Всеки продукт и услуга се определят от множество бизнес и клиентски нужди, известни като изисквания.
Но как да се уверите, че крайният резултат отговаря на всички тези изисквания?
Просто: с ефективно планиране на управлението на изискванията.
В тази статия ще разгледаме планирането на управлението на изискванията, защо е важно и как да създадете солиден план за управление на изискванията.
Пссст! Имаме и изгодна оферта: инструмент, с който планирането на управлението на изискванията ще стане лесно.
Да си сложим маските на Дали . 🎭
Какво е планиране на управлението на изискванията?
Планирането на управлението на изискванията включва определяне на начина, по който ще идентифицирате, документирате, анализирате, изпълните, проследите и контролирате изискванията на проекта.
Нека използваме безупречното планиране на професора от Money Heist за да демонстрираме.
Професорът ще бъде нашият планиращ управлението на изискванията. Промените, направени в плана му, докато екипът му обира банката, са изискванията. Изискванията ще променят обхвата на проекта (обира).
Бонус: PRD шаблони
Сега неговото планиране на управлението на изискванията ще включва:
- Как той ще определи мерките, необходими за да поддържа плана за грабежа в съответствие с неговата визия
- Как той ще анализира и приложи тези мерки
Той също така ще трябва да измисли начини за проследяване и контрол на постоянно променящите се изисквания на проекта. Благодарение на прекалено амбициозни хора като Токио в екипа му.
Планирането на управлението на изискванията включва много неща, като се започне с определяне на обхвата на проекта и продължи през целия жизнен цикъл на проекта.
Но защо е важно?
Планът за управление на изискванията гарантира, че всяко изискване е засегнато, анализирано и разгледано, включително:
- Предотвратяване на загуба на информация за изискванията на бизнеса и заинтересованите страни
- Даване на възможност на екипите да контролират обхвата на проекта
- Преодоляване на често срещани причини за провал на проекти, като разширяване на обхвата, забавяне на проекта, надхвърляне на разходите и др.
Разбира се, планът за управление на изискванията е от решаващо значение за управлението на обхвата на проекта.
Но как да създадете такъв? Нека разберем.
9 стъпки за създаване на успешен план за управление на изискванията
Ето стъпките за ефективно планиране на управлението на изискванията:
Стъпка 1: Определете обхвата на проекта
Обхватът на проекта включва определяне и документиране на целите, резултатите, задачите, разходите и крайните срокове на проекта.
Обикновено обхватът на проекта се определя в плана за управление на обхвата в хартата или плана на проекта. След това можете просто да го копирате оттам.
Без план за управление на обхвата заинтересованите страни няма да разполагат с критичната информация, необходима за идентифициране на промени в изискванията по даден проект. Също така става трудно да се определи дали трябва да се приложи предложеното изискване или не.
Стъпка 2: Идентифицирайте заинтересованите страни по проекта
Вашият план за управление трябва да посочва действията, които ще предприемете, за да ги идентифицирате.
Едва тогава ще можете да начертаете изискванията на заинтересованите страни.
Можете да провеждате срещи, интервюта или мозъчни атаки с екипа си, за да идентифицирате заинтересованите страни по проекта. Можете дори да подберете внимателно всяка заинтересована страна, ако е необходимо, както направи професорът*.
Стъпка 3: Определете ролите и отговорностите за управлението на изискванията
Вашият план трябва да посочва кой ще бъде отговорен за всички усилия по управлението на изискванията.
Това може да бъде проектният мениджър, бизнес анализатор или всеки друг член на вашия екип.
Помните ли как професорът назначава Берлин да отговаря за плана?
Той беше отговорен за събирането на обратната връзка от екипа и за вземането на решение дали тези идеи съответстват на плана на проекта.
По същия начин вашият план за управление ще определи ролята и отговорностите за надзор на целия процес на управление на изискванията.
Стъпка 4: Управление на противоречащи изисквания
Често се случва да има противоречиви изисквания от различни заинтересовани страни по проекта и от вашия проектен екип.
Например, вашият клиент може да иска приложение, което извлича 1000 потребителски записи наведнъж, докато екипът за разработка може да счете това за непрактично.
