Какво прави един добър проектен мениджър? 10 умения на проектния мениджър

{ "@context": "http://schema. org", "@type": "FAQPage", "mainEntity": [ { "@type": "Question", "name": "Какво прави един добър проектен мениджър?", "acceptedAnswer": { "@type": "Answer", "text": "Проектните мениджъри са хората, към които се обръщаме, за да свършим нещата ефективно и ефикасно. Те се грижат проектите да вървят по план, екипите да са координирани и целите да бъдат постигнати. " } } ] }

Проектните мениджъри са хората, към които се обръщаме, за да свършим нещата ефективно и ефикасно. Те се грижат проектите да вървят по план, екипите да са координирани и целите да бъдат постигнати. Но какво прави един добър проектен мениджър?

Успешният проектен мениджър трябва да притежава комбинация от технически, лидерски и комуникационни умения. По-долу са изброени 10 задължителни умения за управление на проекти, които всички велики проектни мениджъри трябва да притежават, за да бъдат успешни:

1. Оптимизира комуникацията

Добрите проектни мениджъри са способни да комуникират ясно и ефективно какво трябва да се направи и кога, така че всички участници да знаят какво се очаква от тях. Това включва информиране на членовете на екипа за всякакви промени в проекта, както и предоставяне на обратна връзка и насоки.

PMI твърди, че ако това ниво на комуникация продължи, „съществува опасност от пропускане на крайните резултати или други резултати“.

Оуч. Може ли прекалената комуникация да е лошо нещо? Да, когато не е систематизирана или ясна, или когато вашата „комуникация“ се състои от няколко несвързани имейла. Способността да комуникирате има огромно значение за успеха или провала на един проект.

Бихте си помислили, че ефективните проектни мениджъри биха знаели как да го направят с добри инструменти за управление на проекти. Тази способност е пренебрегвано комуникационно умение.

Мощен инструмент за управление на проекти като ClickUp ви помага да оптимизирате комуникацията, предоставя актуална информация на заинтересованите страни/спонсорите и ясно очертава кога трябва да бъдат изпълнени задачите и работата.

2. Позитивно отношение към работата

Ако проектният мениджър смята, че работата не е разумна или постижима, как ще се почувстват останалите членове на екипа?

Един добър проектен мениджър има способността да разбира приоритетите на организацията, да предава тези ценности на своя проектен екип и да свързва как те се отнасят към отделните проекти и задачи. Тези проектни мениджъри също така работят с екипа върху стратегиите за постигане на тази визия.

За да спази сроковете, крайните дати и да поддържа проекта в график, проектният мениджър трябва да бъде позитивно настроен към работата, която трябва да се свърши, и да помага на целия екип да постигне целите си.

Балансирането на позитивното мислене с реалността относно рисковете и проблемите изисква интуиция и опит, което ни води до следващата точка:

3. Решава проблеми

Може да звучи очевидно, но един добър проектен мениджър може да решава проблеми. И още по-добре, той има правомощията да решава предизвикателствата, свързани с управлението на проекти. Основното решаване на проблеми включва следните пет стъпки.

Тези пет стъпки изглеждат прости, но често не отделяме време, за да ги изпълним ясно. Може да знаем какъв е проблемът, но да не го оценим от всички ъгли или да не документираме мненията на екипа за това какво да се направи по-нататък.

Това може да означава да вземете хартия и химикал, за да се концентрирате и да обмислите какво се е случило. Запишете всяка стъпка от процеса и отбележете идеи за това, което е проработило и което не е проработило на всеки етап.

Ето един пример за използване на този списък за управление на проекти за решаване на проблем на служител:

Първа стъпка: Идентифицирайте проблема

Служителят има затруднения да спазва сроковете си.

Втора стъпка: Определете причините

Те имат прекалено много работа и не разполагат с достатъчно време, за да я свършат.

Трета стъпка: Генериране на решения

Възможните решения могат да включват делегиране на задачи на други членове на екипа, определяне на реалистични срокове или използване на инструмент за управление на проекти, за да управлявате по-добре натоварването.

Четвърта стъпка: Анализирайте решенията

Анализирането на решенията ще включва претегляне на плюсовете и минусите на всяко решение и определяне на това, което работи най-добре за всеки член на екипа.

Стъпка 5: Предприемете действие

След като сте определили кое решение е най-доброто, е време да предприемете действия и да приложите успешен план за управление на проекта.

Следвайки този прост списък за решаване на проблеми, един приличен проектен мениджър може да се превърне в надежден такъв.

4. Остава спокоен

Е, това не е на нивото на работата на лекар в спешно отделение или полицай. Но проектният мениджър трябва да балансира нуждите на проекта, заедно с приоритетите на организацията, резултатите на екипа и личните приноси, които те трябва да дадат. Да не говорим за всички разочароващи елементи, които може да са извън контрола на проектния мениджър, като остарели системи или работни процеси.

Това може да бъде стресиращо.

Но един добър проектен мениджър има способността да погледне отстрани, да анализира следващите възможности и да извлече поуки дори и в моменти на неуспех.

Проектният мениджър е този, който трябва да поправи нещата и да подходи към проекта отново – може би от различна перспектива. Но в този случай проектният мениджър трябва да знае какво е пошло погрешно и да не повтаря същата грешка. Добрият проектен мениджър трябва да може да посочи какво е пошло погрешно и да предложи алтернативни решения (виж точка #3).

Запазете самообладание и ръководете добре. Сътрудничейте с екипа си, за да намерите подходящото решение за всички.

