Как да автоматизирате задачите през 2025 г. (Пълно ръководство)

Искате ли да научите как да автоматизирате задачите?

Нуждата от автоматизация на задачите непрекъснато нараства през последните години. Една от причините за това е, че автоматизацията може да ви спести 30% от времето, което прекарвате в работа по ежедневните задачи!

Естествено, много компании виждат автоматизацията като магическа пръчка, която може да промени компанията им към по-добро.

Ето защо ще посетим магическия свят на Хогуортс от Хари Потър, за да разберем тайните на автоматизацията!

В тази статия ще разгледаме какво е автоматизиране на задачи, какви задачи можете да автоматизирате и ще разкрием най-доброто решение за автоматизация на работното място за 2021 г.

Да тръгваме към платформа 9¾!

Какво е автоматизация на задачите?

Автоматизацията на задачи е използването на инструменти или софтуер за автоматизиране на повтарящи се ръчни задачи.

Помислете за заклинанието „Accio” за момент.

Тя може да се използва за извикване на обект, без да се налага да мръднете и пръст!

Ако беше реално, щяхме да го използваме, за да вземем ключовете, файловете, мобилните си телефони или наистина всичко!

Но какво общо има това с автоматизацията?

Точно както магиите ви помагат да изпълнявате задачи без усилия, автоматизацията на задачите ви помага да завършите работата без много усилия.

При автоматизацията на задачите, вместо магия, задачите се възлагат на инструменти, приложения и изкуствен интелект.

Какви са необходимите инструменти за автоматизация?

Има много инструменти за автоматизация на задачи, които могат да ви помогнат да автоматизирате буквално всичко!

Ако не можете да чакате да прочетете за инструментите за автоматизация на задачите, кликнете върху портала (изображението), за да преминете директно към раздела за софтуера за автоматизация на работния процес!

Какви са предимствата на автоматизацията на задачите?

Автоматизацията на задачите има много повече предимства от простото намаляване на ръчния труд! Тя намалява оперативните разходи, повишава надеждността и разкрива истинския потенциал на вашия екип.

Ето как автоматизацията на задачите може да оптимизира работния ви процес и бизнес дейностите ви:

1. Намалява оперативните разходи

Искате да намалите разходите?

Кажете „Здравейте“ на автоматизацията!

Можете да автоматизирате административни задачи като въвеждане на данни и лична помощ, за да спестите от наемането на служители за тези роли.

Освен това можете да идентифицирате излишните процеси в организацията и да ги премахнете напълно.

2. Повишава надеждността

Автоматизацията намалява човешките грешки, като гарантира, че задачата се изпълнява безупречно от начало до край.

Как?

Всяка задача има поредица от стъпки, които трябва да бъдат изпълнени, за да бъде завършена. Докато магьосниците като нас могат да пропуснат някоя стъпка, когато сме уморени или разсеяни, компютърната система работи неуморно, за да изпълни задачата без грешки.

3. Разкрива истинския потенциал на вашия екип

Може би сте наели най-квалифицираните служители, но те няма да могат да използват тези умения, ако всеки ден работят само по досадни, прости задачи.

Това е като да наемете Дъмбълдор за градинар в Хогуортс!

Това просто няма смисъл!

Автоматизацията на работното място освобождава служителите ви от тези рутинни задачи, за да им остане повече време за по-сложни бизнес задачи. В резултат на това те ще могат да използват уменията си и да се развиват в бизнеса ви.

Какви задачи могат да бъдат автоматизирани?

Не забравяйте, че за всичко има магическо заклинание – дори за превръщането на стълбище в пързалка! По същия начин, за почти всички повтарящи се задачи има автоматизация на работното място.

Можете да автоматизирате управлението на потенциални клиенти, маркетинга, финансите и счетоводството, човешките ресурси и административните задачи.

Всъщност, доклад на McKinsey разкрива , че почти половината (45%) от бизнес задачите могат да бъдат автоматизирани с настоящите технологии като машинно обучение и изкуствен интелект.

