Когато започвате нов проект с клиент, едно от първите неща, на които трябва да се съсредоточите, е да спечелите доверието му. Успокойте клиентите си с убедително предложение за проект – изявление, което изяснява какво ще направи вашата агенция, за да помогне на клиента да постигне целите си.
Това предложение е по същество „диагноза” и „план за лечение”. То показва на клиента, че разбирате неговата ситуация, и очертава какви резултати от проекта ще създаде вашата агенция, за да помогне на клиента да постигне целта си.
Повишете доверието на клиентите във вашия проект с този наръчник. Той съдържа най-добрите практики за писане на предложения, примери за проектни предложения и безплатен шаблон за проектно предложение, който ще ви помогне да укрепите вашите презентации.
60-секундно резюме
Какво е проектно предложение?
Предложението за проект е документ, който очертава резултатите, които вашата агенция ще постигне, и целите, които планирате да постигнете чрез работата си. То е основен документ за проекта, а основната му цел е да спечели подкрепата на заинтересованите страни.
Предложението за проект обобщава подробностите по проекта и предизвиква интерес у вътрешни и външни заинтересовани страни. То трябва да описва вашия диагностичен и предписателен подход за постигане на желаните от тях резултати.
Преди да се задълбочим в темата, нека изясним объркването около някои често срещани видове проектна документация, които могат да изглеждат същите като проектно предложение.
Проектно предложение срещу проектна харта
Предложението за проект е като презентация; то се създава преди одобряването на проекта и има за цел да убеди заинтересованите страни или лицата, вземащи решения, да дадат зелена светлина на проекта.
Пример за проектно предложение: Предложението за разработване на мобилно приложение за подобряване на производителността на служителите може да подчертае проблема с неефективните работни процеси, предложеното решение (мобилно приложение) и очакваните ползи.
След като проектът бъде одобрен, уставът на проекта формализира решението. Той е като договор или декларация за намерения за проекта, даваща право на проектния мениджър да продължи.
Пример за проектна харта: След одобряването на проекта за приложението, проектната харта може да определи обхвата на приложението (например функции като управление на задачи и проследяване на времето), да идентифицира проектния мениджър и да установи важни етапи като „Завършване на прототипа в рамките на 2 месеца“.
Проектно предложение срещу проектен план
Планът и предложението за проекта имат някои общи елементи, което може да доведе до объркване. Въпреки това, планът за проекта влиза в сила едва след като предложението за проекта бъде одобрено.
Планът е като чертеж; в него се описва подробно как ще се изпълни, контролира и приключи проектът.
Пример за план на проекта: Планът на проекта за приложението може да включва конкретни задачи като „Дизайн на потребителски интерфейс“, разпределени ресурси, подробен график и стратегии за намаляване на риска (например обучение на потребителите за по-бързото му приемане).
Проектно предложение срещу бизнес случай
Бизнес казусът се използва в организациите, за да обоснове необходимостта от даден проект или да даде приоритет на един проект пред друг. Така че, макар и да е свързан с проектното предложение, той предшества предложението (или го съпътства) и се фокусира върху причините за проекта.
Помислете за бизнес случая като подробно обоснование, което показва как проектът съответства на стратегическите цели и защо си заслужава да бъде реализиран.
Пример за бизнес случай: Бизнес случаят за приложението може да включва данни за това колко време губят служителите за ръчни процеси, очакваната възвръщаемост на инвестицията в приложението и рискове като ниски нива на приемане.
Нека разгледаме тези сравнения на проектни документи в таблица за по-голяма яснота. Ще останем с нашия пример за проект за приложение за производителност.
| Документ | Цел | Кога е създаден | Примерно съдържание | Аудитория |
|---|---|---|---|---|
| Преди или заедно с предложението | За да представите проекта и да получите одобрение. | Преди одобряването на проекта | Проблем: Ръчните процеси намаляват производителността. Предложено решение: Мобилно приложение. | Ръководители, спонсори |
| Бизнес случай | За да обосновете осъществимостта на проекта и възвръщаемостта на инвестицията. | Преди или заедно с предложението | Анализ на разходите и ползите, показващ възвръщаемост на инвестицията от 120% в рамките на 2 години. | Лица, вземащи решения, финансови екипи |
| Проектна харта | За да оторизирате официално проекта. | След одобряване на проекта | Цели: Създайте приложение за управление на задачи и проследяване на времето. Отговорен проектен мениджър: Алек. | Проектен екип, спонсори |
| План на проекта | Да опишете подробно как ще бъде изпълнен проектът. | След одобрение на хартата | Разпределение на задачите, графици, разпределение на ресурсите, управление на риска. | Проектен екип, заинтересовани страни |
Прочетете също: Ace Agency Project Management: Инструменти, стратегии и шаблони
Компоненти на проектно предложение
Едно добро проектно предложение трябва да включва кой, какво, къде, кога и как на решението, което предлагате. Ето кратко описание на това, което трябва да включва вашето проектно предложение:
- Съдържание: Индекс на това, което ще бъде включено в проектното предложение, и номера на страниците.
