Почти 60% от проектните мениджъри работят едновременно по два до пет проекта.
Осигуряването на едно и също ниво на концентрация, производителност и качество на резултатите във всички проекти е суперсила, която проектните мениджъри трябва да притежават. Слабото изпълнение на проектите може да доведе до колосална загуба на инвестиции – 114%, за да бъдем точни.
За щастие, проектните мениджъри могат да се справят с проектите с помощта на надеждна система.
В тази статия ще ви дадем представа за често срещаните предизвикателства, с които вероятно ще се сблъскате, и стратегии, които ще ви помогнат да работите по-умно, да подобрите ефективността си и да управлявате ефективно няколко проекта. Но първо нека разберем защо ефективното управление на няколко проекта е толкова важно.
Рискове, свързани с неадекватното управление на множество проекти
Неспособността да управлявате добре няколко проекта може да доведе до редица рискове, които оказват влияние върху графиците, бюджетите, ефективността на екипа и успеха на организацията. По-долу са изброени основните рискове, които трябва да имате предвид:
- Пропуснати срокове: Лошата координация и приоритизация могат да доведат до забавяния в един или повече проекти. Това не само ще намали доверието на клиентите, но и може да има потенциални финансови последствия.
- Превишаване на бюджета: Неефективното разпределение на ресурсите и липсата на контрол могат да доведат до превишаване на разходите. Това не само намалява рентабилността на проекта, но може да затрудни получаването на бъдещо финансиране или одобрение на проекти
- Липса на яснота: Неадекватната комуникация и неясните приоритети могат да доведат до несигурност в екипите относно това, върху какво да се фокусират. Това може да се отрази на морала и производителността
- Претоварване на екипа: Лошо управляваното портфолио може да претовари членовете на екипа, като ги разпредели между много проекти. Това увеличава риска от грешки и може да доведе до изчерпване и отлив на кадри в екипа.
- Разширяване на обхвата: Лошото управление на обхвата на проектите в рамките на множество инициативи може да доведе до неконтролирани промени и допълнения, което да доведе до удължаване на сроковете, надхвърляне на бюджетите и разочаровани членове на екипа.
- Недостатъчни резултати: Липсата на фокус и кратките срокове могат да доведат до компромиси с качеството. Неизпълнението на очакванията може да доведе до разходи за преработка, да не говорим за недоволни клиенти и лоша репутация.
- Намалено участие на заинтересованите страни: Неефективната комуникация и неизпълнените очаквания в проектите могат да натоварят отношенията със заинтересованите страни и да доведат до загуба на бъдещи бизнес възможности
- Ниска видимост: Лошото проследяване на проекта може да направи екипа слеп за пречки, забавяния, проблеми със съответствието или потенциален недостиг на ресурси. Това може да извади проекта от курса
- Стратегическо несъответствие: Ако са лошо планирани и управлявани, проектите рискуват да не съответстват на целите на организацията и по този начин да доведат до загуба на ресурси.
- Повишени рискове: Без проактивно управление на риска проблемите в един проект могат да ескалират и да се отразят и на другите. Това увеличава вероятността от провал и потенциални финансови загуби или увреждане на репутацията.
- Пропуснати възможности: Неправилното определяне на приоритетите и разпределянето на ресурсите може да доведе до забавяне или незавършване на някои проекти.
- Загуба на иновативност: Екипите, претоварени с управлението на няколко проекта, може да нямат достатъчно време да мислят творчески или да правят иновации.
Ефективното управление на множество проекти е от решаващо значение за поддържането на оперативната ефективност, постигането на качествени резултати и запазването на репутацията и рентабилността на организацията.
12 стратегии за успешно управление на няколко проекта
Преди да преминем към стратегиите, които ще ви покажат как да управлявате няколко проекта, и идеалния инструмент за управление на проекти, който ще ви помогне, ето едно кратко видео, което обяснява това.
1. Използвайте софтуер за управление на проекти
77% от успешните екипи за управление на проекти използват софтуер за управление на проекти и задачи. Въпреки това, само 46% от организациите дават приоритет на култура, която цени управлението на проекти.
Софтуерът за управление на проекти като ClickUp може да ви помогне да преодолеете много от предизвикателствата, свързани с управлението на няколко проекта.
ClickUp е централизирано средство за управление на проекти, което може да хоства няколко проекта едновременно и да ви помогне да преминавате безпроблемно от една задача към друга – едно определено предимство, когато нещата излязат извън контрол (както често се случва, по няколко пъти на ден!).
