{ "@context": "http://schema. org", "@type": "FAQPage", "mainEntity": [ { "@type": "Question", "name": "Какво е автоматизация на работния процес?", "acceptedAnswer": { "@type": "Answer", "text": "Автоматизацията на работния процес опростява изпълнението на повтарящи се задачи – обикновено чрез софтуер – чрез задаване на конкретни указания за автоматично завършване на ръчни процеси. Тя често се използва за управление на проекти, за да се намали ръчното въвеждане на данни и да се автоматизират задачите, за да се делегира работата по-бързо. " } } ] }
Търсите ли най-бързия начин за последователно изпълнение на проекти и задачи?
И може би се надявате да постигнете това, като създадете персонализирани работни процеси специално за вашия екип?
Ние сме тук, за да ви кажем, че това не само е възможно, но и е много по-лесно, отколкото бихте очаквали, ако разполагате с подходящ процес за автоматизация на работния поток. Производителността на вашия екип е от решаващо значение за успеха на цялостния проект, а автоматизираните работни потоци ви помагат да отстраните неефективността и пречките, които обикновено ви спъват.
Ето уловката – имате нужда от гъвкав софтуер за автоматизация на работния процес, който може бързо да ви помогне и да се адаптира към вашите процеси. И така, какво е автоматизация на работния процес и как може да реши вашите проблеми?
Прочетете нашия подробен наръчник, за да се запознаете с най-добрите практики, да видите полезни примери и да научите как да създадете ясен път към ефективност.
Какво е автоматизация на работния процес?
Автоматизацията на работния процес опростява изпълнението на повтарящи се задачи – обикновено чрез софтуер – чрез задаване на конкретни указания за автоматично завършване на ръчните процеси. Тя често се използва за управление на проекти, за да се намали ръчното въвеждане на данни и да се автоматизират задачите, за да се делегира работата по-бързо.
Можете да автоматизирате задачи или цели работни процеси, за да подобрите цялостния работен процес на вашата компания. Независимо дали автоматизирате частично или напълно работните процеси за изпълнение на избрани или ръчни задачи, този процес ускорява начина, по който извършвате работата си.
От друга страна, софтуерът за автоматизация на задачите ви позволява да добавяте, управлявате и визуализирате информация. Например, можете да съхранявате статуса на дадена задача или времето, прекарано по нея, и да актуализирате тази информация, докато работите.
По този начин проектните мениджъри, ръководителите на екипи и другите заинтересовани страни проследяват какво се случва с вашия проект, включително и вашият клиент! Освен това автоматизацията на работния процес ви освобождава време и ресурси (мислете за часове за труд и разходи за бюджетите на проектите ).
В края на краищата, какъв е смисълът да вършите работата сами, когато софтуерът може да я свърши вместо вас? Всичко, което трябва да направите, е да дефинирате набор от правила и процедури, които автоматизират работните процеси.
Примери за автоматизация на работния процес
Автоматизираните работни процеси се използват в много отрасли. Ето няколко примера за автоматизация, които да ви вдъхновят:
- ИТ: нулиране на пароли, създаване на нови потребителски акаунти, внедряване на софтуер, управление на архивиране, инсталиране на софтуер и управление на ИТ сервизен център.
- Здравеопазване : създаване на графици за смени и дежурства, приемане на пациенти, изписване на пациенти и прехвърляне на пациентски досиета.
- Счетоводство и финанси: фактуриране, изчисляване на заплати, одобряване на разходи, възстановяване на разходи и одобряване на бюджети
- Правни: управление на прегледа на договори и одобрение на договори
- Банково дело: създаване на сметки и одобрение на кредити
- Маркетинг: управление на имейл маркетингови кампании и планиране на публикации в социалните медии
- Продажби: одобрение на оферти, управление на продажбения процес и планиране на срещи за продажби
- Човешки ресурси: преглед на кандидатури за работа, комуникация по набиране на персонал, създаване на досиета на нови служители, назначаване на служители, напускане на служители, актуализиране на досиета на служители, одобрение на работни графици, управление на проучвания за ангажираността на служителите, одобрение на заявки за платен отпуск, одобрение на заявки за пътувания и изпращане на годишни данъчни формуляри.