- Изпълнително резюме : Изложение, което описва контекста на проекта и дава кратък преглед на това, което предстои в предложението.
- Цели: дългосрочните резултати или целите на проекта, които клиентът иска да постигне.
- Описание на проблема : Обобщение на препятствията, които стоят на пътя към целите на клиента.
- Декларация за стойност: Кратко изложение на това как услугите и експертният опит на вашата агенция ще решат проблема и ще бъдат от полза за клиента.
- Стратегия: Предложено решение на високо ниво за това как ще постигнете целите на клиента
- Обхват на проекта: Услугите, които ще бъдат включени в проектния подход на вашата агенция.
- Резултати от проекта : Индивидуални задачи в рамките на предоставяните от вас услуги, които допринасят за постигането на целите на проекта.
- Необходими ресурси: Оценка на ресурсите, като материали, оборудване и човешки ресурси, които ще са ви необходими за изпълнението на проекта.
- Показатели за успех: Показатели, които ще се използват за измерване на успеха на проекта (КПИ)
- График на проекта : Пътна карта, показваща кога клиентът може да очаква резултатите от проекта и ключовите етапи по пътя към тях.
- Потенциални рискове: Подробности за възможните рискове за проекта поради различни причини и стратегиите за намаляване на риска, които ще използвате.
- Казуси: Успешни истории и препоръки от клиенти, с които сте работили по подобни проекти.
- Разходи и бюджет за проекта: Необходимите финансови ресурси за изпълнение на проектното предложение. Включете повече от един пакет с различни цени, за да отговарят на различни бюджети и цели на проекта.
- Обобщение на проекта : Конкретно обобщение, което резюмира ключовите детайли на проектното предложение.
- Следващи стъпки: Не забравяйте призива за действие! Кажете на клиента как да започне да работи с вас. !
Не сте сигурни как да съчетаете всичко това? Не се притеснявайте, ще разгледаме това по-късно!
Видове проектни предложения
Има няколко различни ситуации, в които бихте подали проектно предложение на клиент:
- Поискано проектно предложение: Потенциален клиент се обръща към вас с искане за предложение (RFP) и вие подавате предложение в отговор.
- Непоискано проектно предложение: Вие идентифицирате потенциален клиент в CRM системата си, който отговаря на вашия идеален клиентски профил (ICP), и подавате непоискано проектно предложение, за да започнете преговори за сключване на договор, без потенциалният клиент да се свърже пръв с вас.
- Неформално проектно предложение: По-разговорно подход към предложението или такова, което не е било специално поискано чрез RFP.
- Предложение за подновяване на проект: Наличен клиент е готов за подновяване. Изпращате това предложение като предварително условие за подновяване, за да можете да преоцените настоящите си взаимоотношения и да поставите нови цели. То включва акценти и постижения от работата, извършена до момента.
- Предложение за продължение на проект: Напомнете или убедете настоящите клиенти да продължат проекта или предоставете подробности за всички неизпълнени или нови задачи, които може да са необходими за завършване на проекта.
- Допълнително проектно предложение: Вие установявате необходимостта от разширяване на обхвата на работата по съществуващ проект и предефиниране на взаимоотношенията с клиента.
Прочетете също: Шаблони за бизнес предложения
Предимствата на писането на предложения за проекти
Добре написаното проектно предложение е мощен инструмент, с който да покажете на клиентите си защо наемането на вашата агенция е най-добрият им шанс за успех.
По-конкретно, проектните предложения имат няколко основни предимства:
- Доверие: Предоставя ви платформа, на която да докажете своя опит пред потенциалния клиент.
- Диференциация: Дайте на потенциалния клиент нещо конкретно, което да представи на вътрешните заинтересовани страни, за да сравни и противопостави вашите услуги с тези на другите конкуренти за проекта и да получи одобрението на лицата, вземащи решения.
