<strong>Управление на резултатите от проекта с шаблони и примери</strong>

{ "@context": "https://schema. org", "@type": "Article", "about": [{"@type": "Thing", "name": "Структура на разпределение на работата", "sameAs": "https://en. wikipedia. org/wiki/Work_breakdown_structure"}, {"@type": "Thing", "name": "Структура на разпределение на работата", "sameAs": "http://www. wikidata. org/entity/Q918141"}, {"@type": "Thing", "name": "Проект", "sameAs": "https://en. wikipedia. org/wiki/Project"}, {"@type": "Thing", "name": "Проект", "sameAs": "http://www. wikidata. org/entity/Q170584"}, {"@type": "Thing", "name": "Управление на конфигурацията", "sameAs": "https://en. wikipedia. org/wiki/Configuration_management"}, {"@type": "Thing", "name": "Управление на конфигурацията", "sameAs": "http://www. wikidata. org/entity/Q1153495"}, {"@type": "Thing", "name": "Професионалист по управление на проекти", "sameAs": "https://en. wikipedia. org/wiki/Project_Management_Professional"}, {"@type": "Thing", "name": "Професионалист по управление на проекти", "sameAs": "http://www. wikidata. org/entity/Q1192593"}, {"@type": "Thing", "name": "Customer satisfaction", "sameAs": "https://en. wikipedia. org/wiki/Customer_satisfaction"}, {"@type": "Thing", "name": "Customer satisfaction", "sameAs": "http://www. wikidata. org/entity/Q999278"}, {"@type": "Thing", "name": "Requirement", "sameAs": "https://en. wikipedia. org/wiki/Requirement"}, {"@type": "Thing", "name": "Requirement", "sameAs": "http://www. wikidata. org/entity/Q2648051"}, {"@type": "Thing", "name": "Business intelligence", "sameAs": "https://en. wikipedia. org/wiki/Business_intelligence"}, {"@type": "Thing", "name": "Бизнес интелигентност", "sameAs": "http://www. wikidata. org/entity/Q3353185"}, {"@type": "Thing", "name": "Маркетингов план", "sameAs": "https://en. wikipedia. org/wiki/Marketing_plan"}, {"@type": "Thing", "name": "Маркетингов план", "sameAs": "http://www. wikidata. org/entity/Q580529"}, {"@type": "Thing", "name": "Маркетинг", "sameAs": "https://en. wikipedia. org/wiki/Marketing"}, {"@type": "Thing", "name": "Маркетинг", "sameAs": "http://www. wikidata. org/entity/Q39809"}, {"@type": "Thing", "name": "Проучване за осъществимост", "sameAs": "https://en. wikipedia. org/wiki/Feasibility_study"}, {"@type": "Thing", "name": "Проучване за осъществимост", "sameAs": "http://www. wikidata. org/entity/Q755009"}, {"@type": "Thing", "name": "Изследване", "sameAs": "https://en. wikipedia. org/wiki/Research"}, {"@type": "Thing", "name": "Изследване", "sameAs": "http://www. wikidata. org/entity/Q42240"}, {"@type": "Thing", "name": "Prototype", "sameAs": "https://en. wikipedia. org/wiki/Prototype"}, {"@type": "Thing", "name": "Prototype", "sameAs": "http://www. wikidata. org/entity/Q207977"}, {"@type": "Thing", "name": "Specification (technical standard)", "sameAs": "https://en. wikipedia. org/wiki/Specification_(technical_standard)"}, {"@type": "Thing", "name": "Спецификация (технически стандарт)", "sameAs": "http://www. wikidata. org/entity/Q20819677"}, {"@type": "Thing", "name": "Описание на работата", "sameAs": "https://en. wikipedia. org/wiki/Statement_of_work"}, {"@type": "Thing", "name": "Описание на работата", "sameAs": "http://www. wikidata. org/entity/Q1815887"}, {"@type": "Thing", "name": "Качество (бизнес)", "sameAs": "https://en. wikipedia. org/wiki/Quality_(business)"}, {"@type": "Thing", "name": "Качество (бизнес)", "sameAs": "http://www. wikidata. org/entity/None"}, {"@type": "Thing", "name": "Google Workspace", "sameAs": "https://en. wikipedia. org/wiki/Google_Workspace"}, {"@type": "Thing", "name": "Google Workspace", "sameAs": "http://www. wikidata. org/entity/Q509284"}, {"@type": "Thing", "name": "HTTP cookie", "sameAs": "https://en. wikipedia. org/wiki/HTTP_cookie"}, {"@type": "Thing", "name": "HTTP cookie", "sameAs": "http://www. wikidata. org/entity/Q178995"}, {"@type": "Thing", "name": "Product (business)", "sameAs": "https://en. wikipedia. org/wiki/Product_(business)"}, {"@type": "Thing", "name": "Product (business)", "sameAs": "http://www. wikidata. org/entity/None"}, {"@type": "Thing", "name": "Quality assurance", "sameAs": "https://en. wikipedia. org/wiki/Quality_assurance"}, {"@type": "Thing", "name": "Quality assurance", "sameAs": "http://www. wikidata. org/entity/Q836575"}, {"@type": "Thing", "name": "Реклама", "sameAs": "https://en. wikipedia. org/wiki/Advertising"}, {"@type": "Thing", "name": "Реклама", "sameAs": "http://www. wikidata. org/entity/Q37038"}, {"@type": "Thing", "name": "Спазване на нормативните изисквания", "sameAs": "https://en. wikipedia. org/wiki/Regulatory_compliance"}, {"@type": "Thing", "name": "Спазване на нормативните изисквания", "sameAs": "http://www. wikidata. org/entity/Q626741"}, {"@type": "Thing", "name": "Данни", "sameAs": "https://en. wikipedia. org/wiki/Data"}, {"@type": "Thing", "name": "Данни", "sameAs": "http://www. wikidata. org/entity/Q42848"}, {"@type": "Thing", "name": "Уебсайт", "sameAs": "https://en. wikipedia. org/wiki/Website"}, {"@type": "Thing", "name": "Website", "sameAs": "http://www. wikidata. org/entity/Q35127"}, {"@type": "Thing", "name": "Data analysis", "sameAs": "https://en. wikipedia. org/wiki/Data_analysis"}, {"@type": "Thing", "name": "Анализ на данни", "sameAs": "http://www. wikidata. org/entity/Q1988917"}, {"@type": "Thing", "name": "Общ регламент за защита на данните", "sameAs": "https://en. wikipedia. org/wiki/General_Data_Protection_Regulation"}, {"@type": "Thing", "name": "Общ регламент за защита на данните", "sameAs": "http://www. wikidata. org/entity/Q1172506"}, {"@type": "Thing", "name": "Стандартизация", "sameAs": "https://en. wikipedia. org/wiki/Standardization"}, {"@type": "Thing", "name": "Стандартизация", "sameAs": "http://www. wikidata. org/entity/Q369577"}, {"@type": "Thing", "name": "Счетоводство на разходите", "sameAs": "https://en. wikipedia. org/wiki/Cost_accounting"}, {"@type": "Thing", "name": "Счетоводство на разходите", "sameAs": "http://www. wikidata. org/entity/Q1077518"}, {"@type": "Thing", "name": "Оценка на риска", "sameAs": "https://en. wikipedia. org/wiki/Risk_assessment"}, {"@type": "Thing", "name": "Оценка на риска", "sameAs": "http://www. wikidata. org/entity/Q1058438"}] }

