„Как стана толкова късно толкова бързо?“
Известният цитат на д-р Сюс беше очевиден по онова време и изглежда още по-очевиден сега.
Социалните медии искат вашето мнение.
Още една статия ви очаква в интернет.
Всяко звънене и писък от телефона ви изисква вашето внимание.
Много скоро вашите два часа непрекъсната работа в офиса ще се сведат до 2 минути.
„О, не, пак ли“, си казвате. Но пак се случи. Всички пътища водят до протакане и разсейване.
Има ли надежда за нас?
В живота ми е имало периоди, в които времето летеше, защото бях толкова фокусиран или ангажиран с чудесни, продуктивни дейности. Други дни ми се изплъзваха напълно.
Управлението на времето означава да използваме времето си разумно, за да завършим задачите и дейностите, които трябва да свършим.
А времето тече, независимо какво правим с него. От нас зависи да го използваме по-продуктивно.
Проверете нашите блогове за техники за управление на времето и съвети за управление на времето.
Какви са основните стратегии за управление на времето, които можем да приложим, за да си върнем времето?
1. Поставяйте си цели всеки ден
Ако не знаете какво ще правите днес, как можете да се ядосвате на себе си, че не управлявате добре времето си? Част от проблема са фалшивите очаквания. Ако не си поставяте цели или дори списък със задачи, не се ядосвайте на себе си, че не сте направили „нищо“.
Да имате само една мъглява представа за това, което трябва да бъде свършено, вместо да проверите и да си направите списък със задачи, е само черна дупка на непродуктивност и лошо управление на времето.
В ClickUp изброяваме целите и задачите, по които работим всеки ден, като част от ежедневната ни среща. Изброяваме и това, по което сме работили предния ден. Те не съвпадат напълно всеки път (и честно казано, в крайна сметка правим повече, отколкото сме планирали).
2. Извършете най-важните задачи първо
Един от начините да поемете контрол над времето си е да се опитате да изпълните най-трудните задачи първо. Други предлагат да „изядете жабата“, което означава да направите първо нещата, които не искате да правите. Виждам смисъл в това, но ако първо се заемете с най-важното, от този момент нататък ще сте свободни.
Честно казано, аз се колебая между това да ям жабата и да направя най-важното нещо първо. Зависи от графика и от това как изглежда денят ми, но е добре да се има предвид.
3. Проследявайте колко време ви отнема да завършите дадена задача
Доброто управление на времето означава да знаете колко време ще отнеме дадена задача. За да максимизирате времето си, трябва да ограничите разсейващите фактори, като същевременно следите колко време ви отнема да направите нещо. Как да постигнете този баланс?
Две стратегии за постигане на това:
- Помодоро: Наречен на таймера за домати, вие работите на по-малки 25-минутни интервали, правите кратка почивка и след това работите още 25 минути. След няколко такива интервала правите по-дълга почивка. Използването на техниката Помодоро е чудесен начин да останете фокусирани.
- Проследяване на времето : Ако използвате техниката Помодоро, можете също да записвате времето, за да отбележите колко време отнема дадена задача. Тогава, следващия път, когато трябва да изпълните подобна задача, ще имате по-добра представа колко време ще отнеме.
Разгледайте тези шаблони за отчитане на времето!
4. Отделете време в деня си за задачите си, а не само за срещи
Денят ви може да бъде изпълнен с срещи, особено ако вашата компания не е толкова продуктивна и ефективна, колкото би могла да бъде. Лесно е да кажете „да“ на срещите. По-трудно е да съобразите работата си с тези срещи. Може да се наложи да отделите време и да, дори да откажете няколко срещи от време на време.
ClickUp Time View е чудесен за това, защото можете да планирате задачите си до час и не е необходимо те да се появяват в календара ви.
5. Приоритизирайте работата си и списъка с задачи
Когато създавате списък със задачи или проверявате какво да направите след това в системата си за управление на проекти, е важно да определите приоритетите. Това означава не само да определите какво да направите първо като най-важно, но и да определите приоритетите на останалите си задачи.
Има цяла система за определяне на приоритетите в работата ви, но ключовото е да помислите какво е важно и какво е спешно. Те не винаги са едно и също нещо. Ако направите тази разлика, ще спестите много време.
6. Планирайте да дадете най-доброто от себе си в най-подходящия момент.
Мисля, че този момент често се пренебрегва. Всеки от нас има различен ритъм на работа през деня. Някои от нас са сутрешни хора, други са нощни птици, а следобедите са лоши за всички (шега). Ето няколко съвета, които ще ви помогнат да го направите: Придържайте се към графика.
Ако познавате ритъма си, планирайте най-трудната си работа за моментите, в които сте в най-добра форма. Това може да е моментът да изядете жабата.
7. Работете усърдно, а не наполовина.
Дълбоката работа означава да отделите време в графика си за концентрирана работа. Това време не е непременно за най-спешната ви работа, а за стратегическо планиране.
Примери за това могат да бъдат разработването на нов бизнес план или маркетингов график, или планирането на най-важните ви продукти за следващото тримесечие.
Изследователят на продуктивността Джеймс Клиър нарича всяка работа, затрупана с текстови съобщения, проверка на имейли и социални медии, „половинчата работа”. Елиминирането на половинчатата работа от рутината ви помага да спестите време в дългосрочен план, защото сте фокусирани върху задачите, които трябва да изпълните.
8. Организирайте работното си място, за да имате всичко необходимо
Организираното бюро и работно място ще ви позволят да имате необходимите инструменти на една ръка разстояние. Търсенето на допълнителни консумативи, USB флашка или лепящи се бележки са разсейващи фактори, които нарушават концентрацията ви.
Освен това, организирането на вашето дигитално работно пространство също е важно. Използването на функционални инструменти за управление на времето е чудесна техника за управление на времето, тъй като можете да автоматизирате напомняния, известия и да приоритизирате задачите си.
9. Прегледайте представянето си спрямо тези цели
Денят свърши и как се справихте с времето си? Ако сте създали списък със задачи, фокусирали сте се върху задачите, които трябва да изпълните, и сте използвали проследяване на времето, трябва да знаете колко добре сте управлявали времето си.
И знаете ли какво? Няма проблем, ако не сте направили всичко перфектно. С времето ще развиете по-добри навици и ще научите как да работите по-ефективно.
10. Създайте страхотен екип
Колегите могат да бъдат благословия – и проклятие.
Ако сте част от екип, който ви държи отговорни и иска от вас да вършите страхотна работа, тогава ще се издигнете до това ниво.
Страхотните колеги могат да ви издигнат на по-високо ниво, а това може да доведе и до подобряване на вашите стратегии за управление на времето.
Заключение
Ефективните стратегии за управление на времето не се появяват случайно.
Те изискват работа и отдаденост. Всъщност това е умение.
Стратегиите за управление на времето са като дърво. Започват с едно семе, после пускат корени и накрая разцъфват в навик и начин на живот.
Това е целта ви. Имайки това предвид, можете да подобрите производителността си и да направите повече с времето си, отколкото в миналото.
След като придобиете тези навици, ще си поставите по-добри дългосрочни цели. Времето, прекарано в тези навици, се отплаща.
Ще знаете повече за това, което можете да постигнете, и няма да се разочаровате от нереалистични цели. Стратегиите за управление на времето оптимизират не само времето ви за днес, но и времето ви за в бъдеще.