Нека разгледаме как автоматизацията на бизнес процесите може да се приложи във всички отдели на вашата компания:

1. Управление на потенциални клиенти

Помните ли хоркруксите?

Това са обекти, които съдържат част от душата на магьосника.

По същия начин, с малко литературно въображение и добрия стар британски хумор, потенциалните клиенти са хоркрукси за вашия екип по продажбите, тъй като те са сърцето и душата на това, което правят!

Ето как можете да автоматизирате най-важната част от процеса на продажбите:

Управление на входящи лийдове

Пссст... търсите бърз начин да привлечете повече потенциални клиенти?

Предлагайте безплатно съдържание в края на фунията, като електронна книга, PDF файл, видео или друг ценен ресурс за посетителите на вашия уебсайт. Всичко, което трябва да направят, е да попълнят формуляр с имейл адреса си и информацията, която искате да съберете, като име и възраст.

След като попълнят формуляра, те получават безплатна книга, а вие получавате нещо още по-ценно – техните данни!

След това можете да използвате функциите за автоматизация във вашия инструмент за форми, за да автоматично съхранявате и организирате данните в система за автоматизация на маркетинга и директно да прехвърляте потенциалните клиенти в CRM (Customer Relationship Manager). Тази проста автоматизация може да ви спести усилието да въвеждате данни в Excel таблица.

2. Маркетинг

Тъй като маркетингът е от решаващо значение за растежа на бизнеса, трябва да се уверите, че всички ваши маркетингови процеси са оптимизирани.

И как се прави това?

С помощта на автоматизацията на маркетинга!

Ето как можете да подобрите ефективността си в тази област:

А. Проучване на индустрията

Искате ли да бъдете с една стъпка пред конкурентите си?

Трябва да следите отблизо тенденциите в бранша, технологиите и конкурентите.

Но това не означава, че трябва да прекарвате часове в проучвания.

По същия начин, по който Волдерморт използваше Уормтейл, за да изпълнява заповедите му, инструменти като Google Alerts могат да бъдат вашият дигитален асистент!

Той може да следи онлайн споменавания на конкретни тенденции и след това автоматично да ги събира в имейли за вас!

Б. Социални медии

Все още ли качвате ръчно публикации в социалните медии през 2021 г.?

Време е да излезете от тъмните векове и да прегърнете автоматизацията на маркетинга!

Има много инструменти за социални медии, като Hootsuite, които ви позволяват да планирате публикации в социалните медии добре предварително. Те ви позволяват също да публикувате едно и също съдържание едновременно във всички канали, така че да не губите часове в качване на публикации в Twitter, Facebook и Instagram поотделно. Други инструменти, като инструменти за писане с изкуствен интелект, могат да ви помогнат да пишете вашите надписи, за да спестите още повече време.

3. Финанси и счетоводство

Трябва да бъдете предпазливи с финансите на вашата компания.

Дори и най-малката човешка грешка може да доведе до огромни загуби!

Ето как автоматизацията на задачите и работния процес в счетоводния софтуер прави тези процеси по-безопасни:

А. Управление на фактури

Нямате нужда от Remembrall, за да ви покаже с червено, че сте забравили нещо!

Софтуерът за фактуриране в облака може да изпраща автоматични напомняния, когато трябва да изпратите фактури по имейл.

Тя може също да автоматизира процеса на фактуриране чрез:

Б. Данък върху продажбите

Изчисляването на данък върху продажбите е като игра на куидич.

Помислете за това.

И в двата случая дори една единствена грешка може да доведе до катастрофални резултати!

Трябва да предотвратите всякакви човешки грешки при изчисляването на данъците си, защото в противен случай ще ви струва скъпо в глоби.

Как се прави това?

Можете да възложите данъчните си задължения на автоматизиран инструмент като Avalara. Системата проучва данъчните ставки въз основа на вашето местоположение, предлагания продукт или услуга и изчислява сумата на данъка, който трябва да платите.

4. Човешки ресурси

От всички отдели, екипът на HR трябва да се справя с най-голям брой повтарящи се задачи.

Защо?

Всеки бизнес процес, в който участва служител, включва набор от повтарящи се задачи като интервюта, назначаване, обучение и др.

