Като проектен мениджър знаете, че начинът, по който свършвате нещата, е също толкова важен, колкото и причината, поради която ги правите, и това, върху което всъщност работите. Възможността да проследявате всички свои бизнес процеси е ключова за поддържането на екипа в правилната посока и избягването на сривове.
Софтуерът за документиране на процеси е важно допълнение към вашата рамка за управление на проекти.
Тук ще ви покажем какво да търсите в софтуера за документиране на бизнес процеси (BPMS) и ще споделим някои от любимите ни инструменти за изпълнение на задачите. 💪
Какво трябва да търсите в софтуера за документиране на бизнес процеси?
Документирането на процесите служи като пътна карта за вашите проекти. Това е критично важно средство, което можете да използвате за въвеждане на нови служители, проследяване на големи проекти, генериращи приходи, и предоставяне на обща представа за всичко, върху което работи компанията.
Намирането на добър софтуер за документиране на процеси оптимизира този процес, спестявайки ви време и пари в дългосрочен план. ✨
Добрият софтуер за документиране на бизнес процеси трябва да:
- Предлагайте инструменти за събиране и документиране на обратна връзка за процесите: Интервюта, срещи и дневници от полевата работа ви дават информация от ключови членове на екипа, които разбират процесите, в които участват. Тази обратна връзка след това ви помага да установите процедури.
- Функции за организационни изгледи: Някои документиращи процеси са по-добри в определени аспекти. Добрите инструменти за документиране на процеси трябва да разполагат с организационни инструменти за различни медии, включително статии, казуси и регистри.
- Осигурете интеграции: Ако работите с повече от един софтуер, свързан с бизнеса, ще искате те да работят заедно, а не един срещу друг. Потърсете инструмент за процеси, който се интегрира с друг софтуер, който използвате редовно.
- Лесен за използване и споделяне: Много проектни мениджъри използват софтуер за процеси за нови служители и управление на работния поток. Изберете такъв, който лесно се споделя с всички членове на екипа ви и който има лесен за използване интерфейс.
10-те най-добри софтуера за документиране на процеси
Визуализирайте или организирайте процесите, стоящи зад всяка задача, проект или бизнес операция, с помощта на софтуер за документиране на процеси.
Тук ще намерите 10 от най-добрите инструменти за документиране на проекти, които можете да опитате – независимо дали търсите начини да опростите въвеждането на нови служители, да записвате стандартни оперативни процедури или да създадете задълбочена база от знания. 🛠️
1. ClickUp
С ClickUp документирането на процесите и проследяването на SOP е по-лесно от всякога. С десетки документирани процеси в шаблони можете лесно да създавате списъци за повтарящи се задачи, да проследявате стъпките в процеса и да изготвяте диаграми за различни заинтересовани страни.
Използвайте различните изгледи на ClickUp, за да получите визуално представяне на всички задачи в процес на изпълнение в изглед „Списък“ или превключете към изглед „Табло“, за да разгледате по-отблизо отделните бизнес сегменти и проекти.
С шаблона за документиране на фирмени процеси на ClickUp въведете подробности за задачите или процедурите, за да дадете на членовете на екипа представа за това как работят нещата във вашата компания. Използвайте го за наемане и въвеждане в работата на нови служители или за излагане на очакванията на компанията.
Вграденият шаблон за протоколи от срещи на S-Corp и шаблон за отпуски улесняват управлението на вашите служители, и то само с няколко кликвания. ✍️
Най-добрите функции на ClickUp
- Благодарение на лесния за използване и персонализируем потребителски интерфейс, можете да персонализирате инструмента, за да отговаря на вашите специфични бизнес нужди.
- Създайте фирмена уики страница с помощта на ClickUp Docs, която можете да организирате, да свържете с работни потоци и да споделяте с подходящи потребители.
- Сътрудничеството в реално време държи всички в течение с текущите проекти и процедури.
- Разнообразни изгледи и различни типове документация, включително инструменти за диаграми, ви позволяват да създавате писмени и визуални документиращи процеси.
Ограничения на ClickUp
- Безплатната версия има ограничение от пет потребители, което може да бъде пречка, ако имате по-голям екип.
- Някои нови потребители смятат, че голям брой функции може да бъде прекалено много в началото, но високото ниво на персонализация прави ученето на този софтуер за документиране си струва.