В днешно време екипите използват термина „резултати от проекта“ като бонбони на парад. Понякога е трудно да се определи какво имат предвид вашият клиент или членовете на вътрешния екип, когато използват този термин.

Още по-трудно е да се постигне съгласие, ако нямате ясно дефиниран процес за определяне и управление на резултатите от проекта. Без стратегическо управление на проекти, според Института за управление на проекти, 67% повече проекти се провалят напълно.

Не е чудно, че вашият проектен мениджър вероятно се чувства зле, когато някой добави още една задача към вече лошо планиран проект.

Не се страхувайте! Ние сме тук, за да ви помогнем!

Ние ще ви помогнем да откриете как да предоставяте последователно стойност на вашите клиенти, да приоритизирате задачите за управление на обхвата и да оптимизирате разпределението на ресурсите.

Това ръководство разяснява как да съгласувате вътрешните и външните екипи по отношение на резултатите от проекта, за да поддържате удовлетвореността на клиентите, ефективността на екипите и печалбите в зелено.

Какво представляват резултатите от проекта?

Резултатите от проекта са индивидуалните задачи, които изпълняват цялостния обхват на проекта и допринасят за постигането на целите му.

Точно както Рим не е бил построен за един ден, не можете да завършите проекти без да допринесете с нещо. Това са резултатите от проекта – градивните елементи в плана ви за проекта.

Видове резултати от проекта

Видовете резултати се определят от функцията и от това кой екип е отговорен за тяхното постигане. Например:

Вътрешни срещу външни

Резултатите не са само за клиентите. Те също така помагат на вашите вътрешни екипи да останат на прав път.

