Като мениджър по ангажираността в екипа за професионални услуги в ClickUp, съм помогнал на много клиенти да внедрят успешно нашата платформа в своите организации. Може би ще ви изненада да научите, че настройването на ClickUp е най-лесната част от всеки проект.
Важно е да се създаде солидна основа с добре изградена йерархия и конфигурация на значими изгледи! Но начинът, по който вашата организация преживява промяната, може да окаже пряко влияние върху успеха на всяка дигитална трансформация.
Управлението на промените се състои в улесняване на промените на индивидуално ниво чрез оценка на нуждите на заинтересованите страни и съответна подготовка за инициативата за промяна.
Защо управлението на промените е критичен аспект от бизнес операциите
Някои бизнес лидери в този момент може да си зададат въпроса: „Защо да се занимаваме с това?“ Да преминем през процеса на управление на промените възможно най-бързо и да се надяваме на най-доброто.
Тук съм, за да ви кажа, че малко време ще помогне на всички да преминат през инициативите за промяна и ще доведе до огромни ползи.
На първо място и може би най-важното, ефективното внедряване на управлението на промените помага да се гарантира възвръщаемостта на инвестициите ви. То осигурява, че вашите служители бързо ще се приспособят, ще използват пълноценно и ще овладеят продукта за успешна промяна.
То също така намалява необходимостта от преработване или преразглеждане на процесите, тъй като вашите заинтересовани страни са много ангажирани в проекта от началото до края.
Накрая, вашата стратегия за управление на промените може да ви помогне да постигнете целите и мерките за успех, които сте си поставили, когато за първи път сте избрали ClickUp като продукт. Това е просто гаранция, че ще реализирате ползите от успешното управление на промените.
Моделът за управление на промените на Курт Левин
Моделът за управление на промените на Курт Левин предполага, че всяка промяна, през която преминава една организация, преминава през три етапа:
- Размразяване: Вашият екип се подготвя за промяната и приема, че тя настъпва. Начинът, по който обикновено правят нещата, започва да се разтапя.
- Промяна: Къде действително се осъществяват инициативите за промяна
- Замразяване: Когато утвърдите промяната и преминавате към обичайния начин на работа — замразявате промяната на място.
Целта на внедряването на този процес за управление на промените е да се ускори преминаването на хората през кривата на промяната. В крайна сметка бизнес лидерите искат да намалят времето, прекарано в нестабилност, и несигурността в долната част на кривата на промяната.
Всеки преминава през кривата на промяната с различна скорост, така че като част от планирането си, ще трябва да вземете предвид всички различни видове заинтересовани страни във вашата стратегическа визия. По-долу ще ви запознаем с всеки от различните етапи, за да можете да управлявате промяната и да преминете през процесите си по-ефективно.
Също така сме подготвили шаблон за управление на промените, който включва въпроси за интервю с заинтересованите страни, план за управление на промените и план за комуникации.
Фаза 1: Размразяване
Този етап от процеса на управление на промените е посветен изцяло на откриването и планирането.
Оценете въздействието на промяната
На първо място е важно да определите въздействието на внедряването на промените върху заинтересованите страни, независимо дали те са пряко или непряко засегнати. В проектите за дигитална трансформация има три основни вида промени:
1. Системни промени
В случая на внедряване на ClickUp, новата система е ClickUp! Обмислете колко различна ще бъде системата в сравнение с настоящото състояние, тъй като това може да повлияе на количеството и вида обучение, от което се нуждае вашият екип.
2. Промени в процесите
При стартирането на нова система е естествено, че процесите или работните потоци, които вашият екип следва, ще се променят заедно с нея. Изготвянето на документация за стандартни оперативни процедури (в Docs!) може да бъде чудесен ресурс за вашия екип.
3. Промени в персонала
Този тип промяна е вероятно този, който най-много тревожи хората по време на дигиталната трансформация – дали новата система ще ме замести? Важно е да се обмисли въздействието върху вашите служители по време на управлението на организационната промяна и да се комуникират ясно очакванията.
След като идентифицирате областите, които според вас ще окажат най-голямо влияние върху вашия екип, е време да ги попитате! Проведете интервюта със заинтересованите страни, за да попитате членовете на вашия екип какви са основните им притеснения и да идентифицирате пропуските в организационната промяна, за да се върнете към статуквото.
Например, вашият екип може да смята, че инициативите за промяна, които се въвеждат в техните процеси, са относително незначителни, въпреки че според вашата оценка те са значителни. Това означава, че по време на проекта ще трябва да се погрижите да включите допълнителни обучения, за да запознаете екипа с начините за управление на промяната.
Освен това, по време на интервютата може да се окаже, че вашите служители се притесняват, че новата система ще доведе до съкращения. Това ще ви подскаже, че трябва да включите силни послания в комуникационния си план, за да разсеете тези страхове.
Идентифицирайте съпротивителните, скептиците и поддръжниците
Ако проведете интервюта със заинтересованите страни, скоро ще можете да идентифицирате противниците, скептиците и поддръжниците.
Шампионите са хората, които вече са спечелени от промяната и ще бъдат ваши посланици за ClickUp. Те може да са използвали ClickUp преди или просто да са много ангажирани членове на вашия екип.
Шампионите трябва да се използват за мотивиране на останалата част от екипа и да бъдат включени в процеса на внедряване на ClickUp като експерти по темата.
Вероятно е очевидно, че съпротивителите са хора, които са много колебливи по отношение на инициативата за промяна или какъвто и да е вид промяна. Важно е да признаете, но и да ограничите тези хора да разпространяват негативни настроения, за да не бъде саботиран проектът. Не забравяйте предразсъдъците на негативизма – негативизмът е по-силен от позитивизма.
Последната категория хора са вашите скептици. Всъщност те са любимите ми хора, които да участват в семинар, когато събирам изисквания за внедряването на ClickUp за управление на проекти!
Тук имате хората, които са най-ангажирани с резултата от проекта и ще поставят под въпрос процесите и ще направят съответните промени. Те ще помислят за неща, за които ръководството няма да помисли.
Идентифицирайте типовете хора по-горе и работете с тях по време на процеса на управление на проекта или инициативата за промяна, според случая!
Планирайте промяната
Сега, след като сте събрали цялата тази информация, е време да я приложите на практика! Има два ресурса, които препоръчвам за всеки успешен проект със стратегия за управление на промените.
- План за процеса на управление на промените
- План за комуникация
За щастие, ClickUp е чудесен инструмент за създаване и поддържане на тези планове. В нашия шаблон за управление на промените вече има готови за употреба примерни планове. В стратегията си за управление на промените ще искате да включите всички дейности, които планирате да проведете, за да помогнете на екипа си да приеме ClickUp.
Някои от тези дейности могат да включват:
- Създаване на нови стандартни оперативни процедури
- Разработване на обучителни материали
- Тестване за приемане от потребителите
- Обучителни сесии
- Празнуване на стартирането
В плана за комуникация ще зададете задачи за планираните комуникации, които ще се осъществят по време на промяната. Те могат да включват:
- Първоначално съобщение
- Седмични работни часове
- Съобщение за стартиране
- Потвърждения след пускане в експлоатация
В нашия шаблон има няколко примерни формулировки, които можете да използвате в много от тези комуникации. В ClickUp има редица функции, които също могат да ви помогнат при настройването!
Задачи в няколко списъка
Харесва ми да добавям всичките си планирани задачи от комуникационния си план към плана за управление на промените, за да мога да имам цялостен поглед върху всичко.
Повтарящи се задачи
За неща като седмични актуализации и срещи на управителния комитет използвайте функцията за повтарящи се задачи, за да ви напомня лесно да завършите тези дейности.