Цени на ClickUp
Оценки и рецензии за ClickUp
- G2: 4,7/5 (над 6500 отзива)
- Capterra: 4,7/5 (над 3500 отзива)
2. Integrify
Integrify предлага софтуер за автоматизация на документи, без да е необходимо кодиране. Process Builder разполага с интерфейс с функция „плъзгане и пускане” за създаване, съвместна работа и тестване на вашите процедури. Изгледите Foresight и Hindsight предлагат информация за зависимостите между задачите, за да се идентифицират потенциални пречки.
Най-добрите функции на Integrify
- Интегрира се с различни корпоративни системи и предлага възможности за импорт и експорт с Excel.
- Лесно задавайте напомняния и персонализирани известия, за да държите членовете на екипа информирани и да спазвате графика.
- Средата с ниско ниво на кодиране прави инструмента по-достъпен за всички членове на екипа, а не само за тези, които познават езиците за кодиране.
Ограничения на Integrify
- Има безплатна пробна версия, но няма безплатен план.
- Някои потребители смятат, че софтуерът е ограничен за по-големи екипи и големи проекти.
Цени на Integrify
- На базата на абонамент: Персонализирани цени за всеки бюджет в зависимост от броя на потребителите и отстъпки за нива
Оценки и рецензии за Integrify
- G2: 4. 4/5 (30+ отзива)
- Capterra: 4,5/5 (над 20 рецензии)
3. SmartDraw
Създавайте документация на процесите с диаграмите, диаграмите на работния процес и организационните резюмета на SmartDraw. Диаграмите, базирани на графики и графики, предлагат кристално ясни визуализации на различните етапи на процеса.
Шаблони като диаграми ви позволяват да визуализирате всеки проект от начало до край, а мисловни карти улесняват получаването на обща представа за структурата на организацията с нейните инструменти за документиране на процеси. 🗂️
Най-добрите функции на SmartDraw
- Налични са над 70 различни шаблона, включително планове на етажи и диаграми на работния процес, за оптимизиране на картографирането на процесите.
- Интегрира се безпроблемно с инструменти като Google Docs, Microsoft Office и Jira и Confluence на Atlassian, за да подпомогне работния ви процес.
- Лесно импортирайте файлове от Visio и Lucidchart, за да сменяте инструменти без големи главоболия.
Ограничения на SmartDraw
- Някои потребители смятат, че навигацията в страничната лента е объркваща и че няма достатъчно възможности за персонализиране за по-големи екипи.
- Някои потребители са открили проблеми в софтуера, особено що се отнася до автоматичното запазване.
Цени на SmartDraw
- Един потребител: 9,95 $/месец
- Множество потребители: 8,25 $/месец за 5+ потребители
Оценки и рецензии за SmartDraw
- G2: 4,6/5 (над 230 отзива)
- Capterra: 4. 1/5 (110+ отзива)
4. Bit. ai
Bit. ai е инструмент за сътрудничество на работното място, предназначен за оптимизиране на документацията по проектите. С този инструмент за документиране на процеси можете да създавате уикита, интерактивни уроци и клиентски портали. Проектиран за индивидуални потребители, малки екипи и големи организации, този софтуер може да се използва както за малки, така и за сложни проекти.
Най-добрите функции на Bit. ai
- Въвеждането на данни за процесите е лесно, когато използвате един от десетките им шаблони.
- AI Smart Editor почиства работата ви и предлага предложения за подобрения.
- Бързо свързвайте документи, вграждайте връзки и добавяйте интелигентни джаджи за контекст.
Ограничения на Bit. ai
- Безплатната версия ограничава файловете до 5 MB, което може да бъде предизвикателство за потребители, които искат да използват елементи, изискващи много данни, като видеоклипове, диаграми и други графики.
- Някои потребители смятат, че опциите за форматиране и шрифтове са ограничени, което затруднява спазването на вътрешните стандарти за брандиране.
