Независимо от типа на компанията, местоположението, индустрията или отдела, всеки мениджър желае да:
- Освободете се от повтарящите се и ръчни задачи (особено тези, които включват последователен набор от стъпки и решения).
- Координирайте работните процеси на автопилот (предотвратявайки забавяния в задаването на задачи и доставката на резултати, като по този начин минимизирате продължителността и разходите по проекта)
За щастие, има отговор на тези желания – автоматизациите в ClickUp!
Понякога автоматизацията означава, че вече не е необходимо да се консултирате с член на екипа, преди да преразпределите задача. Друг път автоматизацията означава, че е необходимо да поискате одобрение от няколко заинтересовани страни, преди да завършите задачата.
Но всъщност пречките в процесите могат да бъдат много и различни. А автоматизацията на задачите ви помага да контролирате тези процеси и да ги предпазите от проблеми с производителността.
Независимо дали сте начинаещ в автоматизацията или търсите начин да оптимизирате вашата в ClickUp, това ръководство е за вас. Продължете да четете, за да разберете нашата селекция от примери за автоматизация в ClickUp. Нека ви покажем точно докъде може да ви отведе автоматизацията.
🧠 Актуализация: Знаете ли, че вече можете да създавате автоматизации в ClickUp, използвайки обикновен английски език? Това е силата на съчетаването на автоматизациите на ClickUp с AI възможностите на ClickUp Brain! Прочетете повече в раздела: Създаване на автоматизации на естествен език с помощта на ClickUp Brain
Какво представляват автоматизациите в ClickUp?
Автоматизациите придвижват процеса напред в стъпка по стъпка работния процес, за да оптимизират повторението на задачите, така че те да могат да бъдат изпълнени логично без ръчна работа. Макар че не можете да автоматизирате всяка задача в работния си процес, много решения се вземат за задачи, които се повтарят или са абсолютно еднакви. И те могат лесно да бъдат автоматизирани, за да се определи какво следва за тях.
С автоматизациите разполагате със софтуер за автоматизация на задачи, който извършва автоматични промени вместо вас по много причини. Това може да е, защото:
- Нямате време да го направите
- Може да не е толкова прецизен, колкото автоматизираният софтуер.
- Необходимо е да се възползвате от автоматизацията, за да спестите значително време при повтарящи се задачи.
Сега можете да автоматизирате само част от процеса или целия процес. Това зависи от това колко подходящи са вашите задачи за автоматизация.
Тогава един силно ръчен процес може да не е най-подходящият за автоматизиране. Можете да автоматизирате частта от този процес, свързана с одобряването на решения.
Често автоматизираните задачи дават старт на фази в даден процес. Например, когато потенциален клиент се превърне в клиент или някой одобри окончателен документ.
Освен това, някои части от автоматизацията на работния ви процес може да не са най-сложните. Но с течение на времето те се натрупват и ви освобождават време, за да се заемете с по-големи и по-сложни задачи.
Предимства на автоматизацията на работния процес
Когато автоматизирате работните процеси в ClickUp, вие проправяте пътя за повишаване на производителността на вашия екип. Това е така, защото автоматизацията дава импулс на служителите, повишава ефективността и, най-важното, намалява главоболията от пречките в процесите ви.
Те също така помагат да се гарантира, че резултатите от работата достигат до правилните хора в точното време. Но нека преминем направо към основната мотивация за настройване на автоматизации в ClickUp.
Рутинните задачи са досадни!
Защо да губите време и памет, за да напомняте на някого да изпълни задача веднага щом се случи събитие, ако има софтуер, който може да го направи вместо вас?
Функциите за автоматизация на ClickUp елиминират последователните, добре дефинирани и повтарящи се задачи, за да ви спестят време и усилия. И всичко, което трябва да направите, е да се борите с изкушението да изпълните тези задачи сами.
Автоматизирането на малки, прости задачи, които на пръв поглед изглеждат бързи за изпълнение, ще се отплати в дългосрочен план. Автоматизираните задачи ви освобождават време за по-сложни, зависими от човека задачи, които изискват решения за всеки отделен случай или ръчна работа.
