Знаете ли, че към момента на публикуването на тази статия малък норвежки стартъп е на път да пусне най-бързия процес за откриване на повреди по автомобили в историята?
Средно този процес отнема 15 минути, но благодарение на AI технологията и автоматизацията на бизнес процесите (BPA), Wenn успя да намали това време до 6 секунди – което е с 99,33% по-малко от настоящия стандарт в индустрията.
Макар да изглежда като нещо от научнофантастичен филм, подобни промени стават все по-чести благодарение на автоматизацията на бизнес процесите (BPA).
Въпреки това, връзката между автоматизацията и бизнес процесите не винаги е ясна, и един от най-добрите начини да я разберете е да разгледате примери, което е точно това, което ще направим в тази статия. Ще видите реални примери за автоматизация на бизнес процеси, подкрепени от инструменти за управление на бизнес процеси, които всеки може да внедри за минути.
Сега нека дефинираме автоматизацията на бизнес процесите, за да сме на една и съща страница, преди да се впуснем в примерите!
Какво е автоматизация на бизнес процесите?
В общи линии, автоматизацията на бизнес процесите (BPA) се отнася до използването на технологии за автоматизиране и оптимизиране на бизнес процесите с цел повишаване на оперативната ефективност, намаляване на човешките грешки и разходите, както и подобряване на общата производителност.
В крайна сметка, основната цел на BPA е ефективността. ⚡️
BPA е планирано усилие на високо ниво за автоматизиране на множество ръчни задачи в рамките на един процес с цел подобряване на производителността и ефективността. Това е водещата звезда на всяка BPA стратегия, основният двигател зад всички усилия за автоматизиране на процесите в даден бизнес.
Как автоматизацията на бизнес процесите помага на организациите?
Чрез подобряване на ефективността на бизнес процесите, BPA увеличава производителността, намалява разходите и позволява на хората да се съсредоточат върху дейности с висока стойност, които изискват човешка експертиза и креативност.
Това води до множество ползи, като например:
- Намалени оперативни разходи
- По-малка зависимост от капиталоемки човешки ресурси
- Мащабируемост на процесите
- По-малко грешки от ръчно въвеждане на данни
- По-добро обслужване на клиентите
- Оптимизирани бизнес операции
- И още
Освен тези осезаеми и измерими ползи, BPA може да повиши удовлетвореността на служителите, като ги освободи от най-монотонните задачи и им остави отговорности, които изискват критично мислене, креативност и умения за решаване на проблеми.
Като цяло, ползите от BPA са кристално ясни: помагат на организациите да постигнат по-голяма ефективност, точност и последователност в дейността си, като същевременно намаляват разходите и подобряват удовлетвореността на клиентите и служителите.
ПРОФЕСИОНАЛЕН СЪВЕТКартографирането на процесите е ключов елемент за изпълнението на ефективни работни потоци и бизнес процеси. Използвайте надеждни и високофункционални инструменти за картографиране на процесите и шаблона за диаграма на процесите на ClickUp, за да създадете визуално представяне на вашите процеси. Създаването на подробна диаграма преди настройването на автоматизацията може да ви помогне да гарантирате, че процесът ще протича гладко и без грешки.
BPA включва ли софтуерни решения?
Отговорът е да. Автоматизацията на бизнес процесите се извършва предимно с помощта на специализирани софтуерни продукти и/или персонализиран код, обикновено, но не изключително, комбинация от двете.
Софтуерът за BPA може да включва различни технологии, включително код, роботизирана автоматизация на процесите (RPA), автоматизация на работния процес в облака, машинно обучение, изкуствен интелект и обработка на естествен език.
Освен това, за автоматизиране на бизнес процесите може да се използва повече от един инструмент едновременно. Например, дадена компания може да използва RPA инструменти за автоматизиране на процеси, включващи стари или самохостирани приложения, а след това да използва друг набор от инструменти за автоматизиране на процеси и работни потоци, включващи облачни приложения или вътрешни API.
Инструментите и софтуерът, които позволяват на компаниите да автоматизират бизнес процесите, включват ClickUp и Make, особено ако вашият набор от приложения е базиран в облака, но има и други софтуери за автоматизация на бизнес процеси, които можете да разгледате в зависимост от вашите нужди, приложенията, които използвате, и съществуващите процеси.
