Заинтересованите страни в проекта имат различни роли, гледни точки и различно ниво на влияние. Разбирането на това как всяка заинтересована страна може да спечели или загуби от проекта е от съществено значение за създаването на ефективни стратегии за ангажиране. 💡
За да следите всички партньори по проекта и данните за всеки заинтересован, опитайте шаблоните за картографиране на заинтересованите страни! Всеки, назначен по проекта, може лесно да получи достъп до необходимата информация, за да се увери, че всички са на една и съща страница и работят за успеха на проекта.
В този наръчник ще разгледаме различни шаблони за картиране на заинтересованите страни в ClickUp, PowerPoint и Excel и как да ги използвате, за да създадете практически планове!
Какво е шаблон за картографиране на заинтересованите страни?
Шаблонът за картографиране на заинтересованите страни е инструмент, използван за идентифициране, оценка и управление на взаимоотношенията с вътрешни и външни заинтересовани страни. Той визуално представя различните взаимоотношения и съответните им нива на влияние и важност.
При концептуализирането на стратегии и вземането на решения е от съществено значение да се включат всички заинтересовани страни в процеса и да се признаят техните цели, задачи по проекта и интереси в проекта. 👥
Шаблонът за картографиране на заинтересованите страни трябва да включва следните функции:
- Всички важни взаимоотношения, които заинтересованата страна има с други заинтересовани страни
- Ролята на вътрешните и външните заинтересовани страни (например клиенти, инвеститори, доставчици)
- Подробности за сферата на влияние на заинтересованите страни, интересите им и целите на проекта
- Подробности за това как трябва да се ангажират и комуникират външните заинтересовани страни
- Оценка на нивото на подкрепа, от ниско до високо
- Стратегии за управление на очакванията на заинтересованите страни
- Планове за действие за разрешаване на проблемите на заинтересованите страни
- Резултати от проекта и отговорни за задачите
Какво прави един шаблон за картографиране на заинтересованите страни добър?
Един добър шаблон за картографиране на заинтересованите страни трябва да може лесно да се персонализира, за да могат екипите да приоритизират заинтересованите страни според нуждите си, което им позволява да адаптират стратегията си за взаимодействие и ресурсите си по време на проекта.
В резултат на това проектните екипи получават по-добра представа за това как заинтересованите страни ще оформят и повлияят на тяхната работа! 🧑💻
Предимствата на един изчерпателен шаблон за картографиране на заинтересованите страни включват:
- Подобрено сътрудничество и комуникация със заинтересованите страни: Разпознаването на ролите, отговорностите и най-добрите начини за сътрудничество премахва пречките при изпълнението на задачите.
- Повишена видимост: Картографирането на обхвата на проекта за заинтересованите страни повишава прозрачността за проектния екип и в цялата организация.
- Ефективно управление на заинтересованите страни: Предоставя канал за определяне на очакванията към ангажираните външни и вътрешни заинтересовани страни, за да дават обратна връзка и да получават редовни актуализации.
- Информирано вземане на решения: Използването на стратегическа карта на заинтересованите страни позволява на ключовите участници да бъдат информирани рано и често по време на важни етапи от проекта.
- Повишена успеваемост на проектите : Сътрудничеството с подходящи хора и групи помага на екипите да постигат важни етапи и цели навреме.
Управлението на заинтересованите страни може да бъде сложен процес, но използването на подходящи инструменти и шаблони може да го улесни.
Ето 10 шаблона за картографиране на заинтересованите страни в ClickUp, PowerPoint и Excel, които ще ви предоставят необходимата структура за създаване на изчерпателна карта на вашите заинтересовани страни!
10 безплатни шаблона за картографиране на заинтересованите страни в Excel и ClickUp
1. Шаблон за карта на заинтересованите страни в ClickUp
Шаблонът за картиране на заинтересованите страни на ClickUp е идеалният инструмент за създаване на интерактивни диаграми и илюстрации, които могат лесно да бъдат модифицирани или променяни в хода на проекта! Това позволява на проектните мениджъри бързо да идентифицират заинтересованите страни и да представят взаимоотношенията между тях в лесен за разбиране визуален формат.
