{ "@context": "http://schema. org", "@type": "FAQPage", "mainEntity": [ { "@type": "Question", "name": "Какво е приключване на проект?", "acceptedAnswer": { "@type": "Answer", "text": "Приключването на проекта е последната фаза от жизнения цикъл на управлението на проекта, която е от решаващо значение. Тя бележи края на проекта, последния ключов показател за ефективност, преди резултатите да започнат да оказват влияние върху организацията. " } } ] }
Приключването на проекта е неразделна част от управлението на проекти. Това е последната фаза, в която резултатите се тестват спрямо ключовите показатели за ефективност и обхвата, довършват се недовършените задачи, извличат се поуки, прехвърлянето е завършено и проектът е приет.
В много отношения приключването на проекта е толкова важно, колкото и началната среща и обхватът на работата (SOW). Това е нещо, за което мениджърите трябва да отделят време, за да се уверят, че резултатите от проекта са постигнати според очакванията и че проектът е изпълнен успешно.
В тази публикация ще ви разведем стъпка по стъпка през процеса на приключване на проект и ще ви предоставим пет полезни шаблона, които можете да използвате, за да оптимизирате процеса на приключване на проекта за вашия екип.
Какво е приключване на проект?
Независимо дали проектът е вътрешен или се изпълнява съвместно с трета страна, като например софтуерна компания или маркетингова агенция, той винаги трябва да завършва с фаза на приключване.
Приключването на проекта е последната фаза от жизнения цикъл на управлението на проекта, която е от решаващо значение. Тя бележи края на проекта, последния ключов показател за ефективност, преди резултатите да започнат да оказват влияние върху организацията.
Например, ако целта е да се внедри нов софтуер за управление на взаимоотношенията с клиентите в дадена организация, това може да отнеме време, особено ако са включени външни доставчици или консултанти.
Въпреки това, си струва да отделите необходимото време: Повечето проекти (независимо от размера им) протичат много по-гладко, когато има софтуер за управление на проекти, който поддържа всички ангажирани, фокусирани и на една вълна.
Защо приключването на проекта е важно?
Ефективното приключване на проекти може да помогне за определяне на културата на екипа. Всичко, което член на екипа или ръководител на проект научава от изпълнението и реализацията на проект – успехи и неуспехи – може да бъде използвано в бъдещи проекти.
Също толкова важно е да се уверите, че документацията, активите и другите резултати са предадени на клиента и са подписани. В противен случай клиентът може да заяви, че проектът не е завършен според очакванията, особено ако тези активи са били включени в договора.
Приключването на проекта включва отговори на няколко въпроса, за да се гарантира, че всичко е приключено, включително:
- Бяха ли постигнати целите и задачите?
- Клиентът доволен ли е от проектната документация и резултатите?
- Беше ли проектът правилно завършен в срок и в рамките на бюджета?
- Има ли поуки от евентуални затруднения или проблеми в хода на процеса, които биха били полезни за бъдещи проектни екипи?
- Висшите ръководители и мениджъри или други заинтересовани страни доволни ли са от резултатите от проекта?
- Каква възвръщаемост на инвестицията може да се очаква или каква възвръщаемост на инвестицията ще получи клиентът след приключването на проекта?
- За бъдеща справка – струваше ли си времето, усилията и парите, които инвестирахте?
- Сега, след като проектът е завършен, заинтересованите страни и персоналът, които ще използват крайния продукт (например ново софтуерно приложение), запознати ли са с него и обучени ли са да го използват?
Отговорът на тези въпроси зависи от това дали реализирате проекта вътрешно или за клиент. Всяка от страните ще подходи по различен начин към този процес на управление на проекта.
Приключването на проекта е важно, защото определя дали проектът е бил успешен или неуспешен и какво може да се научи от него. Твърде често проектите се оценяват само по стандарти за бюджет и времева рамка.
Успехът е нещо повече от просто цифри. Постигнахме ли целта си за качество? Постигнахме ли бизнес целите си? Тези фактори са много важни, ако искате да постигнете изключителен успех с проекта.
Видове приключване на проекти
Съществуват няколко вида приключване на проекти, които могат да бъдат приложени в зависимост от конкретните обстоятелства и цели на проекта. Ето някои често срещани видове:
- Нормално приключване: Това е стандартният и най-често срещан тип приключване на проект, при който проектът е завършен според плана, всички резултати са постигнати и всички цели и задачи са изпълнени. Екипът по проекта приключва всички останали задачи, провежда окончателни прегледи и одобрения и официално приключва проекта.