Например, вътрешен резултат може да бъде чернова на блог, която авторът на съдържание представя на вашия екип за редактиране. Външен резултат би бил окончателната чернова на блога, която авторът на съдържание представя на клиента.

Процес срещу продукт

Процесните резултати са процедурни задачи, които помагат за напредъка на проекта (напр. контролен списък за одит на марката). От друга страна, продуктовите резултати изпълняват спецификите на услугите, описани в обхвата на проекта (напр. завършен наръчник за брандиране).

Големи срещу малки

От решаващо значение е да разделите резултатите според техния размер или влияние върху напредъка на проекта, за да можете точно да оцените натоварването и да определите приоритетите при разпределянето на ресурсите. Например, голям резултат за проект за разработване на уебсайт би било завършването на базата данни с продуктовия каталог.

От друга страна, малък резултат може да бъде създаването на шаблони за отделни продуктови страници.

Материални срещу нематериални

Някои елементи от проекта не изискват физическо предаване. Въпреки това, тези ресурси са от съществено значение за успеха на проекта. Това се отнася за нематериалните резултати от проекта.

Например, трансферът на знания под формата на програма за въвеждане и обучение на клиенти е от жизненоважно значение за успеха на един проект. Въпреки това, той може да не включва физическо предаване на документи.

Конкретните резултати са части от проекта, които имат форма и съдържание. Например, конкретен резултат би било ръководство за обучение.

Примери за резултати от проекта за различни екипи

Резултатите от проекта ще се различават в зависимост от вашия екип. За да ви дадем по-добра представа за резултатите от проекта, ето четири примера за резултати от проекта на екипи:

Маркетинг екипи:

Дизайнерски екипи:

Продуктови екипи:

Екипи по човешки ресурси:

Какво не са резултатите от проекта?

Във всяка торбичка с бонбони за парада вероятно има поне няколко бонбона, които се маскират като бонбони (гледам теб, Tootsie Rolls). По същия начин, понякога хората имат затруднения да разграничат резултатите от проекта от други части на проекта, като например:

Тези аспекти са важни части от проекта – просто не са резултати от проекта.

Как да изберете резултатите от проекта за вашия екип

Сега, когато знаете какво се квалифицира като вътрешни и външни резултати от проекта, може би се чудите как да изберете резултатите за даден проект.

Първо, няма определен брой резултати от проекта; броят на резултатите зависи от изискванията на проекта, времевата рамка на проекта, бюджета и договорените условия. Въпреки това, тези елементи трябва да бъдат подчинени на йерархията на проекта (известна още като структура на разпределение на работата или WBS ), преди да преминете към определяне на резултатите от проекта.

Това ще помогне на вътрешния ви екип да поддържа непрекъснатост на работния процес в различните проекти.

За да определите резултатите от проекта на клиента си, разделите задачата на по-малки задачи. Започнете, като си зададете въпроса какви са целите на проекта и как вашият продукт допринася за постигането на тези цели.

След това вижте какви изпълними задачи в ClickUp трябва да бъдат изпълнени, за да се достави този продукт или услуга и да се постигне целта на проекта. Тези изпълними задачи са резултатите от проекта ви.

Да предположим, че клиент ангажира вашия екип за маркетингова кампания в Instagram. Чрез разговори с клиента вие се съгласявате, че обхватът на работата ще включва 10 статични публикации и клипове, за да се постигнат целите на кампанията.

За вашите копирайтъри, дизайнери и видео продуценти ще има 10 статични изображения, надписи и видеоклипове. Тези разбивки на резултатите от проекта дават на вас и вашия екип ясна представа за предстоящата работа, като ви помагат да разпределите ресурсите, да останете в рамките на обхвата и бюджета и да доставите навреме.

Стъпки за управление на резултатите от проекта

Ако сте работили с клиенти, знаете, че постоянно възникват случайни задачи. Всъщност, Rebel’s Guide to Project Management установи, че 59% от проектните мениджъри казват, че управляват между два и пет проекта едновременно.

Как вие или вашият проектен мениджър се справяте с резултатите от проекта, когато се занимавате едновременно с няколко клиентски проекта? Определете ясни приоритети и отговорни лица за задачите от самото начало и делегирайте натоварената работа на изкуствения интелект.

1. Определете обхвата на работата и получите писмено съгласие от всички заинтересовани страни.

Не оставяйте проекта си на случайността. Започнете всеки проект, като очертаете изискванията му с клиента по време на началната среща. Определете типа на проекта, приоритета, използваемите часове и бюджета за всяка задача.