- Съгласуваност: Съгласува вътрешните и външните екипи по отношение на целите и визията за проектното предложение от самото начало.
Как да напишете проектно предложение в 8 стъпки (включени са примери)
Проектното предложение може да бъде или голям аргумент за продажба, или пропусната възможност; разликата се състои в процеса на разработването му. Преди да започнете да пишете проектно предложение, централизирайте комуникацията в екипа си. След това можете да установите ясен процес на планиране, за да не пропуснете нищо.
Стъпка 1: Започнете с разбиране на аудиторията и целите на предложението
Преди да започнете да пишете, запитайте се кой ще чете проектното предложение и какво е важно за него – дали е осъществимостта, възвръщаемостта на инвестицията или нещо друго?
Помислете какво цели предложението да постигне – искате ли да осигурите одобрение на проекта или да получите подкрепата на спонсор? Търсите ли финансиране?
Адаптирайте тона, фокуса и нивото на детайлност, за да отговарят на техните очаквания. Например, мениджърите може да искат да знаят основните ползи и рискове, докато спонсорите може да се интересуват от подробностите относно бюджета и графика.
Стъпка 2: Напишете интересно резюме
Изпълнителното резюме е кратък преглед на предложението ви за проект в няколко параграфа. Целта му е да привлече вниманието.
Изградете резюмето около проблема, който трябва да бъде решен, предложеното от вас решение и очакваните ползи от него. Направете го убедително – резюмето ви може да е всичко, което някои заинтересовани страни ще прочетат!
Нека разгледаме пример за резюме на проектно предложение, използващо същата концепция за приложение за продуктивност.
Пример:
„Невъзможността да се автоматизира работният процес струва на нашата организация около 500 часа месечно. Това предложение очертава план за разработване на мобилно приложение за продуктивност, което може да автоматизира проследяването на задачите и да подобри ефективността. С инвестиция от 50 000 долара, ние прогнозираме 120% възвръщаемост на инвестицията в рамките на две години чрез повишена продуктивност на служителите.”
💡Съвет от професионалист: Използвайте ClickUp Docs, инструмента за съвместна работа с документи, за да създадете интересно и безгрешно резюме с богато форматиране на текста и споделяне с екипа ви с едно кликване.
Стъпка 3: Задайте контекста на проекта
Обяснете проблема или възможността, която стои в основата на проекта. Говорете за:
- Какъв е проблемът
- Защо е важно за организацията
- Възможността, т.е. как решаването на проблема би било от полза за организацията
Ако вече е било опитвано решение, включете информация за това какво е било направено и какво е било научено от този опит.
Пример: Отново с примера за приложението за продуктивност, нека запишем контекста.
„Настоящото управление на задачите разчита в голяма степен на ръчни процеси, което води до неефективност и грешки. Проучвания показват, че 70% от служителите губят средно по 3 часа седмично за излишни задачи. Автоматизирането на тези работни процеси представлява значителна възможност за повишаване на производителността.“
Стъпка 4: Предложете вашето решение
Очертайте ясно какво предлагате и защо това е най-доброто решение. Тази стъпка ви позволява да опишете подробно подхода си към проекта.
Включете:
- Кратък преглед на проекта
- Как решението решава проблема
- Ключови резултати
Пример:„Предлагаме разработването на мобилно приложение за продуктивност с функции за управление на задачите и проследяване на времето. Приложението ще намали ръчния труд, ще подобри точността на проследяването и ще предостави полезна информация чрез анализи.“
Стъпка 5: Подчертайте потенциалните ползи
Избройте причините, поради които вашата аудитория трябва да одобри проекта. Фокусирайте се върху измерими ползи и резултати, като използвате показатели и прогнози, където е възможно.
Ако тази секция е дълга, добавете кратък списък с точки, за да я направите по-лесна за четене.
Пример:
- Повишаване на производителността: „Намалете ръчните работни процеси с 40%, спестявайки 200 часа на месец.“
- Икономия на разходи: „Елиминирайте 10 000 долара годишни разходи, свързани с неефективност.“
- Стратегическо съгласуване: „Подкрепя нашата цел за 20% подобряване на ефективността.“
Стъпка 6: Предоставете график или план на високо ниво
Очертайте как ще изпълните проекта. Разгледайте го като мини пътна карта, която включва основните етапи, приблизителен график и приблизителен бюджет на проекта.
