Подреждането на бюрото винаги е било трудно за много от нас, които работят от дома или в офис.
Например, когато бях журналист, натрупвах стари вестници, разпечатани страници и макети по цялото си голямо бюро и конферентната маса.
Моят предпочитан метод беше да подредя всички документи, брошури и стари бележки в шкаф за документи до бюрото си и след това да не ги поглеждам за дълго време.
Успех в намирането на списъка ми със задачи или на даден файл в последния момент.
Ето добрата новина: има по-добър начин да поддържате бюрото си подредено (15 по-точно)!
Ето нашите 15 съвета и трика за подреждане на бюрото, които ще ви помогнат да бъдете в крак с работата си и да намирате всичко, от което се нуждаете, за секунди.
⏰ 60-секундно резюме
- Неорганизираното бюро е широко разпространен проблем, който оказва негативно влияние върху продуктивността и умствената яснота, независимо дали работите от дома или в офиса.
- Добре организираното работно място, както физическо, така и дигитално, е от решаващо значение за поддържане на концентрацията, намаляване на стреса и максимизиране на ефективността.
- Оставете на бюрото само необходимите предмети и се погрижете да има достатъчно свободно място, за да можете веднага да преглеждате документи и да намалите разхвърляността.
- Цветово кодиране на файлове, групиране на сходни елементи и използване на цифрови инструменти като ClickUp за управление на задачите и организация, които оптимизират работните процеси.
- Ограничаването на личните вещи, контролирането на известията и избягването на прекомерната употреба на лепящи се бележки помагат да се поддържа концентрацията и да се предотврати умственото объркване.
- Редовното почистване и преоценка на системите за подреждане са от съществено значение, за да се предотврати натрупването на разхвърляне и да се гарантира продължителна ефективност.
- Използвайте шкафове или места за съхранение за ненужни предмети и скрийте електрическите кабели, за да създадете визуално чиста и безопасна работна среда.
- Балансирането на физическата организация на бюрото с ефективни дигитални инструменти повишава общата продуктивност, създавайки безпроблемна и ефективна работна среда.
15 идеи и съвета за подреждане на бюрото
1. Поддържайте отворено пространство на бюрото
Поддържайте зоната непосредствено до компютъра си свободна от всякакви вещи. По този начин можете да преглеждате документи веднага, без да се налага да разчиствате бюрото или офисното пространство.
И не съхранявайте вещи тук прекалено дълго.
Прегледайте, редактирайте, одобрете и продължете напред.
Подобно на работния процес Kanban!
Това е още една област, в която приложенията за организиране и софтуерът за управление на проекти са чудесни ресурси. В много инструменти като ClickUp можете да преглеждате и прикачвате документи на място, като поддържате и цифровото си пространство подредено.
Искате ли да опитате работния процес в стил Kanban? Разгледайте простия шаблон за Kanban табло на ClickUp!
2. Дръжте настолния си компютър пред себе си
Държейки настолния си компютър или лаптопа пред себе си, ще успеете да се концентрирате по-лесно.
Въпреки това, то трябва да е и удобно, затова се уверете, че мониторът е поставен така, че да можете да седите с гръб изправен. Осигурете си достатъчно място, около 45 см пред вас.
А какво да правим с кабелите на компютъра?
Дръжте ги зад бюрото си и опитайте да използвате кабелни превръзки за компютър, за да подредите кабелите и зарядните устройства.
Ако желаете, винаги можете да поставите и органайзер за бюро.
3. Поставете нещата, които използвате най-често, близо до доминиращата си ръка
Като държите най-често използваните предмети наблизо, можете да избегнете ненужни движения, които могат да доведат до дискомфорт или умора. Например, ако постоянно се навеждате, за да вземете нещо от другата страна на бюрото, с времето това може да доведе до болки в раменете и врата, което да намали производителността ви и да ви причини дискомфорт.
Бърз съвет: Използвайте пространството по стените. Ако нямате много място за съхранение в офиса си или имате малко бюро, решението може да е плаваща етажерка. Ако обаче нямате свободно място по стените, купете си подреждаща се тава за бюро.
