{ "@context": "http://schema. org", "@type": "FAQPage", "mainEntity": [ { "@type": "Question", "name": "Какво е управление на процеси?", "acceptedAnswer": { "@type": "Answer", "text": "Управлението на процесите анализира съществуващите процеси в дадена организация, дефинира и описва нови и контролира изпълнението както на съществуващите, така и на новите процеси, за да гарантира, че те се изпълняват според описанието. " } } ] }
Ето как стоят нещата: в ClickUp ние сме хора, които се занимават с процеси. И вие също трябва да сте такива! Знаете ли защо?
Добре дефинираните бизнес процеси помагат на организациите да идентифицират начина, по който функционират. Те също така помагат на лидерите да разберат как да управляват компаниите по-ефективно.
Но най-голямата красота на бизнес процесите се крие в способността им да подпомагат бизнеса. В края на краищата, коя успешна компания функционира неефективно? Точно така! Никоя.
След това всичко, което трябва да направите, е да научите основите на управлението на процесите – по-конкретно управлението на бизнес процесите (BPM). Именно затова сме подготвили тази статия за вас.
Ще научите какво е управление на бизнес процесите, защо е важно и какво включва. Ще харесате шаблоните и примерите, които сме съставили за вас, както и нашите предложения за оптимизиране на вашите бизнес процеси с подходящите инструменти.
Да започнем веднага, за да можете да ускорите бизнес процесите си възможно най-бързо!
Какво е управление на процесите?
Управлението на процесите анализира съществуващите процеси в дадена организация, дефинира и описва нови и контролира изпълнението както на съществуващите, така и на новите процеси, за да гарантира, че те се изпълняват според описанието.
Крайната цел на всичко това е подобряването или оптимизирането на бизнес процесите. А какво точно представлява бизнес процесът?
Бизнес процесът е поредица от задачи (или стъпки), изпълнявани от една или повече роли, за да се постигне резултат и по този начин да се постигне цел. И ако, например, целта е да се достигне определен етап, тогава бизнес процесът е определение за това как да се премине от един етап към следващия.
Примери за управление на процеси
Можете лесно да стигнете до заключението, че управлението на бизнес процесите е израз на екипна работа, тъй като може да включва участието на няколко души. Именно тяхната съвместна работа като екип или организация дава живот на бизнес процесите.
Пример за управление на процеси № 1: Изпълнение на онлайн поръчка за понички
- Клиент прави онлайн поръчка за 100 понички.
- Управителят на магазина приема поръчката и клиентът може да провери статуса на поръчката.
- Има ли достатъчно понички, готови за опаковане? Да: Вашите служители опаковат поничките. Не: Един служител приготвя достатъчно понички, за да изпълни поръчката, а друг ги подготвя.
- Да: Вашите служители опаковат поничките
- Не: Един служител приготвя достатъчно понички, за да изпълни поръчката, докато друг ги подготвя.
- Служител издава касова бележка, опакова поничките и актуализира статуса на поръчката на Готова.
- Служител предава опакованите понички на куриера
- Куриерът актуализира статуса на поръчката на Доставена.
- Да: Вашите служители опаковат поничките
- Не: Един служител приготвя достатъчно понички, за да изпълни поръчката, докато друг ги подготвя.
Пример за управление на процеси № 2: Приемане на нов служител
- Отделът по човешки ресурси получава подписаното писмо с офертата от кандидата.
- Екипът по човешки ресурси създава досие на служителя и го изпраща на ИТ отдела за създаване на акаунт.
- ИТ отдела настройва достъпа до електронна поща, компютър и парола за новия служител.
- Отделът по човешки ресурси организира ориентационна среща и създава график за обучение на новия служител.
- Новият служител присъства на ориентация и започва обучение
- След като завърши обучението, новият служител започва да работи по възложените му задачи под ръководството на своя мениджър.
- Мениджърът оценява напредъка на служителя през първите седмици и предоставя обратна връзка на отдел „Човешки ресурси“.
Пример за управление на процеси № 3: Разработване на продукти
- Екипът идентифицира нуждата на клиента или празнината на пазара
- Екипът провежда проучвания, за да разбере нуждите/пропуските и възможните решения.
