Неорганизираният проект води до хаос, а хаосът води до посредствена работа. 😵💫
Проектните мениджъри имат достатъчно работа, не е нужно да изобретявате колелото, за да свършите висококачествена работа бързо, ефективно и навреме. ⚙️
Вместо това, фокусирайте усилията си върху екипа си и неговата натовареност, като разчитате на динамично решение за управление на проекти, създадено да ви спести усилията.
Това не е новина – ние знаем как подходящият софтуер за управление на проекти може да подобри нивото на стрес на всеки проектен мениджър на ежедневна база, но тези инструменти са толкова мощни, колкото и хората, които ги използват! Сериозно, какъв е смисълът да инвестирате в всички тези функции, ако не знаете как да ги интегрирате в работните си процеси и да ги споделите с екипа?
Тук на помощ идват шаблоните. 🙌🏼
Днес има шаблони за всичко и те могат да бъдат мощни средства за оптимизиране на някои от най-отнемащите време аспекти на управлението на проекти, като разработване на нови идеи, планиране на цели проекти и управление на работни потоци.
Ако в момента се сблъсквате с точно тези проблеми, търсите начин да обновите настоящите си процеси или просто трябва да приведете нещата в ред възможно най-бързо, този блог е за вас. Претърсихме морето от шаблони, за да ви предложим този подбрани списък от 11 матрични шаблона за управление, организиране и действие по вашите работни процеси за управление на проекти – от мозъчна атака до изпълнение. 📈
Какво е матричен шаблон?
Матричните шаблони помагат да организирате и приоритизирате идеите си според жизнеспособността на проекта и ползата за потребителя. С други думи, матричният шаблон ще ви помогне да създадете процес и система за управление, с които да определите кои потенциални проекти имат най-голям шанс да се реализират и да успеят.
Добрата новина е, че независимо от вашия стил на работа, можете да използвате матрична диаграма за всякакви случаи.
Може да добавите допълнителни колони или редове към матричната си диаграма, за да включите елементи като големи набори от данни, допълнителни подробности, медии или контекст. Но нищо не е задължително, важно е да изберете това, което работи най-добре за вас!
Спредовските таблици, таблиците и диаграмите са отлични рамки за изграждане на вашата матрица, което прави инструменти като Microsoft Excel и PowerPoint често използвани за тези ресурси. Но само защото тези инструменти са популярни, не означава, че са най-функционални, интуитивни или гъвкави. 👀
Това е една от причините, поради които матричните шаблони са толкова важни отправни точки. Те поставят основите, които ви помагат да започнете да използвате тези инструменти по-ефективно и, което е по-важно, ви помагат да създадете матричната си диаграма по-бързо!
P. S. , включили сме шаблони за Excel, PowerPoint и други, така че не е необходимо да променяте предпочитания от вас софтуер, за да започнете да използвате максимално матричния шаблон. 🙂
Но как изглежда един добър шаблон за матрица? И кои са задължителните елементи, които трябва да знаете, преди да го изтеглите? Ще ви покажем. 🤓
Какво да търсите в следващия си шаблон за матрица
Най-добрите шаблони за матрици са:
- Персонализируеми
- Съвместна работа
- Лесни за редактиране
- Високо визуални
- Интуитивни за използване и четене
Това може да звучи като нещо очевидно, но всъщност е по-трудно, отколкото изглежда, да се намерят шаблони, които да се отличават във всяка от тези области.
Ако вашият шаблон не може да се персонализира, тогава, честно казано, това не е шаблон. Матричните шаблони предоставят готова рамка за създаване на вашата матрична диаграма. Те не само ви предоставят място, където да попълните подробностите за вашия проект, но и ви дават указания за това коя информация къде да поставите.
Едно от основните предимства на създаването на матрична диаграма е визуализирането и ясното представяне на вашите основни приоритети по ред на спешност, важност и жизнеспособност. С всеки от следните матрични шаблони ще можете да започнете да сортирате или филтрирате идеите си за проекти, за да инвестирате времето си по най-ценния начин.
Така че, без да губим повече време, да започваме. 🛠
Прочетете също: Примери за RACI матрица
11 шаблона за матрици, от които всеки проектен мениджър се нуждае
Матричните диаграми претеглят потенциалния риск спрямо потенциалната полза от дадена идея. На теория, можете дори да създадете матрична диаграма, за да определите кой от тези шаблони е подходящ за вас!
Макар че можете да създадете матрична диаграма от нулата, шаблоните ви помагат да добавите допълнителна важна информация, ако е необходимо, и, което е по-важно, ви помагат да създадете диаграмата си бързо. 💨
Освен това, те са приятни за гледане! Когато обосновавате избора си пред висшестоящи или ключови заинтересовани страни, матричните шаблони могат да служат като ясна и прегледна визуална помощ за бързо представяне на идеите.
