Какво е структура за разпределение на работата (WBS) в управлението на проекти?

{ "@context": "http://schema. org", "@type": "FAQPage", "mainEntity": [ { "@type": "Question", "name": "Какво е структура за разпределение на работата?", "acceptedAnswer": { "@type": "Answer", "text": "Структурата на разпределение на работата е метод, ориентиран към резултатите, за визуално разпределяне на работата на няколко компонента, като целта на проекта е на първо място. " } } ] }

Най-лесният начин да постигнете нещо е да го разделите на малки части. 🧩

В края на краищата, Рим не е бил построен за един ден. Но да, една от ключовите стратегии за ефективно управление на проекти е да ги разделите на по-малки компоненти и да организирате екипа си съответно, което ни води до WBS, или структурата за разпределение на работата.

Когато се заема с даден проект, някои от основните предизвикателства, пред които се изправя всеки проектен мениджър, са разпределението и проследяването. Често екипите не са наясно с обхвата на задачите си, напредъка или ресурсите, от които се нуждаят, за да продължат с дадена задача.

Тогава се налага използването на структура за разпределение на работата. Тя ви помага да разделите всеки проект на по-малки части, да го организирате, разпределите, проследите и доведете до край.

Независимо дали сте проектен мениджър, член на проектния екип или заинтересована страна, разбирането на WBS може да ви помогне да изпълнявате проекти, да сътрудничите по-добре и да вземате по-добри бизнес решения. Затова се подгответе да научите всичко, което трябва да знаете за структурата на разпределение на работата, от това какво представлява тя до това как можете да я създадете за вашите собствени проекти!

Да се заемаме!

Какво е структура за разпределение на работата?

Структурата на разпределение на работата е метод, ориентиран към резултатите, за визуално разпределяне на работата на няколко компонента, като целта на проекта е на първо място.

Тя предоставя поетапен подход към проекта и улеснява разпределението и проследяването, като организира резултатите и обхвата на проекта в логически групи или фази на проекта, като всяко ниво е все по-подробно и специфично.

Предимства на структурата за разпределение на работата в управлението на проекти

WBS предоставя няколко предимства на проектните мениджъри:

Това е не само чудесна система за проектен мениджър, който иска да планира, организира и проследява всички фази на проекта, но и за екип, който иска да комуникира добре. Тя гарантира, че всички членове на проектния екип са на една и съща страница по отношение на всички задачи и състоянието на проекта.

Крайният резултат е графично представяне на дейностите по проекта, което помага да се гарантира, че цялата необходима работа е отчетена и че всеки разбира своята роля в завършването на проекта.

Ето основните компоненти на всяка структура за разпределение на работата:

Сега всеки мениджър би взел предвид йерархията на подзадачите и работата, която трябва да бъде извършена, за да разпредели задачите и да има представа за свързаните с тях разходи. Вземането под внимание на тези променливи не само гарантира навременното завършване на проекта, но и разглежда оптимизиран начин за завършване на проекта.

Как структурата за разпределение на работата помага при управлението на проекти?

Софтуерът за структура на разпределение на работата може да направи управлението на вашите проекти по-ефективно по много начини. Нека разгледаме някои от тях.

1. Създайте независими и измерими задачи

Структурата за разпределение на работата разбива всяка работа на по-малки задачи. Тези задачи помагат за опростяване на по-сложните цели на проекта и трябва да имат определени показатели за изпълнение, свързани с тях. Това са изпълними елементи, които правят крайната цел по-ясна.

Например, да предположим, че целта ви е да отидете на пътешествие. 🎯

С проста цел на проекта, това става още по-лесно, когато го разгледате под формата на резултати като провеждане на пазарно проучване, определяне на целевия пазар, определяне на канали, бюджетиране и т.н. Сега дори тези задачи могат да имат подзадачи, включващи проучване, бенчмаркинг и изпълнение, които ще помогнат за по-нататъшното им разбиване.

2. Проследяване на напредъка

С ясно определени граници и срокове за всяка задача, членовете на проектния екип могат лесно да проследяват напредъка на проекта. На всяка задача се присвоява конкретен статус, който показва дали е завършена, в процес на изпълнение или все още не е започнала. Тази система позволява на екипа да бъде организиран и информиран за статуса на проекта по всяко време.

