10 шаблона за запитвания за оферти (запитвания за оферти в Word и Excel) за опростяване на процеса на доставка

{ "@context": "http://schema. org", "@type": "FAQPage", "mainEntity": [ { "@type": "Question", "name": "Какво представляват шаблоните за запитвания за оферти?", "acceptedAnswer": { "@type": "Answer", "text": "RFQ или заявка за оферта е процес, при който фирмите търсят цени, оферти и друга важна информация от доставчици и изпълнители, които искат да участват в даден проект. Шаблоните за RFQ са документи, които позволяват на фирмите да събират информация по единен начин, което им помага да я прегледат и да вземат по-лесно решение. " } } ] }

Доставките понякога изглеждат като сложен лабиринт. Бизнесът трябва да се ориентира сред множество възможности, за да стигне до финалната линия, т.е. да избере идеалния доставчик. Без шаблони за запитвания за оферти, лицата, вземащи решения, лесно биха се загубили и претоварили. 😵

Шаблонът за запитване за оферта стандартизира процеса и ви помага да съберете необходимата информация, за да изберете доставчик. Въпреки че рядко им се отдава заслуженото признание, те са съществена част от процеса на доставка и бизнеса като цяло.

За да почетем тези незабелязани герои, съставихме списък с 10-те най-добри шаблона за запитвания за оферти. Те са най-добрите в бранша, а добрата новина е, че повечето от тях са безплатни!

Какво представляват шаблоните за запитвания за оферти?

RFQ или заявка за оферта е процес, при който фирмите търсят цени, оферти и друга важна информация от доставчици и изпълнители, които искат да участват в даден проект. Шаблоните за RFQ са документи, които позволяват на фирмите да събират информация по единен начин, което им помага да я прегледат и да вземат по-лесно решение.

Процесът на RFQ може да бъде повече или по-малко конкретен, в зависимост от нуждите на компанията. Освен ценовата оферта, те обикновено включват информация за контакт, условия за плащане, график и очаквания за проекта.

Те са важна част от всеки бизнес, независимо от отрасъла и размера, но са особено значими за компании, които се нуждаят от стабилни доставки на определени продукти.

RFQ не трябва да се бърка с RFP (заявка за предложение). Въпреки че са сходни, тези документи служат за различни цели. Докато RFQ имат за цел да предоставят информация за цените, RFP често включват и други подробности, които не са свързани с цените. RFQ могат да предшестват или да следват RFP.

Какво прави един шаблон за запитване за оферта добър?

Няма универсална формула. Добрият шаблон за запитване за оферта или ценообразуване е този, който върши работата и позволява ефективна комуникация между вас и доставчика. Но като цяло, шаблонът за запитване за оферта трябва:

10 шаблона за запитвания за оферти

Направете си услуга и използвайте един от тези 10 ефективни шаблона за запитвания за оферти в ClickUp, Word или Excel. Те осигуряват солидна основа за вашия процес на доставки, но също така го оптимизират, гарантират последователност и в крайна сметка водят до успешно сътрудничество между вас и доставчиците. 🤝

Не забравяйте – винаги можете да модифицирате шаблоните, за да отразят конкретните нужди на вашия бизнес!

1. Шаблон за заявка за оферта на ClickUp

Изтеглете този шаблон

Шаблонът за заявка за оферта на ClickUp е толкова прост и ефективен, колкото може да бъде един шаблон за заявка за оферта. Той е кратък, но обхваща всички ключови аспекти на заявката за оферта, като ги представя ясно и логично. След като предоставите на доставчика документ, в който са описани вашият стратегически план, бюджет и график, изпратете му този документ за заявка за оферта, за да съберете конкретна информация и да оцените неговото предложение.

Този документ за оферта на ClickUp започва с името и логото на вашата компания. За да го персонализирате допълнително, добавете изображение на корицата, променете шрифта и изберете елементите, които искате да покажете.

Следващата секция съдържа бизнес контактната информация, датата и номерата на клиента и офертата, следвани от подробностите за отговорното лице за контакт, датата на валидност и информацията за лицето, което е написало заявката.

В следващия раздел, наречен „Специални инструкции“, можете да изброите конкретни изисквания към доставчика, като например начин на плащане или условия. Шаблонът завършва с две таблици:

2. Шаблон за оферта на ClickUp

Изтеглете този шаблон

Ако сте от другата страна на веригата на търсенето и предлагането и се нуждаете от шаблон за събиране и управление на заявки от клиенти, разгледайте шаблона за оферта на ClickUp. Той е лесен за използване и удобен, а след като го отворите, ще ви посрещнат подробни инструкции и предложения за употреба.

Този безплатен шаблон за запитване за оферта се състои от различни изгледи, а именно:

Освен тези основни изгледи, шаблонът включва опростен борд, както и диаграма на Гант и изглед на натоварването за лесно управление на времето и проектите.

