30-те най-добри организационни инструмента, които ще ви помогнат незабавно

Инструментите, които ви помагат да бъдете организирани, са като плевели – всеки ден се появяват нови.

Ако искате да бъдете организирани, можете буквално да пробвате различен инструмент от неделя до събота и може би няма да се доближите до целта си.

Част от използването на инструменти и техники е вашата нагласа. Трябва да работите с инструмента, за да работи той за вас.

Какво имам предвид под това?

Това означава да го изпробвате, да добавите задачите, бележките, плановете и напомнянията си, за да видите дали работи.

Някои хора предпочитат да се организират само с цифрови приложения, а други предпочитат аналогови инструменти, комбинирани с цифрови опции.

Но целта на всеки инструмент – цифров или аналогов – е да ви помогне да следите всичко.

Понякога всеки от нас има свои предпочитания в това отношение.

Ключът е да не пропуснете нищо.

Лично аз използвам комбинация от цифрови и аналогови инструменти и ще подчертая някои от тях по-долу.

Необходими цифрови инструменти за организация

1) Софтуер за управление на проекти като ClickUp

Как ClickUp получава възторжени отзиви?

Какво го отличава от всички други инструменти за продуктивност и системи за управление на проекти, които се предлагат на пазара?

Други го харесват като инструмент за управление на лични задачи или за методологията „Get Things Done ”.

Бонус: GTD софтуер!

Внедряването на първокласна система за управление на проекти също ще ви помогне при стратегическото планиране, тъй като ще можете да начертаете цели, да разберете ресурсите и да интерпретирате времевите прогнози с един поглед.

Друга причина, поради която толкова много потребители обичат ClickUp?

ClickUp има график за пускане на функции, който е без конкуренция в бранша. За кратко време ClickUp е вградил в продукта си няколко вида изгледи, включително изглед под формата на списък, изглед под формата на табло и изглед под формата на време, което улеснява добавянето на задачи.

ClickUp непрекъснато добавя специални функции, които потребителите обичат, като например:

ClickUp продължава да се подобрява, като същевременно поддържа отлични оферти за своите безплатни и премиум планове.

Други опции:

2) Облачно съхранение на документи като Dropbox

Доклади, презентации за продажби или нови рекламни материали – всичко това може да се съхранява в Dropbox. Това, което ми харесва в Dropbox, е, че с няколко кликвания можете лесно да превключвате между личните и професионалните си файлове.

Поддържането на баланс между работата и личния живот понякога означава премахване на конфликтните точки между двете, а Dropbox определено го прави.

Друг бонус? Потребителите могат да преглеждат документи, да добавят свои коментари и да обменят мнения, ако има въпроси. Това е част от успешното управление на работния процес.

Dropbox също се интегрира удобно в ClickUp, което ви позволява да свържете документите си директно със задачата, към която се отнасят.

Други опции:

3) Приложения за водене на бележки като Google Keep

Повечето публикации ще поставят Evernote на това място, но аз наскоро преминах на Google Keep и не съжалявам за това.

Разбира се, той се отличава с лесната употреба, с която Google е известен, както и с връзката с останалите инструменти от G-suite.

Много по-лесно е да организирате бележките в папки, а уеб клипърът може да ви помогне да копирате URL адреси или бележки от браузъра си. Тези инструменти са по-добри от тези, които предлага Google Keep, но ежедневната им използваемост направи преминаването към тях оправдано за мен.

Evernote също увеличи цените си през последните години и насочи потребителите към Evernote Business. Преди да преминете към Evernote Business, не пропускайте да разгледате многото алтернативи и други приложения за водене на бележки.

Други опции:

4) Софтуер за управление на бизнес процеси като Process Street

Ето нещо, което звучи скучно, но е изключително полезно: управление на бизнес процесите.

Софтуерът, който прави това, ви помага да автоматизирате задачи като въвеждане на данни и отчитане, като премахва ръчната работа. Това е работа, която трябва да се свърши, но хората не обичат да я правят.

Ако можете да го систематизирате, имате по-голям шанс то да бъде точно, навременно и повтарящо се. Освен това софтуерът за управление на бизнес процеси помага при всякакви промени, независимо дали става дума за напускане на един служител или преместване на цяла група.

Ако всички процеси са заснети и автоматизирани, е много по-лесно да се заемете с тази работа. Това ви позволява също да изчислите важни бизнес показатели като марж и надценка.

Process Street е добър избор за това, защото е безплатен и се свързва с много от приложенията, които вече използвате. Те създават шаблони за вас, а след това Process Street може да повтаря тези шаблони толкова често, колкото е необходимо.

Те предоставят и списъци за проверка, така че да можете да проследявате напредъка си и да следвате плана. Process Street разполага и с формуляри, които можете да използвате, ако имате нужда да записвате много контакти на повторен принцип.

Process Street има много познат интерфейс, който прилича на празен документ. Можете да добавяте видеоклипове или изображения, за да покажете на някого точните стъпки, които трябва да изпълни, за да завърши дадена задача.

Други опции:

5) Управление на знанията като Notion

Ако търсите „управление на знанията“, бързо ще се окажете в две различни лагери.

Един от тях ще бъде за обслужване на клиенти и информация за помощния център, а другият ще бъде за вътрешно хранилище на документи, история и процеси на компанията.

Системата за управление на знанията е място, където екипите могат да съхраняват важни бележки от срещи, архиви от миналото или документи на компанията. Те имат по-скоро йерархична структура, отколкото облачно съхранение на документи.

Когато съм използвал управление на знания в миналото, често го използвахме в комбинация с Dropbox или Google Drive. Dropbox и Google Drive бяха за активни документи в процес на преглед, а след като бяха завършени, ги премествахме в нашата система за управление на знания.

