Какво е заинтересована страна в проекта и как да ги управлявате

В тази статия ще научим кои са заинтересованите страни в управлението на проекти, видовете заинтересовани страни в проекти, примери и как да ги анализираме. Ще научим и най-ефективния начин за управление на заинтересованите страни в проекти.

Добре, нека разберем всичко за заинтересованите страни в проектите. 🔍

Какво е заинтересована страна в проекта?

Заинтересованата страна в проекта е физическо лице, организация или група, която участва активно или проявява интерес към дейностите по проекта, има потенциално влияние върху резултатите от проекта и/или средата на проекта и е засегната от резултатите от проекта или е близка до други лица, които могат да бъдат засегнати от проекта.

По принцип заинтересованите страни са хора или групи, които имат какво да спечелят (или загубят) от проекта. Институтът за управление на проекти определя заинтересованите страни в проекта като „лица и организации, които участват активно в проекта или чиито интереси могат да бъдат засегнати положително или отрицателно в резултат на изпълнението или успешното приключване на проекта “.

Така че, ако проектите се развиват добре, заинтересованите страни ще се възползват от това.

Ако обаче проектът се провали, заинтересованите страни също ще се провалят... 😅

Кои са заинтересованите страни в проекта?

Заинтересованите страни в управлението на проекти могат да бъдат класифицирани в два типа: вътрешни и външни заинтересовани страни.

Тези два типа заинтересовани страни в управлението на проекти се основават на връзката на заинтересованите страни с организацията:

Вътрешни заинтересовани страни

Както подсказва името, вътрешните заинтересовани страни са от вътрешността на организацията или бизнеса. Те се фокусират върху рисковете на проекта и са пряко ангажирани през целия процес на проекта. Тези членове на екипа на компанията обикновено притежават задълбочени познания за своята аудитория, клиентите и компанията и често се възприемат като авторитети, заемащи високи ръководни позиции, които работят директно с различни нива на операции, за да постигнат желаните резултати.

Като проектен мениджър, ето някои от често срещаните вътрешни заинтересовани страни, с които може да се сблъскате:

Външни заинтересовани страни

Външните заинтересовани страни, от друга страна, не принадлежат към вашата организация или бизнес. Тези заинтересовани страни в управлението на проекти са външни лица, като клиенти или крайни потребители. С други думи, ваша отговорност е да управлявате комуникацията с основните заинтересовани страни и външните клиенти, като същевременно запазвате критичната информация в тайна, докато не стане необходимо да я споделите с всички страни.

Отговарянето на очакванията на различни видове влиятелни заинтересовани страни, осигуряването на видимост за тях и информирането на различните заинтересовани страни е половината от плана за управление на заинтересованите страни. Но като проектни мениджъри, първо трябва да можете да назовете тези заинтересовани страни и да разберете нуждите на спонсорите на проекта. Най-важното, което трябва да запомните, е да комуникирате ясно обхвата на проекта и да управлявате очакванията на заинтересованите страни, а понякога и дълги списъци с изисквания от ръководството.

Това е чудесно. Но кои са заинтересованите страни в един проект? Като проектен мениджър е важно да идентифицирате заинтересованите страни в проекта още в самото начало и да останете фокусирани върху изпълнението на проекта. Мениджърите на ресурси, функционалните мениджъри и други висши мениджъри може да са по-фокусирани върху фазата на проекта и планирането на жизнения цикъл на проекта, докато подкрепящите заинтересовани страни третират всички членове на проектния екип като равни и обичат да са в течение с напредъка на проекта, както и с обратната връзка от клиентите.

Ето някои от най-често срещаните външни заинтересовани страни:

Как да направите анализ на заинтересованите страни?

Анализът на заинтересованите страни, или както някои го наричат, картографиране на заинтересованите страни, е ВАЖЕН, защото:

Най-добрият път към успеха на проекта е да се определят ясно очакванията към проекта пред съответните заинтересовани страни, да се идентифицират рисковете и да се предостави обратна връзка за управление на заинтересованите страни в проекта и техните

Създаването на силен екип, който включва ключовите заинтересовани страни в проекта, е единственият начин да постигнете успех в проекта.

Пример за диаграма на контекста на анализа на заинтересованите страни:

Освен това, идентифицирането на модели в участието на заинтересованите страни ще ви помогне да избегнете негативното им влияние в бъдеще. Заинтересованите страни с голям интерес и голямо влияние, собствениците и други мениджъри от други екипи и/или други отдели може да имат скрити намерения или просто да не са на една вълна с вас и вашия екип.

