Чувствате ли понякога, че списъкът с задачи на вашия екип за даден клиент е купчина горящи кегли, с които се опитвате да жонглирате?
Само че вие нямате никакъв талант за жонглиране и вече сте си изгорили едната вежда? Ако този сценарий ви е познат, имате нужда от нова стратегия за управление на работната натовареност.
Управлението на работната натовареност е супер лепилото, което държи бизнес процесите ви заедно.
Без него купчината ви документи би била висока колкото Еверест. Графиците на вашите проекти биха били толкова хаотични, колкото стаята на вашия тийнейджър. А списъкът със задачи на вашите служители би бил толкова безкраен, колкото и фийдът им в социалните медии!
Но какво точно е управлението на работната натовареност? И как да започнете да го прилагате във вашата компания?
В тази статия ще обсъдим какво представлява, как функционира и най-добрият инструмент за управление на работната натовареност, който ще ви помогне да го приложите. Вземете пожарогасителя и пуснете кеглите – да започваме!
Какво е управление на работната натовареност?
Управлението на работната натовареност е процесът на ефективно разпределяне и управление на работата на екипа ви с цел максимално увеличаване на производителността. Може да ви се струва проста идея, но не се заблуждавайте. Ако бъде пренебрегната, тя всъщност може да увеличи съществуващата ви работна натовареност.
Всъщност, проучване на Националната медицинска библиотека от 2021 г. показа, че служителите са по-малко удовлетворени, когато смятат, че имат прекалено голям работен товар. Това води до по-ниска производителност и по-високи нива на изчерпване и текучество.
Какво да запомним?
Ефективното управление на работната натовареност е много важно!
Защо управлението на работната натовареност е важно?
Когато управлявате правилно работната натовареност на екипа, се случват няколко чудесни неща:
- Ще забележите по-добра работа в екип и по-добро сътрудничество в рамките на вашата организация.
- Членовете на екипа ви ще извършват висококачествена работа, като спазват сроковете.
- Служителите ще бъдат продуктивни и в същото време удовлетворени от работата и отговорностите си.
Звучи като мечта, нали? Сега нека разгледаме как можете да приложите ефективното управление на работната натовареност в реалния свят.
7 стъпки за ефективно управление на работната натовареност
Планирането на работната натовареност е малко като засаждането на „магически боб“ във вашата организация.
В началото може да срещнете лека съпротива. Но с течение на времето членовете на екипа ви (и, по-широко, вашите клиенти) ще могат да се възползват от огромните ползи от „бобовото стъбло“ на управлението на работната натовареност.
Ето стъпка по стъпка ръководство за оптимизиране на процеса на разпределяне на работната натовареност.
1. Използвайте инструмент за управление на работната натовареност
Различните екипи във вашата агенция може да използват напълно различни набори от работни инструменти. Това прави разпределянето на конкретна задача или проект на членовете на екипа по-трудно, отколкото е необходимо.
Освен това, всички данни на вашата компания ще бъдат разпръснати в множество приложения или, още по-лошо, ще се изгубят в морето от имейли. Това води до загуба на ценно време от страна на екипа ви за проследяване на необходимите данни или заявки от клиенти, което означава, че всеки проект ще отнеме повече време, отколкото би трябвало.
Решението? Преди да започнете, обединете всичките си екипи в една работна операционна система (ОС). Тя ще действа като център за данни за всички ваши бизнес процеси и като универсален инструмент за управление на работната натовареност на вашите служители.
Първо, нека поговорим за очевидното: може би сме пристрастни, но смятаме, че е много по-лесно да управлявате работната натовареност с подходящото приложение, като ClickUp. А ако вече използвате друго приложение, ще се изненадате колко лесно е да импортирате всичките си текущи задачи по проекти в нашата платформа.
ЕЛАТЕ ПРИ НАС Бонус от ClickUp: ClickUp улеснява навигацията между множество задачи и подзадачи по проекти за различни клиенти. Разгледайте краткото ръководство за бързо стартиране, за да управлявате работната натовареност на екипа си за нула време! Освен това, ако вече използвате съществуващи инструменти за управление на проекти като Basecamp, Trello или Asana, ClickUp ви позволява да импортирате данни от всеки инструмент само за минута!