Накрая, членовете на екипа и мениджърите също могат да използват функциите за автоматизация в ClickUp, за да наблюдават процесите. Целта е да се гарантира, че екипът следва стъпките и инструкциите, както е очаквано и както е описано по-рано.
Примери за автоматизации в ClickUp в действие
Ето няколко примера за автоматизации, които можете да настроите в ClickUp, независимо от вашия случай на употреба:
Промени в статуса
В ClickUp задачите имат общи статуси, като „В процес“, „Преглед“, „Прието“ или „Отхвърлено“. Автоматизациите ви позволяват да конфигурирате ClickUp да извършва определени действия, когато статусите се променят.
Например, автоматизацията може да възложи на ръководителя на екипа конкретна задача и да му изпрати имейл, когато статуса се промени на „Завършено“. Можете дори да отмените възлагането на задачата или автоматично да добавите коментар към задачата, който да бъде адресиран към конкретно лице.
Промени в назначените лица
Току-що видяхме как автоматизацията за статуси поддържа работата по вашия работен процес. Същото се случва и с автоматизацията на ClickUp за назначените лица.
Можете да настроите ClickUp да извършва определено действие, когато лицето, на което е възложена задачата, се промени. Например, можете да определите, че когато възложителят се промени от ръководител на екипа на член на екипа, статуса се връща на „В процес на изпълнение“.
Промени в приоритетите
Подобно на статусите, задачите в ClickUp имат приоритети, като „Спешно“, „Високо“, „Нормално“ или „Ниско“. Можете да конфигурирате ClickUp да реагира на промени в приоритета на задачите.
Например, ClickUp може да архивира задача, след като нейният приоритет се промени от „Нормален“ на „Нисък“. Или може да приложи шаблон към задачата, като например шаблон за публикация в блог.
И един последен пример би бил добавянето на етикет към задачата, за да можете да категоризирате задачите и да ги идентифицирате по цвят в работното си пространство.
Настъпва крайният срок
Като цяло, задачите, чийто краен срок наближава, трябва да се преместват по-нагоре в списъка, нали? Ето защо ClickUp разполага с автоматизации за случаите, когато настъпи крайният срок на дадена задача.
Например, ClickUp може да архивира задача и да премахне наблюдателите й, след като приоритетът се промени от „Нормален“ на „Нисък“. Може също да приложи шаблон към задача, като например шаблон за доклад за грешка или шаблон за публикация в блог. Или да добави етикет към задачата, за да можете да я идентифицирате по цвят в работното си пространство.
Създадена задача
Когато създавате задача в ClickUp, трябва да я свържете с лист, който е контейнер за задачи. Сега си представете, че нова процедура определя, че всяка нова задача трябва да бъде свързана с даден лист. Знаете ли, че можете да използвате ClickUp, за да направите това автоматично?
Точно така!
Автоматизацията на създаването на задачи в ClickUp ви помага да прилагате процедури и да предотвратявате грешки, когато вашият екип и вие сами създавате задачи.
Преместено на това място
Искате ли ClickUp да направи нещо, когато дадена задача бъде преместена на определено място? Ако да, тогава ви е необходима автоматизация „Преместено на това място“.
Това е механизъм, който гарантира, че например всяка задача, преместена в списъка „Блог публикации“ във вашата папка „Месечен бюлетин“, автоматично създава нова задача „Създаване на блог публикация“.
Елементи на автоматизациите в ClickUp
За да автоматизирате задачи в ClickUp, трябва да следвате рецептата за автоматизация в ClickUp. Тя е „Когато се случи това, изпълнете тази действие“.
Това означава, че за да създадете автоматизация, се нуждаете от поне два задължителни компонента: тригери и действия. Можете обаче да приложите и условия към автоматизацията. Нека разгледаме тези три концепции една по една.
➡️ В нашата статия с помощна информация за автоматизациите ще намерите допълнителна информация за тригери, условия и действия.
Тригери за автоматизация
Ако искате процесът ви да започне в определен момент, тригерите са решението. Те са събития, като промяна на статуса или краен срок. И тези събития инициират определени действия, които вие дефинирате в автоматизацията.
Ако предпочитате, мислете за тригерите като частта „Когато това се случи“ от автоматизациите в ClickUp. Те стартират автоматизацията и предизвикват действие (или поредица от действия).
Ако все още не сте забелязали, общите примери за автоматизация в ClickUp, които споменахме в предишния раздел, са тригери! Но можем да ви дадем и други примери за тригери, които можете да настроите в ClickUp.
- Отговорникът е премахнат, така че за момента никой не работи по задачата.
- Промени в потребителските полета, като отбелязване на отметка в полето „вярно/невярно“, избор на опция от падащо меню, качване на файл, лента за напредък, която достига определена точка, или елемент, който е оценен с една точка по скала от едно до пет.
- Списъците с задачи се считат за изпълнени, когато последната задача в списъка с задачи е отбелязана, при условие че всички останали задачи вече са изпълнени.
- Решени подзадачи или моментът, в който всички подзадачи на дадена задача са изпълнени.
- Свързана задача или свързване на задача с подобна, за да се осигури видимост на последната.
- Отследявано време, когато конкретно лице е отследявало времето, прекарано в задача в ClickUp, чрез разширението за Google Chrome или интегрирано приложение, като Toggl.
- Задачата е деблокирана или когато задачата вече не е възпрепятствана от други задачи, които я пречат да започне или да приключи.
Условия за автоматизация
Условията са опционални в автоматизациите на ClickUp. Те ви позволяват да контролирате работния си процес по-подробно, отколкото когато използвате само тригери. И освен ако критериите, дефинирани в условието, са верни, ClickUp няма да изпълни автоматизацията.
Например, можете да дефинирате тригер, който да прехвърля задачата на ръководителя на екипа, когато тя е просрочена с три дни. След това лесно можете да добавите условие към този тригер, за да определите, че прехвърлянето се извършва само когато настоящият изпълнител е конкретен член на екипа, който от известно време закъснява с изпълнението на задачите.
Това е условие за възложените лица, за да ги филтрирате за конкретни потребители, но има и много други възможности. Ето списък с още няколко примера за условия:
- Ако действията, зададени в автоматизацията, се задействат преди или след определена дата
- Ако определено потребителско поле в задачата има конкретна стойност
- Ако задачата трябва да започне в рамките на определен брой дни от сега или е с краен срок определен брой дни преди определена дата
- Ако задачата няма конкретен приоритет или е в конкретен статус
- Ако задачата не съдържа никакви етикети
- Ако очакваното време за изпълнение на задачата е по-голямо от определена стойност
- Ако ClickUp уведоми всички членове на екипа за промени в задачата
Действия за автоматизация
Вече говорихме за действията в това ръководство! Помните ли, когато промените в задачите доведоха до промяна на приоритета, отговорното лице или статуса им? Или когато промените в задачата доведоха до прилагане на шаблон, добавяне на етикет или коментар към нея или изпращане на имейл?
Ето, готово!
Всичко, което се случва след промяна на задача, е пример за действие. Тоест, когато ClickUp задейства автоматизация, нещо се случва. И това нещо е действието (или поредицата от действия) на автоматизацията или частта „След това изпълнете това действие“ от автоматизацията на задачите в ClickUp.
Действията са работата, която автоматизирате чрез ClickUp, като например:
- Промяна на крайния срок на задачата на точна дата или на датата на задействане, например
- Промяна на началната дата на задачата, така че задачата да започне, например, определен брой дни след като ClickUp задейства автоматизацията.
- Оценяване на времето или определяне на времето, необходимо за изпълнението на отделните задачи, което позволява на мениджърите да проверяват продължителността на проекта и да вземат решения.
- Преместване на задача в списък например, разделите задачите от плана на проекта в други списъци в работното си пространство, по един за всяка фаза на проекта или по един за всеки екип.
- Настройка на персонализирано поле за задача със стойността, която искате ClickUp да добави автоматично към задачата
- Проследяване на времето, прекарано по дадена задача, за да следите времето, което вие или членовете на вашия екип прекарвате в срещи с клиенти или работа по конкретни задачи, за да споменем само няколко възможности.