ПРОФЕСИОНАЛЕН СЪВЕТИзползвайте инструмент за управление на проекти като ClickUp, за да управлявате всичките си проекти, екипи, ресурси и др. на едно място, и използвайте шаблона Project Tracker Template на ClickUp, за да групирате всяка задача в определена фаза и да я проследявате съответно. Назначените членове на екипа вече могат да планират задачите си навреме, заедно със задачите на другите членове на проекта.

3. По-добра отчетност

За всяка задача има определени отговорни лица, а екипът е постоянно информиран за работния процес. Членовете на екипа са по-склонни да завършат задачите си навреме, за да не се превърнат в пречка.

4. Яснота относно обхвата на работата

Структурата на разпределение на работата гарантира, че екипът ще завърши цялата работа по проекта, без да се налага да извършва допълнителна работа. По този начин нито една част от проекта не се пропуска, което води до по-малко объркване и повторно изпълнение. Тя ви помага да идентифицирате критичния път за по-ефективно завършване на проекта.

5. Екипите стават по-адаптивни

Структурата за разпределение на работата осигурява по-голяма гъвкавост на всеки проектен екип не само по време на разработването на обхвата на проекта, но и помага за навременното отклоняване от траекторията, ако е необходимо. Тя помага на проектните екипи да възприемат гъвкаво мислене и прави проектния екип по-адаптивен към вътрешни и външни промени в съответствие с изискванията на заинтересованите страни по проекта.

Това са само някои от начините, по които WBS е абсолютно ключова за ефективното управление на проекти. Сега нека се задълбочим малко повече в техническите аспекти на структурата за разпределение на работата и да обсъдим какви са нейните видове.

3 вида структури за разпределение на работата

В управлението на проекти има три вида структури за разпределение на работата:

1. Структура на разпределение на работата, базирана на резултатите

Структурата на разбивка на работата, базирана на крайни резултати, е метод за разбиване на целия проект на йерархични подзадачи.

Това включва запазване на основните области от обхвата на проекта в горната част на дървото и разклоняването му в различни подзадачи и резултати, които подпомагат завършването на обхвата на проекта. Този тип WBS използва резултати, а не фази, за да отбележи завършването на проекта.

Този тип структура за разпределение на работата се среща по-често в света на управлението на проекти. Обикновено се използва за краткосрочни проекти с ясно определени резултати. Тя включва множество задачи, които се изпълняват паралелно и не са предпоставка за следващата задача.

Например, вашият проект е създаване на облачен център за данни за вашата онлайн D2C платформа. Резултатите от проекта могат да включват търсене на облачен софтуер, изготвяне на бюджет, вземане на решение за софтуер за оптимизация на разходите за облака, поставяне на оборудването и др.

2. Структура на разпределение на работата по фази

Този тип структура за разпределение на работата разделя проекта на различни етапи с определени срокове, които съдържат определени пакети от задачи. Тя не се използва често и се прилага за проекти, които нямат конкретни резултати. Фазовата структура за разпределение на работата поставя крайния резултат на първо място и разделя проекта на пет фази на управление – започване, планиране, изпълнение, контрол и приключване.

Обикновено се използва за дългосрочни проекти, например за създаване на онлайн D2C платформа за вашата компания. Тези фази включват, но не се ограничават до проектиране, складиране, верига за доставки чрез 3PL партньори, маркетинг и др.

3. Структура на разпределение на работата, базирана на отговорности

Това е вид структура за разпределение на работата, при която разделяте и структурирате проекта си въз основа на екипите, които ще работят по него. Например, при пускането на ново приложение, структурирате работата си според екипа за дизайн, екипа за разработка, екипа за маркетинг и т.н.

Вече научихме, че структурата на разбивка на работата по даден проект се състои от множество елементи, включително задачите по проекта и подзадачите. Тя има определени нива, които може да са толкова лесни, колкото нивата в Candy Crush, а може и да не са. Но нека ви разкажем повече за тях.