2. Оценете задачите и капацитета на екипа си
Планирането на капацитета е основата на ефективното управление на работната натовареност. Това е процесът на определяне на времето и ресурсите, необходими за завършване на даден проект, и за да го направите правилно, трябва да съгласувате изискванията на задачите с капацитета на екипа си.
Разгледайте тези инструменти за планиране на капацитета и шаблони за планиране на капацитета!
Нека разгледаме как да създадете гъвкава система за управление на работната натовареност за вашия екип.
Създайте задача и оценка на времето за всеки проект
Започнете, като изброите всички бизнес процеси, с които вашият екип се занимава по даден проект. След това ги разделите, като създадете управляеми задачи в ClickUp. Ако дадена задача ви се струва сложна, разделите я на по-малки етапи от проекта.
Уверете се, че сте изброили всички задачи, независимо колко незначителни са те. Това може да включва административни задачи като управление на пощенската кутия, документиране на процеси и дори ежедневното ходене за кафе!
Може да ви се стори глупаво, но пропускането на обичайни задачи, които отнемат от ежедневното работно време, е често срещана грешка в управлението на времето. Много по-добре е да отделите време за тези кафе паузи, отколкото винаги да закъснявате с 15 минути.
Но това не е единственото, което трябва да прецените: трябва също да изчислите колко време би трябвало да отнеме всяка задача в идеалния случай. Това може да стане по няколко начина:
- Оценка въз основа на информацията в плана на проекта за задачата
- Използвайте инструмент за отчитане на времето или за управление на проекти.
- Основавайте времето за изпълнение на всяка задача на предишен опит.
Ако не сте сигурни колко време трябва да отнеме дадена задача или колко време е отнемала в миналото, използвайте разширението на ClickUp за Chrome, за да проследите времето, прекарано за всяка задача.
Оценявайте личните способности на всеки служител
Производителността на екипа е от решаващо значение.
А когато става дума за управление на ресурсите, не става въпрос само за разпределяне на равен брой задачи между служителите. Всеки човек има различен стил на работа и различни умения. Някои се справят с множество технически задачи, а други не могат.
Бонус: Инструменти за управление на ресурсите
Сега трябва да определите капацитета на всеки член на екипа по отношение на работната натовареност. Какъв е най-добрият начин да направите това? Е, с функциите за управление на работната натовареност на екипа!
Изгледът „Работна натовареност“ ви позволява да зададете дневна/седмична работна натовареност за всеки отделен потребител въз основа на разговорите ви с него. Можете да зададете капацитет за часове, задачи или дори точки по Scrum.
Просто попитайте служителите си за мнението им. Помолете всеки член на екипа да ви сподели насаме как се чувства по отношение на индивидуалната си работна натовареност. Запишете какво им се пада да вършат и дали могат да се справят с повече задачи или се нуждаят от по-малко.
По този начин ще знаете дали вашите служители имат прекалено голям работен товар и ще можете да преразпределите работата, когато е необходимо.
Бъдете разумни и определете приоритетите си!
Не всички задачи са еднакви. И посещението в Starbucks не е толкова важно, колкото завършването на редакциите на публикацията в блога на клиента. Ето защо трябва да се научите как да определяте приоритетите.
Приоритизирането ви помага да се уверите, че независимо от капацитета на екипа ви, винаги се фокусирате първо върху най-важните неща. То ви помага да вложите най-много енергия в срочните задачи и да не се стресирате прекалено много за неща, които могат да бъдат отложени.
За да определите правилно приоритетите, трябва да комуникирате ясно с екипа си кои задачи трябва да бъдат изпълнени първи, кои имат строги срокове и кои могат да бъдат отложени, ако е необходимо. При вземането на тези решения препоръчваме да използвате проста матрица с 3 възможни точки за следните компоненти:
- Кой е поръчителят на проекта? Кой поръчва задачата е много важен фактор. Ако поръчителят е главният изпълнителен директор, стратегическата стойност или зависимостите на задачата нямат значение – тя получава най-висок приоритет по подразбиране. Дайте оценка „1“, ако поръчителят е от по-ниско ниво или е физическо лице. Дайте оценка „2“, ако поръчителят е мениджър на екип. Дайте оценка „3“, ако поръчителят е член на изпълнителното ръководство.
- Поставете оценка „1“, ако става въпрос за по-ниско ниво или индивидуален заявител.