Сега си представете, че вашата фирма има 50 служители.

Това означава, че тези бизнес задачи трябва да се повтарят 50 пъти!

Вашите HR екипи се нуждаят от автоматизация на работното място, за да поставят тези прости задачи на автопилот, докато се фокусират върху по-сложни процеси.

Нека разгледаме какво могат да автоматизират:

А. Проверка на потенциални кандидати

Може да получите много кандидатури за дадена работа.

Но как да разберете дали са подходящи за тази роля?

По същия начин, по който сортиращата шапка решаваше към кои домове принадлежат учениците, вие можете да разполагате с автоматизиран инструмент, който ви помага да идентифицирате най-подходящите кандидати за вашия „дом“ или компания.

След като потенциалните кандидати попълнят своите данни за контакт на вашия уебсайт, инструменти като Paperform могат да им изпратят формуляр с предварителни въпроси за техните силни страни и опит.

След като попълнят формуляра, можете бързо да прегледате заявлението и да решите съдбата им: точно както прави сортиращата шапка!

Б. Управление на ползите

След определен период от време новите ви служители получават право на обезщетения като платен отпуск, надбавка за жилище и др.

Освен ако не управлявате малък бизнес, е трудно да проследите кога даден служител е придобил право на тези придобивки. За щастие, можете да автоматизирате напомнянията, които уведомяват екипа ви по човешки ресурси веднага след изтичане на пробния период.

5. Административни задачи

Административните задачи са онези ежедневни процеси, които са прости и не изискват много мислене, като попълване на документи, планиране на срещи.

Всъщност, те са толкова лесни, че дори домашен елф като Добби може да ги изпълнява!

Подобно на Добби, автоматизацията може да играе ролята на личен виртуален асистент. Тя може да ви помогне с тези прости задачи, за да можете да се съсредоточите върху това, което наистина има значение:

А. Планиране на срещи

Дори простата задача като планиране на срещи може да отнеме много време. Вие и вашият гост може да се затрудните да намерите подходящо време за среща в натоварените си графици.

Защо да не използвате виртуален асистент , който да планира всичките ви срещи?

Инструменти като x. ai ви помагат да автоматизирате този процес, като автоматично предлагат на вашите гости възможност да изберат час за срещите си.

Б. Сортиране на имейли

Хари би бил шокиран да разбере, че средностатистическият магьосник прекарва около 11 часа седмично в проверка на електронната си поща!

Повечето време се прекарва в претърсване на пощенската кутия за важни имейли и отговаряне на тях.

Няма ли да е по-добре, ако пощенската ви кутия е добре организирана?

Можете да настроите Gmail да сортира автоматично имейлите в папки въз основа на зададените от вас правила, за да можете да намирате важните имейли от клиенти незабавно.

Бонус автоматизация: Искате да изненадате клиента си на рождения му ден? Използвайте автоматизирани инструменти като Automator, за да изпратите персонализирано имейл за рождения ден. Звучи глупаво, но е чудесен начин да подобрите отношенията си с клиентите си!

Как да решите кои задачи да автоматизирате?

Сега, когато вече знаете кои задачи могат да бъдат автоматизирани, това не означава, че трябва да започнете да автоматизирате всичко веднага!

Можете да решите какво да автоматизирате, като идентифицирате проблема, който трябва да решите, проследите задачите, които изпълнявате през деня, и прегледате ежедневните си задачи.

Трябва да отделите малко време, за да обмислите кои автоматизирани задачи могат да бъдат най-полезни за вашия бизнес. Ето стъпка по стъпка ръководство, което ще ви помогне да разберете кои конкретни задачи трябва да бъдат автоматизирани:

1. Идентифицирайте проблема, който трябва да решите

Лесно е да си помислите, че всяка автоматизация може да ви помогне да спестите време и пари.

Но трябва да бъдете внимателни при избора на подходящ инструмент за автоматизация за вашия бизнес.

Няма да изпиете отвара, без да знаете какво прави, нали?