3 нива на структурата за разпределение на работата

При толкова много задачи, зависимости и подзависимости на тази задача, всички могат да се объркат. Ето защо имаме три нива, които помагат да ги разделим. Броят на нивата варира от проект до проект; той може да бъде, повече или по-малко, основата на вашия проект.

Ниво 1: Цел на проекта

Това е най-простата част от проекта. Целта на проекта или основната задача на първото ниво на структурата за разпределение на работата. В края на краищата, не можете да започнете проект, ако не знаете какво трябва да постигнете, нали?

Така например, ако проектът е да се проектира и разработи уебсайт, вашето ниво едно ще бъде: Стартиране на мобилно приложение.

Проектирайте потребителския интерфейс на смартфон (Е, разбира се!)

Звучи доста просто, нали? Така изглежда и първият ден във фитнес залата. Но знаете, че това е за да започнете лесно. Сега нека преминем към по-сложните части. 👇

Ниво 2: Зависимости и задачи

Това ниво включва подзадачите или зависимостите, които целят постигането на целта на проекта. Като вземем предвид горния пример, нека разгледаме задачите, които трябва да изпълните, за да проектирате потребителския интерфейс на приложението:

Това все още е общ поглед върху задачите. Сега трябва да бъдем по-подробни и да изброим по-малки задачи, за да можем да постигнем тези цели. Това ни води до третото ниво на структурата за разпределение на работата.

Ниво 3: Подзависимости

Създаването на wireframe може да звучи лесно, но всеки, който го е правил, знае, че това не е едноетапен процес! След като сте провели проучване на потребителите, извършили конкурентен бенчмаркинг и събрали вдъхновяващи тенденции в UI, трябва да започнете с вашия wireframe. Нека ви дам пример за това как биха изглеждали подзависимостите при проектирането на wireframe за дизайн на UI за смартфон:

Това са ясни, изпълними и измерими задачи, за които могат да се определят крайни срокове и които имат абсолютно определени обхвати. Това прави целия ви проект много ясен за заинтересованите страни.

ПРОФЕСИОНАЛЕН СЪВЕТРазделете по-големите и по-сложни проекти на задачи, подзадачи, вложени подзадачи и дори добавете списъци за проверка в рамките на задачите в ClickUp. Вложените подзадачи са дори по-подробни от подзадачите! Подобно на задачите и подзадачите, можете да добавите подробна информация като отговорни лица, крайни срокове и приоритети към вложените подзадачи.

Сега, след като положихме доста усилия, за да разберем какво е структура за разпределение на работата и защо трябва да я използваме за нашия проект, стигаме до следващия въпрос: Как да създадете структура за разпределение на работата за следващия си проект?

Е, ние сме тук, за да ви покажем как!

Как да създадете ефективна структура за разпределение на работата?

Ето стъпките за създаване на ваша собствена структура за разпределение на работата от нулата!

1. Определете обхвата на проекта си

Разберете работата, която трябва да бъде свършена, чрез вашите цели и задачи. Определете какви са ограниченията и действителният обхват на проекта, за да отговорите на нуждите на заинтересованите страни.

ПРОФЕСИОНАЛЕН СЪВЕТНуждаете се от насоки за това как да изградите проекта си? Научете как ефективно да разработите обхвата на проекта и използвайте шаблона за бяла дъска за обхвата на проекта от ClickUp, за да започнете по правилния път.

2. Категоризиране на проекта в основни фази

Разделете по-големия обхват на проекта на различни фази и етапи, които съдържат различни подзадачи, и реализирайте проекта от начало до край. Тези фази на проекта помагат за разделянето на работата и опростяват процеса на управление на проекта.

ПРОФЕСИОНАЛЕН СЪВЕТИзползвайте персонализирани статуси в ClickUp, за да дадете на всяка фаза и етап определено име и да променяте статуса с напредъка на проекта. Можете също да използвате шаблона за управление на проекти на ClickUp, за да предоставите на вашите проектни мениджъри, екипи и заинтересовани страни организиран и персонализиран работен процес.