- Обслужване на клиенти: привличане на клиенти, управление на обслужването на клиенти и управление на проучвания за удовлетвореността на клиентите.
Разгледайте тези шаблони за оферти!
Стъпки за автоматизиране на работните процеси
Независимо дали искате да подобрите процеса на управление на проектите си или системата за управление на работния процес, можете лесно да създадете свое собствено решение за автоматизация на работния процес.
Следвайте тези стъпки, за да започнете веднага.
Стъпка 1: Разберете работния процес
Автоматизирането на работните процеси започва със събиране на информация за това как функционира процесът на управление на работните процеси в момента. Необходимо е да разберете как екипите изпълняват задачите, как те се разпределят между отделите и какво влияе върху ефективността и резултатите от проектите.
Определете също така какво стартира всяка задача в работния процес и какво причинява промените в тях. Разберете какви са тези промени и критериите, по които се счита, че дадена задача е изпълнена.
С други думи, формулирайте всички събития и условия, които движат задачите по вашия работен процес. Имайте предвид, че целта е да се проектира система за автоматизация на работния процес чрез насочване на задачите към подходящите хора.
Стъпка 2: Изгответе проект на работния процес
Преди да използвате софтуер за работни процеси за автоматизиране на задачите, вероятно трябва да очертаете целия процес. Написването на работния процес в документ би било подходящо, но създаването на визуално представяне в софтуер за управление на работни процеси е по-полезно за откриване на неефективности.
Най-добрият софтуер за автоматизация на работния процес не само ви помага да визуализирате целия процес, но и позволява на екипите да сътрудничат по работния процес едновременно.
Стъпка 3: Идентифициране на възможности за интеграция
Входните данни, които захранват работния процес, могат да произхождат от различни източници. Те могат да бъдат:
- Онлайн формуляр на вашия уебсайт
- Имейл
- Чатбот
- Мгновенно съобщение
- Споделен или подписан документ
- База данни
- Приложение на трета страна
Отбележете задачите в черновия си работен процес, които изискват данни от външни приложения или системи. Сега проверете кои интеграции поддържа софтуерът ви за работни процеси.
Въз основа на това проучете как трябва да промените работния процес, за да отговорите на изискванията за интеграция. Например, може да се наложи да разделите задачите на по-малки работни единици.
Стъпка 4: Отстранете неефективностите
Освен задачите, които могат да бъдат автоматизирани чрез интеграции, вашият работен процес може да има и други точки за автоматизация. Става дума например за неефективности като:
- Пречки
- Проследявания, които обикновено не се извършват
- Често просрочени задачи
- Данни, които се губят
- Неуспешна комуникация
Подчертайте тези неефективности и преконфигурирайте работния процес, за да ги елиминирате. Например, може да се наложи да изясните кой е изпълнителят на дадена задача или да определите в коя приложение трябва да се намира единственият източник на информация.
Бонус: Анализ на работния процес!
Стъпка 5: Създаване на работния процес
Сега, когато работният ви процес е правилно очертан и отстранява повечето от неефективностите ви, е време да го приведете в действие. Повечето софтуерни продукти за автоматизация на работния процес ви позволяват да създавате работни процеси в различни изгледи.
Например, можете да създадете работен процес в изгледите Mind Maps, Process Maps, Gantt или Calendar, за да осигурите на екипа си максимална видимост. Отново, най-добрият софтуер за автоматизация на работния процес ви спестява преминаването между различни инструменти за изготвяне на чернови, очертаване, изграждане и в крайна сметка автоматизиране на задачите ви.