Портфолиата в ClickUp са създадени, за да опростят управлението на множество проекти. От стратегията до изпълнението, можете да проследявате проекта си на едно място.
Един източник на информация означава максимална прозрачност по отношение на пречки, рискове, проблеми с ресурсите и др. С над 15 различни начини за визуализиране на работата ви – от диаграми на Гант до времева линия, списъци, табла и календари – можете да намерите подходящ изглед за всеки.
Освен това, таблата на ClickUp показват напредъка в реално време, така че винаги сте една крачка напред.
ClickUp за проектни мениджъри предлага функции, които могат да ви помогнат да:
- Изработете стратегия и план
- Визуализирайте работния си процес
- Разпределяне на задачите
- Проследявайте времето и управлявайте ресурсите
- Сътрудничество с екипа ви
- Прогнозирайте резултатите
💡Съвет от професионалист: Използвайте безплатните шаблони за управление на проекти на ClickUp и започнете планирането на всеки проект.
2. Фокусирайте се, вместо да правите много задачи едновременно, за да бъдете по-продуктивни
Обикновено проектните мениджъри работят по три до четири проекта едновременно – и най-голямото им предизвикателство? Концентрацията.
Да се научите да се концентрирате е по-сложно, отколкото си мислите. Опитайте тези съвети, за да подобрите уменията си за концентрация:
- Кажете „не“ на задачите, които са ниско в списъка ви с приоритети. Колкото повече задачи изпълнявате едновременно, толкова по-големи са шансовете за грешки.
- Автоматизирайте административните си задачи и повтарящите се задачи с ClickUp Brain, вашият винаги готов AI асистент, който може да създава дневен ред за вас, да изготвя списъци за проверка, да редактира съдържание и др.
- Приложете timeboxing – стратегия, при която съзнателно тренирате ума си да изпълнява задачи в рамките на определен период от време
- Практикувайте съзнателност и изключете досадните известия, които могат да нарушат концентрацията ви. Можете също да използвате приложения за концентрация, които да насочват ума ви и да ви помагат да поддържате стабилно ниво на концентрация.
3. Приоритизирайте задачите правилно
Работите до късно през нощта, но не постигате много? Може би давате приоритет на задачи с ниска стойност, които отнемат от времето, енергията и усилията ви.
Приоритизирането на задачите в ClickUp ви позволява да задавате приоритети с минимални усилия. Ето как работи:
- Изберете между четири нива (флагове) на приоритет: Спешно, Високо, Нормално и Ниско
- Сортирайте задачите си по време, за да видите най-важните задачи в работния си процес
- Поставете задачите с висок приоритет в панела с задачи, който е достъпен 24 часа в денонощието, 7 дни в седмицата
- Комбинирайте задачите си по приоритет с зависимости (като „изчакване“ или „блокиране“).
- Задайте филтри за крайни срокове и ги запазете или споделете с екипа
Можете да направите това по-ефективно, като използвате шаблони за приоритизиране.
💡Съвет от професионалист: Използвайте шаблона за матрица на приоритетите на ClickUp, за да категоризирате задачите въз основа на тяхното въздействие и усилията, които изискват.
4. Общувайте ясно
Поддържането на постоянна комуникация е от ключово значение за успеха на проекта по много причини:
- Заинтересованите страни могат да споделят своите очаквания с членовете на екипа, за да съгласуват по-добре работата си. Клиентите могат да споделят незабавна обратна връзка, ако нещо не е наред
- Създайте обратна връзка за вашия екип и им помогнете да постигнат целите си по-бързо, без да правят компромиси с качеството
- Провеждайте срещи с екипа, за да преразгледате стратегията и да прецените състоянието на проекта. Проактивният подход е от голяма полза
- Управлявайте очакванията на клиентите по отношение на резултатите от проекта и сроковете и предотвратете нежеланото разширяване на обхвата
Но как можете да комуникирате ясно? Като комуникирате къде се извършва работата.
Чудесно начало би било да инвестирате в инструмент, който дава приоритет на комуникацията, подобен на ClickUp Chat:
Разпръснатите разговори, които се водят в различни инструменти, водят до объркване и грешки. С Chat можете да споделяте актуализации в реално време точно там, където се извършва работата, и да получите видимост между екипите за това кой върху какво работи.
Можете също да подредите взаимодействията си във визуален контекст и да подобрите разбираемостта. Добавете връзки, прикачени файлове, GIF файлове, изображения, видеоклипове и всичко, което помага за предаване на съобщението.