След като определите резултатите от проекта, е от първостепенно значение вътрешните и външните заинтересовани страни да се съгласят с тях и да подпишат писмено бизнес споразумение (известно още като харта на проекта).

Този документ представлява основен източник на информация в случай на спорове по време на изпълнението и обединява вас и вашия клиент в постигането на обща цел. Проектната харта очертава очакванията и пълномощията и делегира отговорностите на вътрешни и външни заинтересовани страни.

Подписването на споразумение не означава, че вашите проекти не могат да се развиват; то просто ви позволява да преразгледате обхвата на работата по проекта и да предпазите екипа си от преумора и ниско заплащане.

2. Определете капацитета на екипа и разпределете работата съответно.

Разпределете натоварването според уменията на екипа си и индивидуалните възможности на всеки член. Следете върху какво работят екипите и отделните лица, изискванията на всеки резултат от проекта и приоритетите на екипа, за да разпределите задачите равномерно.

По-лесно е да се каже, отколкото да се направи, когато сте затрупани с множество проекти! Но с изгледа за управление на натоварването в ClickUp това е толкова лесно, колкото да отворите таблото си.

ClickUp ви улеснява живота, като проследява натоварването в конкретните производствени показатели на вашия екип, вместо да използва общи измервания на производителността. Напълно персонализираните функции за натоварване на ClickUp включват полета за персонализиране, така че можете да проследявате натоварването на екипа по начин, който отговаря на динамиката на вашия екип и резултатите от процесите.

Някои екипи може да предпочитат да измерват натоварването в спринт точки, докато други може да измерват натоварването в обем на задачите или приблизително време. Използването на централизирано средство за управление на проекти е от основно значение за ефективното управление на екипа, независимо от това как вашата организация измерва натоварването на екипа.

Например, 93% от служителите на STANLEY Security заявиха, че преминаването към ClickUp им е помогнало да организират и приоритизират по-добре работата си. Освен това 72% от служителите съобщиха за намаляване на претоварването и стреса в работата.

3. Автоматизирайте натоварената работа, за да се фокусирате повече върху критичните дейности

Лесно е качеството на проекта да пострада, когато сте затрупани с административна работа за клиенти и комуникация с екипа. Добрата новина е, че автоматизацията може да ви освободи от тази натоварена работа.

В ClickUp екипите могат да използват етикети, за да уведомяват автоматично другите, когато вътрешни или външни резултати са готови, и да продължават да работят по целите на проекта. Етикетите за автоматизация също така оставят ясна следа за одит с преки връзки към резултатите, което намалява необходимостта от постоянни запитвания за актуализации по проекта.

Компаниите, които използват ClickUp, ни казват, че благодарение на нашия инструмент имат повече време да се съсредоточат върху задачи от високо ниво. Всъщност същото проучване на STANLEY Security установи, че 86% от служителите прекарват повече време в съсредоточаване върху критични дейности от високо ниво с помощта на автоматизацията на ClickUp, а 80% отбелязват подобрение в екипната работа.

Въздействието на автоматизацията не се ограничава само до анекдоти на служители. Доклад на McKinsey разкрива, че две трети от компаниите виждат множество ползи от автоматизираните работни процеси, включително, но не само, подобряване на качеството на продуктите, намаляване на разходите и повишаване на удовлетвореността на клиентите.

4. Ограничавайте проблемите по проекта, преди те да повлияят на резултатите от проекта.

Ефективният проектен мениджър предвижда и смекчава проблемите, преди те да повлияят на резултатите от проекта. Но този проактивен подход е почти невъзможен, ако не разполагате с подходящите инструменти.

ClickUp решава този проблем, като предоставя цялостен поглед върху състоянието на проекта в реално време с едно кликване. Проектният мениджър може да следи отблизо напредъка на проекта по различни показатели, за да намали закъсненията преди екипът му да пропусне важни етапи от графика на проекта или да надхвърли бюджета.

Когато можете да видите с един поглед дали проектът се развива в грешна посока, ClickUp ви улеснява да се намесите с план за посредничество за обхвата на проекта, преди той да излезе извън контрол. Всъщност, можете дори да проверите състоянието на проектите въз основа на оставащия бюджет, оставащите часове, състоянието и много други.

7 шаблона за резултатите от проекта, с които да започнете

Искате да управлявате всички задачи по проекта си по-бързо? Ние се грижим за обхвата на проекта ви.

Използвайте един (или няколко!) от нашите седем основни шаблона за резултати от проекта, за да видите ClickUp в действие. Вече използвате друга платформа?