3. Шаблон за оферта за услуги на ClickUp

Изтеглете този шаблон

С шаблона за формуляр за оферта за услуги можете да създадете формуляр за заявка от клиент, който да обхваща всички. Ще имате всичко необходимо, за да предоставите на клиентите си точни оферти и бързо да постигнете бизнес споразумение. Формулярът автоматично превръща заявките в задачи, което оптимизира процеса на планиране.

Макар че можете да редактирате формуляра дори като гост (при условие че имате разрешение), трябва да сте абонирани за плана Unlimited, ако искате да го споделите или да го създадете от нулата.

По подразбиране изгледът „Формуляр“ съдържа следните полета:

Можете да редактирате уводния текст и отделните въпроси, както и да добавите персонализирани полета, като ги плъзнете и пуснете от менюто вляво върху формуляра. Ако изберете бизнес плана, ще можете да персонализирате външния вид на формуляра, да добавите своя бранд и да му придадете индивидуален характер. 💫

Подобно на предишния шаблон за оферта в този списък, той съдържа и други изгледи, като например списък и Kanban табло, които ви помагат да управлявате заявките и задачите.

4. Шаблон за бюджетно предложение на ClickUp

Изтеглете този шаблон

Подобно на RFQ, предложението за бюджет е друг важен елемент от планирането на проекта. Тези два елемента са тясно свързани и зависят един от друг. RFQ ви помага да изберете доставчик и да съберете информация за цените. Това ви позволява да планирате ресурсите си и да създадете ефективен бюджет и предложение за проект, което да представите на заинтересованите страни.

Шаблонът за бюджетно предложение на ClickUp е доста прост, но съдържа всичко необходимо за успешно финансово планиране, включително различни подстраници и раздели. В процеса на RFQ този документ може да служи като шаблон за ценообразуване, с който да управлявате различни аспекти от бюджета на проекта си.

Началната страница съдържа основната информация за проекта – име на компанията, контактна информация, заглавие на проекта, описание и начална/крайна дата. Подстраниците включват:

Всяка секция има специална таблица, в която можете да прегледате и изчислите разходите. Можете да редактирате всички елементи на шаблона, като текста и колоните на таблицата, и да добавяте нови.

Шаблонът завършва с подстраница „Обобщение“. Тя съдържа раздел „Разбивка на бюджета“ с кръгова диаграма, Общите условия на споразумението и раздел, в който авторът и лицето, отговорно за одобряването, могат да поставят подписите си, за да потвърдят приемането на офертата.

5. Шаблон за предложение за безвъзмездна помощ на ClickUp

Изтеглете този шаблон

Ако се нуждаете от помощ за финансиране на доставчици и други участници в бюджета на проекта ви, трябва да представите проекта и да поискате безвъзмездна помощ от заинтересованите страни. За да направите това, трябва да изготвите ефективно предложение за безвъзмездна помощ, което да ви убеди. Отново, ClickUp ви помага!

Шаблонът за предложение за безвъзмездна помощ на ClickUp е най-добрият избор, когато става въпрос за заявки за финансиране. Той е подходящ за начинаещи и започва с инструкции, които служат като легенда и обясняват как най-добре да се използват всички елементи.

В изгледа „Списък“ се извършва по-голямата част от действията. Това е база данни за всички останали изгледи, съдържаща всички части на предложението, организирани в групи, като „Общо“, „Определяне на проблема“ и „Бюджет“. Можете да персонализирате тези групи според вашите предпочитания.

Колоните включват изпълнител, краен срок, етикет за приоритет, разходи за първата година и измерване на ефективността, но можете да ги модифицирате според процеса на управление на вашия проект. Други изгледи включват табло Kanban и календар за графика на проекта, което ви дава обща представа за времевата рамка на планираните елементи на предложението.

6. Шаблон за бизнес предложение на ClickUp

Изтеглете този шаблон

В морето от бизнес предложения вашето трябва да се откроява, за да бъде успешно и да привлече подходящите клиенти. 🎣

Шаблонът за бизнес предложение на ClickUp е пълнен с инструменти и функции за оптимизиране на създаването на предложения и бизнес комуникацията. Както всички шаблони на ClickUp, той започва с документ с инструкции, в който са описани най-важните елементи и най-добрият начин за тяхното използване.

Шаблонът съдържа много изгледи. Основният е списъкът „Стъпки на бизнес предложението“, който служи като напомняне и контролен списък по време на процеса на създаване и офериране. Стандартните колони включват:

Като кликнете върху отделните стъпки/задачи, можете да видите допълнителна информация за тях, като подзадачи, зависимости и прикачени файлове. Лесно е да създадете процеса на търгове с вътрешни заинтересовани страни в ClickUp Docs.