- Въз основа на проучвания екипът създава план за разработване на продукта, включващ срокове, роли и необходими ресурси.
- Екипът проектира продукта и създава прототип за тестване.
- Прототипът се тества с потенциални клиенти, за да се събере обратна връзка и да се направят подобрения.
- Крайният продукт е създаден и пуснат на пазара.
- Екипът събира и анализира данни за продажбите, обратната връзка от клиентите и всички необходими промени, които трябва да бъдат направени за бъдещи актуализации на продуктите.
Ако се чудите какво липсва или какво би могло да се промени в процеса, ние се гордеем с вас! Защото сте в синхрон с духа на управлението на бизнес процесите.
Бонус: Инструменти за картографиране на процеси
Защо управлението на бизнес процесите е важно?
Ако вземате на сериозно ефективността на работата – както вярваме, че правите – тогава със сигурност се интересувате от управлението на бизнес процесите. По този начин ще постигнете бизнес целите си по-гладко, по-бързо и с по-малко ресурси.
Без подходящо управление на бизнес процесите не всеки знае кой е отговорен за кои задачи в даден проект. Това става още по-трудно, когато към уравнението се добавят допълнителни екипи.
Екипите абсолютно се нуждаят от прозрачност на процеса на всички етапи, когато са включени няколко групи. А управлението на процесите свързва всички движещи се части на една организация, за да достави стойност на заинтересованите страни в проекта и, в крайна сметка, на бизнеса.
5 етапа на управлението на процесите
Процесите за управление на процесите, които губят ненужно време или ресурси, са неефективни. И вие трябва или да ги направите ефективни, или да ги елиминирате.
Но има един проблем: идентифицирането и подобряването на неефективните процеси е предизвикателство. Защото знаете, че когато един процес се вкорени в дадена организация, промяната му предизвиква съпротива, да не кажем нещо по-силно. За съжаление, все пак трябва непрекъснато да подобрявате процесите във вашата компания.
За да го направите, следвайте жизнения цикъл на управлението на бизнес процесите:
Етап 1: Планиране
В тази фаза трябва да започнете с анализ на бизнес стратегията на компанията. Това е посоката, в която вашата организация иска да се развива, за да постигне целите си в бъдеще. И тази информация ще направлява целия цикъл на управление на бизнес процесите – тя е неговият крайъгълен камък.
За да създадете план за управление на процесите, първо трябва да:
- Разберете текущите бизнес цели, задачи и стратегия на компанията
- Идентифицирайте бизнес процесите, съществуващи в организацията, и разграничете това, което вече е анализирано, дефинирано и описано, от това, което не е.
- Открийте бизнес правилата, които управляват всички тези процеси.
- Открийте дали и къде всеки процес има слабости, като пречки, излишни елементи или високи разходи.
- Определете дали всеки процес съответства на заключенията ви от № 1.
След това, в зависимост от информацията, която ще получите от тези стъпки, имате няколко възможности за следващите си действия. Можете да:
- Дизайнът и бизнес процесите документират идентифицираните съществуващи процеси.
- Актуализирайте или допълнете процесите, които не съответстват на вашите цели, задачи или стратегия, пропускат важни бизнес правила или съдържат слабости и неефективност.
ПРЕМИНАВАНЕ И ПОВТАРЯНЕ Съвет от професионалист: Уверете се, че повтаряте етапа на планиране на процесите поне веднъж годишно, защото могат да възникнат нови процеси. По този начин винаги ще сте в крак с бизнес процесите си.
Етап 2: Модел
По време на тази фаза трябва да проектирате и представите бизнес процесите, като имате предвид, че те координират действията на различни роли, системи (не винаги технологични), информация и обекти (в зависимост от вашия бизнес).
И под „проектиране“ имаме предвид концептуализиране на всеки процес и буквално изчертаване на работния поток (или набор от работни потоци) за него. Визуално това са диаграми или блок-схеми, които могат да бъдат вградени в усъвършенствани инструменти за управление на проекти като ClickUp!