Цени на Bit. ai
- Безплатно
- Pro: 8 долара на член на месец
- Бизнес: 15 долара на член на месец
Оценки и рецензии за Bit. ai
- G2: 4/5 (10+ рецензии)
- Capterra: 5/5 (5+ отзива)
5. Pellio
С Pellio можете да създавате документация за бизнес процеси в три лесни стъпки. Започнете с създаването на процес, като използвате редактора за богат текст. Вмъкнете изображения, видеоклипове и файлове в подкрепа на документацията. След това споделете работния процес с съответните членове на екипа. Накрая, разпределете задачите и крайните срокове, за да спазите графика на проектите. 🗓️
Най-добрите функции на Pellio
- Създавайте стъпка по стъпка задачи за отделните членове на екипа и проследявайте напредъка им в изчистен интерфейс.
- Богатият текстов редактор създава база данни за управление на знанията за минути, а таблото за обзор ви позволява да идентифицирате неефективностите в процесите.
- Задайте различни нива на достъп за документацията въз основа на ролите на членовете на екипа.
Ограничения на Pellio
- Поддръжката на клиенти е ограничена до имейл, така че намирането на решения може да отнеме повече време, отколкото при използването на други софтуерни инструменти.
- Инструментът поддържа само английски език, което го прави труден за компании, които редовно използват други езици.
Цени на Pellio
- Lite: 15 $/месец
- Стартиращ бизнес: 47 $/месец
- Pro: 97 $/месец
Оценки и рецензии за Pellio
- G2: Н/Д
- Capterra: Н/Д
6. Evernote
Evernote е приложение за работа, задачи и графици, което е популярно сред проектните мениджъри и хората, които искат да повишат производителността си. Първоначално това беше приложение за водене на бележки, но сега се използва от бизнеса за управление на процеси, проекти и графици. Лесно добавяйте изображения, аудио файлове и PDF файлове и превърнете всяка бележка в задача, която да добавите към графика си.
Най-добрите функции на Evernote
- Интеграциите на приложения включват Slack, Google Drive, MS Teams, Zapier и други.
- Изберете от десетки шаблони, за да разработите стратегически рамки за планиране или да приоритизирате задачите.
- Свържете графици и бележки с интеграцията на календара с софтуера за документиране.
- Интуитивният потребителски интерфейс улеснява проследяването на бизнес процесите.
Ограничения на Evernote
- Някои потребители биха желали да има повече опции за форматиране, за да се постигне по-добра организация с този инструмент за документиране.
- Според някои потребители синхронизацията е бавна и понякога ненадеждна.
Цени на Evernote
- Безплатно
- Лично: 14,99 $/месец
- Професионална версия: 17,99 $/месец
Оценки и рецензии за Evernote
- G2: 4. 4/5 (над 1900 отзива)
- Capterra: 4. 4/5 (8000+ отзива)
7. Hightail
Използвайте Hightail, инструмент за управление на процеси, за да организирате задачи, да възлагате последващи действия и да проследявате дискусиите по проекта. Актуализациите на следващите стъпки в реално време информират всички за текущите и предстоящите събития. Функцията за споделяне на файлове ви позволява да качвате, изпращате и съхранявате документи на компанията по сигурен начин. Използвайте инструмента за творческо сътрудничество, за да събирате и обсъждате визуални ресурси. 📊
Най-добрите функции на Hightail
- Софтуерът за споделяне на файлове гарантира, че всеки член на екипа има достъп до инструментите, необходими за изпълнението на неговата част от проекта.
- Функциите за изображения и визуално съдържание са идеални, ако търсите начин да споделяте, одобрявате и преглеждате документация с изображения и видеоклипове.
- Интеграциите с Adobe и Zapier ускоряват създаването на визуално съдържание и правят планирането по-ефективно.
Ограничения на Hightail
- Функциите за управление на проекти са достъпни само в плановете Teams и Business.
- Някои потребители са имали проблеми при споделянето на файлове или изображения.
Цени на Hightail
- Lite: Безплатен
- Pro: 12 $/месец
- Teams: 24 $/месец
- Бизнес: 36 $/месец
Hightail оценки и рецензии
- G2:4. 2 /5 (680+ отзива)
- Capterra: 4,4 /5 (280+ отзива)
8. ProcessMaker
Автоматизирайте работните процеси с ProcessMaker, инструмент за преструктуриране на бизнес процесите, проектиран да оптимизира дори най-сложните проекти. Софтуерът с ниско ниво на кодиране ви позволява да премествате задачи в Process Modeler, за да създавате визуални мисловни карти и диаграми за мозъчна атака. Използвайте Form Builder, за да събирате данни и обратна връзка от членовете на екипа, и се възползвайте от изгледите на таблото, за да получите представа за това, което се случва в цялата компания.