Добавете всеки към вашите работни разговори с @mentions, присвойте коментари на отделни членове и продължавайте да изпълнявате задачите.
💡Съвет от професионалист: Използвайте комуникационни инструменти и шаблони, за да спестите време и усилия
5. Ограничете превключването между контексти
В стремежа си да управлявате няколко проекта и да повишите производителността, „превключването на контекста“ може да ви попречи.
Често бъркано с мултитаскинга, превключването на контекста е по-малкото зло от двете. При превключването на контекста преминавате от едно приложение в друго и започвате нови задачи, оставяйки по-старите задачи наполовина свършени.
За съжаление, вредните ефекти се простират отвъд производителността. Проучване на Университета на Калифорния в Ървайн показва , че само 20 минути повтарящи се прекъсвания могат да причинят по-високи нива на стрес, напрежение и неудовлетвореност на работното място.
И така, как се справяте с превключването между контексти?
Заменете всичките си различни приложения и инструменти с една платформа, която позволява на екипа ви да има достъп до всичко с едно натискане на бутон.
ClickUp, например, обединява всички ваши задачи, разговори и проекти в една лесна за използване платформа. От управление на работата и комуникация до сътрудничество – всичко се случва в едно споделено пространство.
Освен това, ClickUp поддържа над 1000 интеграции с приложения на трети страни, което ви позволява да внедрите едно решение за цялата организация, което включва любимите ви инструменти. И така ще освободите екипа от несъзнателното превключване на контекста.
6. Когато приоритетите се променят, бъдете гъвкави
Вашият проектен екип не е в състояние да проследява променящите се приоритети? Неспособността да се адаптирате според изискванията на ситуацията е значителен недостатък за проектните мениджъри.
Това се случва най-често, когато използвате няколко списъка със задачи и таблици, за да следите напредъка на проекта.
Двете големи решения?
- Въведете процес за контрол на промените: Това ще ви позволи да управлявате заявките за промени в проекта. Ако заинтересована страна поиска промяна в проекта, можете да я видите веднага в графика на проекта. Можете също да използвате този процес, за да позволите на заинтересованите страни да одобряват/отхвърлят заявките за промени, както сметнат за подходящо.
- Споделяйте единен източник на информация: Използвайте инструмент за проследяване на промените в проектните изисквания и се уверете, че този инструмент е достъпен за членовете на екипа както офлайн, така и онлайн.
Когато членовете на екипа ви имат видимост в реално време върху капацитета на екипа и статуса на задачите, те могат да променят скоростта и да работят ефективно. Освен това, вие също ще можете да проверявате екипа, когато нещата станат напрегнати.
7. Балансирайте натоварването на екипа си
Равномерното разпределение на натоварването на екипа ви спомага за растежа на бизнеса и благополучието на служителите.
Натоварете един служител с множество задачи и в най-добрия случай ще получите недовършена работа, а в най-лошия – работа с лошо качество. Дори недостатъчното използване на служителите може да доведе до липса на мотивация и стрес.
Не е изненадващо, че САЩ харчат 300 милиарда долара годишно за пропуснати работни дни и здравни проблеми, произтичащи от стрес, свързан с работата.
В крайна сметка: И в двата сценария организацията е обречена на загуба.
Намирането на идеалния баланс може да повиши морала на екипа и да гарантира гладкото протичане на проекта.
Платформите за управление на ресурсите на проекти като ClickUp разбират колко важно е правилното управление на натоварването за проектите.
За да се уверите, че всички имат еднаква натовареност, ще ви е необходима пълна видимост на всички задачи, хора и проекти, които са включени. Workload View на ClickUp прави това възможно. Вижте листа с задачите и календара на всеки член и проверете кой върху какво работи.
В зависимост от напредъка на проекта можете да персонализирате изгледа, да проследявате нивото на усилие на задачите, да пренастроите капацитета на екипа си и да работите без прекъсвания или забавяния.
8. Поставете ясни, измерими и постижими цели за всеки проект
Поставянето на цели и ключови показатели за ефективност е от основно значение за измерване на напредъка на служителите. Но поставянето на цели има по-дълбоки, по-психологически последици.
Forbes твърди, че хората, които си представят ясно целите си, са 1,2 до 1,4 пъти по-склонни да ги постигнат.
Така, когато започнете да разглеждате целите като част от създаването на структуриран план за проекта, ще сте в по-добра позиция да ги постигнете.