Използвайте някой от тези 11 матрични шаблона, за да внесете визуален и сътруднически елемент в процеса на вземане на решения за управление на проекти, като използвате ClickUp, PowerPoint и Google Slides.
1. Шаблон за матрица за вземане на решения на базата на предположения от ClickUp
Независимо дали планирате бюджет, управлявате отдел или създавате маркетингова кампания, шаблонът за стратегическо вземане на решения е задължителен за всеки технологичен стек. ClickUp не само е най-добрата платформа за продуктивност за управление на тези мащабни проекти, но и шаблонът Assumption Grid Decision Matrix Template от ClickUp е най-добрият шаблон за лесно и уверено вземане на свързани решения.
Този адаптируем и гъвкав матричен шаблон организира вашите идеи една спрямо друга въз основа на сигурност и риск, като използва съвместните бели дъски на ClickUp. На тази предварително създадена диаграма можете да добавите критичен контекст към всяка идея на собствена лепкава бележка, след което да ги сортирате в матрица с цветен код.
Тази матрична диаграма обхваща основните елементи и оставя място, където можете да добавите повече подробности, цвят и медии, докато идеите ви се развиват. Освен това, макар софтуерът за дигитални бели дъски да е популярно средство за управление на проекти, белите дъски на ClickUp са единственият вариант, който ви дава възможност да превърнете всяка идея директно в изпълнима задача. Това означава, че можете да използвате този шаблон, за да приоритизирате най-добрата си идея и незабавно да създадете и възложите задачи, за да изградите целия й работен процес.
Друго важно предимство на използването на този шаблон за ClickUp? Той автоматично прилага Ръководство за начало ClickUp Doc, което ви води през всеки детайл и гарантира, че използвате този шаблон в пълна степен.
2. Шаблон за матрица на въздействието и усилията от ClickUp
Стратегическото вземане на решения включва дефиниране на проблема, събиране на информация, идентифициране на алтернативи и наблюдение на резултатите. Шаблонът Impact Effort Matrix Template от ClickUp улеснява този процес, като помага на проектните мениджъри да идентифицират основната причина за проблемите и да подредят решенията въз основа на усилията и вероятността за въздействие.
Известен още като матрица за приоритет на действията, този персонализируем шаблон е толкова популярен сред мениджърите, колкото и сред екипите, като помага на членовете да приоритизират задачите си по-ефективно и бързо да идентифицират къде е най-добре да инвестират времето си. С по-стратегически натоварвания, използващи ClickUp Whiteboards, шаблонът Impact Effort Matrix помага на екипите да оптимизират графиците и ресурсите на проектите си, за да постигнат целите си, като същевременно намаляват загубата на време или усилия.
Универсалността и интуитивният дизайн правят този матричен шаблон ценен за проектни мениджъри, ръководители на екипи и скрам майстори, които искат да максимизират производителността на екипа.
Шаблонът за матрица на въздействието и усилията на ClickUp представя дейностите спрямо:
- Ниво на усилие: Показване на капацитета и ресурсите, необходими за постигане на желания резултат
- Ниво на въздействие: за определяне на стойността, която резултатът ще има за проекта или компанията.
3. Шаблон за матрица за съобщения от ClickUp
И така, прекарали сте месеци в разработването на нов продукт – сега е време да го споделите със света! Преди пускането на пазара се уверете, че сте избрали подходящите канали, за да достигнете до целевата си аудитория.
Шаблонът за матрица за съобщения на ClickUp ви помага да използвате най-ефективните стратегии за съобщения с предварително създадена и персонализирана пътна карта за позиционирането на вашата марка.
Бизнесът често разчита на промоционални кампании, за да генерира интерес и ентусиазъм около своя продукт преди пускането му на пазара. Този матричен шаблон обобщава и систематизира посланията на вашата марка, за да гарантира, че всяко съдържание, което публикувате, е в съответствие с основната ви ценностна предложения.
Тази препълнена папка използва функции като етикети, персонализирани статуси и множество изгледи на проекти, за да ви помогне да обхванете критичните действия за успешното пускане на продукт за имейл, социални платформи, копие на уебсайт и SMS.
4. Шаблон на матрицата на Айзенхауер от ClickUp
Шаблонът „Матрица на Айзенхауер“ от ClickUp е чудесна отправна точка за начинаещите в матричните диаграми. Използвайки ClickUp Whiteboards и List view, този шаблон помага на визуалните мислители и решаващите проблеми да управляват задачи, време и идеи.
Всъщност този прост, но ефективен шаблон е любим сред проектните мениджъри за бързо приоритизиране на задачите с помощта на персонализирани полета и разработване на идеи от етапа на планиране на съвместната им бяла дъска.
Шаблонът ClickUp Eisenhower Matrix служи като актуален и надежден източник на информация през целия процес на управление на проекти, за да помогне на екипите да разберат по-добре приоритетите и резултатите в графиците на своите проекти.
Нашата матрична диаграма на бялата дъска се състои от четири квадранта, базирани на спешност и важност, така че проектните мениджъри могат ефективно да изтриват, делегират, изпълняват или решават как да продължат с предстоящите действия:
- Квадрант 1 е за важни или спешни задачи.
- Квадрант 2 е за важни, но не спешни задачи.
- Квадрант 3 е за по-малко важни, но спешни задачи.
- Квадрант 4 е за по-малко важни и неспешни задачи.
Бонус: Квадрант на техническия дълг
5. Шаблон за матрица на приоритетите от ClickUp
Ако търсите шаблон за матрица, с който да сортирате задачите си и да се уверите, че нищо важно не е случайно оставено на заден план, тогава ви е необходим шаблонът Priority Matrix Template от ClickUp! Този шаблон е инструмент за вземане на решения, който ви помага да се фокусирате върху дългосрочните цели, като ви предоставя схема за приоритизиране на спешните задачи.
Хубавото на този шаблон за матрица за бяла дъска е, че може да бъде персонализиран и приложен практически за всеки случай на употреба, което го прави идеален за натоварени екипи, цели отдели или мениджъри, които искат да повишат общата производителност. В истинския стил на матричната диаграма, този предварително създаден шаблон помага за анализиране на задачите, като ги разделя на четири квадранта:
- Квадрант 1 за спешни задачи, които трябва да се изпълнят първо
- Квадрант 2 за важни, но не спешни задачи, които можете да извършите по-късно.
- Квадрант 3 за неважни, но спешни задачи, които трябва да бъдат делегирани.
- Квадрант 4 за задачи, които в крайна сметка могат да бъдат елиминирани.
6. Шаблон за бяла дъска BCG Matrix от ClickUp
Известен също като матрица за растеж и пазарен дял, шаблонът BCG Matrix Whiteboard Template от ClickUp е рамка за управление на портфейла за средни и големи компании за управление на техните продуктови линии.
Този шаблон на BCG матрицата организира продуктите в портфолиото в управляеми категории въз основа на фактори като цена (популярност), качество (премиум) и функционалност. Този шаблон е особено полезен за проектните мениджъри поради лекотата на употреба и способността да предава визуално сложна и абстрактна информация.
Растежът и пазарният дял са двата основни показателя за определяне на успеха на даден продукт с помощта на този шаблон и са представени по двете оси, за да се създадат четирите квадранта на матрицата:
- Cash Cows: Представлява продукти с висок пазарен дял, но в категория с нисък растеж.
- Кучета: Представляват продукти с нисък пазарен дял и ниска печалба в зряла индустрия, които трябва да бъдат преустановени.
- Звезди: Това са високопроизводителни продукти, които изискват постоянни инвестиции, за да изпреварят конкуренцията и да запазят пазарния си дял.
- Въпросителни: Продуктите в тази категория се нуждаят от задълбочен анализ. Инвестирането може да превърне тези продукти в доходоносни или да се провали и да се превърне в губещи.
7. Шаблон за матрица за анализ на заинтересованите страни от ClickUp
Независимо от времето и проучванията, които сте направили, за да обосновете новата си инициатива, всичко зависи от одобрението на заинтересованите страни по проекта. 😳
От съществено значение е да си осигурите подкрепата и одобрението на заинтересованите страни в проектите си – независимо дали става дума за колеги, сътрудници, началници или клиенти. Заинтересованите страни трябва бързо и лесно да разберат как вашият проект се вписва в по-голямата картина на бизнеса.
Шаблонът за матрица за анализ на заинтересованите страни от ClickUp помага на екипите и проектните мениджъри да определят как да взаимодействат по подходящ начин с лидери, клиенти или потенциални заинтересовани страни въз основа на власт, влияние и интерес.
Този изчерпателен анализ използва матрична диаграма, за да идентифицира и приоритизира ключовите заинтересовани страни въз основа на влиянието и интересите на всеки човек. Анализът на заинтересованите страни в този случай ви подготвя за необходимата подкрепа, както и за потенциалната опозиция, с която може да се сблъскате.
Наричан още „мрежа за интереси“, този шаблон за управление на проекти на ClickUp Whiteboard ви помага да:
- Спечелете доверие, за да получите подкрепа за бъдещи проекти.