ПРОФЕСИОНАЛЕН СЪВЕТИнтеграцията между ClickUp и Make може да ви спести време и да автоматизира всички процеси между ClickUp и други работни приложения – не са необходими технически умения. Когато използвате ClickUp като софтуер за BPA и го свържете с Make, ще можете да проектирате, изграждате и автоматизирате прости до сложни работни потоци, за да оптимизирате работата си. Просто задайте тригери и условия, за да автоматизирате стотици действия, и използвайте готови шаблони, които ще ви помогнат да започнете веднага.
Какви процеси попадат в категорията BPA?
Важно е да се отбележи, че BPA обхваща много дейности, от ежедневното ръчно въвеждане на данни до автоматизиране на цели процеси, работни потоци и задачи. Разликата между тях се състои в сложността, броя на задачите или стъпките и подзадачите, които са включени.
Например, вашата стратегия за BPA може да предвижда автоматизиране на целия процес на наемане на кандидати или назначаване на служители. Този процес ще включва и конкретни работни потоци и задачи. Пример за работен поток в рамките на този процес е координирането на интервютата с кандидатите и планирането на обученията.
В рамките на този работен процес могат да бъдат автоматизирани и конкретни задачи, като създаване на Zoom срещи, изпращане на покани за такива срещи по електронна поща, съхранение на записите от срещите за по-нататъшен анализ и т.н. Дигиталната автоматизация на процесите ще опрости и оптимизира всички тези задачи, работни процеси и процедури.
Кои бизнес процеси трябва да бъдат автоматизирани?
Броят на бизнес процесите, които могат да бъдат автоматизирани, се изчислява в хиляди. Всъщност, повечето бизнес процеси могат да бъдат автоматизирани, изцяло или частично, независимо от областта или отдела.
Например, отделът по човешки ресурси може да автоматизира процеси като набиране на персонал, назначаване и освобождаване на служители. Маркетингът може да автоматизира почти всеки ръчен процес, от проучване на ключови думи и създаване на съдържание до рекламни кампании и управление на социални медии. ИТ, разбира се, е друга област, в която автоматизацията може да оптимизира процесите, включително проследяване на грешки, мониторинг, разработване на приложения, управление на бази данни и други ръчни процеси.
С подходящите инструменти и платформи възможностите са практически неограничени, и точно това ще ви покажем по-нататък: примери за автоматизация на BPA, които можете да приложите веднага с интеграцията на Make и ClickUp.
За да решите дали да автоматизирате даден процес, задайте си следните въпроси:
- Процесът отнема ли много време на вашия екип?
- Включва ли това повтарящи се задачи или ръчно въвеждане на данни?
- Това включва ли множество стъпки и участници във вашата организация?
- Човешката грешка фактор ли е в този процес?
Ако сте отговорили с „да“ на някой от тези въпроси, това е ясен знак, че BPA може да ви помогне да подобрите ефективността и точността на този процес.
ПРОФЕСИОНАЛЕН СЪВЕТНаучете как да изградите автоматизация в ClickUp и разгледайте 10 примера за автоматизация, които ще ви помогнат да създадете автоматизирани работни процеси, да увеличите производителността и да използвате шаблони, за да спестите време.
15 реални примера за автоматизация на бизнес процеси
Пример 1: Документиране на бизнес процеси
Идея за автоматизация: Работен процес за преглед на документи
Преглеждането на документи е задача, която се среща в множество процеси в повечето организации.
От договори и споразумения за ниво на обслужване до публикации в блогове и прессъобщения, компаниите прекарват безброй часове в проверка на документите, преди те да изпълнят своята цел. И макар че проверката може да бъде деликатна, всички стъпки, свързани с нея, могат лесно да бъдат автоматизирани с инструменти като Make.
Този шаблон включва Google Drive, ClickUp, Make и Slack и ви позволява да автоматизирате процеса на преглед на документи като „наблюдавате“ за нови Google Docs в папка в Google Drive.
След като файлът бъде качен в Google Drive, Make ще създаде и възложи задача в ClickUp и ще изпрати въпросния файл през Slack на лицето, на което е възложено да го прегледа.