Можете да използвате времева линия или диаграма на Гант, за да представите тази информация визуално.
Пример:
- Фаза 1: Проучване и проектиране (месец 1)
- Фаза 2: Разработване и тестване (месеци 2-3)
- Фаза 3: Стартиране и обучение (месец 4)
- Приблизителен бюджет: 50 000 долара (разбивка е предоставена в приложение А)
Стъпка 7: Оценете рисковете и предложете стратегии за тяхното намаляване
Всеки проект крие рискове; в предложението си трябва да покажете, че сте обмислили потенциалните предизвикателства и имате план за справяне с тях.
Пример:
„За да се справим с потенциалните предизвикателства при внедряването, ще включим обучителни сесии и пилотна програма с 10 служители преди пълното стартиране.“
Стъпка 8: Завършете силно с призив за действие
След като сте представили аргументите си, завършете с категорично и убедително искане.
Повторете наблюденията си относно очакваната стойност на проекта, уточнете какво търсите (одобрение, финансиране и т.н.) и предложете график.
Пример:
„Смятаме, че този проект представлява уникална възможност за повишаване на производителността и привеждане в съответствие с нашите стратегически цели. Молим за вашето одобрение за бюджет от 50 000 долара, за да стартираме фаза 1 до 1 февруари следващата година.“
Съвети за писане на печелившо проектно предложение
Ето някои съвети и предложения от експерти, които да следвате, за да създадете перфектното проектно предложение:
а. Проучете продукта и индустрията на потенциалния си клиент
Вашият потенциален клиент иска изявление, което показва, че разбирате неговата история, брандинг, индустрия и клиенти. Покажете на клиента, че го разбирате и че знаете какво е важно за него, като проведете проучване за проектното предложение.
Докато провеждате проучването си, имайте предвид следното:
- Изследователски контекст: Какви са целите на вашия клиент, които стоят в основата на този проект? Какви пропуски в познанията за бранша има вашата агенция, които трябва да проучите по време на пазарното проучване?
- Какви са целите на вашия клиент, които стоят в основата на този проект?
- Какви пропуски в познанията за бранша има вашата агенция, които трябва да проучите по време на пазарното проучване?
- Методология: Колко време ще ви е необходимо, за да проведете проучването? Какъв метод за събиране на данни ще използвате? Ще проведете ли одит на конкурентите, проучвания сред клиентите или анализ на организационните пропуски? След като съберете данните, как ще ги анализирате? Има ли ограничения в проучването, които трябва да се вземат предвид при планирането?
- Колко време ще ви е необходимо, за да проведете проучването си?
- Какъв метод за събиране на данни ще използвате?
- Ще проведете ли одит на конкурентите, проучвания на клиентите или анализ на организационните пропуски?
- След като съберете данните, как ще ги анализирате?
- Има ли ограничения в проучването ви, които трябва да се вземат предвид по време на планирането?
- Ключови заключения: Има ли теми, които се открояват при провеждането на проучването ви?
- Има ли теми, които се открояват, докато провеждате проучването си?
- Източници: Какви ресурси сте използвали при разработването на проучването си? Източниците надеждни ли са? Източниците достатъчно разнообразни ли са, за да представят точно отрасъла?
- Какви ресурси използвахте при разработването на проучването си?
- Източниците надеждни ли са?
- Източниците достатъчно разнообразни ли са, за да представят точно отрасъла?
- Какви са целите на вашия клиент, които стоят в основата на този проект?
- Какви пропуски в познанията за бранша има вашата агенция, които трябва да проучите по време на пазарното проучване?
- Колко време ще ви е необходимо, за да проведете проучването си?
- Какъв метод за събиране на данни ще използвате?
- Ще проведете ли одит на конкурентите, проучвания на клиентите или анализ на организационните пропуски?
- След като съберете данните, как ще ги анализирате?
- Има ли ограничения в проучването ви, които трябва да се вземат предвид по време на планирането?
- Има ли теми, които се открояват, докато провеждате проучването си?
- Какви ресурси използвахте при разработването на вашето проучване?
- Източниците надеждни ли са?
- Източниците достатъчно разнообразни ли са, за да представят точно отрасъла?
Не забравяйте да документирате всичките си констатации в шаблона за план за проучване на потребителите на ClickUp, за да можете лесно да се позовавате на анализа си в проектното предложение!