5. Делегира добре

Защо е важно да делегирате добре? Проектният мениджър може да постигне повече. Може би ще успеете да се впишете в ролята и да допринесете за известно време, но в крайна сметка изискванията към времето ви ще ви претоварят.

Всъщност, ще постигнете повече, ако дадете правомощия на хората веднага.

„Горната граница на възможностите ще се увеличава само с всеки сътрудник, на когото давате възможност да даде най-доброто от себе си за общите ви приоритети. По същия начин, вашата сила намалява с всяка инициатива, към която се придържате ненужно“, отбелязва Джеси Сострин от PwC в Harvard Business Review.

За тази цел успешните проектни мениджъри разбират силните и слабите страни на хората, които ръководят, и след това използват и разгръщат техните силни страни за постигане на по-висока производителност.

Използването на инструмент за управление на проекти като ClickUp ви помага да делегирате задачи благодарение на неговата прозрачност, отчетност, подробности и функция за коментиране. А неговата йерархия е лесна за използване – достатъчно стабилна за мултифункционални екипи, но с опции за споделяне на лична информация, които могат да бъдат персонализирани за мениджъри или само за избрани сътрудници.

6. Приоритизира работата

Не може всеки елемент да бъде приоритет номер едно. По самата си дефиниция, нещо трябва да остане на второ място. Добрият проектен мениджър ще разбере как да приоритизира работата на екипа и след това да направи правилния избор.

Ключът тук? Разберете разликата между спешно и важно и премахнете излишната информация. Спонсорът или заинтересованата страна по проекта може да настоява за незабавно изпълнение, но добрият проектен мениджър запазва спокойствие и знае как да определи приоритетите на най-важните задачи.

Защо е важно това? Защото важните задачи добавят стойност. Това е стойността на матрицата на Айзенхауер. Матрицата на Айзенхауер е система, базирана на четири квадранта, в която задачите са разделени според тяхната важност и стойност.

След като разбере важността и стойността на всяка задача, един добър проектен мениджър ще оцени времето, необходимо за всяка от тях, и след това ще ги подреди по важност.

7. Сътрудничи и слуша

Сътрудничеството означава да работите съвместно и за да го правите успешно, е задължително да слушате активно. Не можете да сътрудничите, без да слушате и да се стремите да разберете.

Ако работите с екип за разработка на проекти и кодът се разпада или не може да премине QA, ще искате да оцените ситуацията, преди да стигнете до заключение. Първите един-два въпроса може да не ви дадат точния отговор, от който се нуждаете – вместо това може да се наложи да използвате различни подходи, за да намерите решението.

Работата в екип ви помага да пробвате нови неща, да експериментирате и да намерите решение, което да ви помогне да продължите напред.

Добрият проектен мениджър ще насърчава сътрудничеството в екипа и ще създава вдъхновяваща среда, вместо да изолира всеки човек в собствения му свят.

Добрите инструменти – като ClickUp и другите онлайн инструменти за сътрудничество – могат да ви помогнат да свършите тази работа.

Като разполагат с прозрачен набор от проекти и задачи, членовете на екипа могат да видят какво трябва да направят и сроковете, в които трябва да го направят. Добрите инструменти за сътрудничество трябва да насърчават производителността, а не да я намаляват.

Бонус: Шаблони за автобиография за проектен мениджър!

8. Управление на времето

Една от основните роли на проектния мениджър е да се увери, че екипът спазва сроковете и се придържа към графика на проекта.

Това не означава да следите всяка минута, прекарана в задачи, или да контролирате всяко тяхно действие (това би било кошмар), а по-скоро да разберете какво трябва да се направи и кога трябва да бъде завършено.

Управлението на времето включва и проследяване на текущите събития и наличните ресурси за различните задачи. Тук е мястото, където инструмент за управление на проекти като ClickUp блести, защото ви позволява да разделите работата на управляеми части, които допринасят за по-големите цели на вашия екип.

9. Фокус върху заинтересованите страни

Заинтересована страна е всеки, който оказва влияние или е засегнат от вашия проект и неговите резултати.

Тези хора имат пряк интерес от това, което правите, затова трябва да се уверите, че са в течение с всичко, което се случва. Добрият проектен мениджър ще държи заинтересованите страни информирани, но също така ще им обясни какво е необходимо, за да се постигне желаният от тях резултат.

Ето какво прави един добър проектен мениджър – той изгражда отношения със заинтересованите страни и членовете на екипа. По този начин, когато възникнат промени или предизвикателства, проектният мениджър може да поеме инициативата, преди проблемът да се превърне в по-голям.

10. Мотивиране

Накрая, един добър проектен мениджър трябва да разбира какво е възможно и къде са границите.

Когато се сблъскат с предизвикателство, те трябва да бъдат достатъчно креативни, за да измислят свои собствени решения и начини за справяне с него. Те трябва да мислят нестандартно, когато става въпрос за управление на проекти, за да бъдат в крак с времето. Вижте какво може да направи новата технология, за да ускори и подобри проекта.

Иновативните и креативни проектни мениджъри са тези, които движат проектите напред. Те предлагат решения на проблеми, за които хората не са знаели, че съществуват, и намират начини да направят възможно това, което преди е било невъзможно.

Тези съвети и техники за управление на времето ще ви помогнат:

Станете отличен проектен мениджър за вашия екип

Ефективните проектни мениджъри знаят какво е необходимо, за да превърнат един скучен проект в наистина успешен. За това е необходима комбинация от меки умения, мениджърски и лидерски качества, както и подходящи технически умения, за да се определят приоритетите в работата и да се вземат правилни решения.

Регистрирайте се в ClickUp още днес и използвайте софтуера за управление на проекти, за да извлечете максимума от вашия екип!