Резултатът е гъвкав процес на преглед на документи, който доставя документите до рецензентите и създава необходимата документация, без човешка намеса.
Бонус: Преструктуриране на бизнес процесите!
Пример 2: Продажби
Идея за автоматизация: Задействайте задачи за поддържане и превръщане на нови потенциални клиенти
Възможностите в Salesforce обикновено предизвикват поредица от свързани задачи, които са от съществено значение за сключването на потенциална сделка. Тези задачи могат да бъдат най-различни – от изпращане на документи с допълнителна информация до назначаване на специалист, а често за да се задействат тези задачи, е необходимо ръчно действие от страна на лицето, което е създало възможността в Salesforce.
Това далеч не е идеалният вариант, тъй като отнема ресурси и е податливо на грешки (обикновено някой забравя да възложи необходимите задачи). Въпреки това, това е нещо, което може да се избегне и лесно да се автоматизира.
Този шаблон, който включва ClickUp, Make, Salesforce, Slack и Flow Control, е изключително полезен за тази цел, тъй като ви позволява да автоматизирате процеса на поддържане на интереса на потенциалните клиенти – да задействате всяка задача, която можете да си представите, след като бъде създадена възможност в Salesforce.
Нека си представим един прост пример за това: имате електронна книга, с която да привлечете потенциални клиенти, и я предлагате безплатно на тези, които ви предоставят своите контактни данни.
След като се появи нов потенциален клиент, създавате възможност в Salesforce и трябва да я поддържате чрез имейл и да я пренасочите с Facebook Ads.
С помощта на горния шаблон можете да задействате тези (и други) задачи автоматично всеки път.
Пример 3: Уеб аналитика
Идея за автоматизация: Проследяване и обобщаване на данни за уеб производителността
Подобно на прегледа на документи, проследяването на ефективността на уебсайта е нещо, което повечето, ако не всички, компании трябва да правят постоянно.
Има обаче един проблем: Google Analytics не е точно светкавично бързо приложение, а ежедневното влизане в него, за да получите данните, е огромна загуба на време.
Но от друга страна, можете да автоматизирате целия процес и да започнете да получавате данните, вместо да ги търсите.
Освен че събира аналитични данни в електронна таблица, Make може да възложи на всеки задачата да ги прегледа, като създаде задача в ClickUp – по този начин нито едно важно събитие няма да остане незабелязано.
Пример 4: Маркетинг чрез влиятелни лица
Идея за автоматизация: Създайте задачи за достигане до влиятелни лица
Ръчният процес на установяване на контакт с влиятелни лица, проследяване на техните отговори и последващи действия може да отнеме много време. Автоматизирането на този процес може да спести на вашия екип значително количество време и ресурси.
Пример 5: Поддръжка на клиенти
Идея за автоматизация: Автоматично отговаряне на заявки за поддръжка на клиенти
Автоматизирането на първоначалния отговор на запитвания от клиенти може да гарантира бързо потвърждение и да категоризира проблемите според тяхната същност за ефективно разрешаване.
Пример 6: Управление на проекти
Идея за автоматизация: Разпределяне на роли и отговорности
Автоматичното разпределяне на роли и делегиране на задачи в рамките на даден проект може да повиши производителността, като елиминира ръчното делегиране и проследяване на отговорностите.
Научете как да автоматизирате процесите с безплатен софтуер за управление на проекти!
Пример 7: Счетоводство
Идея за автоматизация: Автоматизиране на генерирането на фактури
Създаването на фактури за извършени услуги или доставени продукти може да бъде автоматизирано, което намалява ръчните грешки и гарантира навременното изпращане на фактурите.
Автоматизирането на процеси като счетоводството не само елиминира риска от човешка грешка, но и гарантира точно и навременно управление на финансовите отчети, което допринася за по-добро вземане на бизнес решения.
Пример 8: Осигуряване на качеството
Идея за автоматизация: Автоматично задействано тестване
Автоматизирането на задействането на проверки и тестове за качество след всяка актуализация или промяна помага за поддържането на постоянното качество на продукта.
Разгледайте инструментите за QA тестване!
