Като проектен мениджър знаете колко време, усилия и труд са необходими, за да управлявате един проект от замисъла до завършването му. Няма нищо лошо в интуитивния подход към управлението на проекти, когато имате само няколко прости проекта.
Но ако се занимавате с няколко сложни проекта едновременно, ще имате голяма полза от организиран подход, който очертава фазите на вашия проект. 🤹
Институтът за управление на проекти (PMI) създаде петстепенен процес за управление на проекти, за да предостави на проектните мениджъри готова основа за по-добро управление на проекти. Ако се сблъсквате с разширяване на обхвата, преработване или общ хаос в проекта, следването на петте фази на управлението на проекти ще държи екипа ви на правилния път.
В този наръчник ще обясним кои са петте фази и защо са толкова полезни. Ще споделим и практични съвети и ресурси, които ще ви помогнат да овладеете всяка фаза от жизнения цикъл на управлението на проекти.
Какви са 5-те фази на управлението на проекти?
PMI създаде петстепенния подход, за да предостави на проектните мениджъри систематичен процес за реализиране на проекти от А до Я. Това са петте фази от жизнения цикъл на управлението на проекти:
1. Фаза на започване
Това е моментът, в който стартирате проекта и получавате подкрепата на заинтересованите страни, като дефинирате целта на проекта и поставяте цели.
Фазата на стартиране обикновено завършва с изготвянето на проектна харта, която е документ, очертаващ обхвата, целите, управлението на риска, резултатите и заинтересованите страни на проекта. Целта тук е да се изгради общо разбиране за проекта, така че всички да са на една и съща страница.
2. Фаза на планиране
Във фазата на планиране на проекта ставате по-подробни. Тук създавате подробни планове за изпълнение, мониторинг и контрол на проекта. Това е една от най-важните фази в управлението на проекти, за да се уверите, че разполагате с рамка от началото до края.
Ще се срещнете с екипа си, за да определите сроковете, ресурсите и бюджета на проекта. Това е и подходящ момент да изберете инструмент за управление на проекти, който да ви помогне да планирате и управлявате задачите, чатовете, документите, шаблоните и др.
3. Фаза на изпълнение
По време на изпълнението проектният ви екип се заема с работата, а вие започвате да управлявате всичко.
Но това не е повод да почивате на лаврите си – един добър проектен мениджър редовно проверява екипа си, за да се увери, че те спазват графика на проекта и отговарят на стандартите за качество. Колкото по-внимателно управлявате проекта по време на фазата на изпълнение, толкова по-малко промени ще трябва да правите през следващата фаза.
4. Фаза на мониторинг и контрол
Не всеки проект има ясна начална и крайна дата. В четвъртата фаза проследявате напредъка на проекта и го сравнявате с показателите в първоначалния си план.
Ако проектът е извън план, сега е моментът да коригирате курса, за да можете все пак да постигнете целите си.
5. Фаза на приключване
След като екипът ви завърши всички задачи, официално приключете проекта в софтуера си за управление на проекти. Но не го оставяйте просто така – насрочете среща за анализ, за да обсъдите как е протекъл проектът и да извлечете поуки за бъдещи проекти.
Тези фази от жизнения цикъл на проекта са полезни, защото ви дават структурата за изграждане на солиден проект.
Те са достатъчно гъвкави, за да подкрепят почти всеки проект, бизнес или екип, така че можете да добавите свой стил и да направите тази методология за управление на проекти своя. ✨
Предимства на следването на фазите на проекта
Проектите без солидна основа са изложени на по-голям риск от лоши резултати. Вместо да подхождате към проектите с либерално отношение, възприемете поетапен подход, за да видите измерими разлики в резултатите от вашите проекти.
Всъщност, следването на тези фази от жизнения цикъл на проекта носи много предимства. 🤩
Яснота и посока
Разделянето на проекта на ясни етапи го прави много по-малко плашещ и по-достъпен. Това ви гарантира, че ще дефинирате всеки аспект на проекта, преди да започнете работа, като дадете на екипа си ясен план за действие, за да не пропуснете никакви важни детайли.
Ангажираност на заинтересованите страни
Хората ще се откажат, ако смятат, че проектът не се отнася за тях или е прекалено сложен. Фазите от жизнения цикъл на проекта ви позволяват да обясните защо проектът е важен, преди екипът ви да започне работа. Това не гарантира ангажираност, но този процес на управление на проекти прави много по-вероятно хората да разберат своите роли и защо тяхната работа е важна. 🧑🏽💼
Разделянето на проекта на ясни фази също намалява прекомерното мислене и перфекционизма. Ако вашият екип се бори с преработването на минали фази или промяна на обхвата, подходът стъпка по стъпка е идеален за това да накарате заинтересованите страни да вземат решение и да се придържат към него.
Ефективност на ресурсите
Имате ограничени ресурси за този проект, така че ги използвайте максимално. Фазите на управлението на проекти извличат повече стойност от наличните ви ресурси, независимо дали става дума за бюджет, инструменти или хора.
Това насърчава проактивното планиране, което позволява да се работи по-добре за по-кратко време с наличните ресурси. ⚒️
Управление на риска
Вие идентифицирате потенциалните рискове по време на фазата на стартиране на проекта. Това дава на вашия екип, включително на колегите от правния и човешките ресурси, възможност да се справят с потенциалните задължения, още преди те да възникнат.
Фазираните проекти са много по-малко податливи на предотвратими пречки, което ви помага да избегнете бъдещи главоболия и да се насладите на по-гладки проекти. 🧘
Подобрена производителност
Разделянето на проекта на фази ви дава редовни контролни точки за оценка на работата на екипа. Можете да забележите всякакви несъответствия между резултатите от проекта и плана ви, което дава на екипа ви време да отстрани проблемите на ранен етап.
По-добро морално състояние и отговорност
Ясните фази на жизнения цикъл на проекта дават на всеки член на екипа ви ясни задачи. Те не трябва да се чудят какво трябва да правят или дали са успешни или не – всичко е изложено в плана на проекта.
С постигането на всеки етап от проекта, екипът получава по-голямо чувство за удовлетворение, което повишава морала. 🙌
Ефективна комуникация
Фазовият подход изисква създаването на комуникационен план, който определя как взаимодействате със заинтересованите страни и членовете на проектния екип. Той държи всички в течение, за да се намалят объркванията и недоразуменията.
По-добра производителност с течение на времето
Един успешен проект води до още по-успешни проекти в бъдеще. Дори ако този проект не е протекъл така, както сте очаквали вие или проектният мениджър, поетапният подход изисква да обмислите какво е минало добре и какво ще промените следващия път.
С този план ще избегнете повтарянето на същите грешки и ще проектирате по-добри проекти в бъдеще. 🎉
5 фази на управление на проекти през целия жизнен цикъл на проекта
Готови ли сте да приложите фазите в собствените си проекти? Разгледайте шаблона за фазирани проекти на ClickUp, за да разделите бързо проекта си на управляеми етапи.
Този шаблон е чудесно начало, но знанието как да го изпълните ще ви помогне да извлечете още по-голяма полза от всяка фаза на жизнения цикъл на проекта. Следвайте тези съвети, за да оптимизирате проектите от началото до края.
1. Стартиране на проекта
Решили сте да стартирате проект. Чудесно! По време на фазата на стартиране на проекта ще:
- Идентифицирайте бизнес случая за проекта
- Проведете проучване за осъществимост, за да се уверите, че проектът е жизнеспособен.
- Направете списък с екипа по проекта, заинтересованите страни и членовете на екипа, които трябва да бъдат информирани.
Насрочете начална среща, за да започнете работа. На тази среща трябва да присъстват всички членове на екипа по проекта, както и съответните заинтересовани страни, като вашия шеф или изпълнителния директор.
По време на срещата ще създадете хартата на проекта, която очертава визията и посоката на вашия проект. Няма нужда да прекарвате часове в планиране на тази среща.
Шаблонът за проектна харта на ClickUp съдържа всичко необходимо, за да започнете. Определете целите на проекта, делегирайте задачи и изяснете комуникацията в този документ, преди да започнете сериозно да планирате проекта – това ще ви спести много работа в бъдеще. ⏲️
Бързи съвети:
- Направете анализ на заинтересованите страни, за да ангажирате ключовите заинтересовани страни в ранния етап на вашия проектен екип.
- Изберете ясни, постижими цели за проекта, които са в съответствие с целите на вашата организация.
- Имайте приблизителна представа за графика и бюджета на проекта си, за да оптимизирате следващата фаза.
2. Планиране на проекти
Планирането на проекта може да звучи подобно на започването, но те не са едно и също. В фазата на започване вие обосновавате проекта и събирате екип от експерти. В фазата на планиране на проекта създавате план за проекта, който включва:
- Определяне на графика на проекта
- Приоритизиране на резултатите
- Определяне на обхвата на проекта
- Поставяне на SMART цели
- Създаване на структура за разпределение на работата, която разделя задачите на по-малки, по-лесно управляеми компоненти
Тази част от процеса на управление на проекти може да бъде малко обременяваща, затова е най-добре да включите всичко в софтуер за управление на проекти като ClickUp. Обсъдете големите си идеи в ClickUp Whiteboard и ги превърнете в проекти и задачи само с едно кликване.
Визуализирайте пътните карти на вашите проекти в Board View (Kanban) или Gantt Chart View, за да видите плана на проекта на високо ниво и да коригирате всичко според нуждите.
Като проектен мениджър, вие основавате целия проект на този план (без натиск!), така че отделете време за изготвяне на добре обмислен план на проекта, който ще улесни изпълнението му. 💃
Бързи съвети:
- Задайте ясни етапи с дати и измерими резултати
- Разпределете членовете на екипа, инструментите и бюджета за всяка задача.
- Разработете план за комуникация, за да споделите кой трябва да знае какво, кога и как ще получи тази информация.
3. Изпълнение на проекта
С плана за проекта в ръка, проектният мениджър трябва да се заеме с създаването на крайните резултати във фазата на изпълнение. Ако имате повече от двама заинтересовани страни (а вероятно имате), най-добре е да следите цялата работа в софтуера си за управление на проекти.
Проследявайте напредъка на екипа си с таблата за управление на ClickUp в реално време. Създайте табла за управление за всеки проект или прегледайте всичките си проекти на високо ниво. Шаблонът за резултати от проекти на ClickUp също спестява много време. Използвайте този шаблон, добавете задачите по проекта си и автоматично следете всички статуси от едно и също място само за няколко минути.
Най-доброто от всичко е, че този софтуер за управление на жизнения цикъл на проектите ще ви предупреди вас или специален проектен мениджър, ако някакви задачи или проекти излязат от релси. Това позволява ранна интервенция, която прави разликата между провал и успех. 🏅
Бързи съвети:
- Създайте среда, в която членовете на екипа си сътрудничат и свободно споделят идеите си.
- Планирайте редовни проверки за актуализации на статуса
- Проверете два пъти качеството на крайните резултати, за да избегнете значителни ревизии по-късно.
4. Мониторинг и контрол на проекти
След като първоначалното изпълнение е в ход, е време да следите напредъка на проекта. На този етап ще следите контролите на проекта, като:
- Цена
- Рискове
- Време
- Обхват
- Ресурси
- Качество
Настройте персонализирано табло на ClickUp, за да съберете данните от проекта в реално време в една ясна визуализация. Ще видите всички показатели и ключови индикатори за ефективност (KPI) на едно място и ще вземете решения за рекордно кратко време.
Но ефективността на проекта е само една част от пъзела. 🧩
Вие управлявате и хора, а това изисква да следите натоварването на екипа си. Софтуерът за наблюдение на служителите на ClickUp ви дава незабавен поглед върху натоварването на екипа ви, така че да можете да разпределите работата съответно. Ако управлявате много хора, разгледайте изгледа „Активност“, за да видите обобщената активност по служители, дейности или отдели.
Бързи съвети:
- Сравнете текущите си KPI с целите, заложени в плана на проекта.
- Не се страхувайте да коригирате плана си за проекта въз основа на резултатите и външните промени.
- Създайте цикъл на обратна връзка, в който събирате, анализирате и действате въз основа на обратната връзка, за да създадете още по-добър продукт.
5. Завършване на проекта
Всички хубави неща имат край, затова е време проектният мениджър да довърши недовършените задачи във фазата на приключване на проекта. Разбира се, приключването на проектите в софтуера за управление на проекти е задължително, но преди да го направите, насрочете постмортем с екипа си.
Срещите след приключване на проекта разглеждат какво е минало добре и какво е могло да бъде по-добре. Ако сте се провалили или нещо не е минало по план, отбележете го за следващия проект. Ако проектът е бил успешен, опишете подробно защо е бил успешен в бележките си след приключване на проекта, за да можете да го повторите в бъдещи проекти.
Шаблонът за постмортем анализ на ClickUp ви предоставя готов документ за постмортем анализ, с който можете да откриете тенденциите в проекта. Съберете данните за проекта в документа, прегледайте го с екипа си и след това го споделете с всички. Не забравяйте да прегледате предишните документи за постмортем анализ преди следващия си проект, за да създадете още по-силна работа в бъдеще. 💪
Бързи съвети:
- Организирайте всички документи за анализ след приключване на проекта в споделено пространство, до което заинтересованите страни по проекта имат достъп – ускорете процеса с подходящи шаблони за анализ след приключване на проекта.
- Освободете всички ресурси, включително проектния мениджър, членовете на екипа и софтуера, от проекта, за да могат да работят по други проекти.
- Оценете екипа си за упоритата работа
Създайте по-добри работни процеси за проекти в ClickUp
Фазите на проекта оптимизират работния ви ден, подобряват качеството на работата на екипа ви и водят до по-добра обща производителност. 🏆
Софтуерът за управление на проекти е задължителен за управлението на проекти, разделени на фази. ClickUp не само обединява всичките ви проекти, задачи, бели дъски, чатове и документи под един покрив, но и поддържа по-структуриран подход към управлението на проекти.
Вижте сами функциите, които ще ви спестят много нерви: създайте безплатното си работно пространство в ClickUp сега.