Спешно срещу важно: каква е разликата?

На възраст около шест или осем години започваме да осъзнаваме понятието „време“.

Започваме да разбираме секундите, минутите, часовете и нашето възприятие за изтичащото време.

Скоро след това започваме да развиваме навици и да взимаме решения как да използваме времето си.

В етапите на нашето развитие другите обикновено ни диктуват как да прекарваме времето си. Когато обаче станем професионалисти, получаваме все по-голяма свобода да разполагаме с времето си.

Ние разработваме свои лични системи за прекарване на времето си – понякога успешно, понякога не.

И всеки от нас трябва да реши: как мога да използвам времето си най-ефективно?

В този процес на вземане на решения можем да бъдем подведени да мислим, че задачите са важни, когато всъщност не са. Или отлагаме най-важните задачи от списъка си, защото те често са и най-трудните.

И тогава объркваме това, което е спешно, с това, което е важно.

Това е едно много важно разграничение, което може да промени нашите приоритети и списъците с задачи.

Преди да продължим, ето как ще дефинираме тези термини:

Неща, които изискват незабавно внимание.

Елементи, които влияят на дългосрочните ви цели и стратегия

Един от начините да обмислите какво трябва да направите и какво искате да направите е да поставите задачите си в матрица за управление на времето, често известна като матрицата на Айзенхауер.

Наречен на името на бившия президент на САЩ, този метод стана популярен благодарение на Стивън Кови в книгата му „7 навика на високоефективните хора“.

Ето как изглежда квадрантът с някои подходящи примери за работа:

Спешно

Не е спешно

Важно

Неважно

Квадрант 1: Спешно и важно

Това са нещата, които трябва да направите веднага, защото в противен случай скоро ще има негативни последствия. Те могат да бъдат незабавни прегледи и промени, които трябва да направите преди крайния срок и които могат да имат други последствия, свързани с времето.

Тези високоценни дейности ще донесат печалби на вашата компания, които също трябва да бъдат изпълнени незабавно.

Квадрант 1 Спешни и важни примери:

Освен ако не сте травматолог или някой друг герой, това не е мястото, където трябва да се концентрирате в работата си.

Квадрант 2: Не е спешно, но е важно

Ето най-подходящото място за определяне на приоритетите в работата ви.

Тук можете да бъдете най-продуктивни. Това е целта, към която се стремите. Тези проекти, задачи и други дейности са градивните елементи, които ви помагат да постигнете дългосрочните си инициативи.

Те не са спешни, но ви помагат да постигнете успех в целите си.

Понякога тези задачи включват гасене на пожари, които може би не са ваша отговорност или изобщо не би трябвало да се случват.

Примери за квадрант 2 – Важно/Не спешно:

Ето как трябва да изглежда по-голямата част от ежедневната ви работа.

Ако прекарвате прекалено много време в първи и трети квадрант с извънредни ситуации, тогава трябва да преосмислите, да преразгледате приоритетите си или да намерите повече ресурси, които да ви помогнат.

Квадрант 3: Спешно, но неважно

Това е най-опасният квадрант.

Това е мястото, където много от нас живеят и дишат, без да го искат.

За другите хора е лесно да изискват от нас да им отделяме време, без да осъзнават какво точно правят.

Тяхната проблема не е непременно ваша спешна ситуация. Ако се опитват да намерят бързо решение или отговор за нещо, което не движи бизнеса напред, тогава ясната комуникация е изключително важна.

Платформа за продуктивност като ClickUp решава този проблем.

Потребителите задават различни нива на приоритет за задачите, предоставят оценки за времето, за да се уверят, че изпълнителят знае обхвата, изпращат напомнящи уведомления и предават всякаква важна информация на целия екип. Това помага да се поддържат работата и очакванията в съответствие и ви позволява да бъдете по-ефективен екип.

Трябва да бъдем внимателни обаче. Нашите телефони и средства за комуникация са предназначени да ни разсейват всяка секунда. Претоварването с известия е реално явление.

Известията на телефона ни за приложенията за социални медии ни карат да мислим, че нещо е спешно, но всъщност не е – особено когато просто някой ваш приятел ви показва колко добре се забавлява на почивка.

Интересно?

Може би. Спешно ли е? Няма начин.

Квадрант 4: Неважно, неспешно

Известен още като квадрантът на прокрастинирането.

Това са нещата, които правите, въпреки че не са важни и не са спешни. По принцип, това са нещата, които правите, когато трябва да работите.

Това не означава, че никога не трябва да си почивате, да се забавлявате или да се отпускате. Но понякога добрите неща могат да се превърнат в най-важното нещо. А вие не искате това да се случи с вас.

Те могат да включват неща като:

Днес на пазара има много страхотни приложения за продуктивност, които могат да ви помогнат да останете фокусирани. Едно от любимите ми е Forest. За всеки период от време, през който сте продуктивни и не пипате телефона си, расте едно дърво.

Можете дори да започнете да създавате гора и да споделяте напредъка си с приятелите си. Това е игра, която ви държи далеч от телефона.

Разпознаване на разликата между спешно и важно

Още едно писъмце в пощенската кутия.

Още телефонни обаждания валят.

И знаете ли какво означава това? Време е за решение.

Да, всеки отделен имейл може да определи следващите ви няколко минути, следващия час, целия ви ден или дори цялата ви седмица.