Използвайте информацията, която сте събрали в предишната стъпка, за да опишете всяка задача. В зависимост от софтуера за автоматизация на работния процес, който използвате, и сложността на задачата, приложете текстов документ със стандартната оперативна процедура.
В крайна сметка, добавете подзадачи към задачите, за да проследявате работни единици, по-малки от задачата. И не забравяйте да присвоите роли на потребителите (и нива на разрешения) на участниците във вашия работен процес!
Стъпка 6: Създаване на автоматизации
Все още не сте приключили с създаването на автоматизирания си работен процес! На този етап трябва да създадете автоматизации на работния процес за вашите задачи. По този начин автоматизирате повтарящите се действия в рамките на вашите задачи.
Ако изберете ClickUp като софтуер за автоматизация на работния процес, можете да създадете вградени или персонализирани автоматизации в ClickUp. Нека започнем с първото.
Ето няколко примера за вградени автоматизации в ClickUp:
- Когато статуса на задачата се промени на определена стойност, се създава нова задача.
- Когато изпълнителят на задачата се промени, статуса на задачата се променя на определена стойност.
- Когато приоритетът на задачата се промени, отговорникът за задачата се променя на конкретен отговорник.
- Когато настъпи крайният срок за изпълнение на задачата, приоритетът й се променя съответно.
- Когато задачата бъде създадена, към нея се прилага специфичен шаблон.
- Когато задачата се премести на определено място, тя се архивира.
Ако вградените автоматизации на ClickUp не отговарят на вашите нужди, вие се нуждаете от персонализирани автоматизации. И трябва да ги дефинирате, за да отговарят на структурата, използвана от софтуера за автоматизация на работния процес, който сте избрали.
В ClickUp персонализираната автоматизация на работния процес се състои от:
- „Когато това се случи“ или тригерът, който инициира автоматизацията
- Условията или критериите, които трябва да са изпълнени, за да може софтуерът да изпълнява автоматизацията
- И „след това изпълни това действие“ или автоматизираните действия (едно или повече), които следват тригера.
Стъпка 7: Постоянно тествайте, наблюдавайте и оптимизирайте работния си процес
Въведете интеграциите и определете отговорните лица, началната дата и крайния срок за всяка задача. Изпълнете работния процес с няколко тестера и проверете дали всичко върви според очакванията. Ако не е така, коригирайте работния процес и повторете процедурата за тестване.
Когато тестът е успешен, е време да пуснете работния процес в действие за целия екип и да започнете да го наблюдавате. Ако откриете доказателства за неефективност, трябва да оптимизирате работния процес.
Например, може да забележите спад в производителността, прекалено дълго изпълнение на работния процес или резултат, който не отговаря на изискванията. Откриването на тези проблеми сега ще ви помогне в дългосрочен план.
Създаването на KPI за автоматизирания работен процес е отлична практика. Те ви помагат да оптимизирате работния процес. Но те също така доказват на висшето ръководство, че автоматизацията на работния процес е донесла очакваните резултати.
Използвайте табла (и персонализирани табла) и персонализирани полета, за да докладвате за вашите KPI. Например, в ClickUp можете да разчитате на табла за отчитане, за да проследявате напредъка на задачите и да откривате препятствия.
Стъпка 8: Обучете екипа си
Тази стъпка е особено важна, ако вашата компания или екип наскоро са внедрили софтуер за автоматизация на работния процес. Научете ги да използват софтуера, за да могат да започнат да работят веднага, когато започнат да следват вашите автоматизирани работни процеси.
Освен това, когато подобрявате работния процес, трябва да подготвите екипа за промените. Може дори да се наложи да използвате програма за управление на промените, ако промените са твърде обширни и екипът ви не е запознат с автоматизацията на работния процес.
Поддържането на комуникацията в централизирано пространство помага на екипите да усвояват (и при необходимост да преместват) информацията по-лесно. Разпределянето на задачите е от решаващо значение, тъй като помага да се гарантира, че отговорностите са ясно определени.
След това отделните лица носят отговорност за изпълнението на конкретни задачи в рамките на даден проект или организация.
