9-точков списък за управление на проекти за мениджъри

В ClickUp се фокусираме върху процесите и производителността.

Като проектни мениджъри знаем, че това са и две от вашите цели.

За да ви помогнем с планирането на проекти, можете да използвате този списък за проверка за всяка част от процеса. Използвайте го с екипите по проекти или го споделете с други мениджъри на проекти във вашата организация.

Можете дори да добавите списък за проверка като този в ClickUp (повече за това след малко).

Като проектен мениджър, вашите отговорности включват изготвянето на план за реализация на проекта.

Първо, ето основните елементи на всеки перфектен списък за управление на проекти.

Контролен списък за управление на проекти

1. Определете визията, целите и задачите

Едно от основните неща в управлението на проекти е да си поставите цели и задачи за проекта.

С вашите цели и задачи, опитайте се да отговорите на тези два въпроса на високо ниво:

Тези въпроси ще ви помогнат да определите резултатите от проекта и да решите как те ще решат проблема, който искате да отстраните.

Поставяне на постижими цели като проектен мениджър

Поставянето на постижими цели е неразделна част от процесите на висшето ръководство. Много екипи използват SMART цели.

С ClickUp проектните мениджъри могат да използват Goals, за да зададат цели за целия ви екип, а след това да зададат задачи, които те да изпълнят.

Оттам можете да създадете и визия и да определите усилията, необходими за екипа, така че заинтересованите страни и работниците да се включат в нейното изпълнение. Целите също помагат на всички да разберат какво може да постигне проектът. Включете точки като:

Списъкът за управление на проекти може да се използва, за да ви помогне да постигнете важни етапи и да реализирате целите на проекта.

Научете повече за Целите в ClickUp .

Бонус: Управление на уебсайт проекти

2. Среща с заинтересованите страни и други проектни мениджъри

Това са хората, които са лично ангажирани с напредъка и крайните резултати на проекта. Те имат очаквания към методите за планиране на проекта и вашата задача като проектен мениджър е да ги изпълните. И отново списъкът за управление на проекти идва на помощ!

Заинтересованите страни по проекта могат да включват:

Научете повече термини от управлението на проекти!

3. Съберете спецификациите и изискванията за проектния екип

Следващата стъпка в списъка за управление на проекти е да съберете спецификациите и изискванията за вашия проект. Това ще зависи от типа на проекта, по който работите.

Като цяло, вашите спецификации и изисквания трябва да включват няколко критерия, ориентирани към резултатите:

4. Изгответе плана на проекта

Направихте проучването си, разбрахте изискванията и сега сте готови да изготвите работен план.

Естествената ви склонност може да е да се впуснете веднага в изготвянето на график и планиране на задачите.

Но преди да създадете графика на проекта, трябва да обмислите какви конкретни стъпки трябва да бъдат предприети.

От писането на код до поръчването на части или създаването на табели, частите и елементите ще се различават в зависимост от конкретния ви проект. Няма два еднакви контролни списъка за управление на проекти, а тази стъпка е от решаващо значение за вас и успеха на вашия проект.

Не забравяйте управлението на риска и как ще се справите с възникналите предизвикателства или искания за промени. Също така е добре да определите обхвата на проекта в плана си за управление на проекти, за да не се отклоните от курса. Винаги ще има изненади, но стига да сте ангажирани с комуникацията по проекта, изпълнението му и да използвате инструмента за управление на проекти ClickUp, вие и вашият екип ще сте на път към успеха!

Отчитане на зависимостите при планирането на проекти

За този елемент от списъка за проверка имайте предвид и зависимостите – кои задачи трябва да бъдат изпълнени, преди да могат да започнат други задачи. Подредете задачите си и настройте зависимостите между тях, за да управлявате етапите и да спестите време.

В ClickUp създайте папка за вашия проект и след това започнете списък с различните части. Може би имате различни списъци въз основа на използваните езици за програмиране. Може да имате един за фронтенд и друг за бекенд. Дизайнът и копирайтингът също работят! Независимо от групата задачи, която имате, списъкът може да ви помогне да ги подредите.

След това създайте индивидуални задачи за всеки от елементите, които трябва да бъдат завършени. Не задавайте крайни срокове! Но можете да добавите всякакви релевантни подробности или файлове. ClickUp предоставя редактор за богат текст, който ви помага да подчертаете определени точки, да копирате код или дори да цитирате части с курсив.

5. Създайте бюджет за проекта

След като приключите с плана на проекта, е време за най-важното: бюджета.

Това е оценка на базата на времето за това колко ще струва всичко за проекта.

Надяваме се, че заинтересованите страни са ви предоставили някакви цифри, с които да работите.

Но ето един съвет: не го гледайте.

Помислете какво е необходимо, за да изпълните проекта по най-добрия възможен начин и в рамките на зададените параметри, а след това обмислете броя.

Тогава ще знаете какво да премахнете и какво да запазите. Започнете с обща оценка, а след това преминете към по-конкретна итерация.

Пряко и непряко разходи

Всеки бюджет ще има преки и непреки разходи.

Пряките разходи включват труд, хардуер, софтуер за управление на проекти и всички разходи, свързани с проучвания (като пътувания или фокус групи).

Непряко свързаните разходи може да не е необходимо да се вземат предвид (в зависимост от проекта). Те имат последици извън рамките на вашия проект, като наемане на офис площи или офис консумативи. Те могат да се използват и за други проекти.

С функцията „Персонализирани полета“ на ClickUp можете да създавате уникални колони със задачи, за да управлявате бюджета си или всяка друга числова стойност.

Можете дори да определите всички разходи, да изчислите бюджетните си полета в отчетите, за да намерите тяхната сума, средна стойност или диапазон. Това е идеалният начин да управлявате разходите и да получите представа за общата ефективност на проекта си, така че да можете да създадете план за ресурсите за проекта си.

6. Разпределете ресурсите си

Кой ще работи по какво?

Това е частта, в която започвате да разпределяте работата или задачите на конкретни членове на екипа. Помислете за уменията на всеки човек, предишния му опит и ролята и отговорностите му в компанията.

Често пъти е дадено, че определен член на екипа ще работи по даден проект. В други случаи може да създавате специализиран екип, в който всеки от тези фактори ще бъде по-важен.

Разпределяне на ресурси и оборудване

Освен персонала, може да се наложи да обмислите графиците и оборудването. Трябва ли да поръчате още части? Какъв е настоящият ви запас и достатъчен ли е, за да свършите работата? Какъв допълнителен софтуер ви е необходим?

Тези съображения са част от разпределението на ресурсите. Вие отговаряте за съгласуването на графиците с броя на хората, с които разполагате.

Това може да означава да поискате допълнителни наеми или да сключите договори с други доставчици, за да завършите проекта в срок.

7. Създайте график

След като определите кои задачи трябва да бъдат изпълнени и ресурсите, необходими за това, можете да създадете график и времева рамка за вашите проекти.

Това включва оценка на времето, необходимо за всяка задача, и след това изчисляване на разумна очаквана дата за завършване на проекта.

Може да поискате от конкретни сътрудници да оценят времето за вас или да преразгледате графика на проекта, след като имате няколко оценки.

В ClickUp имате много опции за време и графици:

8. Определете плана си за комуникация

В този план ще създадете етапи на проекта за проверка и актуализации. Това може да стане чрез ежедневни събрания, като например в гъвкавото управление на проекти, седмични срещи или срещи за стартиране на проекта.

Освен това, помислете как ще информирате по ясен начин заинтересованите страни, спонсорите на проекта и другите заинтересовани лица, тъй като те вероятно работят по няколко проекта едновременно.

Бонус: Разгледайте нашите 10 най-добри шаблона за стартиране на проекти за срещи

Част от комуникационния план ще бъде начинът, по който документирате всяка от фазите на проекта.

ClickUp ви позволява да прикачвате файлове, да се свързвате с Google Drive/Dropbox и дори да вграждате електронни таблици или други документи директно в ClickUp. ClickUp може да бъде приложението, което да замести всички останали за управление на документи, елиминирайки конфликтите с други инструменти.

Комуникация чрез разговори в ClickUp

Разговорите в ClickUp подобряват способността ви да комуникирате. Добавете разговор към папка или списък и споменете вашия колега или член на проектния екип. В секцията с известия ще се появи известие и те ще могат да отговорят веднага. Разговорите са чудесни за бързи въпроси.

Може да обмислите и официални презентации като актуализации.

Уверете се, че планирате добре проектите си, използвайте тези шаблони за планиране на проекти като отправна точка и се уверете, че имате както план за комуникация, така и регистър на рисковете, преди да започнете с контролния списък за проекта.

Не забравяйте: един успешен проект започва с визия за проекта, в която всички заинтересовани страни са твърдо ангажирани и разбират структурата на разпределение на работата ( WBS ), ключовите показатели за ефективност (KPI) и графика на проекта.

Прочетете повече за ефективната комуникация в екипа и инструментите за разпределение на работата .

9. Следете напредъка си

В правилната посока ли сте?

Спазихте ли крайния срок?

Това са важни въпроси, когато започвате проекта си. Помислете за резултатите, които ви трябват, и приложете това към графика на проекта. Също така, обмислете поуките от предишни проекти, които сте управлявали, и се уверете, че цялата необходима информация за проекта е на разположение на екипа ви. Колкото повече подробности можете да предоставите предварително, толкова по-добре!

Има няколко начина, по които можете да следите напредъка на проекта си в ClickUp.

Диаграмите на Гант в ClickUp ще ви дадат обща представа за това кои проекти са в график, кои са изостанали и критичния път, за да ви покажат най-важните задачи, които трябва да бъдат изпълнени.

Отчетите в ClickUp ще ви покажат също кой върху какво работи, колко задачи са изпълнени и др.

Можете също да използвате Goals в ClickUp, за да следите напредъка на проекта си. Задайте цел и след това добавете папка, списък или задачи като цели. Можете да видите колко напредък сте постигнали.

Друга функция, която може да ви помогне да следите напредъка, е Портфолио. Тази функция ви позволява да получите обща представа за това, което се случва в екипа ви, като ви дава възможност да свържете избрани списъци на едно място. Можете да персонализирате изгледите на портфолиото си и дори да ги споделяте с други, така че всички да са на една и съща страница, докато проектът ви напредва.

Бонус: Примери за управление на проекти

Заключение

След като преминахме през деветте важни стъпки в списъка за управление на проекти, има още една полезна функция на PM инструмента, която може да ви помогне.

Да, показахме ви как ClickUp може да ви помогне – от крайни срокове до отчитане на напредъка и ефективността на проекта – но има и друга част от процеса.

В ClickUp можете да създадете списък с задачи, който включва всяка част от този процес. Всеки път, когато искате да започнете проект, можете да използвате запазен списък, който да ви помогне да изпълните всяка стъпка.

Това е план за стартиране на проекти.

Ето един, който създадох за тази цел:

За да улесните още повече работата си, можете да запазите шаблоните на списъците като шаблони за управление на проекти и да ги заредите отново, когато сте готови да ги използвате за следващия си проект.

ClickUp прави планирането на проекти по-лесно и по-продуктивно за проектните мениджъри.

Съберете цялата си работа на едно място и започнете да спестявате един ден седмично с ClickUp!