- Поставете оценка „2“, ако става въпрос за мениджър на екип.
- Поставете оценка „3“, ако става въпрос за изпълнително ръководство.
- Проектът част ли е от зависимост? Ако задачата трябва да бъде изпълнена, преди другите членове на екипа да могат да изпълнят своята част от проекта, тя трябва да получи по-висок приоритет, защото засяга други хора. Дайте оценка „1“, ако това е еднократен проект, независим от другите ви задачи. Дайте оценка „2“, ако това е част от зависимост, но цялостният проект не е фокусиран върху краен срок. Дайте оценка „3“, ако това е част от зависимост и цялостният проект има краен срок.
- Поставете оценка „1“, ако става въпрос за еднократен проект, независим от другите ви задачи.
- Посочете „2“, ако това е част от зависимост, но цялостният проект не е фокусиран върху крайния срок.
- Поставете оценка „3“, ако това е част от зависимост и цялостният проект има краен срок.
- Поставете оценка „1“, ако става въпрос за по-ниско ниво или индивидуален заявител.
- Поставете оценка „2“, ако става въпрос за мениджър на екип.
- Поставете оценка „3“, ако става въпрос за изпълнително ръководство.
- Поставете оценка „1“, ако става въпрос за еднократен проект, независим от другите ви задачи.
- Посочете „2“, ако това е част от зависимост, но цялостният проект не е фокусиран върху крайния срок.
- Поставете оценка „3“, ако това е част от зависимост и цялостният проект има краен срок.
- Проектът свързан ли е с по-голяма стратегия или инициатива на компанията? Проектите, които са свързани с по-големи цели на компанията, трябва да имат приоритет пред тези, които са необходими за по-малки, ограничени инициативи. Дайте оценка „1“, ако това е ограничен проект, който не е свързан с по-голяма стратегия. Дайте оценка „2“, ако той е слабо свързан с по-големи стратегически инициативи. Дайте оценка „3“, ако той е неразделна част от по-голяма инициатива на компанията.
- Поставете оценка „1“, ако става въпрос за ограничен проект, който не е свързан с по-голяма стратегия.
- Поставете оценка „2“, ако това е слабо свързано с по-големи стратегически инициативи.
- Поставете оценка „3“, ако това е неразделна част от по-голяма инициатива на компанията.
- Поставете оценка „1“, ако става въпрос за ограничен проект, който не е свързан с по-голяма стратегия.
- Поставете оценка „2“, ако това е слабо свързано с по-големи стратегически инициативи.
- Поставете оценка „3“, ако това е неразделна част от по-голяма инициатива на компанията.
Използвайте тази матрица, за да дадете обективна оценка на приоритета на всеки проект и се уверете, че членовете на екипа знаят дали крайният срок на дадена задача е гъвкав.
ПЪРВО НА ПЪРВО Бонус на ClickUp: Простите инструменти за управление на работната натовареност на екипа улесняват определянето на приоритет за всяка важна задача, вариращ от „Нисък“ до „Спешен“. Сортирането по спешност помага на екипа ви да визуализира задачите с най-висок приоритет. Можете дори да създадете прости автоматизации в ClickUp, за да зададете конкретно ниво на приоритет, когато задачата е възложена на определено лице или достигне крайния срок.
3. Използвайте разпределянето на ресурсите за умения за управление на работната натовареност на екипа
След като сте приключили с оценката на задачите и капацитета на екипа си, е време да разпределите работата, нали? Но чакайте... не толкова бързо.
Не можете просто да изберете някой за някакъв стар проект. Е, може би можете. Но това би било толкова ефективно, колкото да помолите Хълк да направи оригами лебеди.
Бонус: Изравняване на ресурсите
Разпределяйте подходящите задачи на подходящите хора
Ключът към интелигентното управление на работната натовареност е разпределянето на подходящия обем работа на подходящия човек. Уверете се, че вие или вашият проектен мениджър познавате уменията, характера, наличността и силните страни на всеки член на екипа, преди да започнете планирането на задачите.
Например, ако един от вашите служители е отличен в детайлите, но се затруднява с кратките срокове, той вероятно не е най-добрият избор за проект, който изисква бърза реакция. По същия начин, вашият креативен мислител с широка перспектива може да не е най-добрият редактор.