По същия начин, не трябва да избирате автоматизация, без да разбирате ефектите й, защото в противен случай тя може да причини повече проблеми, отколкото да реши!

Започнете, като си зададете няколко въпроса, като например:

След като решите защо искате да автоматизирате, е време да разберете какво можете да автоматизирате.

2. Проследявайте задачите, които изпълнявате през деня

Започнете, като запишете всички конкретни задачи, които вие и вашият екип изпълнявате ежедневно. Полезно е също да проследите колко време отнема всяка задача, за да имате представа колко време се отделя за тях.

Но не преувеличавайте истината като съмнителната журналистка Рита Скитър!

Съвет: Можете да го направите лесно, като използвате подходящите инструменти за проследяване на времето.

3. Прегледайте ежедневните си задачи

След като документирате всеки бизнес процес, е време да проверите дали те са подходящи за автоматизация.

И как се прави това?

Трябва да проверите дали задачата отговаря на поне два от следните критерии:

Бонус: Шаблони за управление на задачи

Нека разгледаме един пример за такава често срещана задача в библиотеката на Хогуортс:

Хърмиони трябва да върне и подреди книгите в библиотеката.

Може ли тази задача да бъде автоматизирана?

Нека разберем.

Тази задача може да бъде автоматизирана, защото е повтаряща се (#1), лесна за изпълнение (#2), не изисква специални умения (#3) и не изисква индивидуално внимание (#4).

Всъщност тази повтаряща се задача вече е автоматизирана в Хогуортс.

Книгите вече се подреждат сами:

Но как това може да бъде автоматизирано в реалния свят?

Вместо да търсите правилния рафт, на който да върнете книгата, автоматизираната система ще може да:

4. Използвайте инструмент за автоматизация на работното място, за да автоматизирате тези задачи

След като сте изброили простите задачи, които могат да бъдат автоматизирани, трябва да разберете две неща:

След като разберете това, трябва да намерите добър инструмент за автоматизация, който ще ви помогне да бъдете по-продуктивни.

Ето няколко съвета, които ще ви помогнат да вземете информирано решение при избора на инструмент за автоматизация на задачи:

Как да намерите решение за автоматизация на работното място за вашия бизнес

Ето какво трябва да търсите в инструмент за автоматизация на работното място:

А. Трябва да е лесен за използване

Когато въвеждате нов процес или система в екипа си, може да срещнете голяма съпротива. Ето защо трябва да се уверите, че инструментът ви за автоматизация може да се използва от всеки.

Например, ако управлявате нетехнически екип, инструментът не трябва да изисква от потребителите да познават любимия програмен скрипт на Волдерморт – Python!

(Разбрахте ли?)

Б. Трябва да може да се справи с повечето от вашите задачи.

Няма смисъл да купувате отделен инструмент за обработка на всяка отделна задача от работния ви процес. Това е като да си купите отделна пръчка за всяко заклинание!

Търсете инструменти, които имат функции, които могат да се справят с повече от една автоматизирана задача.

Например, инструмент за автоматизация на имейли, който ви помага с автоматизацията на маркетинга, е добър избор.

C. Цената му трябва да оправдава ползите

Не всеки е толкова богат като бащата на Драко Малфой, който някога купи Nimbus 2001 за всички членове на квиддич отбора на сина си!

Създайте бюджет за всичките си инструменти за автоматизация на задачи и друг свързан софтуер, като RPA (Robot Process Automation).

След това създайте списък с инструментите, които могат да ви помогнат, и изберете този, който предлага най-голяма стойност на най-ниската цена.

Най-добрият инструмент за автоматизиране на задачи през 2021 г.

Сега, когато вече знаете какво прави един инструмент за автоматизация страхотен, е време да се запознаете по-подробно с инструмент, който отговаря на горните характеристики: ClickUp!

ClickUp е най-високо оцененият софтуер за дистанционно управление на проекти в света. Независимо дали използвате Agile, Scrum или друг метод за управление на проекти, той разполага с всичко необходимо за автоматизиране на административните ви задачи.