Фаза 2: Промяна
Фазата на промяната настъпва, когато промените действително се осъществяват. Това може да бъде най-бурният период за вашия екип, но ако сте работили усилено в етапа на размразяване, трябва да имате план, който да ви помогне да преодолеете този период.
Най-голямото ви предизвикателство през този период е да преведете всички през кривата на промяната и да не допуснете никой да заседне. Бъдете готови да промените плановете си в зависимост от непредвидени обстоятелства, които могат да възникнат по време на проекта.
Ако сте въвели някои процеси за обратна връзка, като формуляр ClickUp или канал Slack, трябва да започнете да чувате някои от тези проблеми, които могат да възникнат. Вашият ръководен екип също е важен за наблюдение на морала на вашия екип и предоставяне на наблюдения.
Те са на място с екипите си и ще са в крак с общата атмосфера. По-долу са изброени някои причини, поради които хората могат да зациклят по време на процеса на промяна, и начини за справяне с тях:
Неразбиране на причината
Ако някой не разбира целта на въвеждането на ClickUp или друга нова система във вашата организация, той вероятно няма да се ангажира с проекта и ще се адаптира бавно към него. Отделете време, за да обясните на екипа си „защо“ и накарайте вашите шампиони да разпространяват идеята за ползите от успешната промяна.
Страх от неизвестното
Промяната може да бъде плашеща!
За тези, които се страхуват от предстоящата инициатива за промяна, засилете комуникацията и се уверете, че процесът е много прозрачен. Включете заинтересованите страни в процеса на управление на промените, за да помогнете за премахването на тези съмнения и в крайна сметка да гарантирате, че нещата ще се върнат към статуквото.
Притеснения относно самокомпетентността
Когато се запознават с нова система, хората могат да се притесняват дали ще имат техническите умения да започнат да я използват. Уверете се, че са планирани обучения не само за стартирането, но и за следващите седмици и месеци. Последователността е от решаващо значение за управлението на промените.
Натиск от страна на колегите (негативна нагласа)
Помните ли съпротивителните сили, които идентифицирахме по-рано? Ако гласовете на съпротивителните сили станат прекалено силни, това може да понижи мотивацията на останалата част от екипа при управлението на промените. Намалете смущенията, като предоставите на тези хора частни канали за обратна връзка чрез техните мениджъри.
Загуба на цел и авторитет
Ако сте експертът по JIRA в екипа си и изведнъж JIRA изчезне, това може да направи този човек много нервен относно собствената си цел и значение в екипа. Включете всеки, който има такива притеснения, по-активно в внедряването на ClickUp, за да успокоите тези страхове.
Притеснения за минали преживявания
Ако вашият екип е преживял промени в организацията ви и това е причинило много сътресения и болка, екипът ви може да бъде нервен относно това, какво може да означава следващата промяна. Ще искате да признаете миналите проблеми и да говорите за мерките, които се предприемат, за да се приложат поуките от предишни проекти.
Вярвайте, че промяната ще бъде временна
По същия начин, ако вашата организация постоянно преминава през промени, хората могат да повярват, че новата система е временна мода, която ще излезе от употреба. Подчертайте дългосрочните планове за ClickUp, за да знаят хората, че това не е просто поредната модна прищявка.
Бъдете готови да промените плана си в случай на възникнали проблеми и включете екипите си колкото се може повече, когато управлявате промените в тази фаза. Ще преминете през това с усмивка!
Фаза 3: Замразяване
Последният етап се състои в „замразяване“ на промяната, така че ClickUp да се превърне в новия начин на работа. Това често е най-пренебрегваният етап, защото след стартирането проектът се закрива и всички преминават към следващата задача.
Не мога да подчертая достатъчно колко важен е този етап за насърчаване на приемането на ClickUp. Вашият екип току-що премина през голяма трансформация и положи много усилия – време е да го признаете!
Някои от дейностите за поддържане, които трябва да включите, са изброени по-долу. Тук имате неограничени възможности и само вие знаете какво най-добре пасва на културата на вашата организация и цялостната бизнес стратегия.