Вземете предвид уникалните силни страни на всеки индивид, след което разпределете първо задачите с най-висок приоритет. След като се погрижите за това, можете да разпределите останалото (не се притеснявайте, ще успеете да отидете до Starbucks... в крайна сметка).
Искате ли да спечелите допълнителни точки като мениджър? Когато разпределяте работа на член на екипа, обяснете му защо сте го избрали за тази задача. Това прави работата му по-значима и ангажираща.
Колкото по-уверени са вашите служители в своите задачи, толкова по-висока ще бъде тяхната производителност. Толкова е просто!
Създайте реалистични срокове
След като сте разпределили всички задачи, трябва да определите крайни срокове за тяхното изпълнение. Когато започвате да планирате работната натовареност, се съсредоточете върху това крайните срокове да бъдат постижими!
Дори и с най-интуитивните приложения като ClickUp, трябва да очаквате известен период на адаптация, докато екипът ви свикне с новите работни процеси. Направете крайните срокове за първия кръг възможно най-гъвкави.
Използвайте информацията, която сте събрали за предишни оценки на времето за изпълнение на задачите, капацитета на служителите и известните им умения, за да направите най-добрата възможна оценка за времето, необходимо за изпълнение на всяка задача. След това добавете малко повече време, за да се съобразите с непредвидени обстоятелства.
Когато служителите спазват тези срокове, това изгражда доверие: в самите тях и във вашата страхотна нова система. Наличието на подходящ инструмент за редактиране на работната натовареност – и то бързо – е от съществено значение за продуктивността на всеки ръководител на екип.
РАБОТА В ЕКИП > ТАЛАНТ Бонус на ClickUp: Разпределянето на задачи в ClickUp е лесно! Просто създайте задача и я разпределете на един или няколко служители или екипа. След разпределянето на задачите задайте начални и крайни срокове за всеки член на екипа. Притеснявате се от управлението на конфликтни крайни срокове? Визуализирайте задачите на екипа си чрез изгледа „Времева линия“, за да балансирате началните и крайните срокове на всички, всичко това от една единствена времева линия на проекта.
4. Помогнете на служителите си да планират с шаблони за управление на работната натовареност
Добре, така че сте определили задачите си и колко време ще отнемат, и знаете кои служители са отговорни за какво. Оттук нататък всичко върви на автопилот, нали?
Не толкова бързо!
Ако този модел на планиране на работния процес е нов за вашия екип, те (и вие!) може да се нуждаете от малко допълнителна подкрепа, за да се организирате. И дори ако работният процес не е нов, колкото по-зрял става вашият модел за управление на работната натовареност, толкова повече вашият процес трябва да се превърне в шаблон.
Шаблоните имат две функции при управлението на работната натовареност: помагат на екипите, които са нови в процеса, да се адаптират по-бързо, и помагат на опитни екипи да автоматизират повече от нещата, които знаят, че работят добре.
Ето пет шаблона за натоварване, с които да започнете:
1. Шаблон за работната натовареност на служителите в ClickUp
Шаблонът за работната натовареност на служителите в ClickUp позволява на членовете на екипа и мениджърите да определят дневната и седмичната си работна натовареност и да видят колко работа е разпределена на всеки служител.
2. Шаблон за блокиране на графика в ClickUp
Шаблонът за блокиране на графика на ClickUp позволява на членовете на екипа да наблюдават и визуализират своите минали, настоящи и предстоящи дейности, свързани с работната натовареност, като използват техниката за блокиране на времето.
3. Шаблон за просто управление на задачите в ClickUp
Искате да опростите списъците със задачи на вашите екипи? Опитайте шаблона за просто управление на задачите на ClickUp, за да дадете на вашите служители възможност да получават персонализиран дневен списък със задачи, включващ работа, лични проекти, отпуск и др.
4. Шаблон за индивидуални срещи между служители и мениджъри в ClickUp
Управлението на работната натовареност започва с това, че служителите разбират какво се очаква от тях. Това означава, че вие, като ръководител на екипа, трябва да определите ясно производствените цели, управлението на времето и приоритетите на проектите. Най-добрият начин да синхронизирате индивидуалните си сътрудници е с подробен документ, който проследява всички тези аспекти.
5. Шаблон за проследяване на срещи в ClickUp
Ефективното разпределение на работната натовареност започва с организиране на ежедневните ви работни задачи. Ето защо е толкова важно да използвате шаблон за проследяване на срещите си, за да знаете къде отива времето ви и какво можете да направите, за да облекчите работната си натовареност.