Когато това се случи, следвайте съвета на професора. Той предвиди всеки потенциален конфликт между екипа си и полицията и планира съответно действията си.
По същия начин, трябва да включите в плана си как ще накарате клиента и екипа за разработка да се споразумеят относно функцията на приложението, за да разрешите този конфликт на изисквания.
По същия начин, вие и вашият анализатор може да се наложи да направите бизнес анализ, за да идентифицирате такива конфликти и да постигнете споразумение между заинтересованите страни.
Стъпка 5: Изработете стратегия за приоритизиране на изискванията
Сложните проекти имат множество изисквания.
Ето защо планът ви за управление на изискванията трябва да установи методология за приоритизиране на изискванията. Това включва идентифициране на изискванията, които са от критично значение за мисията, и тези, които можете да възложите за следващия спринт.
Например, да помогне на екипа да избяга от полицията е по-важно изискване за професора, отколкото да събере всички пари от трезора на банката.
При определяне на приоритетите на изискванията на проекта, трябва да вземете предвид техническите изисквания, влиянието на заинтересованите страни, одобрението от ключовите заинтересовани страни и др., за да вземете информирано решение.
Стъпка 6: Дефиниране на матрица за проследяемост на изискванията
Проследимостта на изискванията се отнася до начина, по който ще проследявате изискванията на проекта през целия му жизнен цикъл. Това обикновено се прави с помощта на матрица за проследимост.
Матрицата за проследяемост е документ, който картографира и проследява изискванията на потребителите с тестови случаи.
Докато се занимавате с проследяемостта на изискванията, трябва да имате и базова линия на изискванията, за да може екипът ви да знае какво е било обещано на клиента.
Например, базовата линия на изискванията в разработката на софтуер може да бъде завършен продукт с одобрен набор от функции.
Разгледайте матрицата за проследяемост на ClickUp!
Стъпка 7: Управление на променящите се изисквания
Промените са неизбежни, независимо колко подробен е вашият проектен план.
Като проектен мениджър, трябва да създадете протокол за управление на променящите се изисквания в момента, в който възникнат.
За тази цел планът ви за управление на изискванията може да включва „процес за контрол на промените“.
Дори професорът имаше такъв, за който само Берлин знаеше.
Този план ще очертае процеса на документиране на всяка промяна. Той ще включва някои ключови точки, като:
- Как се е променило дадено изискване
- Причина за решението за промяна
- Кой ще одобри промяната
- Какъв ефект (ако има такъв) може да има върху проекта
Стъпка 8: Комуникирайте изискванията на проекта
Планирането на управлението на изискванията трябва да определи и механизма за комуникиране на изискванията на потребителите към екипа на проекта и заинтересованите страни.
В плана си трябва да посочите:
- Кой ще информира останалите за променящите се изисквания
- Кой трябва да бъде информиран за промените
- Когато трябва да бъдат информирани
- Как трябва да бъдат информирани
Професорът използваше телефонен кабел, за да комуникира с Берлин след постигането на всеки етап. Берлин, от своя страна, информираше останалата част от екипа.
Стъпка 9: Идентифициране на инструменти за управление на изискванията
Накрая, трябва да опишете всички инструменти за управление на изискванията , които ще използвате за документиране, проследяване и управление на изискванията.
Ако искате да следите всички изисквания и да контролирате напредъка на проекта, се нуждаете от инструмент за управление на изискванията като ClickUp!
ClickUp е високо оценен софтуер за управление на проекти, използван от продуктивни екипи по целия свят за управление на жизнения цикъл на проектите и планиране на управлението на изискванията.
Като софтуер за управление на изискванията, той обединява вашия екип, за да планирате и сътрудничите в реално време. Нека видим как:
A. Проследяване на напредъка с изгледи
С ClickUp можете да проследявате проекти и планове за управление на изискванията от начало до край с многобройни изгледи.
Визуализирайте задачите си с над 15 изгледа в ClickUp, включително Списък, Табло и Календар.
Можете да визуализирате задачите в изглед „Списък“, „Табло“ или „Календар “.
Можете също да видите взаимозависимите задачи или стъпките на плана за управление на изискванията в нашия Gantt Chart изглед и да проследите как напредва вашият план.
