходимостта да се обръщате към клиента си с молба за допълнителни средства или да понесете загуби, които да се отразят на рентабилността ви. 💰

Обмислете всички ресурси, от които се нуждае проектът ви, и какви са техните реални разходи. Това включва служители, подизпълнители, материали и инструменти. Използвайте историческите данни, с които разполагате, за да изготвите точен бюджет за проекта, а след това следете разходите, за да поддържате разходите си възможно най-близо до прогнозния бюджет.

Качество

Последната област, която трябва да се има предвид, е качеството. Всички искаме всеки проект, който завършваме, да бъде най-добрият възможен, но понякога ограничения като време, бюджет или ресурси означават, че трябва да направим корекции някъде.

Разбирането на вероятното качество на крайния проект ви позволява да бъдете прозрачни с клиентите относно вашите приоритети в крайната цел за постигане на успех на проекта. ✔️

Проектните мениджъри трябва да обмислят дали това е проект, при който качеството трябва да бъде запазено на всяка цена, или дали ще трябва да спестят средства от материали или подизпълнители, за да дадат приоритет на завършването на проекта в строго определен срок.

За да направите това, ще ви е необходима добра представа за разнообразието от материали и ресурси, до които имате достъп, колко струват и кога ще бъдат на разположение.

Значението на прогнозирането на проекти в управлението на проекти

Прогнозирането на проекти ви дава по-ясна представа за предизвикателствата, с които може да се сблъскате по пътя, така че да можете да планирате предварително и да реализирате успешен проект в срок и в рамките на бюджета.

Другите предимства на използването на методи за прогнозиране в управлението на проекти включват:

Прогнозирането в управлението на проекти може да отнеме ценно време, но определено си заслужава. Без прогноза за проекта (или няколко прогнози) нямате представа колко време може да отнеме, какви ресурси ще са ви необходими или какъв може да бъде крайният резултат.

С точна прогноза вашият екип и крайният клиент имат ясна представа за очакваните изисквания и резултати.

Пример за прогнозиране в управлението на проекти на практика

Разбирането на важността на прогнозирането на проекти и знанието как да го приложите на практика са две различни неща. Ето един пример за прогнозиране в управлението на проекти в действие, за да видите какво включва то.

Клиент се е обърнал към вашата компания и ви е помолил да работите с него по нов търговски строителен проект. Работили сте заедно и преди, така че знаете, че за него качеството на проекта е от голямо значение и че той е готов да инвестира повече средства, за да разполага с най-добрия възможен екип за проекта. 👷

Изграждане на плана за прогнозиране

След като сте събрали цялата необходима информация за установяване на контрола върху проекта, ще искате да изготвите прогнозата за проекта.

За да направите това, имайте предвид следното:

Това не са всички стъпки, необходими за успешното управление на проект, но е това, от което се нуждаете, за да създадете точна прогноза за проекта. След като прогнозата ви е готова, можете да я споделите с клиента си, за да създадете по-прозрачен процес.

10 от най-добрите съвети за прогнозиране на проекти за проектни екипи

Използвайте тези експертни съвети за прогнозиране на проекти следващия път, когато се наложи да разберете пътя, който предстои да изминете по даден проект.

1. Задайте цели на проекта

Като част от процеса на планиране на проекта, определете SMART цели. Създайте цели за резултатите от проекта, които са конкретни, измерими, постижими, уместни и обвързани с време. Не само че вашите цели ще бъдат по-фокусирани, но и ще знаете по кои показатели да ги проследявате.

Използвайте приложение за проследяване на цели като ClickUp Goals, за да задавате, разпределяте, проследявате и празнувате постигането на целите си. След като имате конкретни цели, можете да ги използвате като ориентир в процеса на прогнозиране на проекта. Знаейки, че искате да постигнете X до дата Y, можете да работите обратно, за да изготвите реалистичен график, а след това да оцените вероятната наличност на ресурси и разходите. 🎯

2. Прегледайте историческите данни

За точно прогнозиране на проектите е идеално да използвате реални данни от проекти. Най-доброто място, където можете да намерите такива данни, е в предишната ви работа по подобни проекти или в данните, които компанията като цяло съхранява за ресурсите, задачите или разходите.

С подходящите данни вашите прогнози веднага стават по-точни. Ако това е напълно нов проект, може да не разполагате с много данни, които да използвате за вашите прогнози. В такъв случай проверете дали можете да съберете информация от други екипи или резултати от други проекти във вашата ниша. 📈

3. Създайте няколко прогнози

Изкушаващо е да искате да направите една единствена точна прогноза, в която да вложите цялото си сърце. В действителност обаче често това не е възможно, а изготвянето на няколко прогнози всъщност е чудесен начин да демонстрирате своя опит.

Създайте няколко прогнози, които отчитат различни възможни резултати с леко различаващи се оценки на разходите, резултати, срокове и проектни екипи въз основа на наличните данни. Наличието на повече от един възможен начин за напредък ви дава опции, когато се сблъскате с препятствие, и показва на клиентите, че вярвате, че има повече от един начин за постигане на успешен резултат. 📊

4. Проследявайте времето си

За да можете да предложите реалистичен график за вашите проекти, първо трябва да разберете колко време отнема всяка задача. Това е решаваща стъпка в прогнозирането на проекти.

Използвайте функцията за проследяване на времето за проекти на ClickUp, за да получите точна представа за това колко време отнема всяка задача или дейност по проекта. Проследявайте времето си, задавайте прогнози и разглеждайте отчети, които показват как членовете на екипа ви прекарват времето си.