3. Идентифициране на ключовите резултати и задачи

Избройте ключовите резултати в рамките на проекта, като планирате различните фази и ресурсите и подзадачите, необходими за постигането на тези резултати. Всеки резултат, заедно с неговите задачи и подзадачи, съставлява работен пакет. Това също ви помага да идентифицирате целите и резултатите на проекта и да зададете периодични етапи в проекта, за да мотивирате по-добре екипа си.

ПРОФЕСИОНАЛЕН СЪВЕТНаучете как да разбивате резултатите от проекта и да прилагате шаблона за резултати от проекта на ClickUp, за да помогнете на вас и вашия екип да проследявате, управлявате и реализирате успешни проекти.

4. Разпределяне на задачи на членовете на екипа

Сега е време да разпределите работата на вашите екипи. Въз основа на набора от умения, отговорностите и обхвата на всеки екип, ще им възложите различни задачи. Например, ако се заемате със задачата да пуснете мобилно приложение за вашата компания, ще разпределите работата на различни екипи, като екип за дизайн, екип за разработка, екип за маркетинг, екип за продукти и т.н.

ПРОФЕСИОНАЛЕН СЪВЕТЛесно разпределяйте работата и я възлагайте на определени групи или лица с помощта на функцията за възлагане на няколко лица в ClickUp.

5. Определяне на разходите и ресурсите

Предоставете на екипа си ресурси, инструменти, графици и задачи. Например, да предположим, че се заемете с проект за разработване на стратегия за дигитални медии. Ще разпределите съответните задачи на екипите си за съдържание, социални медии, анализи и т.н. Ще се погрижите да им предоставите инструменти като инструменти за автоматизация на социалните медии, CRM инструменти, инструменти за разработване на съдържание и т.н. След това ще им дадете графици за съответните задачи. Това е чудесен начин да се погрижите за контрола на проекта си.

Едно нещо, което трябва да имате предвид за ефективно управление на проекти, е да направите вашите резултати MECE (взаимно изключващи се и напълно изчерпателни). Извинете ни за жаргона, но с прости думи, всички ваши резултати трябва да имат минимално или никакво припокриване. И те трябва да могат да изпълнят изискванията на целия проект, когато са събрани заедно.

ПРОФЕСИОНАЛЕН СЪВЕТНаучете предимствата на ефективното разпределение на ресурсите и използвайте шаблона за планиране на ресурсите на ClickUp, за да визуализирате капацитета на ресурсите и да ви помогне да разпределите ресурсите между проектните екипи.

Сега, когато знаете необходимите стъпки за създаване на ефективна WBS, имаме специална изненада за вас, която ще направи създаването на WBS още по-лесно.

Прочетете нататък, за да разберете как можете да използвате най-доброто ни оръжие в арсенала, ClickUp, за следващата си структура за разпределение на работата!

Използване на ClickUp за организиране и управление на вашата структура за разпределение на работата

ClickUp е най-добрият инструмент за управление на проекти и сътрудничество в екип за всеки бизнес и всеки екип във вашата организация.

Тя е създадена с оглед на технически и нетехнически екипи и предлага стотици персонализирани функции за оптимизиране и опростяване на работния процес и лесно управление на множество сложни проекти от всякакъв вид. И тъй като предлага напълно персонализирана платформа, ClickUp може лесно да поддържа всякакви методики за управление на проекти и гъвкави методики, което го прави идеално решение за всички проектни мениджъри и всеки екип във вашата организация.

Излишно е да казваме, че този инструмент има всичко необходимо, за да ви помогне да създадете ефективна WBS и да реализирате успешни проекти в срок. Всъщност, използването на ClickUp ви помага да консолидирате приложенията си и да избегнете използването на стотици различни инструменти, като вместо това обединява цялата ви работа, екипи, комуникации и др. – всичко на едно централизирано място. 👏

Ето някои от функциите, които го правят идеалния инструмент за WBS:

1. Поддържайте организация с помощта на стабилна йерархична структура

Прегледайте всички задачи в проекта си от птичи поглед на всички нива с помощта на стабилната йерархична система в ClickUp. Тази структура ви позволява да организирате задачите си под формата на пространства, папки или списъци, което ви дава ясна визуална йерархия за вашите проекти, екипи, отдели и т.н.