- Съберете важната информация за успешен проект
- Планирайте предварително и се подгответе за възможни пречки
- Осигурете ресурси и инвестиции, за да продължите да вървите по план
8. Шаблон на матрицата на Пъг от ClickUp
Вземането на решения относно продукт или процес може да бъде трудно, особено когато трябва да сравнявате множество фактори. За да улесните този процес, използвайте шаблона ClickUp Pugh Matrix! Този шаблон ви предоставя лесен начин да прецените бързо и точно различните опции, за да можете да вземете информирано решение.
Шаблонът Pugh Matrix помага на екипите да:
- Оценявайте опциите на продуктите с техните предимства и недостатъци на едно място.
- Визуализирайте кой продукт има най-голям потенциал
- Вземайте решения, основани на данни, за да продължите напред
9. Матричен шаблон за PowerPoint
Независимо дали създавате оценка на проект или SWOT диаграма, матричният PowerPoint шаблон ще ви помогне да свършите работата. 💪🏼
Този персонализируем шаблон е идеален, ако искате да покажете процесите на разработване на продукти, да подчертаете потока на информация или да създадете сложни матрични диаграми, които сравняват идеи спрямо множество различни фактори.
Въпреки че PowerPoint вече разполага с вградени матрични стилове, те са доста остарели. Този шаблон ще направи диаграмата ви по-естетична и лесна за четене, като предлага избор от различни дизайнерски стилове, подходящи за различни проекти.
10. Шаблон за вземане на решения за PowerPoint
Като проектен мениджър ще трябва да вземете доста трудни решения, но този шаблон предоставя ясна структура, която ще ви помогне да премахнете емоциите и предположенията от процеса на вземане на решения.
Шаблонът „Decision Making Metrix“ може да се използва в PowerPoint или Google Slides и се предлага с три дизайна на слайдове, което го прави полезен визуален ресурс за обосноваване на важни решения пред мениджъри и заинтересовани страни по време на срещи.
Особено при представяне на оценки на риска, моделиране на матрица за претеглено вземане на решения или предлагане на анализ на основните причини, този шаблон ще ви помогне да стигнете до реалистични заключения по широк спектър от теми и да ги комуникирате.
11. Шаблон за матрица за комуникация
Хубавото на този шаблон е, че може да се използва за Google Slides, PowerPoint или Keynote! Шаблонът за комуникационна матрица е полезен винаги, когато проектният мениджър, отделът по човешки ресурси или ръководителят на екипа искат да съобщят кой отговаря за кой етап от проекта и какви са очакваните резултати.
Този шаблон е чудесен за създаване на план за действие, който да разпространите в отдела си. Можете да персонализирате всяка колона в зависимост от конкретния случай на употреба, за да предадете информация като предстоящи действия, области с възможности или планиране на бюджета, а след това да разпределите хората, участващи в следващите стъпки.
Това е и чудесна визуализация, която можете да добавите към вашите SOP, като подробно опишете подходящите канали за комуникация и предложените насоки за вътрешна комуникация с други отдели, мениджъри или заинтересовани страни.
В този матричен шаблон различните категории вътрешна комуникация са подредени в отделни колони, включително:
- Формат: Средства за комуникация като имейл, видеоразговор, чат и съобщения
- Честота: Колко често трябва да изпращате съобщения
- Собственик: Ръководителите на отдели, отговорни за обработката на заявките
- Разпространение: Засегнатите отдели
- Ескалация: Начини за обработка и препращане на въпроси или запитвания
Разгледайте тези шаблони за комуникационни планове!
Свързани ресурси
Единственото решение за вашите нужди от матрични шаблони
Редактируемите шаблони за матрици предоставят на екипите ясен и пряк път към по-добра комуникация и сътрудничество.
Независимо дали става въпрос за вашите основни заинтересовани страни или за няколко членове на екипа, изясняването на целите и идеите на проекта значително увеличава шансовете ви да спазите сроковете – защото, нека си признаем, никой не обича да работи по проект, за който комуникацията е лоша.
За щастие, ClickUp предлага функциите, ресурсите, интеграциите и мощността, необходими за постигането на всичко това и още повече.
Матричните шаблони, включени в този списък, са само малка част от начините, по които ClickUp може да оптимизира процесите отгоре надолу. Непрекъснато разрастващата се библиотека с шаблони обслужва всеки случай на употреба, а тъй като ClickUp включва множество мощни функции във всеки ценови план, този всеобхватен инструмент за продуктивност предоставя цялостни решения за цялата ви компания.
Достъп до тези персонализирани матрични шаблони, богат набор от функции за сътрудничество, над 1000 интеграции, неограничен брой задачи и други, когато се регистрирате за безплатния план на ClickUp. Отключете още повече функционалности с платени планове, започващи от само 5 долара.
Регистрирайте се безплатно в ClickUp, за да започнете да организирате проектите си и да реализирате идеите си още днес.