За да създадете карта на заинтересованите страни на бялата дъска на ClickUp, напишете заглавието на проекта във форма. След това избройте заинтересованите страни и начертайте линии от заглавието на проекта до всяка заинтересована страна. 🌐
Докато обмисляте основните задачи и дейности в рамките на проекта, запишете ги на лепкава бележка и я добавете до името на заинтересованата страна. Начертайте линии от заинтересованите страни до лепкавите бележки, като създадете визуално представяне на заинтересованите страни и основните точки на проекта. Когато сте картографирали всички заинтересовани страни, създайте задачи директно от бялата дъска, за да получите повече информация!
2. Шаблон на ClickUp за матрица за анализ на заинтересованите страни
Създаването на матрица за анализ, с която да се измерват приоритетите на заинтересованите страни, може да бъде сложна задача, но шаблонът за матрица за анализ на заинтересованите страни на ClickUp я улеснява! Този шаблон ще ви помогне да създадете и поддържате матрицата с минимални усилия, за да можете да се съсредоточите върху постигането на резултати.
Шаблонът помага да се сведе до минимум объркването, като предлага легенда на матрицата, с която да започнете да попълвате диаграмата. Оста Y представлява влиянието на заинтересованите страни, а оста X представлява интереса на заинтересованите страни.
- Управлявайте отблизо: ключови заинтересовани страни, които да приоритизирате и с които да взаимодействате отблизо
- Поддържайте удовлетвореността: Заинтересованите страни, които не са приоритет, но резултатът все пак трябва да отговаря на техните нужди.
- Бъдете информирани: Заинтересовани страни, които имат по-малко влияние, но все пак трябва да бъдат информирани
- Наблюдавайте: Заинтересовани страни, с които да взаимодействате, когато е необходимо
След като всички хора и групи бъдат добавени към матрицата, е възможно да се види кой би бил най-положително или отрицателно засегнат от дадено решение. В резултат на това проектният екип ще има по-добра комуникация със заинтересованите страни и по-добро решаване на проблемите!
Разгледайте още матрични шаблони за организиране на проекти!
3. Шаблон за списък на заинтересованите страни в ClickUp
Шаблонът за списък на заинтересованите страни на ClickUp позволява на проектния мениджър да разпознава, категоризира и подрежда всички заинтересовани страни в един централен ресурс. Поддържайки активен списък на заинтересованите страни, проектният мениджър има достъп до актуална информация за това кои са тези заинтересовани страни, индивидуалните им нива на интерес и процесите на вземане на решения, които следват.
Бонус: Картографиране на процеси
Това помага на проектния мениджър да идентифицира потенциални конфликти или области на съгласие между заинтересованите страни по проекта, да предвиди очакваните резултати от определени решения и да планира предварително потенциални интервенции или одобрения, които могат да бъдат необходими през целия живот на проекта. Списъкът служи и като важен справочник, когато се разчита на външни експерти за предоставяне на съвети, разяснения или насоки по определени аспекти на проекта! 📄
Разгледайте персонализираните шаблони за проектни харти !
4. Шаблон на ClickUp за списък на заинтересованите страни по влияние
Шаблонът за списък на заинтересованите страни в ClickUp включва и изглед на табло за още по-добра категоризация на заинтересованите страни. Проектните мениджъри могат да класифицират заинтересованите страни в различни нива на влияние, вариращи от тези с най-голямо участие в процеса на вземане на решения до тези с най-малко участие.
Използвайки изгледа „Борд“, проектните мениджъри получават ценна информация за динамиката между заинтересованите страни, вземат по-добри групови решения и планират по-добри резултати! 🏆
Организирайте заинтересованите страни в четири категории въз основа на тяхното ниво на влияние, като използвате изгледа „Табло“:
- Ниво 1: Основни влиятелни лица с най-високо ниво на влияние и въздействие върху вашия проект
- Ниво 2: Хора или групи, които имат силно влияние и могат да действат като съветници и партньори за обмен на идеи
- Ниво 3: Хора или групи, които имат потенциал да повлияят на резултатите и да вземат решения
- Ниво 4: Потенциални влиятелни лица
5. Шаблон за анализ на заинтересованите страни в ClickUp
Проектните мениджъри могат да използват шаблона за анализ на заинтересованите страни на ClickUp, за да създадат матрица за вземане на решения, която класифицира всяка заинтересована страна въз основа на нейното влияние и ниво на подкрепа в изглед „Списък“. Тази матрица класифицира заинтересованите страни по две оси: тяхното ниво на влияние върху проекта и размера на подкрепата, която вероятно ще окажат.