ШАБЛОНИ, ШАБЛОНИ, ШАБЛОНИ! Бонус от ClickUp: Ние сме големи фенове на шаблоните, които помагат на екипа ви да бъде организиран и да работи по план. Искате да видите още? Разгледайте пълния ни набор от шаблони за управление на проекти или посетете Центъра за шаблони на ClickUp, където ще намерите стотици начини да започнете по-бързо!
5. Дайте приоритет на комуникацията и сътрудничеството
Макар че може би сме забравили как се решават задачите по математика от 8-ми клас, ето една формула, която трябва да запомните:
Управление на работната натовареност = Управление на стреса
Колкото по-малко стрес изпитваме, толкова по-лесно се управлява работната ни натовареност. И така, какво е най-големият източник на стрес на работното място?
Проучване на Wrike установи, че това е създаването на пароли от осем символа с една цифра, главна буква и символ. Е, това и липсата на комуникация и сътрудничество.
Дори добрите промени могат да предизвикат стрес, когато са съвсем нови. След внедряването на новата система за управление на задачите, не забравяйте да се консултирате редовно с екипа си, за да се уверите, че се чувстват подкрепени.
Въведете редовни проверки на екипа
Особено докато този процес все още е нов, полагайте съзнателни усилия да планирате индивидуални срещи с членовете на екипа си. Комуникацията е ключът към управлението на промените и към това да накарате служителите си да приемат новите процеси. За успешен процес на управление на промените използвайте въпросите по-долу, за да получите честна обратна връзка от екипите си:
- Реалистична ли е настоящата ви работна натовареност и ако не е, как може да бъде променена?
- Има ли пречки, които ви пречат да завършите текущите проекти?
- Колко сте уверени, че ще спазите предстоящите срокове?
- Какви са най-големите предизвикателства, свързани с новата система?
- Имате ли предложения или идеи за подобряване на процесите?
Опитайте тези инструменти за управление на промените!
Подгответе се за промени с шаблони за планиране на приемствеността!
Имайте предвид, че добавянето на повече срещи в графиците на вас и вашите служители може да забави производителността – точно обратното на това, което искате да постигнете! Затова помислете за начини да направите тези срещи възможно най-удобни и ефективни.
Обмислете да ги извършвате например чрез Slack, така че членовете на екипа да могат да ви информират, когато им е удобно, без да прекъсват работния си процес. Някои служители никога няма да се чувстват напълно комфортно да споделят мнението си с шефа си – и това е нормално!
Организирайте седмични срещи на екипа, на които всички да могат да се съберат, за да споделят стратегии и да изразят недоволството си. Обмислете използването на приложение за анонимно участие като ScatterSpoke, за да може всеки да сподели чувствата си без напрежение.
Наблягайте на сътрудничеството, а не на прекъсванията
Няма нищо по-досадно от това да изпратите важно съобщение на свой служител и да не получите отговор от него в продължение на часове, нали? Искам да кажа, коя част от „Къде е латето ми?“ не са разбрали?!
Шегите настрана, необработените съобщения забавят напредъка ви и затрудняват управлението на работната ви натовареност. Когато проектирате процеса си за управление на работната натовареност, уверете се, че фокусът остава върху разрушаването на силозите, а не върху изграждането на нови.
Създайте задачи за екипа, така че всеки да има представа какво правят останалите членове на екипа. Ако могат да проверяват статуса, без да прекъсват работния процес на другите? Още по-добре.
МОЖЕТЕ ДА ПРИСЪЖДАШ КОМЕНТАРИ?! Бонус на ClickUp: Използвайте ClickUp, за да оставите коментар към всяка задача. Служителите получават незабавно уведомление, така че не могат да измислят извинения, че не са видели вашата молба. А ако имате нужда от някого да направи нещо спешно, превърнете коментара си в задача и я присвойте на съответния човек. Служителите ще бъдат уведомени и коментарът ще се появи в списъка им със задачи. Щом приключат, могат да кликнат върху отметката Решено, за да ви покажат, че са изпълнили задачата. Воала.
6. Проследявайте производителността на работната натовареност с табла
Управлението на работния процес е постоянен цикъл. За да постигнете непрекъснато подобрение, ще трябва да повторите всяка от тези стъпки. Но как да прецените дали това работи?