За лесно планиране на управлението на изискванията получавате и други изгледи, като:
- Чат: обсъдете плана си за управление на изискванията с екипа си в реално време.
- Вграден изглед: спестете време в процеса на управление, като вградите всичките си любими приложения и уебсайтове точно тук, в ClickUp.
- Мисловни карти: планирайте и организирайте ролите и отговорностите в рамките на плана си за управление на изискванията с помощта на свободна мисловна карта.
- Изглед на натоварването: управлявайте визуално капацитета и натоварването на вашия екип, за да знаят над кои процеси за управление на изискванията трябва да работят.
- Изглед на документи: създавайте документи за анализ на изискванията, планове за управление на изискванията, вътрешни и външни документи и много други!
- Шаблони: Използвайте шаблони за планиране на капацитета, за да управлявате изискванията и процесите.
Б. Никога не пропускайте задача с помощта на присвоени коментари
Наложете на колегите си отговорност за по-малките задачи в рамките на вашия управленски процес с помощта на Assigned Comments (Присвоени коментари) на ClickUp.
ClickUp ви позволява да създавате задачи за действие директно в коментарите, за да не пропуснете важни неща. Отговорникът може бързо да разреши тези коментари, след като предприеме действие.
C. Спестете време с шаблони
Ако сте проектен мениджър, който трябва да управлява няколко проекта, използвайте шаблоните на ClickUp, за да създадете шаблон за план за управление на изискванията и да го използвате отново за бъдещи проекти, за да спестите време.
Можете лесно да получите достъп до центъра за шаблони от пространства, папки, списъци или задачи.
Създайте свой собствен шаблон за управление на изискванията в ClickUp или използвайте готов шаблон от Центъра за шаблони.
Можете дори да създадете или персонализирате шаблони за работното си пространство.
Но това не е всичко.
ClickUp предлага широка гама от функции за управление на проекти, като например:
- Документи: запишете плана си за управление и документирайте всички изисквания на заинтересованите страни, така че екипът ви по проекта да има лесен достъп до тях от едно място.
- Повтарящи се задачи : създавайте седмични или двуседмични задачи, за да възлагате изисквания на екипа си за следващия спринт, или организирайте срещи със заинтересованите страни, за да обсъдите следващия набор от изисквания.
- Табла за управление : получете обща представа за процеса на управление и свързаните с него задачи
- Приоритети : когато възникнат конфликти, използвайте приоритетите, за да информирате екипа си кои процеси трябва да бъдат обработени първо
- Зависимости между задачите : определете ясен ред на операциите за вашия процес на управление. Добавете зависимости от типа „блокиране“ или „изчакване“ за изисквания, които са от критично значение за мисията.
- Множество изпълнители: създавайте споделени задачи и разпределяйте изисквания на повече от един член на екипа.
- Интеграции : изберете от над 1000 приложения, за да автоматизирате процеса на управление на изискванията по начина, по който желаете.
Освен това, Forever Free Plan на ClickUp поддържа широка гама от мощни функции за лесно планиране на управлението на изискванията.
А ако тези функции не са достатъчни, за да ви убедят да използвате ClickUp, разгледайте защо ClickUp е най-добрият инструмент за управление на бизнеса за вашия екип.
След като имате солиден план за управление на изискванията, можете да го изпълните, като го коригирате при необходимост.
Имате нужда от насоки за изготвяне на първия си план за управление?
Не се притеснявайте. Ние сме ви подготвили няколко полезни шаблона.
3 шаблона за план за управление на изискванията
Ето три шаблона за планиране на управлението на изискванията за проектни мениджъри:
1. Шаблон за план за управление на изискванията
2. Шаблон на документ за анализ на изискванията
3. Пример за план за управление на изискванията
Можете да използвате един от тези шаблони като пример за план за управление на изискванията според вашите нужди.
Нуждаете се от други шаблони за управление на продукти? Прочетете тази статия.
Въпреки това, докато изготвяте плана си, трябва да внимавате за някои често срещани грешки при планирането на изискванията, които трябва да избягвате.