- Преждевременно приключване: Ако използвате софтуер за управление на проекти, това означава, че ще можете да отбележите всяка задача като изпълнена. За съжаление, не всяка фаза на приключване на проект завършва по този начин. Някои проекти се приключват, преди да са започнали. Когато проектът се отменя точно преди да започне, това се нарича преждевременно приключване.
- Частично приключване: Понякога проектът може да бъде частично приключен, когато определени компоненти или фази са успешно завършени, но други все още са в процес на изпълнение. Този тип приключване позволява поетапен подход, при който завършените части се приключват, докато останалата работа продължава. Това помага за ефективното управление на зависимостите и приоритизиране на ресурсите.
- Консолидирано приключване: В случаите, когато се изпълняват едновременно няколко свързани проекта, може да се извърши консолидирано приключване. Това включва консолидиране на резултатите, знанията и ресурсите от няколко проекта в единен процес на приключване. То помага да се гарантира последователност, трансфер на знания и ефективно използване на ресурсите в различните проекти.
- Преустановяване на проекта: Ако проектът трябва да бъде временно преустановен поради външни фактори или оперативни ограничения, се извършва преустановяване на проекта. Проектът се поставя в режим на изчакване, докато обстоятелствата позволят неговото възобновяване. По време на преустановяването екипът документира състоянието на проекта, ресурсите и всички необходими действия, които трябва да бъдат предприети при възобновяването.
- Неуспешно приключване: За съжаление, не всички проекти са успешни. Неуспешно приключване се случва, когато проектът не успее да постигне целите си или да доведе до желаните резултати. В такива случаи проектът се приключва, без да са постигнати заложените цели. Изключително важно е да се направи задълбочен анализ на причините за неуспеха, да се документират извлечените поуки и да се определят компонентите, които могат да бъдат спасени, или потенциалните корекции за бъдещи проекти.
Сега нека се запознаем с стъпките, които трябва да предприемем при приключването на проект.
5 стъпки за завършване на процеса на приключване на проекта
Ето пет стъпки, които екипите за управление на проекти трябва да предприемат при приключване на проект и получаване на одобрение от клиенти и заинтересовани страни.
1. Изпълнете задачите по приключването
В крайните етапи на всеки проект винаги има недовършени задачи, които трябва да бъдат довършени.
Основните резултати от проекта ще бъдат завършени, затова се уверете, че по-малките задачи и цели не са били пренебрегнати. Това може да включва следното:
- Допълнителни активи и резултати
- Документация по проекта и, в случай на софтуерни продукти, ръководства за продуктите
- Всяко обучение, което трябва да бъде проведено
- Файловете и интелектуалната собственост, които клиентът притежава при завършване на проекта, са били прехвърлени.
- Изпратени и платени фактури
- Всички други административни задачи, които трябва да бъдат изпълнени, преди да започнете процеса на приключване на проекта.
2. Справка с обхвата на проекта или краткото описание, за да се уверите, че целите са постигнати
Сега, когато всички нерешени въпроси са приключени, е време да проверите отново първоначалния обхват или задание, за да прецените дали целите са постигнати.
Успехът на проекта се измерва по редица критерии и ключови показатели за ефективност. На високо ниво повечето проекти се оценяват по няколко основни показателя:
- Изпълнихме ли очакванията на клиента?
- Процесът на приключване на проекта беше ли навременен и в рамките на бюджета?
- Клиентът доволен ли е от качеството и готов ли е да подпише документите за предаване на резултатите?
- Бяха ли постигнати бизнес и оперативните цели и задачи?
Ако мениджърският екип и екипът за управление на проекта могат да отговорят с „да“ на повечето, а в идеалния случай на всички тези въпроси, тогава проектът е бил успешен. Постигането на целите по един проект може да бъде полезно, ако искате да работите отново с същата организация по нов проект. 🛠️
Ето защо процесът на анализ на резултатите и приключване на проекта е толкова ценен. Можете да използвате това време, за да прегледате резултатите и изводите с клиента, както и вътрешно.
Проектният мениджър може да използва тази информация и за вътрешна среща за 360-градусово обучение, така че практическите поуки да могат да бъдат приложени в бъдещи проектни документи, работни процеси и процедури.
Членовете на екипа ще оценят обратната връзка и насоките за изпълнението на проекта, за да се представят още по-добре следващия път.
3. Извършете отчет пред клиента и вътрешна среща за обучение на 360 градуса
Отчетите са сред най-полезните части от процеса на приключване. Проектният мениджър трябва да отдели време за два вида отчети: вътрешен отчет, известен още като 360-градусова среща за обучение, и отчет пред клиента и среща за предаване на проекта.
Опитайте се да проведете вътрешна среща по телефона или лично преди да говорите с клиента. По този начин всички, участващи в процесите по управление на проекта, ще бъдат на една и съща вълна.
Ако нещо е пошло не както трябва по време на фазата на приключване на проекта, е полезно да знаете кой поема отговорността за грешките и как са решени проблемите.
Проектните мениджъри трябва да използват това време, за да прегледат целия процес с екипа на проекта, от началото до края, включително ключовите етапи.
По време на 360-градусовата среща бъдете честни със себе си и с екипа по проекта. Задайте си следните въпроси:
- Какво не е било наред?
- Какво се получи добре?
- Използвани ли са ефективно ресурсите на проекта?
- Доколко успешен беше екипът в изпълнението на плана на проекта?
- Какво научихме?
- Какво можем да направим по-добре следващия път?
Документирайте резултатите от вътрешната среща, за да сте по-добре подготвени за отчета пред клиента в заключителната фаза на проекта.
Повечето клиенти ще задават въпроси, подобни на изброените по-горе. Освен това, те ще искат да оценят резултатите и крайните продукти спрямо обхвата, първоначалната задача, целите и задачите.
Заинтересованите страни и висшите ръководители, които оценяват успеха на проекта, в крайна сметка искат да се уверят, че са получили това, за което са платили. Ако искате да бъдете изчерпателни, запишете всичко това в доклад за приключване на проекта, за да могат да го сравнят с плана на проекта.
ПРОФЕСИОНАЛЕН СЪВЕТАми ако проектът не е протекъл точно както е било планирано? Документирането на случилото се и причините за това е от решаващо значение. По време на проекта винаги записвайте всичко, което се случва, в софтуера за управление на проекти, записвайте срещите и разговорите и съхранявайте копия от имейлите в платформата си. По този начин клиентите няма да могат да оспорват фактурите по време на процеса на приключване на проекта.
4. Уверете се, че документацията е пълна и предаването е извършено
Имате ли план за предаване на проекта? Ако да, сега е моментът да приведете този план в действие като част от процеса на приключване. Ако не, тогава проектният мениджър трябва да изготви план.
На този етап от приключването на проекта често е достатъчно просто да се гарантира, че документите, файловете и другите активи са предадени на клиента, както се очаква. При по-сложни резултати от проекта, като софтуер и приложения, края на жизнения цикъл на проекта може да включва тестване, обучение и отстраняване на грешки.
Когато предавате нещо, от уебсайт до софтуер, клиентът трябва да знае как работи. В противен случай е като да платите за кола, която не можете да карате. Като част от това, уверете се, че сте дали на клиента всичко, от което се нуждае:
- Достъп на администраторско ниво до резултатите от проекта
- Документация и наръчници
- Обучение или материали за обучение
- Интелектуална собственост и други активи
- Достъп до текуща поддръжка при необходимост
Предаването на проекти е полезно за изграждането на дългосрочно доверие. Ще бъде по-лесно да спечелите бъдещи проекти, знаейки, че сте приключили един успешно. Докладът за приключване на проекта може да бъде полезен, за да си осигурите следващия проект от същата компания.
А гладкото предаване води до по-доволни клиенти, по-малко въпроси след приключването и възможност за осигуряване на продължителна работа. Отбележете списъка за приключване на проекта в инструмента за документиране на проекти, за да сте сигурни, че всичко е готово.
5. Благодарете на всички участници и разпуснете проектния екип
С доволен клиент, завършен проект, предаване на проекта и предаване на проектните документи, остава само да благодарите на всички и да разпуснете проектния екип. 🙌
Като проектен мениджър, уверете се, че всеки член на екипа знае колко добре се е представил. Вътрешно усвойте поуките. Не забравяйте да документирате промените в процеса и работния поток, които искате да приложите в бъдещи проекти.
Същото важи и за всички успехи, съкратени пътища или нови инструменти, които сте изпробвали. Ако сте открили нещо, което ще ви помогне да работите по-ефективно в бъдеще, можете да включите всичко, което сте научили, в работните процеси и процедури в бъдеще.
Сега можете да преразпределите членовете на екипа към други проекти, задачи и клиенти.
За да улесним управлението на проекти, съставихме този списък с пет шаблона за приключване на проекти, които си заслужава да запазите.