Независимо дали са положителни или отрицателни, е от решаващо значение да направите всичко възможно, за да се уверите, че обменяте идеи, обща информация и че инвеститорите и ключовите заинтересовани страни са доволни от графиците, процесите и сътрудничеството на членовете на екипа.

Нека разделим анализа на заинтересованите страни на три стъпки:

1. Идентифицирайте потенциалните заинтересовани страни

Първата стъпка е идентифицирането на заинтересованите страни.

Трябва да идентифицирате както вътрешните, така и външните заинтересовани страни.

И ние го разбираме. Понякога това е доста очевидно.

Разбира се, вашият клиент SPOC и членовете на проектния екип са ключови заинтересовани страни.

Но има ли нещо повече от това?

За целта ще ви е необходима хартата на проекта и други важни документи, свързани с него. Преди началото на проекта трябва да се създаде харта на проекта и да се представи на всички заинтересовани страни. Трябва да информирате важните заинтересовани страни за всички потенциални рискове, включително фактори на околната среда, които могат да повлияят на резултата от проекта.

Идентифицирането на някои трудни за работа заинтересовани страни може да ви отнеме часове на мозъчна атака и преглед на документацията.

Данните, които събирате от тези елементи, трябва да ви помогнат да изброите всички заинтересовани страни.

Можете да започнете този анализ, като използвате най-високо оценените инструменти за продуктивност и управление на проекти в света; нека ви покажем как!

Запознайте се с ClickUp.

Можете да използвате ClickUp Docs, за да създадете списък със заинтересованите страни с помощта на редактиране на богат текст, включително банери, заглавия, шрифтове и всичко друго, което ви интересува!

Документите са организирани по категории: Всички, Присвоени на мен, Споделени и Частни.

Използвайте подобрените функции за каталогизиране и уики на Docs, за да получите достъп до всяка част от документацията по проекта. Търсете по дума или фраза и намерете имената на всички заинтересовани страни!

Най-хубавото е, че можете да разделите целия „процес на идентифициране на заинтересованите страни” между членовете на вашия проектен екип.

Всички можете да продължавате да идентифицирате заинтересованите страни, да ги добавяте в файла Docs в реално време и да създавате регистър на заинтересованите страни по проекта.

Регистърът на заинтересованите страни по проекта ще съдържа всички имена, роли, правомощия и интереси на различните заинтересовани страни.

Екипна работа, да живее!

2. Знайте как да приоритизирате заинтересованите страни като проектен мениджър

Институтът за управление на проекти (PMI) заявява, че „за да бъде класифицирано като заинтересована страна, лицето или групата трябва да има някакъв интерес или ниво на влияние, което може да окаже въздействие върху проекта“.

Не всички идентифицирани заинтересовани страни са равни в един проект.

Някои от тях са по-важни поради своето влияние.

Така че втората стъпка е да определите приоритетите на заинтересованите страни.

Ето няколко въпроса, които ще помогнат на вашия проектен екип да разграничи основните заинтересовани страни от второстепенните:

Ако отговорът на тези въпроси е „да“, тогава те са основни заинтересовани страни.

Вашият списък с основни и второстепенни заинтересовани страни трябва да ви помогне да създадете мисловна карта на заинтересованите страни.

За целта ще ви е необходим ClickUp Mind Maps.

Създайте колкото искате възли за референтни точки в ClickUp Mind Maps.

Начертайте заинтересованите страни, като използвате режим „Празен“, за да визуализирате всички хора, които могат да повлияят на проекта ви, или как са свързани помежду си.

3. Ангажирайте заинтересованите страни

Сега, когато вече знаете кои са важните заинтересовани страни и на кого да дадете приоритет, е време да се ангажирате с тях.

За разлика от по-ранните етапи, ангажирането на заинтересованите страни е непрекъснат процес през целия проект. Трябва да идентифицирате очакванията на заинтересованите страни и да отговорите на техните притеснения.

А ClickUp е тук, за да ви подкрепи на всеки етап от процеса.

Как да управлявате заинтересованите страни в проекта

Управлението на очакванията на заинтересованите страни се състои основно в това да ги държите доволни.

Те се нуждаят от информация чрез прозрачна комуникация със заинтересованите страни.

Ние ще ви помогнем да изградите процес за управление на заинтересованите страни около това.

1. Покажете им плана си за проекта

Представете си заинтересованите страни като гости в ресторанта ви.