5 предимства на автоматизацията на работния процес
Повтарящите се ръчни задачи не трябва да са сложни, за да губят времето ви и ресурсите на екипа ви. Вместо това, трябва да се възползвате от автоматизацията на работния процес, за да се справите с рутинната, предвидима и планируема работа, която извършвате всеки ден.
Проблемът е, че много от тези задачи са по своята същност прости и безспорно отнемат много време, но също така са податливи на грешки и оказват влияние върху целия бизнес процес. Инструментите за автоматизация на работния процес ограничават рисковете, свързани с ръчното въвеждане на данни, като същевременно предоставят множество други предимства.
Нека разгледаме най-значимите предимства при реалното използване на автоматизацията на работния процес.
1. Повишена производителност с по-малко ресурси
Автоматизираните задачи и работни процеси отнемат по-малко време за изпълнение. И не е необходимо да премествате задачите ръчно по работния процес. Например, поправките на грешки променят статуса, отговорното лице или крайния срок в зависимост от предварително определени правила.
Например, с автоматизацията на работния процес вече няма да забравяте да фактурирате клиент, което спестява време на всички – от човешките ресурси до екипите по снабдяване и управление на проекти. Вместо това, фактурата се изпраща автоматично, докато всички се концентрират върху друга работа.
Никога не е приятно да си пречка.
Автоматизацията на работния процес ви позволява да свършите повече с по-малко ресурси, така че да останете продуктивни. Лесно е да автоматизирате дейности като възлагане на работа на свободни професионалисти, назначаване на нови служители и предоставяне на документи за обучение на служителите.
Искате да оптимизирате и стандартизирате процесите във вашата компания? Нашият шаблон за процеси и процедури е създаден, за да ви насочи през необходимите стъпки за създаване на изчерпателен и динамичен документ за процесите.
Освен това функцията ClickUp Whiteboards ви позволява да визуализирате как различните процеси се свързват и протичат заедно, което ви дава възможност да създадете рационализиран и ефективен работен процес.
2. Подобрено сътрудничество, прозрачност, комуникация
С въвеждането на автоматизацията на работния процес членовете на екипа виждат работата на останалите и осъзнават индивидуалния принос към проекта. Тази прозрачност намалява вероятността да си пречат един на друг.
Освен това, тя създава възможност за коментиране на задачите, за да се предложи или поиска помощ. Ето защо софтуерът за автоматизация на работния процес предотвратява комуникационни пропуски. Той изисква информация от подходящия човек в подходящия момент и записва съобщенията, за да можете да ги проследите по-късно.
Откривайте по-бързо пречките в комуникацията, като избягвате използването на имейл за прости задачи. Присвоявайте коментари на потребителите, за да сте сигурни, че те виждат вашия коментар и го маркират като изпълнен след като отговорят.
Освен това софтуерът за автоматизация на работния процес поддържа както вътрешната, така и външната комуникация. Например, можете да координирате екипа си, да се свържете с клиенти, да изисквате плащания и да давате задачи на свободни професионалисти с помощта на автоматизирана комуникация за управление на проекти.
Проверете нашия блог, за да разберете как софтуерът за автоматизация на работния процес подпомага управлението на задачите по електронна поща !
3. По-голяма отчетност
Чрез автоматичното разпределяне на задачи на членовете на екипа, тяхната отговорност за част от работния процес става ясна. Управлението на работния процес ви позволява да проследявате напредъка на задачите и да предприемате навременни действия, за да избегнете пропускане на крайни срокове.
Освен това, с помощта на табла и KPI, вие непрекъснато подобрявате производителността на работните си процеси, създавайки по-ефективни системи за управление на проекти. И като че ли това не е достатъчно, софтуерът за автоматизация на работните процеси ви помага да идентифицирате и отстраните пречките в бизнес процесите си.
