Процесите се реализират чрез работни потоци. Но понякога тези процеси са толкова сложни или имат толкова голям мащаб, че управлението им не е лесна задача.
В други случаи проектните мениджъри нямат достатъчно опит, за да се ориентират в морето от задачи. Те се чувстват объркани относно следващите стъпки, които екипите трябва да предприемат, и блокират или прибързват с вземането на най-неблагоприятните решения.
Именно затова управлението на процесите – и проектите – е от решаващо значение и в същото време доста предизвикателно! За щастие, можете да разчитате на управлението на работния процес, за да избегнете абсолютен хаос.
Този блог е нашият принос към вашето пътуване в управлението на работния процес. Ще научите какво е управление на работния процес, инструментите, от които се нуждаете, и шаблоните, с които да създадете свои собствени работни процеси.
Да започваме!
Какво е управление на работния процес?
Управлението на работния процес е процесът на създаване и оптимизиране на работните процеси и спомага за координирането на работата с крайната цел да се повиши ефективността на екипите.
Работният процес представлява процес (или част от процес), който е поредица от задачи. Тези задачи се изпълняват от една или повече роли, за да се постигне резултат и по този начин да се постигне цел, като например достигане на етап от проекта.
Визуално управлението на работния процес прилича на диаграма или блок-схема по отношение на метода за управление на проекти. Но ето един откъс от кратко текстово описание на работния процес:
- Процес: набиране на служители
- Цел: наемане на служители, които отговарят на конкретни нужди
- Задачи: Създаване на длъжностна характеристика, търсене на таланти, проследяване на кандидатите, провеждане на интервюта
След като създадете работни процеси, ви препоръчваме да ги внедрите с помощта на софтуер за управление на работни процеси. Различни видове софтуер за управление на проекти помагат за автоматизирането на работните процеси и съответно за по-лесното им управление.
Именно това ви позволява да следите ефективността на вашите бизнес процеси. Но не се заблуждавайте: управлението на работния процес и управлението на бизнес процесите не са едно и също нещо. Ето разликата между работните процеси и бизнес процесите:
- Управлението на работния процес е подраздел на управлението на бизнес процесите. То организира поведението на хората, като определя инструкции, които те трябва да следват, за да изпълнят задачите си.
- Управлението на бизнес процесите е подход на по-високо ниво за координиране на бизнес процесите в дадена компания с цел подобряване на оперативната ефективност.
Видове управление на работния процес
Работните процеси принадлежат към една от следните категории:
Последователни работни процеси
Както подсказва името, последователният работен процес е диаграма с поредица от задачи. Процесът преминава от една задача към следващата. Отличителната черта на този работен процес обаче е зависимостта на задачите. Това означава, че процесът не преминава от една задача към следващата, преди текущата задача да бъде завършена. Така че няма връщане назад.
ПРИМЕР ЗА ТАЗИ РАБОТНА ПРОЦЕДУРА Помислете за производствените процеси на поточната линия, защото те не позволяват на продукта да се връща към предишни етапи. Тя работи като еднопосочна река.
Работни процеси на държавни машини
За разлика от последователните работни процеси, работните процеси на състоянията могат да протичат в двете посоки. Те се въртят около концепцията за „състояние“, а не за „задача“. С други думи, процесът преминава от едно състояние в друго, а не от една задача към следващата. Те са процеси, задвижвани от събития, което означава, че преминават в ново състояние, когато се случи нещо – не непременно завършване на задача.
ПРИМЕР ЗА ТАКАВА РАБОТНА ПРОЦЕДУРА Помислете за работната процедура в социалните медии. Тя включва задачи за преглед на съдържанието, резултатът от които може да бъде връщане на части от съдържанието на авторите за промени. Друг пример е агилната работна процедура. Например, софтуерен проект, базиран на Scrum, изисква приемане на продукта от потребителя в определен момент. А това може да попречи на процеса да продължи нататък.
Работни процеси, управлявани от правила
Подобно на последователен процес, този работен процес го комбинира с набор от правила, които определят изпълнението на процеса, и ето! Създадохте система за управление на работния процес, базирана на правила.
Тези правила са условия от типа „ако, тогава“, които имат потенциал да бъдат автоматизирани работни процеси. Те изразяват алтернативи, които конфигурират потока на процеса. Следователно процесът напредва не само въз основа на завършване на задачи, но и въз основа на избор на алтернативи.
ПРИМЕР ЗА ТАЗИ РАБОТНА ПРОЦЕДУРА Представете си, че приготвяте ястие в мобилен ресторант, като имате предвид, че клиентът може да избере месото, соса и гарнитурата, които желае.