Ако решите да отворите имейла (може би изчакайте определено време!), тогава ще трябва да вземете решение.

Къде се вписва този въпрос/искане в матрицата на Айзенхауер? Каква е спешността и важността на задачата?

Социалните медии и новинарският цикъл ни карат да мислим, че всяка новина е спешна и изисква незабавното ни внимание.

Трябва да отфилтрираме шума, за да открием истинския сигнал.

Спешните задачи предизвикват реакция.

Искаме да се заемаме веднага с работата и да измислим отговор. Да, някои позиции изискват по-спешно вземане на решения от други (здравейте, оператори на спешни повиквания!). Но без подходящите процеси ще бъдем нервни и няма да работим по най-добрия възможен начин.

Бързането да се намери отговор може да доведе до лошо решение, което да се отрази негативно на производителността в бъдеще, добавяйки още проблеми към натовареността ни.

Важните задачи ни дават време за стратегия. Тези проекти и задачи са това, което искаме да постигнем и с което се надяваме да допринесем. Това са задачите за спецификациите на нови продукти, предлагането на нов бизнес план или обмислянето на финансовите цели за екипа по продажбите за следващото тримесечие.

Важните задачи са целенасочени действия, които изискват внимание. С това допълнително внимание, надяваме се, броят на грешките ще бъде ограничен.

Възможно е задачите да бъдат спешни и важни, когато трябва да се вземе важно решение незабавно. Но не всяка спешна задача е непременно важна.

Последният имейл от търговския представител отчаяно се опитва да привлече вниманието ви. Те го представят като спешен, но за вас той не е важен. Това е задача, която трябва да делегирате.

Други задачи се оказват спешни. Например, колега се оплаква, че се нуждае от помощ незабавно. Може би може да се справи сам. Може би неговата спешна/важна задача не е ваша спешна ситуация.

Проблемът с предположението, че всяка задача е спешна и важна, е, че няма да имате достатъчно време да обмислите нещата стратегически.

Важно е да разработите стратегия за продажби. Може дори да има известна спешност зад това. Но ако посветите няколко дни или седмици на внимателно изготвяне на плана, ще допуснете по-малко грешки в края на краищата. Всички важни задачи не могат да бъдат изпълнени веднага – те са прекалено важни за това и изискват допълнително внимание.

Но спешността ни кара да се чувстваме важни. Заетостта може да прикрие липсата на стратегическо внимание. Огромни организационни проблеми могат да останат незабелязани заради заетостта.

Възможно е да пропускате неизползвани потенциални възможности, защото не сте имали време да обмислите важни стратегически промени.

Помислете за фирма като Blockbuster или Borders.

Те бяха огромни фирми – наемаха филми и продаваха книги. Те пропуснаха променящите се тенденции.

Може ли това да се дължи само на пропускането на важни задачи от тяхна страна?

Разбира се, че не. Но можете да разберете защо времето, прекарано в стратегическа работа, не винаги е най-„спешно”.

Кои задачи се включват във всеки квадрант?

Как решавате какво къде да поставите?

Това е много просто и се съчетава добре с квадрантите. Те ще ви помогнат:

Как да приоритизирате времето си в матрицата на Айзенхауер / управление на времето?

Не всяка задача има еднаква тежест. И задача, която вие може да сметнете за спешна/важна, може да бъде счетена за важна/неспешна от някой друг.

Все пак, трябва да планирате време специално за тези различни видове задачи. След като планирането е готово и графиците са изготвени, можете да подходите към всяка задача с подходящата енергия и нагласа.

Вместо да правите само това, което е следващото в списъка ви със задачи, отделете време всеки ден или седмица за спешното/важното, а след това за важното/неспешното.

Това изисква дисциплина. Например, сутрините ви могат да бъдат изпълнени с най-важните, спешни и значими задачи. След това можете да отделите няколко минути, за да делегирате останалите спешни/незначителни задачи.

Следобед или по-късно през нощта, когато всичко се е успокоило, можете да се заемете с по-стратегическата работа – важната, но не спешна.

Остават неспешните/неважните задачи. Те варират от проверка на социалните медии до разглеждане на плановете за почивка през следващата година. В крайна сметка, те могат дори да се намесят в спешните или важните ви задачи.

Друго важно съображение: Можете ли да направите това за 2 минути или по-малко?

Това правило произтича от методологията „Get Things Done“ на Дейвид Алън.

Той казва, че ако можете да се справите със задачата за по-малко от две минути, тогава можете да я изпълните сами. Ако не можете, делегирайте я или я прегледайте по-късно.

Бонус: Софтуер за изпълнение на задачи!

Как ClickUp може да ви помогне да приоритизирате работата си

ClickUp е платформа за продуктивност, която може радикално да промени подхода ви към работата.

Можете да организирате проектите си с папки и списъци, а след това да ги възложите на екипа си за работа или да ги възложите на себе си. Тези функции ще ви помогнат да определите разликата между спешно и важно не само за себе си, но и за целия си екип.

Заключение: Разликата между спешно и важно влияе върху времето ви

Размишляването върху разликата между спешно и важно може да има широко влияние върху това, което постигате с времето си. Тези общи стратегии за управление на времето могат да ви помогнат да се концентрирате по-добре.

С тези съвети в ума, ще бъдете подготвени да се справите с неотложни и важни проблеми. Ето още ресурси в ClickUp, които ще ви помогнат да приоритизирате работата си: