Адитя работи като асистент по растеж в AirTract, мястото, където хората могат да получат експертни съвети, да задават въпроси, да пишат статии, да споделят и да се учат от платени и безплатни онлайн курсове. Той има бакалавърска степен по компютърни науки и инженерство и работи в областта на дигиталния маркетинг от две години. Освен това е запален читател и голям фен на спорта.
Управлението на проекти е разработването и изпълнението на план, свързан с конкретен проект, който се реализира. То може да бъде разделено на ясни етапи, през които вие и вашият екип ще преминете, докато реализирате проекта от начало до край.
Етапите на управлението на проекти са систематични, поетапни процеси, които трябва да бъдат следвани както от мениджърите, така и от лидерите, за да се гарантира, че проектът се изпълнява правилно и може да доведе до положителни резултати в бъдеще.
Основната ефективност на проекта се състои в няколко подходящи етапа, които правят организационното управление на проекта силно и ефективно. Тези етапи могат да се използват като предварителни насоки за разбиране на отчета за напредъка на даден проект.
Ако искате да сте сигурни, че планът ви ще се изпълни, трябва да следвате петте етапа на управлението на проекти!
Петте етапа на управлението на проекти
Според Института за управление на проекти (известен също като PMI), управлението на проекти е съвкупност от знания, техники, умения и инструменти, които разширяват обхвата на участието и дейностите на дадена организация, за да се постигне целта на конкретния проект.
Обикновено процесът на контрол и управление на един проект се разделя на пет основни етапа от началото до края. Независимо дали планирате да стартирате нов бизнес или да създадете маркетингов план, всеки мениджърски екип преминава през тези пет етапа.
Нека разгледаме тези пет етапа:
- Започване и концепция на проекта
- Планиране на проекти
- Изпълнение на проекта
- Мониторинг, контрол и изпълнение на проекта
- Приключване на проекта
Изискванията на етапите на проекта: критично мнение
Всеки проект има свои изисквания и определен път, по който трябва да се следва. Етапите от жизнения цикъл на проекта позволяват на мениджърския екип да се занимава с всеки проект поотделно и да го изпълни успешно. Освен това тези етапи гарантират систематична оперативна процедура и поддържат производителността на всички хора, участващи в проекта.
Всеки проект има свои изисквания и определен път, по който трябва да се следва. Етапите от жизнения цикъл на проекта позволяват на мениджърския екип да се занимава с всеки проект поотделно и да го изпълни успешно. Освен това тези етапи гарантират систематична оперативна процедура и поддържат производителността на всички хора, участващи в проекта.
Знам, че си мислите: „Наистина ли е толкова важно?“
Отговорът е да! Тези пет етапа са важни, защото помагат:
- Направете стратегическо съгласуване, за да реализирате истинската стойност на вашия бизнес или проект
- Въведете автентично лидерство и правилна посока в проекта си
- Определете ясни приоритети и цели по отношение на управлението
- Планирайте реалистично по отношение на целта си
- Контролирайте качеството на общите резултати
Нека да разберем повече за тези пет етапа и как те помагат за успеха на вашия проект!
Стъпка 1: Започване
Конкретното начало ще покаже пътя към успеха и ще положи основите на всички останали етапи в жизнения цикъл на проекта. На първо място, внимателно проучете концепцията и идеите на проекта си, за да определите дали концепцията е полезна за организацията.
В тази фаза екипът, отговорен за вземането на решения, ще определи реалистичен начин за завършване на целия проект. Този етап е известен още като официално начало, което започва с издаването на мандат за проекта. Обикновено в него се описват основната цел и задача на проекта, а също така се одобрява бюджетът на проекта.
Този етап започва с:
- Подходящ бизнес случай: той обосновава реалната необходимост от даден проект и ще определи приблизителна оценка на потенциалните ползи.
- Проучване за осъществимост: оценява различните необходими ресурси, за да оцени предизвикателствата на проекта и да определи съществените стъпки за стартиране, свързани с ползите за организацията.
Започването на проект обикновено изисква някои ключови компоненти, които да бъдат включени в Документ за започване на проект (PID), включително следното:
- Бизнес случай
- Цели и обхват на вашия проект
- Организация на проекта
- Рискове по проекта
- Мнения на заинтересованите страни по проекта
- Рамка за отчитане и контрол и др.