Намерете няколко примера за работни процеси в този блог и вижте кои инструменти за управление на работния процес биха били най-подходящи за вас!
Защо управлението на работния процес е важно?
Вече знаете, че управлението на работния процес повишава ефективността на екипите. Но ако трябва да разделим предимствата на управлението на работните процеси, това ще бъде нашият списък:
Оптимизирани процеси
Чрез представянето или моделирането на процесите с работни потоци ще можете да забележите:
- Ненужни задачи, които трябва да премахнете
- Повтарящи се задачи, които трябва да сведете до една единствена задача
В противен случай те ще отнемат времето и усилията на екипа ви и в крайна сметка ще понижат производителността ви.
Ето защо не можете да си позволите да имате ненужни повторения, които създават повтарящи се процеси. Управлението на работния процес е най-ефективно, когато рационализирате процеса или внедрите автоматизация на работния процес.
Намалена ръчна работа и човешки грешки
При ръчните процеси, особено тези, които се водят в електронни таблици, всичко се актуализира постоянно, което създава много възможности за грешки или дублиране на записи. Правилното управление на работния процес процъфтява, като избягва загубата на време!
Най-добрият процес за управление на работния поток се решава с автоматизирани работни потоци. Вместо да използвате електронни таблици, автоматично следете задачите на вашите екипи чрез тригери за автоматизация на работния поток, за да назначите човек, промените приоритета или оставите коментар, като елиминирате ръчните процеси.
По-голяма прозрачност и отчетност
Ако има нещо, което софтуерът за управление на работния процес ви предоставя, то е цяла поредица от данни за процесите. Това е чудесно, защото ви позволява да знаете състоянието на задачите на вашите екипи, за да видите кой изостава, кой е в график и кой ще работи по какво следващо в работния процес.
С помощта на горните данни за процеса мениджърът може да проверява напредъка в работата на своя екип. И с тази информация мениджърът може да идентифицира възможни пречки в работния процес.
Освен това, тъй като всяка задача има определени изпълнители, вашата система за управление на работния процес позволява на проектния мениджър да държи всеки член на екипа отговорен за своите резултати.
Ефективна комуникация
С видимост върху работата на всеки, членовете на екипа разбират по-добре и по-бързо взаимните си притеснения. А това е огромна крачка към ефективна комуникация и управление на работния процес.
Освен това, членовете на екипа не се притесняват за това какво трябва да правят след това, когато могат да го видят в инструмента за управление на проекти. Не позволявайте на екипа си да гадае за следващите задачи или бъгове, които трябва да се отстранят. Задачите са в системата за управление на работния процес, където те могат да ги проверят.
Лесна мащабируемост и по-висока наличност на ресурси
Представете си типичен процес на въвеждане на нови служители, автоматизиран с система за управление на работния процес. И всеки път, когато нов служител завърши задача по въвеждането, системата автоматично го насочва към следващата задача в процеса.
Сега си представете колко трудно би било за проектния мениджър да прави това ръчно с всеки нов служител. И представете си как би изглеждало, ако компанията наемаше десетки служители всеки месец. Ето как управлението на работния процес подпомага мащабируемостта.
Освен това, в автоматизираните работни процеси задачите не зависят изцяло от никого. Например, проектният мениджър не трябва да разчита на мениджъра по човешки ресурси, за да въведе всеки служител в работата. Вместо това, софтуерът за автоматизация на работния процес ще свърши тази работа, освобождавайки персонала и други ресурси за задачи, които зависят от тяхното участие.
5 съвета за управление на работния процес
Ако трябваше да споделим с вас нашите тайни за управление на работните процеси, това биха били те:
1. Използвайте софтуер за управление на работния процес
Системите за управление на работния процес помагат за автоматизирането и управлението на множество работни процеси без усилие. Но има толкова много приложения за работния процес, че трябва да знаете какво да търсите в един инструмент за работния процес. Именно затова сме съставили този списък с незаменими функции за вас:
- Автоматизация на работния процес: за да изпълнявате автоматично повтарящи се задачи, защото какъв би бил смисълът да внедрявате работни процеси с друг софтуер, освен този? Пример: автоматично напомняне на изпълнителя за наближаващия краен срок на задачата.
- Проследяване на крайни срокове: за да контролирате резултатите от проекта и да изпълнявате действия на определените дати, като например филтриране на задачите по дата на доставка или преместване на задачите в времевата линия, за да коригирате крайните срокове.
- Управление на производителността: за да следите производителността на екипа си и ефективността на процесите. Това е възможно с помощта на отчети и данни за процесите, като например изпълнени задачи или общия брой задачи, по които е работил член на екипа.