4. Дръжте на бюрото си само това, от което се нуждаете
Да държите на бюрото си само това, от което се нуждаете, е отличен начин да поддържате реда и да бъдете продуктивни. Разхвърляното работно място може да ви разсейва и да затруднява концентрацията ви върху задачата, с която се занимавате. Като държите само най-необходимите предмети на една ръка разстояние, ще създадете по-чисто и по-организирано работно място, което ще ви позволи да се концентрирате по-добре.
5. Маркирайте файловете си с цветови кодове
Да, запазете спешните и важни неща.
Но можете да направите и нещо повече, като ги разделите на различни секции с цветни папки, органайзери за файлове или сортиращи устройства. 📂
Да кажем:
- Червеното е за маркетинга
- Зеленото е за продажбите
- Синьото е за творчество/дизайн
- Жълтото е за докладите и т.н.
По този начин ще разпознавате бързо цвета, когато ви е необходим определен предмет.
Приложете същото ниво на цветова координация към вашия виртуален офис с ClickUp! Опитайте да използвате шаблона Priority Matrix Template на ClickUp, за да организирате задачите си с различни цветове и приоритети.
💡 Професионален съвет: Помолете ClickUp Brain, вградения AI асистент на ClickUp, да ви помогне да кодирате с цветове задачите, свързани с организацията. 👇🏼
6. Групирайте подобни предмети заедно
Освен ако не сте художник, който използва акрилни бои, четки и много други материали, вероятно всичките ви офис материали могат да се поберет в едно чекмедже.
Запазете само едно чекмедже за многофункционални офис консумативи.
Няма проблем, ако ножиците ви се намират там, заедно с лепящите се бележки, карфиците и любимата ви лента Washi.
Сега можете да използвате другите си чекмеджета за други неща, като кабелите, които никога не сте забравили да изхвърлите, или дори за специално чекмедже за нездравословна храна. 😉
В ClickUp можете да включите групиране и във вашия виртуален офис!
Използвайте нашата организирана йерархия на проекти, за да групирате свързани задачи и да подредите нещата на мястото им.
Бонус: Софтуер за планиране на пространството!
7. Откажете се от лепящите се бележки
Вие ли сте човекът, който облепя целия си монитор с лепящи се бележки и след това нарича всичко „важно”?
Що се отнася до идеите за организиране на офиса, това вероятно не е най-добрият начин.
Не само че някоя от тези бележки може да падне и да се озове в кошчето, но и закачането на толкова много бележки на монитора ви изглежда кичозно и разхвърляно.
По-добре е да получавате известия в платформата си за управление на проекти или продуктивност, където те ще бъдат на сигурно място, далеч от опасностите на офисния прахосмукач.
Запазете лепящите се бележки само за най-спешните задачи или за онази последната луда идея, която не искате да забравите по време на обяда.
Не забравяйте, че лепящите се бележки са само за спешни напомняния. Те не са списък със задачи.
📮ClickUp Insight: 92% от работниците използват непоследователни методи за проследяване на задачите, което води до пропуснати решения и забавено изпълнение.
Независимо дали изпращате бележки за проследяване или използвате електронни таблици, процесът често е разпръснат и неефективен. Решението за управление на задачите на ClickUp осигурява безпроблемно превръщане на разговорите в задачи, така че екипът ви да може да действа бързо и да остане съгласуван.
Искате да научите повече за възможностите за организация на офиса? Разгледайте 30-те най-добри инструмента, които ще ви помогнат незабавно .
8. Ограничете личните вещи
Ограничаването на личните вещи като снимки и сувенири на бюрото ви може да бъде изключително полезно за поддържането на реда и продуктивността. Макар че може да е изкушаващо да декорирате работното си място с лични вещи, прекалената бъркотия може бързо да се превърне в разсейващ фактор и да отнеме от функционалността на бюрото ви.
9. Контролирайте известията си
Претоварването с уведомления е реално явление. Макар да се случва само в цифров формат, то все пак може да повлияе на нагласата ви на работното място.
Ако сложите мобилния си телефон в чекмедже или в държач за телефон, няма да се разсейвате толкова много.
Алтернативно, изберете инструменти като ClickUp, които ви позволяват да персонализирате известията си!
Интелигентните известия ви позволяват да решите какви действия да задействат известията. Независимо дали става дума за нов коментар, създадена задача или промяна в статуса, ClickUp може да ви изпраща известия за всичко, което пожелаете.
💡 Професионален съвет: Обмислете автоматизирането на някои рутинни задачи, за да освободите повече време. Вижте как. 👇🏼
10. Дръжте на бюрото си само важни и спешни документи
Помните ли как започнах тази статия, говорейки за всички тези хартии?
Колко от това беше необходимо?
Колко от тях бяха изключително спешни?
Не всичко, това е сигурно.
След като прегледах документа, трябваше да го изхвърля или да го архивирам за по-дългосрочно съхранение.
Мечтаете за безхартиена офис? Разгледайте тези 11 съвета, за да го превърнете в реалност .
11. Използвайте книгите си или ги вземете у дома
На едно от местата, на които съм работил, имахме книжен клуб, в който членовете на екипа четяха различни книги всеки месец и след това ги споделяха.
Често си разменяхме книги, а аз дори донесох няколко от дома.
Това беше чудесно на теория, докато не започнах да ги подреждам на висока рафт. 📚
Използвах ги за справка само от време на време и не достатъчно често, за да ги запазя.
Ако не искате да се разделяте с книгите си, купете си етажерка или рафт за тях, вместо да ги разхвърляте по бюрото си.
Чувствате се креативни? Опитайте да си направите сами подложки за книги, за да подреждате книгите там, където трябва да бъдат.
12. Почистете, преди да си тръгнете
Един чудесен навик е да почиствате работното си място, преди да си тръгнете.
Опитайте се да почиствате всеки ден, за да започнете на чисто на следващия ден. И разчиствайте цялото работно място или домашния офис всяка седмица или месец.
Що се отнася до виртуалното ви работно място в ClickUp, можете да бъдете също толкова продуктивни! Не забравяйте да изчистите уведомленията в пощенската си кутия, преди да излезете от системата.
По този начин ще започвате всеки ден с чисто съзнание!
13. Създайте график за преоценка
Отделете време през деня, за да махнете вече безсмислените лепящи се бележки и помислете отново как всъщност използвате системата си.
Повтаряща се задача, която да ви напомня за това, е идеална за тази цел!
Можете също да използвате шаблона за график на ClickUp, за да планирате събитията си и да следите всичко.
14. Преместете разхвърляните вещи в подреден шкаф
Разхвърляните работни пространства могат да водят до разсейване, стрес и намалена продуктивност. Като преместите ненужните предмети от бюрото си в килера или в място за съхранение, ще създадете по-чисто и по-концентрирано работно пространство, което ще ви помогне да се съсредоточите върху задачите си и да свършите повече работа.
Може да откриете, че простото наличие на определено място за съхранение на вещи ви помага да се чувствате по-малко претоварени от разхвърлянето, което води до по-голямо чувство на спокойствие и контрол в работната ви среда.
15. Скрийте електрическите кабели
Скриването на електрическите кабели е полезна стратегия за поддържане на реда на бюрото и повишаване на производителността. Изложените кабели и жици могат да създадат визуално претрупано работно място, което води до разсейване и усещане за неорганизираност.
Освен това, заплетените и изложени кабели могат да представляват риск за безопасността, тъй като увеличават вероятността да се спънете или да се заплетете в тях.
Вижте как подреждането на бюрото може да увеличи производителността ви
Можете да използвате тези идеи за подреждане, за да останете концентрирани, продуктивни и да избегнете разхвърляното бюро и ум.
Не е нужно да споменаваме, че подреждането на бюрото ви влияе на способността ви да допринасяте за работата. Работната ви среда има ефект върху вашите проекти, задачи и сътрудничеството с екипа ви.
А когато сте освободени от разхвърлянето, сте свободни да творите.
Те ще ви помогнат да премахнете разсейващите фактори и да създадете чудесна среда за писане, да работите върху следващата си голяма идея или да създадете нещо ново.
Почистването на бюрото може да е най-доброто нещо, което сте правили някога. Независимо дали сте студент или професионалист, използвайте тези съвети, за да подобрите работата си.
Така че, когато някой ден ви омръзне на работа, не забравяйте да почистите бюрото си!