След като сте направили всичко това, е време да планирате проекта си!
Стъпка 2: Планиране
Етапът на планиране се фокусира главно върху плана за целите, бюджета и времето на даден проект. Това е пътна карта, която ви помага да напредвате и да ръководите екипа по подходящ начин. По време на този етап проектният мениджър може да използва уменията на служителите, за да повиши производителността на организацията.
Етапът на планиране на проекта включва:
- Идентифициране на точните нужди
- Определяне на целта и обхвата
- Финализирайте графика за постигане на пълния резултат
- Организиране на график за правилното функциониране на една организация
- Организиране и оценяване на изискванията
Етапът на планиране е от жизненоважно значение за управлението на проекти. По време на тази фаза вашият екип ще получи подходяща пътна карта за това, което е необходимо на проекта, за да постигне успех като екип!
И така, какво следва? Най-накрая е време да се залавяме за работа!
Стъпка 3: Изпълнение
Когато екипът е напълно готов да изпълни или да пусне резултатите, етапът на изпълнение на проекта ви помага да контролирате и управлявате всеки проект. Използвайте статусите на проекта си, за да поддържате работния поток по подходящ и организиран начин. Проектният мениджър ще трябва да използва управленските си умения и меките си умения, за да мотивира екипа, да подобри нивото на производителност и др.
Проектният мениджмънт може да се нуждае от тях за етапа на изпълнение:
- Създаване на индивидуална отговорност и задачи
- Разпределяне на задачите между членовете на екипа
- Изпълнение на задачите
- Актуализирайте отчета за напредъка на вашия проект
- Предоставяйте услуги или продукти в срок
Някои експерти казват, че изпълнението и промотирането принадлежат към един и същи етап, един след друг.
След като приключите тази фаза, трябва да помогнете на маркетинговия си екип да покаже работата, която сте свършили! Това може да включва създаване на промоционален пакет с вашите услуги или продукти за търговско изложение. Сега маркетинговият ви екип трябва да събере информация за продуктите, цените и дори фотографии на продуктите, за да ги промотира пред клиентите.
И сега какво? Приключихте, нали?
Чакайте! Остават още две стъпки!
Стъпка 4: Мониторинг и контрол
В тази фаза мениджърът може да измери ефективността, напредъка и да се справи с няколко проблема, които могат да възникнат. Етапът на мониторинг и контрол е важен момент за цялостното управление на проекта.
Има различни ключови показатели за ефективност (KPI) за наблюдение на проекта, като поддържане на добре планиран бюджет, спазване на обещания график, доставка на продукта в срок и др.
Най-важното е, че този етап е лесно измерим и се използва последователно от мениджмънта и заинтересованите страни съвместно.
Стъпка 5: Закриване на проекта
Стигнахме до последния етап от управлението на проекти, където можете да оцените колко успешен е завършеният ви проект. Тази оценка ви дава урок и оценява цялостния процес, за да подобрите следващия си проект с по-голяма ефективност. Това е последният етап от жизнения цикъл на управлението на вашия проект.
[Постепенен модел на работния процес при управлението на проекти]
С всички тези процедури управлението на проекти може да се окаже наистина напрегнато. Тук на помощ идват инструментите за управление на проекти. Те ви помагат да планирате проекта си с лекота. ClickUp е един от тези инструменти, който може да ви бъде от голяма полза.
Това е инструмент за управление на проекти с документи, напомняния, цели, календари и дори пощенска кутия. С напълно персонализирани и патентовани функции, ClickUp работи за екипи от всякакъв размер и от всякакви индустрии, като позволява на всеки екип да използва едно и също приложение за планиране, организиране и сътрудничество.
Създаването на персонализирани изгледи, които можете да запазите и споделите с всеки, както и диаграми на натоварването, които показват върху какво работят хората, улесняват управлението на всеки проект.
Процесът на управление на проекти варира от организация до организация, но това са традиционните компоненти на един успешен проект. Мениджърските екипи по целия свят използват тези пет етапа на управление на проекти, за да завършат проектите си с много ползи.
Управлението на проекти не трябва да бъде прекалено сложно, независимо от мащаба, стига да следвате петте етапа на управлението на проекти.