➡️ Прочетете нашата статия за това как да използвате автоматизираните действия!
Създаване на автоматизации на естествен език с помощта на ClickUp Brain
Докато автоматизациите в ClickUp вече ви позволяват да автоматизирате повтарящи се задачи, ClickUp Brain вече може да ви помогне да ги създавате с естествен език. Създавайте персонализирани автоматизации, като просто опишете процеса, който искате да автоматизирате. Това прави по-лесно от всякога настройването на тригери, действия и условия за повтарящи се работни процеси.
Например, можете да кажете на AI: „Когато задача със статус „Отворена“ в списъка „Подобрения“ бъде маркирана като „Висока приоритетност“, възложете я на Кристина и задайте краен срок за изпълнение 2 дни от сега. ”
Разбираемо е, че не всички автоматизации ще работят перфектно от самото начало. Но знаете ли какво? Изкуственият интелект на ClickUp ще ви насочи през всички стъпки, които изискват допълнително разяснение, за да усъвършенствате инструкциите и да гарантирате, че автоматизацията ви работи безпроблемно.
В горния пример вашето ClickUp пространство може да има три вида списъци с подобрения – подобрения на приложения, редакционни подобрения и подобрения на работния процес. Така че AI не знае коя да избере. AI прави следното:
- AI създава частта „Действие“ на автоматизацията: Променете изпълнителите на Cristina
- За частта „Тригер“ на автоматизацията AI отваря падащо меню, от което да изберете подходящия списък с подобрения.
- Сега проектният мениджър разбира как да завърши автоматизацията ръчно и може да избере правилния списък, да речем подобрения на приложението.
- Сега, когато отворена задача в „Подобрения на приложението“ е маркирана като „Висока приоритетност“, тя автоматично се присвоява на Кристина.
💡Съвет: Прочетете нашето подробно ръководство за създаване на автоматизации в ClickUp с помощта на изкуствен интелект, за да започнете.
Автоматизиране на обобщения и актуализации на задачи с AI Custom Fields
Представете си, че получавате незабавни обобщения на задачите или актуализации на напредъка, без да отваряте нито една задача. Изкуственият интелект на ClickUp, комбиниран с автоматизациите, прави това реалност.
Какво представляват персонализираните полета с изкуствен интелект?
Това са два вида специални текстови полета, поддържани от ClickUp AI:
- AI Summary: Генерира бързи обобщения на вашите задачи.
- Актуализации на напредъка на AI: Генерира актуализации на напредъка на задачите ви за избран период от време (днес, вчера, тази седмица и т.н.).
Да предположим, че искате AI да обобщи целия доклад за напредъка на проекта, след като проектът бъде завършен. Тогава можете да създадете автоматизация, при която:
- Тригер: Когато задачата е маркирана като „Завършена“
- Действие: Попълнете полето „AI Summary“ (Обобщение на AI), като обобщите отчета за проекта.
Видове автоматизации в ClickUp
В ClickUp имате три вида автоматизации:
Шаблони за автоматизация
ClickUp предлага библиотека с тригери и действия, които можете да разгледате и приложите така, както са. Използвайте ги като отправна точка и ги персонализирайте специално за вашия екип.
Шаблоните за автоматизация са ефективен начин за конфигуриране на процеси. ClickUp разполага с над 50 от тях, които могат да се прилагат към всяко пространство, папка или списък.
Персонализирани автоматизации
Съвет от професионалист: С персонализираните автоматизации на ClickUp можете да добавяте условия и да дефинирате множество действия за всяка автоматизация. Не препоръчваме обаче да използвате персонализирани автоматизации, освен ако вече се чувствате комфортно с прилагането на шаблони за автоматизации и не сте намерили нужните ви автоматизации в нашето хранилище с шаблони за автоматизации.
Комбинирайте тригерите, действията и персонализираните полета на ClickUp, за да създадете свои собствени автоматизации. И ги персонализирайте, за да отговарят на изискванията на вашия работен процес.
Шаблони за интеграция
ClickUp се интегрира с тези външни приложения, за да можете да конфигурирате автоматизации:
- Bugsnag: Например, за да създадете задача в ClickUp, когато Bugsnag открие нова грешка във вашия продукт.
- Calendly: За създаване на задачи в ClickUp въз основа на събития, планирани в Calendly.
- Имейл: Когато имате нужда да изпращате автоматично имейли от вашата работна среда в ClickUp въз основа на определени тригери или условия, например когато дадена задача е деблокирана.
- GitHub: В случай че вашият (софтуерен) екип трябва да превключва между GitHub и ClickUp, за да синхронизира работата, например Актуализиране на статуса на задача в ClickUp, след като някой потвърди промяна в основния клон на дадено GitHub репо Създаване на проблем в GitHub, когато клиент докладва грешка
- Актуализиране на статуса на задача в ClickUp, след като някой извърши промяна в основния клон на дадено GitHub репо
- Създаване на проблем в GitHub, когато клиент съобщи за грешка
- Twilio: Например, за да изпращате автоматично текстови съобщения на клиент от вашата работна среда в ClickUp, с които да го информирате за статуса на даден проект.
- HubSpot: За да автоматизирате работните си процеси, използвайте тригери, базирани на сделки.
- Актуализиране на статуса на задача в ClickUp, след като някой потвърди промяна в основния клон на дадено GitHub репо
- Създаване на проблем в GitHub, когато клиент съобщи за грешка
Тези интеграции се предлагат с шаблони, съдържащи вградени тригери, действия и условия, които можете да адаптирате според нуждите си. Можете също да използвате персонализирани полета, за да настроите автоматизациите.
Как да настроите автоматизации на ниво пространство, папка и списък в ClickUp
ClickUp разбива работата на изпълними задачи, за да структурира вашите проекти. В противен случай може да имате затруднения с автоматизираното управление на проекти на платформата.
- Работни пространства: Представете вашата компания
- Пространства: съответстват на най-големите единици работа във вашето работно пространство в ClickUp. Например, можете да използвате пространства, за да разделите организацията си на отдели, екипи, инициативи или клиенти. Това ще ви позволи да управлявате работата според различни нужди.
- Папки: Незадължителни и съдържат списъци и документи
- Списъци: разделяйте задачите на спринтове, географски местоположения или фази на проекта, например, и помагайте за изясняване на целта на задачите.
- Задачи: Могат да съдържат подзадачи и вложени подзадачи.
Сега всяко пространство има свой собствен набор от активирани ClickApps, с които можете да управлявате определени функции, като например автоматизации. И ако дефинирате автоматизация в ClickUp на ниво пространство, всички задачи в това пространство ще наследяват автоматизацията.
Същото важи и за папките и списъците.
- Ако настроите автоматизация за папка, всички задачи от списъците в тази папка ще наследяват автоматизацията.
- А ако свържете автоматизация със списък, само задачите в този списък ще наследат автоматизацията.
Това означава, че когато създавате автоматизация, трябва да изберете пространството, папката или списъка, към които искате да приложите автоматизацията.
➡️ За повече подробности, разгледайте нашия уебинар за автоматизация в ClickUp!
Примери за автоматизация от потребители на ClickUp
През годините съставихме обширен списък с примери за автоматизация в ClickUp от нашите потребители. И бихме искали да споделим с вас няколко елемента от този списък.
1. Строителство
Ако сте мениджър на строителни проекти, можете да използвате ClickUp, за да:
- Изпратете запитвания за информация на изпълнителите един месец преди датата на стартиране на проекта.
- Изпратете съобщение на вашия архитект, след като одобрите изготвените от него чертежи.
2. Финанси
Ако сте мениджър по заплатите, автоматизациите в ClickUp ви позволяват да:
- Създайте задача за плащане за следващия месец всеки път, когато плащате на изпълнител на месечна база.
- Получавайте известия по имейл, когато действителните разходи на даден служител надхвърлят определена граница.
3. Човешки ресурси
Ако сте мениджър по човешки ресурси, автоматизирайте работния процес по набиране на персонал с ClickUp, за да:
- Уведомете мениджъра по наемането, след като кандидатът приеме предложението.
- Изпратете анкета за ангажираността на служителите веднага след като новоназначеният служител завърши последната задача по въвеждането в работата.
➡️ Прочетете повече за това как нашият екип за въвеждане използва автоматизациите в ClickUp!
4. Право
Ако сте адвокат, можете да управлявате адвокатската си кантора с ClickUp, като:
- Създаване на задача с информацията, която потенциален клиент току-що е подал чрез формуляр Jotform, вграден във вашия уебсайт
- Вземане на решение дали да се приеме случаят въз основа на информацията, която ClickUp е съхранил в новосъздадената задача
- Споделяне на документи с бележки по случая (и прикачени файлове) с клиенти по имейл веднага след като приключите с писането им
5. Поддръжка на клиенти
Ако управлявате екип за обслужване на клиенти, можете да дефинирате автоматизации в ClickUp, за да:
- Създайте проблем в GitHub, когато клиент съобщи за грешка във вашия продукт.
- Приложете шаблон за доклад за грешка към тази задача.
➡️ Разберете как екипът ни за обслужване на клиенти използва автоматизациите в ClickUp!
6. Разработка на софтуер
Ако ръководите екип за разработка на софтуер, настройте ClickUp, за да:
- Създайте задача веднага щом някой подаде формуляр за бъг в ClickUp.
- Преместете новосъздадената задача в списъка с бъгове на екипа, който ще я поправи.
7. Маркетинг
Ако сте маркетинг мениджър, можете да конфигурирате ClickUp, за да:
- Възложете задача за създаване на блог публикация на вашия SEO специалист, когато авторът промени статуса на задачата на „Чернова завършена“.
- Изпратете приветствено имейл на клиент, след като започне неговото въвеждане в работата.
➡️ Получете повече информация за това как нашият маркетинг екип използва ClickUp!
8. Управление на продукти
Ако сте продуктов мениджър, ClickUp може да ви помогне:
- Преместете незавършените задачи в следващия спринт, когато ClickUp маркира текущия като завършен.
- Уведомете заинтересованите страни по имейл, когато всички задачи в списъка за стартиране на функцията са в статус „Завършено“.
➡️ Научете как продуктовите мениджъри на ClickUp използват ClickUp, за да правят всичко това и още много други неща!
9. Продажби
Управлявате ли екип по продажбите? Разчитайте на ClickUp да направи това за вас:
- Създавайте задача всеки път, когато потенциален клиент насрочи демонстрация на продукт чрез HubSpot.
- Автоматично разпределяйте потенциални клиенти между търговските си представители въз основа на техните продажби или месечни цели.
- Създайте задача веднага след като клиент се регистрира за пробна версия на продукта или използва продукта ви за първи път.
- Изпращайте имейл до целия екип всеки път, когато един от вашите търговски представители сключи сделка.
- Създайте автоматично задача за обаждане на клиент, когато той не е използвал продукта за определен период от време.
10. Отлично качество
ClickUp може да ви помогне да се уверите, че вашият продукт отговаря на очакванията на клиентите ви, като:
- Добавяне на подходящите мениджъри като наблюдатели на подходящите екипи
- Добавяне на ръководители на екипи като наблюдатели на всички задачи, възложени на членовете на техните екипи
➡️ Открийте как нашият екип за качество използва ClickUp!
Време е да пуснете автоматизациите си в ClickUp!
Сега, когато вече знаете точно какво представляват автоматизациите в ClickUp и как те оптимизират процесите и управлението на задачите, ето какви са плановете:
- Разгледайте вградените автоматизации на ClickUp
- Приложете няколко шаблона за автоматизация към тестов проект, за да видите как работят.
- Настройте първата си персонализирана автоматизация в ClickUp
А ако не сте намерили вашия бизнес в примерите за автоматизация в ClickUp в това ръководство, свържете се с нас! Бихме се радвали да чуем за вашия проект и да ви помогнем да научите повече за автоматизациите в ClickUp.