Празнуване на стартирането
За да приключите промяната, обмислете да организирате празненство след стартирането. Това може да бъде чудесен начин да покажете на екипа си, че периодът на промяна е приключил, и да затвърдите преминаването към ClickUp.
Празнуването може да бъде под различни форми, като например да предоставите обяд на екипа си или да раздадете на всички по една кексче. Дори краткосрочните успехи, които се постигат веднага, са чудесни за популяризиране, когато управлявате промени.
Състезание за точки в работната среда
ClickUp разполага и с много полезен уиджет за отчитане, достъпен в нашите табла, наречен „Точки за работното място“. Този уиджет разпределя точки на хората въз основа на броя задачи, по които работят, изпълнените задачи и добавените коментари.
Виждал съм много от успешните ми клиенти да организират вътрешно състезание за своите служители, като човекът с най-много точки в работната среда получава ваучер за подарък. Въвеждането на тази практика при стартирането е брилянтен ход, защото насърчава хората да се запознаят с ClickUp в ранния етап и да прехвърлят цялата си текуща работа в системата.
Оценка след пускане в експлоатация
Най-лесният начин да разберете дали вашите служители приемат промяната е да ги попитате! Няколко седмици след стартирането, проведете отново анкета сред всички, за да чуете мнението им за ClickUp, обратната връзка и предложенията за подобрения.
Често има крайни случаи, за които не сме мислили по време на фазата на откриване, които се появяват тук и могат да насърчат чувството за непрекъснато усъвършенстване на продукта. Ще разберете също дали има пропуски в знанията, които могат да бъдат отстранени с допълнително обучение.
Допълнително обучение, работно време, обяд и обучение
Ако вашият екип ви казва, че се нуждае от допълнително обучение, осигурете го! Дори и да не ви казват, си струва да им предоставите допълнителни възможности да задават въпроси и да научават повече.
Най-успешните методи, които съм виждал, са неща като „Работно време“, където хората могат да задават конкретни въпроси за ClickUp, които иначе може да не бъдат разгледани по време на обучение.
Освен това, ако успеете да накарате вашите ClickUp шампиони да представят как използват ClickUp по време на срещи и сесии като Lunch and Learns, ще видите, че хората ще възприемат съветите и триковете, които им дават колегите им.
Награди и признания
За да сте сигурни, че цялостното преживяване на промяната е положително, изразете признателност към вашите шампиони и експерти по темата, които са допринесли за проекта. Преминаването през инициатива за промяна е голямо предизвикателство, затова възнаградете всички по подходящ начин.
Кой се възползва от плана за управление на промените?
Организации: Промяната е неизбежна в бизнеса. Всъщност, тя е единствената константа. За организациите планът за управление на промените е ключов за гладкото преминаване през преходните периоди. Той предпазва компанията от потенциални сътресения и минимизира загубите, които биха могли да бъдат причинени от неуправляеми промени. Този план може да спомогне за подобряване, иновации и растеж в рамките на организацията.
Служители: Не само организациите, но и служителите извличат голяма полза от един всеобхватен план за управление на промените. Непознатостта и опасенията, които съпътстват промените, често могат да доведат до понижаване на морала и производителността сред персонала. С подходящ план за управление на промените служителите получават необходимата подкрепа и насоки по време на прехода, което намалява съпротивата и подобрява приемането на новия сценарий.
Преминавайте по-бързо през кривата на промяната с управление на промяната
Управлението на промените гарантира, че вашият екип ще премине безпроблемно през внедряването на ClickUp. То също така насърчава приемането на системата и гарантира, че ще получите възможно най-бърза възвръщаемост на инвестицията.
Не пренебрегвайте нито един от трите етапа – размразяване, промяна и повторно замразяване. Подготовката за всеки етап ще ви гарантира, че ще извлечете максимума от вашите служители и от ClickUp.