Като цяло, повтарящите се задачи изтощават служителите. А това може да доведе до изчерпване в дългосрочен план. Тези задачи също така отвличат персонала от целенасочена и значима работа.
Но автоматизацията на работния процес ефективно се бори с въздействието на повтарящата се работа върху психичното здраве и опита на служителите, като знае какво следва и кой отговаря за задачата. Създайте диаграми в Whiteboards, за да осигурите ясен път към процеса на управление на работния процес.
В резултат на това вашите служители ще останат по-дълго във вашата компания, когато разчитате на визуални инструменти за автоматизация на работния процес.
4. Ефективно обслужване на клиенти
Автоматизирането на отговорите на запитвания от клиенти допринася значително за безупречно обслужване на клиентите. А автоматизацията на работния процес е отлично средство за осигуряване на бързо и персонализирано обслужване на клиентите. В резултат на това вашите клиенти ще се чувстват доволни и ще се наслаждават на вашата марка.
Искате да оптимизирате операциите по поддръжка на вашата компания с автоматизация на работния процес? Шаблонът за поддръжка на клиенти на ClickUp ви позволява да настроите двустепенна система, която включва екип за първична поддръжка и специализиран екип за обработка на ескалации.
Този подход гарантира, че заявките за поддръжка се обработват ефикасно и ефективно, а най-сложните проблеми получават необходимото внимание. Освен това, нашият шаблон включва изглед „Формуляр“, който може да бъде персонализиран, за да събира цялата информация, от която се нуждае вашият екип.
Това ви позволява да предоставяте първокласно обслужване на вашите клиенти.
5. Намалени разходи и неочаквани разходи
Икономията на разходи е страничен ефект от ефективното управление на работния процес. Когато увеличите производителността чрез намаляване на ръчните задачи, вие доставяте продукти с по-високо качество.
Оптимизираните работни процеси също така намаляват разходите на организациите, като понижават текучеството на персонала и, както току-що споменахме, осигуряват прецизно обслужване на клиентите. И ние знаем, че вашият бизнес процес е сложен.
Ето защо внедряването на най-добрия софтуер за автоматизация на работния процес е от съществено значение и за ограничаване на грешките в бюджета!
Ефективно контролирайте и наблюдавайте напредъка на вашия проект с шаблона за управление на проекти с бюджет от ClickUp. Този лесен за използване шаблон за управление на проекти ви позволява лесно да следите графика на проекта.
Можете също да видите състоянието на различните дейности, което ви позволява да контролирате бюджета си.
Започнете да автоматизирате работните процеси с ClickUp!
Освен интеграциите, таблата, напомнянията и уведомленията, които отговарят на вашите нужди, трябва да потърсите и други функции в софтуера за автоматизация на работния процес. Например, библиотека с персонализирани шаблони за работния процес е абсолютно задължителна.
Но е важно също така софтуерът за автоматизация на работния процес да ви позволява да създавате свои собствени шаблони. Ниското ниво на кодиране е друга важна характеристика.
Можете да автоматизирате работните процеси, като сами разработите софтуер. Но това би било загуба на време, когато инструменти като ClickUp предлагат визуален, интуитивен интерфейс за бизнес персонала, с който да създава и поддържа автоматизирани работни процеси.
Освен това софтуерът за автоматизация на работния процес предоставя инструменти за сътрудничество. Те позволяват съвместното създаване и оптимизиране на работните процеси от бизнес екипите.
Инструменти като ClickUp позволяват да се събират и консолидират данни чрез персонализирани формуляри. Те стандартизират и унифицират процеса на заявка, достъп и поддържане на информация от вашите потребители или клиенти.
Персонализираните формуляри са доста ефективни за предотвратяване на дублирането на въвежданите данни. Но те също така позволяват преобразуването на събраните данни в задачи, възложени на подходящите лица за последващо проследяване.
Искате да научите повече за автоматизацията в ClickUp? Започнете с безплатно работно пространство, за да видите как можете да постигнете по-голяма ефективност в екипа си!