5 полезни шаблона за приключване на проект
Шаблоните са полезни за множество сценарии, работни процеси и процедури в управлението на проекти. Те са особено ценни, когато можете да ги интегрирате със софтуер за управление на проекти, като например ClickUp.
1. Шаблон за изглед на списък за приключване на проект в ClickUp
Използвайте този прост шаблон за изглед на списък за приключване на проект в ClickUp, за да следите всичко.
С помощта на редица персонализирани полета и статуси можете да добавите този шаблон към ClickUp и да го превърнете в своя подход за лесно приключване на проекти.
Той е снабден с различни видове изгледи, като Gantt, Board и Timeline. Така че, независимо от начина, по който вашият екип предпочита да разглежда и работи по времевите графики на проектите, той може лесно да бъде конфигуриран според вашите предпочитания.
2. Шаблон за преглед на задачите при приключване на проект в ClickUp
Шаблонът за задачи при приключване на проект в ClickUp е като обикновен списък със задачи по проекта, който можете да използвате в ClickUp. Използвайте го като списък за проверка при приключване на проекта, за да сте сигурни, че сте обхванат всички недовършени задачи.
Добавете шаблона и прегледайте целия проект (или поредица от подзадачи) по един елемент от списъка с задачи. Отбелязвайте ги, докато ги изпълнявате, толкова е просто — освен да свършите работата, разбира се! 👀
3. Шаблон ClickUp 4Ls Retro
За тези, които искат да бъдат малко по-изразителни в задачите по приключване на проекта, ето шаблона ClickUp 4Ls Retro.
Вашият екип може да сподели какво е харесал, какво е желал, какво е мразил и какво е научил от проекта. Този шаблон включва място, където можете да опишете подробно уроците, които екипът е научил.
Струва си да попълните четирите „L“, особено когато проектите са по-трудни, за да се почувства екипът разбран, проектният мениджър да получи обратна връзка и да се извлекат ценни поуки за бъдеща работа.
4. Шаблон за обратна връзка на ClickUp
Шаблонът за обратна връзка на ClickUp е полезен за събиране на мненията на клиентите, когато проектът е завършен и одобрен. Можете да го използвате за вътрешна обратна връзка и дори за препоръки от клиенти.
Клиентите обикновено дават обратна връзка по време на разговорите за отчитане. Дори и да е отрицателна, си струва да бъде записана, за да може да бъде интегрирана в поуките за бъдещето.
Положителните отзиви и препоръки са още по-ценни. Публикувайте ги онлайн с разрешението на клиента си. Събирайте тези отзиви с помощта на цифровия шаблон за обратна връзка на ClickUp и включете тези уроци в своя доверен инструмент за управление на проекти.
5. Шаблон за предаване на проект в ClickUp
Трябва ли да пристъпите към предаване на проект, но не знаете откъде да започнете?
Не се притеснявайте, ако нямате такъв в стандартните си оперативни процедури. Ние сме ви подготвили шаблона за предаване на проект на ClickUp.
Включете всички важни подробности в този документ, за да се осигури успешно предаване. Включете основни елементи като данни за вход и връзки към папки, документация, ръководства за обучение и всичко друго, от което клиентът ще се нуждае след предаването.
Поддържайте всичките си проекти в движение и избягвайте скъпи забавяния или недоразумения. С шаблона за предаване на проекти на ClickUp разполагате с цялостно решение за безпроблемни процеси за всеки член на екипа, участващ в проекта.
Оптимизирайте приключването на проекти с софтуер за управление на проекти
Шаблоните и процесите са ценни инструменти за организация, които спестяват време при преминаването през списъка за приключване на проекта и действията, като например:
- Всички задачи ли са изпълнени?
- Всички резултати и крайни продукти са ли одобрени вътрешно и от клиента?
- Извършихме ли предаване и свързаното с него обучение за клиента?
- Проектът приключен ли е?
- Всички задачи по приключването на проекта ли са изпълнени и одобрени от ръководството?
Но за да направите този процес по-гладък за всички, се нуждаете от софтуер за продуктивност, с който да управлявате целия жизнен цикъл на проекта от начало до край. С помощта на софтуера за продуктивност целият екип по проекта остава фокусиран върху задачите си и отговорен за тях.
Ако им предоставите достъп, клиентите също могат да дадат своето мнение, идеи, обратна връзка и ресурси, за да се гарантира, че проектът е изпълнен и приключен успешно.
Регистрирайте се за безплатен акаунт в ClickUp още днес, за да се погрижите за целия жизнен цикъл на проекта с един мощен софтуерен пакет, който прави приключването на проекти по-лесен процес за всички.