Ако искате да увеличите производителността на екипа си, възползвайте се от техниките за управление на времето и използвайте нашите шаблони за управление на времето, за да намалите загубата на време и да работите по-ефективно. ⏰

5. Предвидете време за превишаване на сроковете за задачите

Макар че проследяването на времето ви дава представа за това колко време отнема всяка дейност, не можете да основавате всяко решение на това, че всяка итерация на тази задача отнема едно и също време. Вместо това, предвидете време в продължителността на проекта си за дейности, които могат да отнемат повече от очакваното време.

Даването на малко пространство за дишане на екипа ви означава, че те могат да работят с постоянен темп и да дават най-доброто от себе си, без натиск да завършат всяка задача, сякаш няма нищо друго в списъка им с задачи. Това допълнително време също означава, че е по-вероятно да спазите графика на проекта си и да докладвате на клиентите си, че всичко върви „по график“. ✅

6. Станете експерт в управлението на ресурсите

Трудно е да планирате ресурсите за проекта си, ако не разполагате с добри познания в областта на управлението на хора и ресурси. Трябва да разбирате от наличността на ресурсите, разходите, графиците и управлението на хора, за да създадете най-точните прогнози за проекта.

Разпределянето и прогнозирането на ресурсите е ключова част от управлението на ресурсите, така че е умение, което си заслужава да се развива. Щом можете да вземете предвид силните страни, уменията, графиците, потенциалните отпуски или периодите на изтощение на членовете на екипа си, тогава можете да изготвите прогнози, които отразяват истинското влияние на всеки уникален талант в екипа ви.

Използвайте календарния изглед на ClickUp, за да визуализирате наличната свободна време и натовареността на екипа си с един поглед. Изградете надеждни графици за прогнозиране въз основа на тяхната наличност и вижте задачите по проекта, графиците и потенциалното неизползвано пространство в изглед за седмица или месец. 📅

7. Преразгледайте ранните си прогнози за проекта

Прогнозата за проекта ви не е неизменна — всъщност е разумно да я преразгледате, когато проектът ви напредне от началните етапи. Проверката на прогнозите ви през целия проект означава, че можете да действате проактивно, ако забележите, че се отклонявате от курса.

Въведете етапи в процеса на прогнозиране и се съгласете да проверявате ключовите моменти, за да следите напредъка. Решете дали настоящият ви път все още съответства на най-вероятната ви прогноза или дали е започнал да се отклонява към друга. 📝

8. Споделете прогнозата си за проекта с другите

Винаги е полезно да имате вътрешна представа за вероятните резултати от проекта и пътя напред, но още по-важно е да споделите това с другите. Не пазете прогнозите за проекта в тайна; споделете ги със заинтересованите страни и по-широкия екип на проекта като част от отчетите за проекта, за да знаят какво се случва.

Както във всички области на управлението на проекти, отвореността и прозрачността подобряват комуникацията и доверието между екипа и клиента. Споделете прогнозите си със заинтересованите страни, за да се почувстват по-уверени във вашата способност не само да изпълните задачите, но и да следите промените и да предприемате действия, когато е необходимо. 🙌

9. Използвайте инструменти за прогнозиране на проекти

Всеки силен екип се нуждае от ефективен софтуер за управление на проекти, за да подобри уменията си и да оптимизира задачите, свързани с успешното изпълнение на проекти. Инвестирайте в софтуер, който не само ви позволява да управлявате проекти, но и да ги прогнозирате, като ClickUp.

ClickUp предлага множество функции, създадени специално за проектни екипи и прогнозиране. Използвайте ClickUp Tasks, за да управлявате списъка си със задачи и проектните дейности, а с ClickUp Project Management можете да управлявате целия проект от начало до край.

Определете очакванията и разберете колко време отнема всяка задача с помощта на времевите прогнози на ClickUp. Използвайте шаблон за управление на програми или шаблона за график на проекта на ClickUp, за да създадете визуална времева линия, с която да проследявате напредъка си. Поддържайте връзка с членовете на екипа в реално време с помощта на ClickUp Chat и използвайте таблата на ClickUp, за да визуализирате напредъка си по няколко проекта едновременно. ⚒️

10. Оценете точността на вашите прогнози

При завършване на проекта е най-добре да сравните какво всъщност се е случило с първоначалните си прогнози. Това дава на екипа ви и заинтересованите страни полезна отправна точка и сравнение и ви позволява да идентифицирате възможности за подобряване на прогнозите или работните процеси за в бъдеще.

Оценете ефективността на проекта си и я сравнете с прогнозните си очаквания. Установете дали сте постигнали целите си, дали сте се отклонили от графика и дали сте се вместили в определения бюджет.

Използвайте тези нови данни, за да оптимизирате работните процеси, да въведете ефективни процедури и да подобрите точността на бъдещите си прогнози. 👀

Повишете успеха на проекта си с техники за прогнозиране в управлението на проекти

Точните прогнози за проекти позволяват на вашия екип да работи най-добре без ненужен натиск, а на вашите клиенти и заинтересовани страни да разберат какво вероятно ще се случи по време на целия проект. Използвайте горните съвети, за да подобрите подхода си към прогнозирането на управлението на проекти, така че да можете да предоставяте прогнози за бъдещи проекти, които са точни, подкрепени с данни и стратегически.

Ако търсите инструмент, който не само улеснява прогнозирането на проекти, но и може да оптимизира целия процес на управление на проекти, опитайте ClickUp безплатно. Нашата платформа предлага на проектните екипи непобедима комбинация от функции за управление на проекти, задачи и ресурси. ✨