Ако четете или чувате за управление на работния процес, това е защото бизнес процесите се представят с работни процеси (понякога с много работни процеси). Но управлението на бизнес процесите е нещо повече от създаване и оптимизиране на работни процеси, което е фокусът на управлението на работния процес.
Имайте предвид, че често професионалистите в управлението на процеси създават диаграми на работния поток с помощта на Business Process Model and Notation (BPMN).
Разгледайте нашата най-добра селекция от примери за работни процеси !
Етап 3: Изпълнение
За да приложите бизнес процесите, които сте проектирали предварително, трябва да използвате BPM инструмент. Ето двете златни правила, които ви препоръчваме да следвате при изпълнението на процесите с избрания от вас инструмент:
- Тествайте всеки новопроектиран процес с няколко участници от един екип или отдел.
- Постепенно дайте възможност на останалата част от организацията ви да възприеме процеса.
Този предпазлив подход към изпълнението на процесите ще сведе до минимум въздействието на възможни недостатъци в проектирането.
Етап 4: Наблюдение
Бизнес процесите ви функционират ли? Добре. Тогава трябва да ги анализирате, за да видите как точно функционират.
Мониторингът на процесите ви помага да идентифицирате пречки, повтарящи се задачи и други проблеми, които трябва да разрешите. На по-дълбоко ниво, мониторингът на текущия процес означава задълбочено проучване на всяка една от неговите части. Автоматизирането на бизнес процесите елиминира ръчната работа по тези повтарящи се задачи.
Целта е да се определи кои части функционират добре и кои се нуждаят от подобрение (както и какъв вид подобрение е необходимо). Анализът на процеса на привличане на клиенти е ефективен начин да определите как неговото изпълнение може да повлияе на нивото на ангажираност на клиентите ви.
Може да получите признаци, че нещо не е наред с процеса, като извличате данни от регистъра на събитията от информационните системи, участващи в процеса на въвеждане. Това би бил подход, основан на данни, за разбиране на ефективността на процеса.
Той може да ви позволи да откривате автоматично нови процеси от данните за анализа на процесите. Но как всъщност се анализират процесите? С инструмент за мониторинг на бизнес процесите.
Подобно на резултатите от кръвен тест, този инструмент оценява състоянието на вашите процеси. Например, той може да оцени удовлетвореността на клиентите, времето на цикъла, приходите, производителността и много други показатели.
Въпреки това, подобно на медицински преглед, трябва да го повтаряте на всеки няколко седмици или месеца. В противен случай може да осъзнаете, че вашите процеси са неефективни, когато вече е твърде късно да избегнете провали в процесите (с всички свързани с това разходи и недостатъци).
Уверете се, че инструментите за автоматизация на бизнес процесите се използват, за да намалите времето, необходимо за извършване на ежедневната ви работа. Целият ви план за управление на процесите се нуждае от внимание в определени области – повече от други.
Етап 5: Оптимизиране
Етапът на оптимизация – или етапът на контрол – се отнася до финото настройване на бизнес процесите, необходимо за подобряването им. По този начин ги поддържате ефективни и постигате бизнес целите на компанията си и цялостния си план за управление на процесите.
Ето някои примери за оптимизация на управлението на процесите:
- Елиминирайте излишните задачи или процеси
- Автоматизирайте работните процеси
- Подобрете комуникацията между участниците в процеса с подходящи бизнес инструменти
И не забравяйте да следите процесите, които сте оптимизирали! В края на краищата, това е цикъл.
Шаблони за управление на процеси, с които да започнете веднага
Нека се върнем към идеята, че можете да оптимизирате бизнес процесите чрез рационализиране на работните потоци. А работните потоци се рационализират чрез автоматизация.
Шаблоните за управление на процеси са една от основите на автоматизацията на работния процес. И трите шаблона по-долу са тези, които ви препоръчваме да разгледате, когато за първи път се занимавате с управление на работния процес.
1. Шаблон за бяла дъска за процеса PDCA на ClickUp
Ако се интересувате от управление на качеството, вече сте запознати с цикъла „планирай, изпълни, провери, действай“ (PDCA) – или цикъла на непрекъснато усъвършенстване. Но този шаблон за бяла дъска PDCA на ClickUp ще издигне вашия план за управление на процесите PDCA на съвсем ново ниво.