Е, винаги има и по-трудният начин. Можете да водите подробни таблици за всяка жалба, проблем и спазен (или пропуснат) краен срок. При всеки нов цикъл от задачи можете да търсите модели и често срещани пречки, да опитате стария метод на проба и грешка, за да видите дали промяната помага.
Готови ли сте за лесния начин?
Таблото на ClickUp може да служи като център за контрол на мисиите, където можете да наблюдавате и проследявате колко добре екипът ви управлява работната си натовареност. Можете да попълните всяко табло с множество персонализирани джаджи, като диаграми, изчисления, текстови блокове и други, като всяка от тях извлича конкретни данни от целия екип!
Но това не е всичко. Вие получавате достъп и до множество джаджи за отчитане на задачите, които ви дават подробна информация за това как екипът ви се справя с управлението на задачите. Например, можете да използвате:
- Диаграми на скоростта: Определете степента на завършеност на набор от задачи и по-добре преценете действителния капацитет на екипа ви по отношение на натоварването.
- Кумулативни диаграми на потока: Проверете как напредва вашият проект и идентифицирайте пречките, които биха могли да възникнат в резултат на лошо разпределение на работната натоварност.
- Цели: Задаване и проследяване на бизнес цели, задачи и OKR
Бонус от ClickUp: Друг чудесен начин да наблюдавате разпределението на работната натовареност в екипа ви е чрез използването на Box View. То визуализира върху какво работи даден служител, както и текущата му работна способност. Можете лесно да идентифицирате кой е претоварен и да преразпределите задачите към тези, които могат да поемат повече.
BOX IT UP ClickUp Bonus: Друг чудесен начин да наблюдавате разпределението на работната натовареност на екипа ви е чрез използването на Box View. Той визуализира върху какво работи даден служител, както и текущата му работна способност. Можете лесно да идентифицирате кой е претоварен и да преразпределите задачите към тези, които могат да поемат повече.
7. Автоматизирайте работата и централизирайте видимостта
След като отстраните всички проблеми в работния процес през първите няколко цикъла, потърсете още възможности за по-нататъшно подобряване на ефективността си.
Не пропускайте тази стъпка!
По време на жизнения цикъл на един проект ще дойде момент, в който екипът ви ще трябва да се справи с голяма работна натовареност. Управлението на работната натовареност ви помага да бъдете проактивни с тези стратегии за спестяване на време сега, за да си спестите стреса по-късно.
Автоматизирайте повтарящите се задачи
Най-лесният начин да облекчите реалната работна натовареност е да идентифицирате рутинните задачи, които могат да се изпълняват автоматично. Всъщност, вашата организация може да спести до 2 часа на ден чрез автоматизация на управлението на работната натовареност! Тези инструменти могат да автоматизират по-голямата част от процесите по управление на задачите.
Разбира се, винаги можете да изберете готови инструменти за автоматизация. Но защо да претрупвате приложенията на екипа си, когато можете да инвестирате в софтуер за управление на работната натовареност „всичко в едно“, който е пълен с автоматизации?
Да предположим, че искате да създадете автоматизация, която да уведомява служителите веднага, когато имат нова спешна задача за изпълнение. За щастие, вие сте блестящ вземащ решения и сте решили да използвате ClickUp за управление на работната натовареност!
Всичко, което трябва да направите, е да използвате автоматизацията: „Когато на дадена задача бъде присвоена приоритет „Спешно“, тя автоматично се променя на „Отворена“. Бум. Веднага щом дадена задача бъде маркирана като спешна, вашият служител ще бъде уведомен за това.
Изберете от списък с над 50 вградени автоматизации или просто създайте свои собствени!
Използвайте Kanban табло за различна перспектива.
Kanban Board е компактен, но мощен инструмент, който гарантира, че вашите бизнес процеси протичат гладко. Как работи?
Той визуализира работния процес на проекта ви и ви показва статуса на всяка задача в подредена физическа или виртуална табло за задачи. След това екипът ви може да премества задачите в съответните колони за статус, докато напредват, както е показано тук:
По този начин целият ви екип може да вижда напредъка на проекта в реално време. Този процес на управление на работната натовареност дава на всички участници по-добра представа за това колко време отнема един проект и кой е отговорен за всяка част от него.