Този шаблон предлага няколко изгледа, включително изглед „Списък“ и „Табло“, за да визуализирате управлението на заинтересованите страни по различни начини. Ръководството за начало предлага съвети за добавяне на вашето съдържание и създаване на прости автоматизации, за да оптимизирате процеса на поддръжка на вашия проект! 🤖
6. Шаблон за състоянието на изпълнителния проект на ClickUp
С шаблона за състоянието на изпълнителния проект на ClickUp е лесно и достъпно да държите заинтересованите страни информирани и в течение с напредъка на проекта. Цветовите индикатори на шаблона предоставят незабавен преглед на състоянието, разходите и графика на проекта. Потребителите могат също да персонализират оформлението и изгледа на шаблона, за да направят данните по-значими. 📈
С ясни визуализации и лесен достъп до подробностите по проекта, заинтересованите страни могат по-лесно да разберат зависимостите и текущото състояние на проекта. Заинтересованите страни могат също да проследяват как проектът напредва във времето, както и да идентифицират кои области се нуждаят от повече внимание или ресурси, за да може проектът да постигне целите си. Този шаблон помага да се гарантира, че заинтересованите страни остават информирани, ангажирани и свързани с всички аспекти на проекта!
7. Шаблон за диаграма на ClickUp Pert
PERT диаграмата (Program Evaluation and Review Technique) е инструмент за управление на проекти, който може да помогне на проектните мениджъри да координират усилията на заинтересованите страни по даден проект. Тази техника за картографиране на заинтересованите страни визуално илюстрира задачите, дейностите и етапите на проекта.
Всяка задача или дейност се представя с фигура, показваща името на задачата и приблизителната продължителност. Стрелките показват реда, в който задачите трябва да бъдат изпълнени. А с шаблона ClickUp Pert Chart проектните мениджъри могат бързо да планират задачите, да координират ресурсите, да планират проектите в логична последователност и да идентифицират взаимозависимостите между задачите. С този визуален подход ръководителите на проекти могат бързо да предвидят закъсненията и да предприемат стратегически стъпки, за да ги избегнат!
8. Шаблон за матрица за приоритизиране на ClickUp
Ако търсите общи шаблони за управление на проекти за управление на заинтересованите страни, шаблонът за матрица за приоритизиране на ClickUp е идеалното решение. Мениджърите могат да установят критерии за относителната важност на отделните заинтересовани страни въз основа на техния контрол или интерес към вашия проект. ✅
Шаблонът се предлага с ръководство за начало, включващо справка с матрица на приоритетите, за да определите нивата на приоритет и спешност на заинтересованите страни:
- Висока важност и висока спешност: Приоритет 1
- Висока спешност и ниска важност: Приоритет 2
- Ниска спешност и висока важност: Приоритет 3
- Ниска спешност и ниска важност: Приоритет 4
9. Шаблон за картографиране на заинтересованите страни в PowerPoint
Шаблонът за картиране на заинтересованите страни в Powerpoint е инструмент, който предоставя бърз преглед на ключовите заинтересовани страни в проекта и ви дава представа за това с кого трябва да се общува, да се консултира или да се информира през целия живот на проекта.
Шаблонът ви позволява да идентифицирате ясно и кратко всеки заинтересован, неговата роля в проекта и нивото му на влияние или власт. Освен това можете да ги организирате в категории въз основа на участието им в проекта и целите им по отношение на него.
10. Шаблон за картографиране на заинтересованите страни в Excel
Шаблонът за картиране на заинтересованите страни в Excel е още един инструмент, с който проектните мениджъри могат да следят всички потенциални заинтересовани страни, техните позиции и нива на влияние върху проекта. Той позволява на проектните мениджъри бързо да идентифицират кои лица могат да се противопоставят или да подкрепят проекта и съответно да планират стратегии по отношение на тези заинтересовани страни.
След като всички заинтересовани страни бъдат идентифицирани, техните взаимоотношения могат да бъдат съответно картографирани, което позволява по-добро планиране и комуникация между всички заинтересовани страни.
Създавайте интерактивни карти на заинтересованите страни в ClickUp
ClickUp опростява задачата по изготвянето на подробни диаграми на сложни взаимоотношения между заинтересованите страни. От сесии за мозъчна атака до разработване на пътни карти за продукти, екипите могат да поемат контрол над взаимоотношенията със заинтересованите страни и да се уверят, че всички са на една и съща страница по отношение на всеки проект.
Започнете още днес и картографирайте мрежата си от заинтересовани страни с ClickUp! 🦄