4 грешки при планирането на управлението на изискванията, които трябва да избягвате
Планирането на управлението на изискванията може да бъде предизвикателство, особено когато се работи по сложен проект. Възможно е да се допуснат грешки на различни етапи.
Ето четири често срещани грешки, които можете да избегнете като проектен мениджър:
1. Неправилно картографиране на заинтересованите страни
Ако не картографирате правилно заинтересованите страни по проекта, екипът ви може да се окаже в ситуация, в която работи по грешни изисквания на заинтересованите страни.
Също така е от решаващо значение да идентифицирате правилно заинтересованите страни, тъй като от тях ще произтичат няколко бизнес изисквания.
2. Липса на комуникация
Ако не комуникирате добре с екипа по проекта, клиента и заинтересованите страни, може да срещнете затруднения с изискванията.
Комуникацията в екипа също може да помогне за ранното откриване на проблеми, което спестява време и ресурси.
Освен това, дори и да нямате какво да кажете, кажете и това.
Не позволявайте на клиента да мисли, че по проекта не се случва нищо.
3. Неспазване на итеративния характер на плана
Вече знаем как изискванията се променят няколко пъти по време на жизнения цикъл на проекта.
Ако тези промени не бъдат въведени, резултатът няма да бъде такъв, какъвто заинтересованите страни желаят.
Ако обаче планът не следва итеративна методология като agile, проектният екип може да заседне само на първия набор от изисквания.
4. Използване на MS Word и MS Excel за планиране
Word и Excel са може би най-често използваните инструменти от екипите за записване на изискванията.
Въпреки това, с тези инструменти версионирането на документи може да се превърне в истинско изпитание.
Матрицата за проследяемост, създадена в Excel таблица, може да се превърне в мрежа от колони, препращащи към безкрайни документи. 😰
Бонус: Матрични шаблони
3 често задавани въпроса за управлението на изискванията
Ето някои често задавани въпроси относно процеса на управление на изискванията:
1. Какво е изискване?
Изискване е всичко, което е необходимо или желано.
Той трябва да бъде необходим, конкретен, разбираем, точен, осъществим и подлежащ на тестване.
Например, ако вашият екип за разработка на софтуер създава приложение за блокиране на времето, функцията за проследяване на времето може да бъде едно от изискванията.
2. Защо трябва да управлявам изискванията?
Управлението на изискванията не само помага за подобряване на организационната и оперативната стратегия на вашия проект, но и спомага за:
- Подобряване на качеството на крайния продукт или услуга
- Намалете времето за завършване на проекта
- Предотвратете надхвърлянето на разходите
- Намалете рисковете
- Осигурете ефективно управление на обхвата
3. Какво е процесът на управление на изискванията?
Процесът на управление на изискванията включва:
- Шаблони за събиране на изисквания : събирайте обратна връзка и нужди от заинтересованите страни
- Анализ: определете дали предложеното функционално изискване съответства на обхвата на проекта.
- Определение: документиране на изискванията от гледна точка на потребителя и записване на функционалните или техническите изисквания.
- Приоритизиране: планирайте предстоящи версии или спринтове и необходимите изисквания.
- Валидиране и поддръжка: определете какво да се счита за „изпълнено изискване“ и планирайте текущи подобрения.
Готови ли сте да създадете солиден план за управление на изискванията?
Разбира се, ще отнеме време да се напише перфектен план за управление на изискванията. Професорът планираше обира откакто беше на 19 години. И се оказа, че е някакъв план! 😎
Независимо колко време ще отнеме, вашият план за управление на изискванията трябва да включва всички стъпки, които споменахме по-рано.
Интелигентен инструмент за управление на изискванията като ClickUp може да ви помогне да го направите бързо.
С ClickUp можете да сътрудничите и редактирате документ с изисквания или план за управление на проекти, да сортирате конфликтите между изискванията и лесно да оптимизирате рутинната работа.
Това е наистина най-добрият съотборник, който ви подкрепя на всяка крачка.
Защо да чакате?
Опитайте ClickUp безплатно, за да създадете солиден план за управление на изискванията като този на професора, и сме сигурни, че вашите заинтересовани страни ще имат само една дума да кажат...