Използвайте го, за да категоризирате задачите в четирите етапа на PDCA цикъла. Може да ви се струва глупаво да използвате шаблон вместо хартия и химикал, но повярвайте ни.
Този шаблон за бяла дъска използва софтуер за управление на бизнес процеси и прави много повече от разбиване на задачите на по-малки стъпки. Бялата дъска PDCA подпомага изпълнението на PDCA процеси за по-добро управление на проекти.
2. Шаблон за документи за процесите в компанията ClickUp
С шаблона за документиране на процеси на ClickUp, документирането на бизнес процесите стана много по-лесно. Използвайте шаблона, за да документирате стандартни оперативни процедури (SOP), като например стъпките за подаване на заявление за отпуск с цел подобряване на процесите.
Защото едно е да дефинирате задачите в работния си процес, а друго е да знаете точно какво да направите, за да изпълните задачата.
За повече информация, опитайте тези шаблони за документиране на процеси!
3. Шаблон за бизнес процеси и процедури на ClickUp
След като вашата компания започне да изпълнява бизнес процеси с BPM софтуер, използвайте този шаблон за процеси и процедури от ClickUp, за да получите обща представа за вашите вътрешни процеси чрез:
- Получаване на подробна информация за подобряването на процесите чрез крайни срокове, приоритети, процент на завършеност и брой на завършените задачи (с групиране на процесите, например по отдели)
- Задачите, които изискват създаването на документи, и етапа, на който тези документи се
- Как процесите ще се вливат един в друг чрез система за управление на проекти
Бонус: SOP софтуер!
Оптимизирайте управлението на процесите с помощта на софтуер за управление на бизнес процесите
Пакетът BPM, състоящ се от много софтуерни опции за BPM, ви помага да приложите всички етапи на управлението на бизнес процесите. Преди да продължим, нека ви разкажем за няколко силни страни на BPM и инструментите за управление на проекти (като ClickUp).
- Те автоматизират работните процеси: Дайте живот на всички бизнес процеси в компанията и елиминирайте ръчната и повтаряща се работа с предварително дефинирани и персонализирани автоматизации.
- Те подпомагат сътрудничеството: изяснете процедурите, без да губите контекста на процеса или имейли, които са като игла в купа сено. Инструментите за BPM позволяват на членовете на екипа да коментират задачите и да прикачват файлове към тях. Те дори ви позволяват да превръщате коментарите в задачи!
- Те предлагат отчети: Предоставят изчерпателни данни за процесите, на които можете да разчитате, за да проверите дали сте проектирали процесите си ефективно. Тези отчети разбиват представянето на екипа, което ви позволява да проверите тяхната продуктивност за определен период.
Предимства на автоматизацията на бизнес процесите
Петте етапа на управлението на бизнес процесите са необходими стъпки към автоматизацията. А инструменти за BPM като ClickUp ви помагат да автоматизирате задачите и работните потоци, затова искаме да подчертаем предимствата на автоматизацията на бизнес процесите тук:
- Ефективност по отношение на времето и разходите: Автоматизирането на повтарящи се задачи спестява време и пари, като позволява на служителите да се съсредоточат върху по-важни задачи.
- Повишена последователност и точност: Автоматизацията намалява човешките грешки, което води до по-голяма последователност и точност в процесите. Това води и до по-голяма удовлетвореност на клиентите.
- Оптимизирани процеси: Автоматизацията на бизнес процесите помага за оптимизирането им, като елиминира ненужните стъпки и опростява процедурите.
- Информация за данните в реално време: С автоматизираните процеси можете да събирате информация за данните в реално време, която може да ви помогне да вземете по-информирани бизнес решения.
Обикновено можете да персонализирате отчетите с джаджи, които ви информират за завършените задачи, броя на задачите, по които се работи, членовете с незавършени задачи, приблизителното време, отчетеното време и много други показатели.
Опитайте ClickUp и ни пишете, за да ни кажете какво мислите за него. Нямаме търпение да разберем къде искате да стигнете с управлението на бизнес процесите!