Проектният мениджър трябва също да идентифицира кои задачи са в застой на Kanban таблото, което показва затруднения в процеса. След това той може да разпредели ресурс (или член на екипа), който да им помогне да решат задачата.
ПЕРСОНАЛИЗИРАЙТЕ ИЗГЛЕДА СЪГЛАСНО СВОИТЕ ПРЕДСТАВИ Бонус от ClickUp: Предлагаме Kanban табло за управление на проекти, диаграми на Гант за визуализиране на зависимости и други изгледи, за да можете да изберете най-подходящата перспектива за вашия екип. Използвайте гъвкави изгледи, за да визуализирате задачите в списък със задачи, Kanban табло или изглед на времевата линия.
Често задавани въпроси за управлението на работната натовареност
Какви са често срещаните предизвикателства при управлението на работната натовареност?
Предизвикателствата при управлението на работната натовареност могат да варират в зависимост от отрасъла, размера на компанията и индивидуалните отговорности. Някои от най-често срещаните предизвикателства обаче включват:
- Прекомерна работна натовареност: Управлението на прекомерна или изискваща работна натовареност може да бъде предизвикателство, което води до стрес, изчерпване и намалена продуктивност.
- Липса на приоритети: Без ясни приоритети може да бъде трудно да се определи кои задачи са най-важни и как ефективно да се разпределят ресурсите.
- Лошо управление на времето: Техниките за управление на времето са от съществено значение за управлението на работната натовареност, но много хора се борят с прокрастинирането, разсейването и други пречки за продуктивността.
- Недостатъчни ресурси: Липсата на ресурси, като персонал, технологии или бюджет, може да попречи на способността на даден индивид да управлява ефективно работната си натовареност.
- Разширяване на обхвата: Очакванията могат да се променят или разширят отвъд първоначално договореното, което води до увеличаване на работната натовареност без съответно увеличаване на ресурсите.
Кой трябва да управлява планирането на работната натовареност?
В зависимост от структурата на вашата организация, управлението на работната натовареност може да бъде индивидуално или в група.
Ако вашата компания е силно раздробена и отделните отдели изглеждат като мини-компании, най-разумно е да планирате самостоятелно. От друга страна, екипите, които работят в тясно сътрудничество и често си сътрудничат с други, за да завършат проекти, вероятно се нуждаят от съвместни усилия.
Какви са ползите от ефективното управление на работната натовареност?
Инструментите за управление на работната натовареност ви помагат да виждате всичко, което се случва в компанията. И дават същата видимост на вашия екип!
Виждането на текущото състояние на проектите може да елиминира комуникационните проблеми и изолираността на проектите. И най-важното? Помага на екипа ви да бъде на една вълна и да работи ефективно. А това означава повече доволни клиенти, които получават проектите си навреме.
Системите за управление на работната натовареност също така:
- Уверете се, че нито един ресурс на проекта (софтуер, време, умения на служителите) не се губи.
- Предоставя ви ясна представа за напредъка на вашия проект.
- Покажете кой бизнес процес забавя работата ви
- Информирайте се за крайните срокове и бюджетите на проектите
- Преодоляване на комуникационните бариери между различните отдели
Внедрете ефективно управление на работната натовареност с ClickUp
Управлението на работната натовареност е като аптечка за първа помощ за вашата организация. Това е чудесен начин да защитите благосъстоянието на екипа си, когато се справя с голяма работна натовареност. Не само това, но и им дава незабавен тласък на производителността!
Ръчното управление на работната натовареност обаче е трудна задача. Необходим ви е специален инструмент за управление на проекти, който не е удобен само за опитни проектни мениджъри, а и за извършване на всички тежки задачи, като разпределяне на работната натовареност, проследяване на напредъка на екипа, създаване на отчети и др.
За щастие, инструменти като ClickUp разполагат с множество функции, включително изглед на времевата линия, изглед на работната натовареност и изглед на кутията, които улесняват този процес.
С безплатния план на ClickUp получавате неограничен брой потребители и неограничен брой проекти. С платен план получавате неограничено пространство за съхранение и неограничени интеграции, които да ви помогнат с работната натовареност на екипа ви.
Затова регистрирайте се в ClickUp и диагностицирайте и отстранете проблемите си с производителността още днес!