Най-добрите функции на ProcessMaker
- Свържете се с приложения на трети страни, включително Salsforce и Oracle, с API.
- Използвайте технологията за автоматизация, за да оптимизирате работните процеси и да прекарвате по-малко време в безсмислени задачи.
- Сканирайте и съхранявайте файлове, за да запазите цифрови версии на цялата си бизнес документация.
Ограничения на ProcessMaker
- По-стръмната крива на обучение означава, че в началото ще ви отнеме повече време да разберете платформата, което понякога забавя проектите, ако трябва да се включите веднага.
- Някои потребители смятат, че интерфейсът не е толкова елегантен, колкото биха искали, или че изисква повече кодиране, отколкото са очаквали.
Цени на ProcessMaker
- Стандартен: 1495 USD/месец на потребител
- Enterprise: 2479 USD/месец на потребител
- Персонализирани: За банково дело, висше образование и вградени решения
Оценки и рецензии за ProcessMaker
- G2: 4,3/5 (над 270 рецензии)
- Capterra: 4,5 /5 (над 170 отзива)
9. Document360
С Document360 можете да създадете база от знания за компанията, която да споделяте вътрешно с служителите или външно с клиентите. За документиране на процесите създайте технически указания и SOP, като наръчници за служители и маркетингови рамки. Изгответе системни документи, уроци и справочни ръководства, които служителите да използват в подкрепа на работата си. 🌻
Най-добрите функции на Document360
- Екипът на Document360 се занимава с миграцията от други системи за база от знания вместо вас. Това означава, че не трябва да се притеснявате, че ще отнеме време преходът.
- Изберете от десетки шаблони, за да създадете хранилища на знания и ръководства.
- Интуитивният интерфейс го прави лесен за използване, дори и за новоназначените служители.
Ограничения на Document360
- В момента само едно лице може да редактира документ едновременно, което ограничава функционалността по отношение на сътрудничеството в екип.
- Някои хора смятат, че аналитичният табло не е толкова надежден, колкото този на конкурентите.
Цени на Document360
- Безплатно
- Стандартен: 149 долара на проект на месец
- Професионален: 299 долара на проект на месец
- Бизнес: 399 долара на проект на месец
- Enterprise: 599 долара на проект на месец
Оценки и рецензии за Document360
- G2: 4,7/5 (над 340 рецензии)
- Capterra: 4,7/5 (над 160 отзива)
10. Gluu
Търсите начини да създадете интерактивни ръководства и бази от знания, които вашите служители наистина да харесват да използват? Обърнете се към Gluu, за да разработите визуални и съвместни документи за вашите бизнес процеси. Вграденият дизайнер на процеси премахва необходимостта от предположения при картографирането на процесите, разпределянето на задачите и създаването на график с лекота.
Най-добрите функции на Gluu
- Функцията за архитектура на процесите на Gluu идентифицира дублиращите се процеси, за да оптимизира вашите работни потоци.
- Предоставете контрол и правомощия на различни членове на екипа, за да делегирате управлението и надзора.
- Промените генерират незабавни известия, което позволява на всички членове на екипа да спазват графика и да бъдат информирани.
Ограничения на Gluu
- Софтуерът е насочен към оптимизиране на вътрешните процеси, но някои потребители биха желали той да поддържа и външно споделяне на бази от знания, предназначени за клиенти.
- Филтърните изгледи не се запазват, така че трябва да ги въвеждате отново всеки път, когато излизате и отваряте отново документа.
Цени на Gluu
- Основен: 12 $/месец
- Pro: 25 $/месец
- Enterprise: Персонализирани цени
Оценки и рецензии за Gluu
- G2: Н/Д
- Capterra: 4,6/5 (над 20 рецензии)
Създавайте документация на процесите по-ефективно
ClickUp е мечтата на всеки проектен мениджър. С избор от стотици шаблони, можете да създавате по-бързо документация за всичките си процеси. От наръчници за служители и списъци за назначаване на нови служители до бюджетни процедури за проекти и календари за важни събития, ще намерите всичко необходимо, за да започнете да създавате.
Опитайте безплатните решения за управление на проекти на ClickUp още днес!