В контекста на бизнеса целите приемат формата на етапи. Опитни проектни мениджъри следват следния процес на определяне на цели:
- Първо, те работят върху определянето на целите на проекта
- След това се фокусирайте върху разделянето на проектите на по-малки, по-лесно управляеми задачи
- След това те разпределят задачите на подходящите членове на екипа
- Накрая, те поставят измерими, реалистични и ясни цели
💡Съвет от професионалист: ClickUp Goals е чудесно средство за организиране на всичките ви цели (например спринт цикли, седмични карти за оценка на служителите, OKR и др.) в лесни за използване папки. Можете да създавате цели в различни формати – числови, вярно/невярно, задачи, парични, описания и др. Освен това не е нужно да се притеснявате за проследяването на напредъка на проекта. Инструментът може да поеме тази задача вместо вас.
9. Делегирайте ефективно
Не можете да управлявате всяка задача сами, а правилното делегиране дава възможност на членовете на екипа да се изявят. Ако не сте сигурни как да делегирате задачи и отговорности за вашия проект, ето няколко стъпки, които можете да следвате:
- Оценете силните страни и възможностите на всеки член от екипа
- Разпределяйте задачите въз основа на експертния опит, капацитета и натовареността на всеки член на екипа
- Доверете се на екипа си и се фокусирайте върху предоставянето на насоки, а не върху микроуправлението
- Въведете надеждни системи и процеси, които изграждат отговорност
💡Съвет от професионалист: Софтуерът за управление на задачи улеснява разпределянето на задачите и проследяването на напредъка по време на проекта.
10. Създайте шаблони за повтарящи се работни процеси и спестете ценно време
Непрекъснато ли пресъздавате едни и същи работни процеси при започването на всеки нов проект?
Това не е най-продуктивното използване на времето ви. Ако всичките ви проекти често имат общ набор от резултати или процеси, създайте свои собствени шаблони за често използваните работни потоци и процеси.
Това ще ускори работата ви и ще предотврати пропуски в работния процес.
💡Съвет от професионалист: Актуализирайте редовно шаблоните си с полезна информация и най-добри практики, за да гарантирате високо качество на резултатите.
11. Поддържайте организация с документация
Управлението на няколко проекта може да отнеме много време. Много процеси, работни потоци, екипи и графици. Бъдете в крак с всичко това с помощта на структурирана документация за проекта.
Точната и актуална документация предотвратява объркване и поддържа проектите в правилната посока.
Поддържайте отделна, но стандартизирана документация за всеки проект (например изисквания, графици, регистри на рисковете) и използвайте инструменти за управление на документи, за да осигурите достъпност за всички заинтересовани страни.
💡Съвет от професионалист: Създайте документация за проекта с ClickUp Brain и я споделете безопасно с помощта на ClickUp Docs
12. Предвиждайте и управлявайте рисковете
Най-добрият начин да управлявате ефективно няколко проекта е да се подготвите добре. Един от критичните аспекти на тази подготовка е да планирате предварително рисковете. Софтуер за управление на риска като ClickUp може да ви помогне.
Припокриващите се проекти увеличават потенциала за рискове и прекъсвания. Освен това забавянията в един проект могат да имат ефект на домино върху другите. Ето защо:
- Извършете оценка на риска за всеки проект и документирайте планове за действие при извънредни ситуации
- Идентифицирайте взаимозависимостите между проектите и съгласувайте графиците съответно
- Редовно преглеждайте рисковете по време на актуализациите на проекта и се занимавайте с потенциалните проблеми на ранен етап
💡Съвет от професионалист: Шаблоните за оценка на риска могат да ви спестят усилията да гадаете при оценяването на рисковете
Управлявайте лесно множество проекти с ClickUp
Каква е най-честата дилема, пред която са изправени проектните мениджъри? Как да управлявате няколко проекта едновременно, без да загубите разсъдъка си.
Това е напълно разбираемо. Проектните мениджъри имат много работа.
Като проектен мениджър, често може да се окажете затрупан с задачи, които трябваше да бъдат изпълнени вчера. Може да се налага да се справяте с клиенти, които оказват силен натиск, и с преуморен екип. И нека не забравяме да поддържаме очакванията на заинтересованите страни в условията на ограничен бюджет за проекта.
Един надежден софтуер за управление на проекти като ClickUp е точното средство за тази задача.
Регистрирайте се безплатно още днес и се освободете от трудностите при управлението на няколко проекта.