- Персонализирани статуси на задачите: които можете да създавате и конфигурирате според нуждите си. Например, статусът „Тестване“ няма смисъл в управлението на работния процес по наемане на персонал, но е напълно уместен в разработването на софтуер.
- Интеграции: за управление на работата на различни платформи, като софтуер на трети страни за комуникация, споделяне и съхранение на файлове, управление на графици, проследяване на времето и видеоконферентни разговори. Пример: организирайте конферентен разговор от инструмент за управление на работния процес, за да обсъдите подробностите по проекта с отдалечени екипи.
Разгледайте ClickUp , нашия инструмент за управление на проекти, който се отличава с автоматизация на работния процес!
2. Използвайте шаблони за задачи и работни процеси
Представете си колко досадно и неефективно би било да създавате и възлагате една и съща задача отново и отново. Вместо това, трябва да изберете софтуер за управление на работния процес, който ви позволява да:
- Създайте задача от шаблон
- Заредете задача от шаблон
- Добавяне на стъпки към задача от шаблон
- Запазете задача като шаблон (или създайте свои собствени шаблони за задачи)
Но това не е всичко, което трябва да направите с шаблоните в софтуера за управление на работния процес. Трябва да имате възможност да създадете свой собствен шаблон за работния процес. Ето един пример за шаблона за диаграма на работния процес на ClickUp.
Това е шаблон за диаграма, съдържащ графичните елементи, необходими за представяне на всеки процес. В дясната част можете да видите процес на наемане на персонал. Обърнете внимание как процесът преминава от един коридор към друг. Всеки коридор символизира участник и неговите отговорности в процеса.
3. Задайте зависимостите на проекта
Софтуерът за управление на работния процес не е ефективен без зависимости между проектите. Например, задачите могат да зависят една от друга и от документи. Уверете се, че избраният от вас инструмент може да свързва по някакъв начин свързани задачи.
В противен случай няма да можете да свържете поръчките с клиентите или докладите за грешки с потребителите. Софтуерът ви за управление на работния процес трябва да определя правилния ред между задачите. Зависимостите в управлението на работния процес включват:
- Зависимости от изчакване: посочване на задачите, които трябва да бъдат изпълнени, преди да започне текущата задача.
- Блокиращи зависимости: за задачите, които не могат да започнат, докато текущата не приключи
- Връзки към зависимости: за да свържете задачи, които са свързани помежду си, но не зависят една от друга.
4. Проверявайте напредъка с диаграма на Гант
За да следите точно напредъка на системите за управление на работния процес, няма нищо по-добро от старата добра диаграма на Гант. Това е инструмент, който визуално показва плана за вашия продукт в хронологията на проекта. И е толкова гъвкав, че можете да направите всичко това с изглед на диаграма на Гант в софтуера си за управление на работния процес, като например:
- Планирайте задачи и ги препланирайте автоматично чрез плъзгане и пускане
- Свържете задачите чрез зависимости
- Сортирайте и приоритизирайте задачите
- Посочете потенциалните пречки в работния процес.
- Получете проценти на напредъка
5. Подкрепа при планирането на спринтове
Последният съвет подчертава шаблон за работния процес, който може да ви бъде полезен. Става дума за шаблона за управление на Agile Scrum на ClickUp. Софтуерът за управление на работния процес, който включва такъв шаблон, е с една крачка пред останалите.
Защото започвате пролетните си планиращи срещи, като създавате спринтове от шаблон, което ви освобождава от тежестта. Освен това, тъй като диаграмата на Гант е представяне на работния процес, тя съдържа данни от самия работен процес, като например задачи.
Ето защо е важно да използвате най-добрия софтуер за управление на работния процес с персонализирани изгледи на диаграми на Гант, които са лесни за четене и редактиране.
Бонус шаблони за управление на работния процес
Накарайте управлението на работния процес да работи за вас
Управлението на работния процес е изключително ефективно за вашия екип, за да постигнете невероятни нива на производителност. Но без софтуера за управление на работния процес, процесите по управление на проекти за задачи, ресурси на екипа и текуща наличност стават още по-трудни.
Ако използвате подходящия инструмент за управление на работния процес, управлението на проекти става много по-лесно. За щастие, ClickUp предлага множество персонализации и шаблони за автоматизация, които улесняват управлението на работния процес.
Изберете от над 15 персонализирани изгледа на ClickUp за управление на работния процес и подробни функции за автоматизация, за да... автоматизирате процесите, така че да не се налага да вършите ръчна работа!
Искате ли да поемете контрола?
Създайте си работно пространство в ClickUp още днес напълно безплатно! Импортирайте задачи от друг софтуер за управление на проекти или работни процеси, за да получите по-добра представа за това как ClickUp може да бъде персонализиран според вашите предпочитания.