Нека разгледаме по-отблизо автоматизациите на ClickUp и как те помагат на вашия бизнес:

ClickUp Automations

Искате да станете магьосник като Хари? Имате късмет!

Ето няколко примера за магически заклинания, които можете да използвате с автоматизацията на работния процес на ClickUp:

Как работи ClickUp Automations?

Нека започнем с разкриването на компонентите, които правят автоматизацията възможна:

1. Елементи на автоматизацията

A. Тригери

Това са събития или неща, които трябва да се случат, за да започне автоматизацията.

Ето само няколко тригера, които можете да изберете в ClickUp:

Например:

Дъмбълдор е създал задача, наречена „Тримагически турнир“. Така че, когато настъпи крайният срок за турнира, той създава автоматизация, за да възложи задачата на участниците.

Б. Условия

Условията ви дават по-голям контрол върху автоматизацията. Те са изявления, които трябва да са верни , за да може автоматизацията на задачите или работния процес да се изпълни.

Нека разгледаме някои от тях:

Забележка: Можете да добавите няколко условия за една автоматизация.

Следвайки предишния пример, Дъмбълдор знае, че турнирът е опасен, затова не позволява на ученици под 17-годишна възраст да участват в него.

Затова той добави условие, при което автоматизацията включва всички етикети с изключение на: „Непълнолетен“.

C. Действия

Действията са неща, които ще се случат, когато автоматизацията е задействана и условията са изпълнени.

Има доста автоматизирани действия, които могат да се изпълняват, като например:

Забележка: Можете да добавите няколко действия за една автоматизация.

Така че, когато турнирът Тримагически турнир наближи, автоматизацията ще разпредели финалистите – „Хари“, „Седрик“, „Виктор“ и „Фльор“ към задачата. Освен това се създава нова подзадача, която казва на четиримата какво да правят по-нататък.

2. Как елементите работят заедно

Сега нека съберем всички елементи и ще получим следната схема:

„Когато това се случи (тригер), и това е вярно (условие), тогава системата прави това (действие). “

Вземайки всички предишни примери, получаваме:

‘Когато датата на турнира наближи (тригер) и няма таг „непълнолетен“ (условие), добавете Хари, Седрик, Виктор и Фльор към задачата (действие 1) и създайте подзадача с име „Вземи златното яйце от драконите“ (действие 2).

По този начин финалистите знаят какво да правят по-нататък, без Дъмбълдор да става от стола си!

3. Създаване на автоматизации в ClickUp

Има два начина да използвате автоматизацията в ClickUp.

Можете да избирате от голяма библиотека с над 50 готови автоматизации или да създадете своя собствена автоматизация, която да отговаря на вашите нужди.

Ето как:

Толкова е лесно.

И не се притеснявайте, че ще трябва да научавате Python скриптове или други сложни скриптове за автоматизация!

4. Интегрирайте с други инструменти

ClickUp ви позволява да свържете вашите автоматизации с всеки инструмент по ваш избор с помощта на Webhooks!

Какво е webhook?

Това е концепция за API (Application Programming Interface), която ви позволява да свържете две приложения и да изпращате информация от едното приложение към другото.

Създайте тригер и копирайте линк към Webhook като действие.

По този начин, когато автоматизацията се задейства, данните ще бъдат изпратени автоматично към другото приложение.

Автоматизацията не е единственият трик в ръкава на ClickUp!

ClickUp има множество функции, които могат да се използват от всички екипи:

Заключение

Автоматизацията на задачите е наистина магическа.

Когато се използва правилно, тя спестява много време на вашия екип.

А с цялото това допълнително време, вашият екип може да усъвършенства уменията си и да се превърне в истински магьосници!

Ето защо е важно да разберете какво трябва да автоматизирате в момента.

Но не можете да автоматизирате повтарящи се задачи без софтуер за автоматизация на задачи, нали?

Но не се притеснявайте.

ClickUp разполага с всички функции, от които се нуждаете, за да автоматизирате работните процеси и повтарящите се задачи, за да се уверите, че всичко протича гладко.

Регистрирайте се в ClickUp още днес и се борете срещу тъмните магьосници на непродуктивността!