Няма проблем!

Улеснихме импортирането на вашите проекти и задачи в ClickUp, така че вижте кой шаблон или шаблони най-добре отговарят на вашите нужди и бъдете готови да не поглеждате назад!

1. Шаблон за управление на проекти с бюджет в ClickUp

Имате нужда от обща представа за задачите си по тип проект, статус, отговорно лице, степен на завършеност или оставащ бюджет? Ще харесате лесния за използване шаблон за управление на проекти с бюджет на ClickUp.

Започнете с някои предварително зададени задачи и подзадачи, за да видите как може да се управлява бюджетът на проекта ви чрез задачи в ClickUp.

2. ClickUp Шаблон за изпълнение на задачите

Какви резултати от проекта ви очакват, готови за изпълнение, планирани или делегирани? Шаблонът ClickUp Getting Things Done (GTD), който се базира на системата GTD на Дейвид Алън, ви позволява да организирате всичките си проекти и задачи, като ги записвате и разделяте на изпълними работни елементи.

Този шаблон улеснява:

3. Шаблон на матрицата за въздействие и усилие на ClickUp

Сътрудничество между екипите и осигуряване на съгласуваност преди стартирането на проекта, като се вземат предвид стойността и риска на задачата в този шаблон на списък на ClickUp. Шаблонът на матрицата за въздействие и усилие на ClickUp функционира като визуален списък, който показва нивото на „юрисдикция“ за продължаване на дейността, преди да можете да завършите проекта.

Изгледът на списъка в ClickUp позволява на екипите да си сътрудничат, като създават персонализирани полета и настройки за приоритизиране, за да опростят работния си процес, независимо дали работят с външни или вътрешни резултати.

4. Шаблон за харта на проекта ClickUp

Шаблонът за проектна харта на ClickUp е вашето просто решение за документиране на всичко необходимо за проекта ви от начало до край. В този документ на ClickUp можете лесно да управлявате обхвата на проекта с възможност да:

5. Шаблон за екипи на ClickUp PMO

Търсите просто въведение в управлението на проекти в платформа за управление на задачи? Използвайте шаблона за PMO екип на ClickUp, за да видите задачите си по фази, заедно с крайни срокове, нива на приоритет, назначени екипи и сътрудници, както и бюджет на проекта.

С този шаблон можете бързо да преминете през процеса на управление на проекта с:

6. Шаблон за натоварване на служителите в ClickUp

Ако искате да ускорите процеса на проследяване на натоварването на служителите, шаблонът за натоварване на служителите на ClickUp е идеалната отправна точка. Този шаблон ще ви помогне да добавите членове на екипа, да възлагате проекти, да добавяте приблизителни времена, да използвате обема на задачите или да проследявате по спринт точки, за да знаете кой върху какво работи.

Нашите функции за управление на натоварването позволяват на ръководителите да управляват ресурсите и натоварването на екипа, така че лесно да планирате нови проекти и да разпределяте задачи или проекти въз основа на капацитета на екипа. Сега ще имате цялостен поглед върху отделните си сътрудници, за да знаете колко работа е действително разпределена.

7. Шаблон за разпределение на работата в ClickUp

Получете цялостна представа с този шаблон на ClickUp Whiteboard, за да се уверите, че всичко може да се движи бързо. Използването на този шаблон за разпределение на работата на ClickUp ви помага да проследявате външните или вътрешните резултати за всеки етап и фаза на участващия екип.

Една от най-добрите първоначални стъпки, които можете да предприемете, за да изградите по-голям проект в ClickUp, е да разделите цялостния обхват на по-малки резултати от проекта.

Бонус: Софтуер WBS

Управлявайте ефективно резултатите от проекта с ClickUp

ClickUp е приложението, което замества всички останали. Задачите, документите, чатът и много други са обединени в един софтуер за управление на проекти с над 1000 интеграции, така че да можете ефективно да управлявате резултатите от проекта.

Възможността всеки екип да сътрудничи в една система създава безпрецедентна прозрачност в цялата организация за по-ефективно изпълнение на проекта. Позволете на екипа си бързо да идентифицира капацитета, да планира цялостните проекти по-точно и в крайна сметка да постига резултатите от проекта, вместо просто да ги проследява.

Не е нужно да се страхувате от отчетите за напредъка, които трябва да представяте на клиентите си. Изпитайте какво е да управлявате резултатите от проекта, вместо те да управляват вас.

Изберете измежду безброй шаблони за управление на проекти в нашата библиотека и започнете да използвате ClickUp, за да управлявате резултатите от проекта си още днес!