Подобно на системите за управление на бизнеса, тези инструменти могат да се използват за водене на отчети за развитието на вашата компания.

Notion.so е чудесен инструмент за тази цел благодарение на своята простота. Лесно е да организирате, да започнете да пишете или да добавите таблица, без да се налага да се замисляте прекалено много за досадните менюта. Можете да записвате и съхранявате информацията, а по-късно да я организирате, ако е необходимо. Освен бележки от срещи, Notion предлага и някои полезни инструменти като календари и списъци със задачи.

Други опции:

6) Приложения за автоматизация на работата като Zapier

Zapier е като една дълга верига, която свързва целия интернет.

Може би не целия интернет, но определено всички инструменти за сътрудничество на работното място, които използвате най-често. Той превръща всички тези малки, подробни цифрови задачи (като копиране от Google таблици) в автоматизирани задачи.

Те са помислили за всички малки задачи, които трябва да бъдат изпълнени между инструментите, и са създали начини за тяхното съвместно функциониране. Тъй като в тяхната екосистема има хиляди инструменти, можете да комбинирате инструменти, за които никога не сте си представяли, че могат да се използват заедно.

Нека вземем ClickUp за пример. Да, ClickUp е част от системата Zapier и дори беше обявен за едно от най-бързо развиващите се приложения през 2018 г.!

Например, ако използвате целева страница на Hubspot за маркетинг, можете да настроите Zap, за да преобразува автоматично всяко подадено формуляр в задача в ClickUp.

Може да има различни случаи на употреба, но е чудесно да знаете, че разполагате с него! Това ще промени изцяло работата на вашия маркетингов отдел.

Други опции:

7) Инструменти за мисловно картографиране като Bubbl.us

Инструментите за мисловно картографиране са чудесни за излагане на вашите идеи на хартия (или на екрана, така да се каже). Един от най-добрите е Bubbl.us. Можете да създавате фигури, да записвате идеите си и след това да ги свързвате, попълвайки всеки кръг постепенно.

Майндмапингът е една от най-добрите техники за мозъчна атака, а Bubbl.us е бърз начин да го направите.

Други опции:

Бонус: Разгледайте нашия наръчник за дигитално разчистване!

Необходими аналогови инструменти за организация

Според мен едно от нещата, които са се изгубили в днешната култура, е препоръчването на аналогови или физически продукти наред с цифровите препоръки.

Много по-лесно е да се направи така, че дигиталните инструменти да станат „вирусни“ или нещо подобно, но двете неща са били несправедливо противопоставени една на друга. Много хора използват дневници, бележници и дневници заедно с дигиталните си инструменти, за да вършат работата си.

Хората си сътрудничат, като използват комбинация от различни инструменти и опции, включително и такива, които можете да докоснете. В тази секция ще разгледаме няколко аналогови инструмента за продуктивност, които ще ви помогнат да поддържате организация.

8) Дневен планирач като Ink + Volt

Планирателят Ink + Volt е един от любимите ми. Той е здрав, изглежда добре (но не корпоративно) и е ясно фокусиран върху целите – включително месечни, седмични и дневни.

Той ми дава широка представа за живота ми – от работни срещи до лични ангажименти – и ми помага да си поставям лични и професионални цели. Това е чудесна комбинация за постигане на успех и в двете области.

Планирателят Ink + Volt представя и месечни предизвикателства, които да ви помогнат да подобрите качеството си на живот.

Други препоръчителни варианти:

9) Дневник като Leuchtturm1917

Какво, няма Moleskine? Не, празните страници са излезли от мода, а точките са на мода. Запалените любители на бележките се обръщат към този вариант, защото буквално е много по-лесно да свържеш точките.

Точките дават на писателите естествено разделение между редовете и идеите. Също така е много по-лесно да се създават колони.

Тези точки са чудесни и за модата на bullet journaling.

Други опции:

10) Индексни картички и лепящи се бележки

Ако искате да заложите изцяло на аналоговата организационна система, ще ви трябват индексни картички и лепящи се бележки. Те ще ви бъдат полезни за писане на бързи бележки и напомняния, а дори и за поставяне на цели.

Индексните картички не са много дебели, така че можете да ги съхранявате в подгъва на дневника си и да ги носите със себе си. Лепящите се бележки могат да останат до компютъра ви и да ви помогнат да оставяте напомняния за другите.

Някои хора дори използват индексни картички, за да създадат своя собствена GTD система, което... отново... не бихме препоръчали.

Индексните картички и лепящите се бележки са чудесни за мозъчна атака и генериране на идеи, но аз не бих им се доверил за управлението на всички детайли по вашите проекти. В крайна сметка, това просто не е безопасно за вашите идеи.

Те могат да бъдат изхвърлени, да попаднат в кошчето и след това да бъдат изхвърлени от почистващия екип през нощта. Това просто няма смисъл.

Но ако ще си купя индексни картички и лепящи се бележки, предпочитам големите, за да мога да пиша много на тях.

Опции:

Заключение: Кои организационни инструменти са подходящи за вас?

Когато търсите организационни инструменти, ще трябва да намериш баланса между това, което е подходящо за теб лично, и това, което можеш да използваш за компанията или работното си място.

Тези организационни инструменти могат да ви помогнат и в двата случая, зависи само дали могат да се мащабират или не. Дневникът ще ви помогне да поддържате личната си организация, но ще бъде трудно да го споделите с колегите си (освен ако не правите снимки!).

По-колективните инструменти като ClickUp могат да ви помогнат да поддържате личните си задачи, бележки и списъци със задачи, като същевременно споделяте задачи и идеи с други членове на екипа.

Не можете да направите това толкова лесно с лепящи се бележки и индексни картички.

Още ресурси за сътрудничество: