Приоритизирането на работата в най-добрия случай означава, че всеки член на екипа ви отделя времето и енергията си за високопроизводителни проекти.
Изкушаващо е да се впуснете в задачите и да свършите колкото се може повече. Но колкото повече оценявате проектите от гледна точка на стойността за компанията, толкова по-добри решения вземате за изграждането на култура на вдъхновяваща работа.
А в динамичния свят на управлението на проекти, вдъхновената работа води до творческо решаване на проблеми и успешни резултати. До 2027 г. работодателите ще се сблъскат с трудности при намирането на 87,7 милиона служители, специализирани в управлението на проекти! 🌐
В духа на пълна прозрачност на проектите, приоритизирането на проектите е по-лесно на думи, отколкото на практика. Ръководителите на проекти, и особено екипите без проектни мениджъри, не разполагат с непрекъснати периоди от време в графика си, за да преглеждат новите заявки за проекти в сравнение с текущата работа в процес.
Как можем да фокусираме времето и енергията на екипа си върху правилните задачи?
Ще разгледаме най-добрите съвети, като групиране на сходни проекти за максимално оползотворяване на времето, водене на трудни разговори с ключови заинтересовани страни и пребалансиране на процеса на делегиране.
Използвайте този наръчник като източник на вдъхновение за ресурси и шаблони. Или като начало на разговор с екипа ви, за да предприемете стратегически ходове в процеса на приоритизиране на проектите на екипа ви!
Какво е приоритизиране на проекти?
Приоритизирането на проекти е процесът на избор на най-важните проекти, на които да се фокусира дадена организация, като се имат предвид наличните ресурси и време. Този процес включва оценяване на всеки потенциален проект въз основа на критерии като постигане на организационните цели, очаквани ползи, разходи и риск.
След като всеки проектен план бъде оценен, лицата, вземащи решения, класират проектите по приоритет и ги сравняват с наличните ресурси. Това сравнение помага да се подчертаят евентуалните компромиси между проектите и да се даде приоритет на задачите, които най-вероятно ще изпълнят стратегическата визия на компанията. То също така отсява нерелевантните задачи, за да защити капацитета на вашия екип. 👥
Открийте още съвети за управление на времето!
Системите за класифициране на проекти предоставят предсказуема структура за анализ и сравнение на приоритета, важността и потенциалното въздействие на всеки проект. Това гарантира, че ресурсите се насочват към изпълнението на задачи, които носят най-голяма полза за бизнеса.
Класифицирането на проектите също помага на екипите да поставят реалистични цели за всеки проект, да проследяват напредъка по всеки проект и да гарантират, че всеки член на екипа работи по нещо важно.
Защо приоритизирането на проектите е важно в управлението на проекти?
Изготвянето на план и определянето на приоритети е от съществено значение за цялостния успех на бизнеса. Когато приоритизираме проектите си, можем да се съсредоточим първо върху най-важните задачи и да се уверим, че нищо не е пропуснато.
Това ни помага да бъдем организирани и ефективни! Избягваме протакането, разсейването и многозадачността, което ни позволява да работим по-умно и да свършим повече работа за по-малко време.
Приоритизирането на проектите може да бъде трудно. Но с колективни усилия и стратегическо планиране можем да се уверим, че нашите проекти се изпълняват навреме и с отлични резултати. 📈
Научете повече за как да управлявате няколко проекта !
Разгледайте примери и шаблони за управление на проекти !
Как стратегически да приоритизирате проектите в 5 стъпки
Използването на стратегии за приоритизиране на проектите е важна част от управлението на проекти и може да ни помогне да бъдем по-продуктивни по различни индивидуални и екипни начини. Приоритизирането на задачите въз основа на важност, спешност и въздействие ще помогне на всички участници да се съсредоточат първо върху най-критичните задачи. ⚡️
Освен това, екипите могат да използват приоритизирането, за да идентифицират потенциални пречки и да планират предварително как да ги преодолеят. Това ще изведе на повърхността ситуации и работни процеси, които намаляват производителността. Това ще помогне на екипите да планират подходящо и да избегнат бързането и хаоса в последния момент.
Ето пет съвета за приоритизиране на проектите и извличане на максимална полза от графика на проекта!
1. Използвайте матрица за приоритизиране
Матрицата за приоритизиране е диаграма или схема, която се използва за подреждане на задачите или сравняване на фактори с цел приоритизирането им. Обикновено се състои от две оси: вертикална ос Y и хоризонтална ос X.
Ос Y обикновено представлява факторите или задачите, които трябва да бъдат приоритизирани, докато ос X обикновено представлява скала на важност или спешност.
Например, по ос Y могат да бъдат изброени задачи като Актуализиране на страницата за вход, Опресняване на логото и Създаване на шаблони за социални медии на марката, докато по ос X може да бъде представена скала от 1 (ниска приоритетност) до 5 (висока приоритетност).
Ако досега не сте използвали система за приоритизиране на проекти, опитайте шаблона за матрица за приоритизиране на ClickUp! Този шаблон за бяла дъска ще ви запознае с идеи за дизайн и функционалност, с които да планирате предстоящите си проекти. 🎨
Открийте още матрични шаблони от ClickUp и PowerPoint !
2. Филтрирайте всички заявки за проекти в инструмент за управление на проекти
Можете ли да преброите инструментите в технологичния си набор?
Допълнителен въпрос: Всички тези инструменти ли са причина вашият екип да бъде затрупан с заявки?
Освен разсейващите фактори, използването на няколко канала за записване на актуализации по проектите е най-бързият начин да се предизвика дублиране на работата. 🔂
С ClickUp Forms създавате цифрови предпазни мерки, за да предпазите екипа си от прекалено ранно включване в „фазата на откриване“ на даден проект. Фазата на откриване е, когато заявителят не е предоставил солидна стратегия, цел и резултат, за да започне работа.
Бонус: Инструменти за приоритизиране
Използвайте тези подсказки, за да създадете формуляр, който отговаря на специфичните нужди на вашия екип за оценка на проект:
- Има ли съществуващи визуални елементи (снимки, инфографики, лога и др.), които трябва да бъдат използвани в проекта?
- Има ли съществуващи материали (статии, доклади, проучвания, резултати от изследвания и др.), които трябва да бъдат използвани в проекта?
- Как ще се измерва успехът? Избройте всички relevante OKR и KPI на компанията.
- Имате ли списък с ключови послания или точки, които да бъдат включени в проекта?
- Има ли технически ограничения или съображения, които трябва да се имат предвид?
- Има ли някакви указания за брандиране или естетика, които трябва да се вземат предвид?
- Има ли някакви правни разпоредби или стандарти за съответствие, които трябва да бъдат спазени?
- Има ли съдържание или визуални елементи, които да се изключат от проекта?
- Какви са стратегическите цели на този проект?
- Какъв е графикът и бюджетът на проекта?
- За кого е предназначен този проект?
- Кои са заинтересованите страни в проекта?
- Кога трябва да бъде доставено?
- Това нов или актуализиран проект ли е?
ПРОФЕСИОНАЛЕН СЪВЕТДайте възможност на екипа си да пренасочва специфични заявки към формуляр на ClickUp. Всеки, който има линк към формуляра, може да изпрати отговори, които автоматично се препращат към работната среда на екипа ви за подходяща проверка!
3. Групирайте сходни проекти в един спринт
Групирането на сходни проекти е ефективен начин за повишаване на ефективността на процесите. Идеята е да се създадат проектни клъстери, в които задачите и идеите могат лесно да се споделят между членовете на екипа, както и ресурсите и експертният опит. 🧑💻
Спринтът е едно от събитията в Agile, използвано за определяне на период от време, през който трябва да бъде завършен конкретен набор от задачи.
Продължителността на спринтовете традиционно е две седмици за екипите за разработка на софтуер, но може да бъде всякаква определена продължителност, в зависимост от нуждите на екипа и проекта. По време на спринта екипите разбиват индивидуалните задачи и ги разпределят на конкретни лица, които ще ги изпълнят. В края на спринта екипите преглеждат напредъка си и преминават към следващия спринт.
Друго предимство е, че се справят с лесните задачи – проектите, които поддържат бизнеса – за да се максимизира времето!
4. Кажете „не“ на проекти извън вашата компания
Организирането на проектните заявки въз основа на бизнес стойността означава да ги приоритизирате според потенциалната възвръщаемост на инвестицията (ROI) на проекта и неговото влияние върху дейността на компанията.
Бизнес стойността се определя чрез анализ на разходите и ползите от проекта по отношение на време, ресурси и печалби. Проект с висока очаквана възвръщаемост ще бъде поставен по-напред в списъка. Например, отстраняване на сериозни производствени проблеми или разглеждане на жалби от клиенти.
Като вземат предвид фактори като удовлетвореността на клиентите, краткосрочните и дългосрочните въздействия и конкурентните предимства, компаниите могат да решат кои проекти са най-ценни за техните бизнес цели.
5. Делегирайте подходящата работа на подходящите хора
Понякога несъзнателно възлагаме всички задачи на конкретен разработчик, дизайнер или координатор, защото те просто са много добри. Качеството на тяхната работа и позитивното им отношение ги правят магнит за изпълнението на задачи една след друга.
Но ние се фокусираме върху приоритизирането на проектите, а това означава и планиране, като имаме предвид капацитета на екипа ни и неговото развитие. 🌱
Този дизайнер, разработчик или координатор може да не е най-подходящият човек за задачата. Вероятно те биха могли да посветят времето и енергията си на други проекти, за да развият творческите си способности, да предотвратят изчерпването си и да натрупат повече опит в изпълнението на работа на високо ниво.
Когато делегирате задачи, използвайте таланта на всеки член от екипа си, за да създадете чувство за принадлежност и да сплотите екипа. В резултат ще имате по-добър процес на управление на работната натовареност!
Направете продуктивността свой основен приоритет с ClickUp
Опитайте ClickUp и усетете положителните промени, които той може да донесе за продуктивността на вашия екип. Нашата платформа ви предоставя инструменти за структуриране на идеалния процес за приоритизиране на проекти. С няколко кликвания можете да започнете с общата картина и да се фокусирате върху детайлите на всяка задача.
Създайте безплатен акаунт в ClickUp още днес и се зареди с енергия за предстоящата работа. Ако имате нужда от помощ, моля, свържете се с нас чрез Центъра за помощ или се включете в някой от нашите уебинари по заявка.
Приятно планиране! 💜