Какво е първото нещо, което правите? Покажете им какво има в менюто днес.

По същия начин, управлението на заинтересованите страни трябва да започне с това, че им покажете плана си за проекта, който съдържа:

Днешното специално предложение? Комуникация!

Но първо трябва да създадете план за проекта.

Диаграмата на Гант на ClickUp е идеална за планиране на проекти и се създава само с три лесни стъпки.

Това е всичко. Сега имате прекрасна диаграма на Гант.

Пренаредете началните и крайните дати на всички задачи

2. Изгответе план за комуникация, за да съгласувате, изясните и създадете успешна и позитивна среда, в която всички могат да работят като екип.

За ключовите заинтересовани страни управлението на проекти се състои изцяло в навременните актуализации.

Трябва да държите всяка група и всеки отделен заинтересован информиран, а това изисква план за комуникация.

Ще бъде ли това чрез имейли, начални срещи, видеоконференции и телефонни разговори?

Както в чат изгледа на ClickUp. Можете да говорите за всичко, без да напускате платформата за управление на проекти.

Не е ли удобно?

Няма да се налага да губите време в превключване между приложения или дори раздели, за да комуникирате.

Добавете гости (външни заинтересовани страни) към чатовете си и решете дали те могат да създават чат изглед или не.

Чатът не е вашето нещо?

Благодарение на интеграцията с Zoom, можете да организирате и участвате в Zoom срещи директно от ClickUp.

Стартирайте Zoom среща директно от задача в ClickUp

А ако сте от хората, които не могат да се разделят с имейлите, имаме решение и за вас.

Можете да изпращате и получавате имейли директно от ClickUp, като използвате Email ClickApp.

Говорейки за имейли, ако трябва да изпратите правни документи или договори, които се нуждаят от някои промени, няма да се налага да търсите другаде.

Нашите функции за проверка предлагат и PDF анотации.

3. Споделете разпределението на работната си натовареност

Споделянето на разпределението на работната ви натовареност е важна част от плана ви за управление на заинтересованите страни, защото им показва:

След това покажете на заинтересованите страни с какво работите, като използвате изгледа „Работна натовареност“.

И ето!

Заинтересованите страни вече няма да бъдат оставени в неведение.

Освен това, можете да обосновете необходимостта от повече време, ресурси или експертиза въз основа на разпределението на работната си натовареност.

4. Позволете на ръководството и ключовите заинтересовани страни да видят отговорностите си и да получат информация

На кого не му харесва да вижда как се движи стрелката? Ръководителите на проекти и другите заинтересовани страни винаги ще се интересуват от напредъка на проекта, и особено от участието в успешното му завършване.

Заинтересованите страни във вашия проект искат да знаят как се развива проектът и колко му остава до финалната линия. А какво по-добро от таблото за управление на проекта, за да дадете на вас и на заинтересованите страни представа за напредъка на проекта.

Първата стъпка е да опитате ClickUp Dashboards.

Използвайте персонализирани джаджи, за да създадете свой център за контрол на мисиите в ClickUp Dashboards.

За да добавите информация за проекта в таблото си, можете да добавите джаджи като:

И още много други неща!

Sprint Widgets на ClickUp ви предоставя тези полезни диаграми за управление на проекти, с които можете да визуализирате напредъка на проекта си:

За вътрешни заинтересовани страни споделете достъп за преглед или редактиране с помощта на Разрешения.

Решението е ваше.

За външни заинтересовани страни винаги можете да експортирате данни от вашите табла с джаджи в различни формати, включително PDF, JPEG, CSV и др.

Цялостно управление на заинтересованите страни под един покрив

Влиянието на заинтересованите страни може да определи успеха или провала на вашия проект. Това може да бъде положително или отрицателно влияние върху взаимоотношенията със заинтересованите страни.

Ето колко мощни могат да бъдат те.

Трябва да отговаряте на нуждите на заинтересованите страни, да ги държите в течение и да вземате предвид другите ключови участници във всички организации.

Единственият начин да постигнете всичко това е с помощта на солидна стратегия за управление на заинтересованите страни и мощен инструмент за управление на проекти.

Тук на помощ идва ClickUp.

Това е универсален инструмент за управление на задачите по проекта, разпределянето им, проследяването на времето и дори управлението на заинтересованите страни по проекта!

Изтеглете ClickUp безплатно още днес, за да можете вие и вашите заинтересовани страни да реализирате един успешен проект след друг!