Пример 9: Човешки ресурси
Идея за автоматизация: Автоматизирано събиране на обратна връзка от служителите
Наличието на автоматизирана система за събиране и анализ на обратната връзка от служителите може да помогне на отделите по човешки ресурси да разберат ефективно и навременно настроенията на служителите.
Научете как да автоматизирате HR процесите с HR софтуер!
Пример 10: Маркетинг
Идея за автоматизация: Планиране на съдържанието
Автоматизирането на планирането на съдържанието за различни платформи може да помогне на маркетинговите екипи да осигурят последователно присъствие на марката и ангажираност в различни канали.
Разгледайте тези шаблони за календар на съдържанието, за да започнете да автоматизирате графика на съдържанието на вашия екип.
Пример 11: ИТ
Идея за автоматизация: Автоматично генерирани отчети
Автоматизираното генериране и изпращане на ИТ отчети може да спести значително количество време, като същевременно осигурява редовно наблюдение и отчитане на ИТ инфраструктурата.
Пример 12: Дейности
Идея за автоматизация: Управление на запасите
Автоматизирането на управлението на запасите може да ви помогне да следите нивата на запасите, да задействате повторни поръчки при необходимост и да намалите вероятността от изчерпване на запасите или излишъци.
Пример 13: Логистика
Идея за автоматизация: Автоматизирана оптимизация на маршрутите
Автоматизирането на планирането и оптимизирането на маршрутите за доставка може да помогне на логистичните компании да намалят времето и разходите за гориво, като същевременно повишат ефективността. Пример 14: Ангажираност на клиентите
Пример 14: Ангажираност на клиентите
Идея за автоматизация: Автоматично генерирано персонализирано съдържание
Автоматизирането на персонализирането на комуникацията с клиентите може да гарантира по-персонализирано преживяване за клиентите, като увеличи ангажираността и лоялността им.
Пример 15: Финанси
Идея за автоматизация: Автоматизирано финансово отчитане
Автоматизирането на създаването на финансови отчети може да спести значително време на финансовите екипи, като същевременно намали вероятността от грешки във финансовите отчети.
Как да използвате софтуер за автоматизация на бизнес процесите
Има два лесни начина да започнете автоматизирането на процесите в ClickUp.
Първият вариант е да се доверите на ClickUp Automation, серия от native решения, предлагани от ClickUp.
Ще откриете много полезна информация в тази оферта, ако разчитате на ClickUp за управление и проследяване на основните бизнес процеси.
Вторият вариант е да внедрите платформа за автоматизация като Make, която ви позволява да проектирате, изграждате и автоматизирате всичко в една визуална платформа.
Ако разполагате с нарастващ набор от приложения, базирани на облачни технологии, и искате да разширите стратегията си за автоматизация, в Make ще намерите уникално решение, способно да се справи с всякакъв вид процес.
Оптимизирайте работните процеси с автоматизация на бизнес процесите
Едно от най-интересните неща за автоматизацията е, че според доклада „State of SaaSOps“ за 2023 г. 7 от 10 предприятия вече са автоматизирали поне един ключов процес, а 4 от 10 имат специални роли, свързани с автоматизацията.
Това говори много за автоматизацията на бизнес процесите: тя не е просто възможност, като нещо, което може да се случи или не.
Вместо това, това е нещо, което вече се прилага в водещите компании.
Предвид това и колко лесни за употреба са автоматизиращите инструменти днес, е само въпрос на време, докато всяка компания започне да се отървава от скучните и повтарящи се задачи и да преминава към по-удовлетворяващи дейности, които да развиват бизнеса й и да намаляват рисковете от човешки грешки.
А най-добрият начин да започнете тези усилия е да използвате заедно два мощни софтуера за автоматизация на бизнес процеси: ClickUp и Make. С тези инструменти ще можете лесно да създавате автоматизирани бизнес процеси с минимална човешка намеса и усилия.
Време е да ускорите бизнеса си. Започнете своята дигитална трансформация с BPA софтуер още днес – автоматизирайте ръчните процеси, за да работите по-бързо и по-умно от всякога. ⚡️
Гост автор:
Мартин Етчегарай е мениджър съдържание и старши редактор в Make. Той обича да чете и пише за история, наука и технологии.