Други изгледи включват списък с приоритети, който групира задачите според тяхната спешност, документ с шаблони за имейли, където можете да съхранявате имейли за по-късно, табло със задачи, диаграма на Гант и изглед на натоварването.

ClickUp позволява автоматизиране на създаването на оферти и много други бизнес процеси. Той автоматично проследява напредъка на задачите и актуализира колоната със статуса. Можете също да добавите персонализирани автоматизирани действия.

7. Шаблон за предложение за услуги на ClickUp

Изтеглете този шаблон

Когато продавате услуги, а не стоки, често е необходим различен подход. Шаблонът за предложение за услуги на ClickUp е създаден, за да ви помогне да убедите потенциалните клиенти в компетентността и способността си да решите техните проблеми и в резултат да сключите договор.

Шаблонът започва с данните за контакт на двете страни. В следващите две секции, „Описание на проекта“ и „Информация за компанията“, можете да опишете подробно вашия бизнес и проект, както и как са се появили. ✍️

Следващата секция се отнася до предварително договорените цели, предложените услуги и приблизителна оценка на времето за всяка от тях. След това можете да определите обхвата на работата, т.е.:

По-долу можете да изброите таксите и цените на всички предложени услуги и да съберете подписи, за да финализирате документа.

Подобно на предишните шаблони на ClickUp, той ви позволява да добавите личен стил, като вмъкнете изображения и промените шрифта.

8. Шаблон за заявка за проект в ClickUp

Изтеглете този шаблон

Докато предишните шаблони бяха подходящи за начинаещи, този изисква повече усилия, за да бъде усвоен, поради своята сложност. В крайна сметка, що се отнася до функциите, шаблонът за заявка за проект на ClickUp е като шведска маса, от която можеш да ядеш колкото искаш. 🍽️

След като се научите да ги използвате, можете да извършвате цялото си планиране на проекти в рамките на една платформа. Тя ви позволява да събирате и управлявате заявки, да ги присвоявате като задачи и да наблюдавате напредъка им.

Този шаблон е папка, състояща се от два списъка – „Формуляр за заявка и неизпълнени поръчки“ и „Одобрени проекти“. В първия можете да намерите няколко изгледа:

В списъка с одобрени проекти можете да изберете и да се съсредоточите върху първоначалната заявка (или заявки), които са готови за производство, и да наблюдавате как вашите проекти процъфтяват, докато се реализират. 🌼

9. Шаблон за запитване за оферта в Word от Template.net

Ако Word е вашето предпочитано средство, тази опция може да е подходяща за вас. Шаблонът за запитване за оферта на Template.net в Word е минималистичен и точен, изискващ малко усилия както от страна на компанията, така и от страна на доставчика.

Той се състои само от 3 раздела – контактна информация на изпращача и получателя, обща информация и подробности за заявката. Общата информация е описание на документа, в което накратко се споменават търсеният продукт и крайният срок.

Таблицата с подробности за заявката ви позволява да влезете в детайлите и да информирате другата страна точно какво ви е необходимо. Тя съдържа информация като:

Освен в Word, този шаблон работи и в Google Docs и Apple Pages. Имайте предвид, че трябва да сте платен абонат на Template.net, за да го изтеглите.

10. Шаблон за запитване за оферта в Excel от Vertex42

Използвайте безплатния шаблон за запитване за оферта на Vertex42 в Excel или Google Sheets и станете свидетели на трансформацията на вашия процес на доставки от рутинни в отлични.

Освен формата, той не се различава много от шаблоните, които изброихме по-рано. Съдържа раздели за контактна информация на клиенти и доставчици, както и подробности за офертите и заявките.

В раздела с описанието можете да изброите всички артикули или услуги, от които се нуждаете, както и цените им, и да добавите отметка, за да посочите, че сумата е облагаема с данък. Едно от най-значителните предимства на Excel е, че може да извършва изчисления за вас, което ви спестява време и намалява риска от грешки. Можете също така бързо да генерирате подробни отчети.

Последната част от шаблона е „Условия и положения“. Използвайте я като възможност да уточните техническите подробности и предпочитания. Можете също да добавите подпис. Както препоръчва Vertex42, трябва да го експортирате като PDF файл, преди да го разпратите на доставчиците.

Топ 10 шаблони за запитвания за оферти – общ преглед

За кратко описание на всички шаблони и какво предлагат, вижте таблицата по-долу:

Подобряване на процеса на RFQ с шаблони – заключителни мисли

Не оставяйте заявките си за оферти на заден план. Отделете им малко внимание и ще отворите врати към многобройни възможности за доставчици. 🚪

За щастие, с тези удобни шаблони за запитвания за оферти не е нужно да влагате много време и усилия, за да ги направите да изглеждат професионални. Трябва само да попълните празните места и да ги персонализирате според нуждите си, и това е всичко – можете да се насладите на оптимизирано и успешно снабдяване!