2. Делегирайте работата чрез задачи и подзадачи

Разделете по-големите и по-сложни проекти на задачи и подзадачи и ги разпределете на отделни лица или групи.

3. Персонализирайте всяка част от работния си процес

Цялата платформа е персонализирана, което означава, че екипите, проектните мениджъри, заинтересованите страни и другите могат да конфигурират ClickUp и да използват ClickApps, за да отговорят на нуждите на проекта, сложните работни процеси и предпочитанията си.

4. Подобрете визуализацията на проекта

ClickUp разполага с над 15 персонализирани изгледа, включително изглед „Списък“, изглед „Табло“, диаграма на Гант и изглед „Бяла дъска“, които помагат за визуализиране и управление на вашата WBS. Бялата дъска създава визуализация на проекти, задачи, резултати, цели, работни потоци и др. Диаграмата на Гант показва времевата линия и зависимостите на вашата WBS. Изгледът „Списък“ показва задачите в структурирана йерархия, докато изгледът „Табло“ предлага визуално представяне в стил Канбан.

5. Подобрява сътрудничеството и комуникацията в екипа

ClickUp предлага надеждни функции за сътрудничество, които улесняват ефективната комуникация между членовете на екипа. Можете да възлагате задачи, да задавате крайни срокове и да добавяте коментари или прикачени файлове към задачите, което улеснява сътрудничеството и споделянето на информация, свързана с WBS.

Освен това ClickUp предоставя известия и актуализации в реално време, като по този начин гарантира, че членовете на екипа са информирани за промените и напредъка.

6. Проследява ключови показатели и поддържа съгласуваност с целите

ClickUp Goals предлага ясни графици, измерими цели и автоматизирано проследяване на напредъка, за да помогне за съгласуването на целите между проектните екипи, заинтересованите страни и другите участници и да поддържате темпото за постигане на всеки резултат.

7. Управлявайте зависимостите и взаимоотношенията между задачите

Създайте връзки между задачи, документи и зависимости, за да имате достъп до всичко необходимо на едно място. Това може да бъде полезно, когато вашите WBS задачи или подзадачи зависят от постигането на конкретни цели или етапи. Управлението на зависимостите и взаимоотношенията между задачите в ClickUp ще ви помогне да поддържате целостта и съгласуваността на вашата WBS.

8. Оптимизирайте работния си процес с мощна интеграция и автоматизация на работния процес

ClickUp се интегрира с над 1000 инструмента на трети страни, като Google Drive, Dropbox и Slack. Тази функция ви позволява да свържете ClickUp с вашия съществуващ работен поток и да импортирате или експортирате данни, свързани с вашата WBS. Освен това ClickUp разполага с функции за автоматизация, включително персонализирана и предварително създадена автоматизация на работния поток, които помагат за оптимизиране на повтарящите се задачи и повишаване на производителността.

9. Подобрете управлението на времето в екипите и следете капацитета на работната натовареност

Можете да оцените натоварването на екипа си, като използвате оценки за времето и проследяване на времето в ClickUp. Проследяването на времето в ClickUp помага за подобряване на управлението на времето на екипа ви и ги държи отговорни. Тази функция ви позволява също да изчислите сумата, средната стойност и медианата на времето, необходимо за подобни задачи, за да могат проектните мениджъри да вземат решения, свързани с разпределението.

С изгледа „Работна натовареност“ можете лесно да проследявате работния капацитет, да преразпределяте работата, да автоматизирате напомнянията и т.н.

10. Проследявайте напредъка и вземайте по-добри бизнес решения с отчети и анализи в реално време

ClickUp предоставя и персонализирани табла, които предлагат подробни отчети, за да улеснят по-добрите решения на екипа по отношение на управлението на проекти. То ви предоставя цялата информация на едно място и ви позволява да филтрирате информацията, която искате – проследявайте напредъка и ефективността на WBS, като използвате функциите за отчитане и анализ. Генерирайте отчети за завършени задачи, производителност на екипа и други показатели, за да оцените ефективността на проекта и да вземете решения, основани на данни.

11. Ускорете работата си и получите структурирани примери с шаблоните на ClickUp

Получете достъп до над 1000 персонализирани шаблона за всеки екип и случай на употреба, включително безплатни шаблони за управление на проекти, структура за разпределение на работата и много други.