б. Обсъдете идеите с вътрешния си екип
Въоръжени с вашите проучвания, съберете екипа! Време е да сътрудничите с вътрешния си екип, за да решите как да отговорите на нуждите на клиента, преди да го запишете на хартия.
Провеждайте мозъчна атака заедно, като използвате инструменти, които позволяват на екипите да споделят идеите си и да обсъдят всяка от своите уникални гледни точки по проекта, за да стигнат до най-добрите идеи.
Mind Maps на ClickUp и виртуалните ClickUp Whiteboards са идеални за тази цел.
в. Използвайте инструменти за управление на проекти
Ще можете да създадете предложението си за проект по-ефективно, като използвате инструмент за управление на проекти. Ето няколко инструмента за управление на проекти на ClickUp, които ще ви помогнат:
- Потребителски полета: Потребителските полета на ClickUp ви позволяват да присвоявате уникални стойности на задачи като бюджети, собственици на задачи, крайни срокове и много други.
- Диаграма на Гант: Лесно е да определите сроковете, когато разглеждате задачите в диаграмата на Гант в ClickUp, където можете да дефинирате зависимостите между задачите и да подредите резултатите от проекта в последователен ред.
- Контролни списъци: Понякога просто се нуждаете от обикновен списък със задачи, за да сте сигурни, че сте разпределили всяка част от проекта; точно тук контролните списъци са изключително полезни! Лесно маркирайте отговорниците за задачите, задайте крайни срокове и уведомете екипа по проекта за завършването с едно кликване.
г. Бъдете ясни, кратки и визуални
Спонсорите на проекта и заинтересованите страни са заети и ще оценят краткостта.
Ограничете предложението си до няколко страници и го напишете на прост и кратък език. Освен това, дайте възможност на вътрешния си проектен екип да прегледа предложението и да предложи необходимите промени, преди да го изпратите.
Използвайте диаграми, графики или инфографики, за да разделите текста визуално и да направите данните по-лесни за възприемане.
💡Съвет от професионалист: Използвайте AI писателя на ClickUp Brain, за да усъвършенствате предложението си за минути.
e. Използвайте шаблони за проектни предложения
Спестете време и поддържайте проектните си предложения в съответствие с бранда си с помощта на стандартизирани шаблони. Можете да създадете свой собствен шаблон или просто да използвате шаблона за проектно предложение на ClickUp. Той ви помага да организирате, приоритизирате и управлявате предложенията си към клиенти на едно място.
💡Съвет от професионалист: Изпращате много имейли с предложения? Направете тази стъпка бърза, лесна и последователна за всички екипи, като разработите стандартизиран шаблон за имейл в ClickUp.
е. Проследяване
Не позволявайте потенциалните клиенти да ви се изплъзнат. Следете всеки етап от вашите проектни предложения, за да знаете кой е отговорен за контактите с потенциалните клиенти и кога екипът ви е осъществил последния контакт с тях.
Проследяването на жизнения цикъл на клиента в реално време е лесно в ClickUp с помощта на персонализирани полета. Можете да дефинирате етапите на вашите проектни предложения чрез персонализирани полета, да присвоявате роли, да задавате крайни срокове за рутинни проследявания и да маркирате членове на екипа.
Можете също да изпращате имейли и коментари на клиенти директно от прозореца с задачите, което ви дава ясна следа за всяка комуникация с клиенти.
Шаблони за проектни предложения и други ресурси
Използвайте ClickUp за следващото си проектно предложение
Надяваме се, че тези примери за проектни предложения, шаблони и съвети ще ви помогнат да се почувствате по-уверени в създаването на успешен документ.
В основата на успешните проектни предложения стои екип, който работи ефективно в сътрудничество. И точно това ви позволява да направите ClickUp.
Ние обединяваме всички ваши инструменти, документи, екипи, табла, бюджети и работни процеси в един софтуер за управление на проекти. Целта ни е да сложим край на превключването между контексти и изолираните работни процеси, които възникват при работа с множество инструменти.
Какво е по-добро?
Разполагаме с над 1000 интеграции на приложения и пълна библиотека с безплатни шаблони, създадени от експерти по управление на проекти, които улесняват изграждането на работния процес. Вече не е необходимо да губите ценното си време за създаване на всеки процес и процедура от нулата.
Всичко това вече е тук и ви очаква в ClickUp. Започнете още днес – напълно безплатно – и разберете защо толкова много компании преминават към ClickUp.