Примери за структури за разпределение на работата в ClickUp

За да ви помогнем да визуализирате нещата по-добре, решихме, че е най-добре да ви дадем пример за това как би изглеждала структура за разпределение на работата.

Да предположим, че сте продуктов мениджър в дадена компания и сте поели проект за пускане на ново мобилно приложение. Ето как биха изглеждали различните фази в структурата за разпределение на работата. Ще ви покажем и как различните изгледи на ClickUp демонстрират тези фази по различни начини.

Избраният от нас пример за структура на разпределение на работата очертава задачите (зависимости) и подзадачите (подзависимости), необходими за създаване на работни пакети за стартиране на ново мобилно приложение.

Имайте предвид: За да можем да проследяваме изчерпателен списък със задачи в даден проект, присвояваме уникален номер на всяка основна задача или дейност, последван от подномериране за всяка подзадача. Това ни помага не само да идентифицираме всяка задача по уникален начин, но и улеснява комуникацията в рамките на всеки проектен екип.

Примерни фази в рамките на структурата за разпределение на работата

1. Пример за структура за разпределение на работата в изгледа „Списък“ на ClickUp

1. Фаза на проучване | Мениджър (Александър Шарп)

2. Фаза на проектиране | Мениджър (Ливия Граймс)

3. Фаза на разработване | Мениджър (Стефан Бойд)

4. Стартираща фаза | Мениджър (Грегори Дотсън)

5. Фаза след стартиране | Мениджър (Грейс Шулц)

Примерът за структура за разпределение на работата в този случай позволява на екипа за разработка на приложения да проследява напредъка, да разпределя отговорностите на участниците в проекта и да гарантира, че стартирането на приложението ще се състои в срок и в рамките на бюджета.

2. Пример за структура на разпределение на работата в изгледа на таблото на ClickUp

3. Пример за структура за разпределение на работата в изгледа на времевата линия на ClickUp

Структура на разпределение на работата Времева линия на ClickUp: Групирани по мениджъри

Структура на разпределение на работата в изгледа на времевата линия на ClickUp: Групирани по статус

4. Пример за структура на разпределение на работата в Gantt View на ClickUp

Пример за структура за разпределение на работата в изгледа на диаграмата на Гант в ClickUp: сортирана по статус

5. Пример за структура на разпределение на работата в изгледа „Бяла дъска“ на ClickUp

Кой има полза от използването на структура за разпределение на работата?

Финансови екипи: Структурите за разпределение на работата са от съществено значение за финансовите екипи, за да разберат обхвата на даден проект и да проследяват разходите. Този документ им позволява да създадат организирана структура за своите проекти и да се уверят, че всички членове на екипа са запознати с всички промени или актуализации, необходими за проекта.

Управление: Структурите за разпределение на работата са важни за управлението, за да се гарантира, че всички проекти се изпълняват навреме и отговарят на желаните стандарти. Този документ очертава графика, бюджета, обхвата, целите, резултатите и всяка друга необходима информация, свързана с даден проект.

Управлявайте ефективно проектите си с структура за разпределение на работата (WBS) още днес

Ето и най-доброто ръководство за това как да създадете ефективна структура за разпределение на работата за следващия си проект. С ClickUp е по-лесно от всякога да изпълните един чудесен проект и да го превърнете в успех.

И макар че може би не сте толкова организирани като Моника Гелър от сериала „Приятели“, с ClickUp определено можете да стигнете дотам. Използвайте го, за да оптимизирате цялата си работа, да съберете всичките си екипи и проекти на едно централизирано място, както и да подобрите планирането на проекти, разпределението на работата, сътрудничеството в екипа и др.

Започнете безплатно – регистрирайте се безплатно още днес и започнете да създавате свои собствени структури за разпределение на работата!

Гост автор:

Амин Бусаси е маркетинг мениджър в Hustler Ethos.

Той е ентусиаст по отношение на производителността, инструментите за управление на проекти и всичко, свързано с тях. Основната му мисия е да подпомага компаниите да постигнат високи позиции в Google.