Управление на проекти и управление на задачи .
Тези термини се използват доста често. Но има ли реални разлики между управлението на проекти и управлението на задачи?
Разгледайте този пример.
В моя дом искам да построя нова каменна пътека, която да води до входната врата. За да го направя, ще трябва да разчистя земята, да я изравня, да добавя камъните и да направя много други неща, за които дори не се сещам.
Проектът е създаването на пешеходната алея. Задачите са това, което трябва да направя, за да го реализирам.
Но други задачи включват събиране на ресурси: закупуване на камъни, намиране на лопатата ми и, да, молене на приятели да ми помогнат. Всичко това също са задачи.
Определянето на обхвата и обмислянето на необходимите ресурси са от жизненоважно значение за един успешен проект.
- Проектът е общата цел, която включва много задачи: създаване на каменна алея.
- Задачите са всичко, което трябва да се направи, за да се постигне целта.
- Управлението на проекти обикновено обхваща задачи.
Всеки проект обикновено има няколко задачи, които трябва да бъдат изпълнени в различни интервали. Често те са взаимозависими и понякога една задача не може да бъде завършена, докато не започне следващата.
Управление на задачи срещу управление на проекти с прости думи
Вместо да използваме термините „управление на проекти“ и „управление на задачи“ като взаимозаменяеми, нека се опитаме да определим разликите между тях.
Управлението на проекти е процесът на планиране, организиране и надзор на цялостна инициатива – от определяне на цели и разпределяне на ресурси до проследяване на графици и осигуряване на успешно изпълнение. В рамките на тази по-широка структура управлението на задачи се фокусира върху отделните действия, които съставляват проекта. Докато управлението на проекти гарантира, че всичко върви по план на макро ниво, управлението на задачи се фокусира върху ефективното изпълнение на конкретна работа. Накратко, управлението на задачите е основна част от управлението на проекти – и двете са съществени, но функционират на различни нива на детайлност и контрол.
Проекти срещу задачи
Нека разгледаме по-конкретно задачите и проектите. Проектите са части от работа с конкретни начални и крайни дати. Те имат етапи и ясен резултат, като обикновено в края им има крайна цел. Задачите са единични единици работа, а множество задачи могат да съставляват проект или да са независими от проекти.
Понякога задачите, които не са свързани с проект, не са непременно толкова големи.
Например, ако сте търговец, вероятно трябва да отговаряте на много имейли и да провеждате няколко телефонни разговора. Вашата задача е да се обадите на следващия човек от списъка си.
Вашият проект ще бъде да поддържате връзка със 100 контакта, които сте срещнали на последната конференция.
За някои ще се обадите (задачи), за други ще изпратите имейл (още задачи) и ще искате да съберете материалите си за подпомагане на продажбите, които са специфично свързани с темите на конференцията (още задачи).
Проектите често включват повече от един човек, с проектен мениджър и екип. Всеки член на екипа изпълнява индивидуални задачи, свързани с проектите. Сумата от управлението на задачите на всеки ще бъде завършен проект. Например, пускането на нови функции се счита за няколко проекта.
Както можете да видите, управлението на задачите е ясно част от управлението на проекти.
Обърквате ли проектите със задачите?
Това ще ви донесе много разочарования. Например, ако в списъка си със задачи напишете „Създаване на нов продукт“... това е малко прекалено. Няма да успеете да го направите за един ден. Вместо това, ще трябва да го разделите на по-малки части или задачи и след това да предприемете действия по тези по-малки стъпки.
Един метод, който е наистина чудесен за разграничаване на проекти и задачи, е методологията „Get Things Done “. Тя наистина ви помага да разграничите това, което отнема много време, от това, което е по-лесно да се направи в няколко стъпки.
Създадохме допълнителни ресурси, които да ви помогнат с основите на управлението на проекти:
- Най-добри методики за управление на проекти
- Принципи на управлението на проекти
- Умения за управление на проекти, необходими за проектните мениджъри
Разгледайте нашия речник по управление на проекти за повече термини, свързани с управлението на проекти!
Имате ли нужда от софтуер за управление на проекти или софтуер за управление на задачи?
Независимо от размера на проекта ви, вероятно все още имате няколко бележки, залепени на пост-ит бележки. Време е да обновите технологичния си набор, като включите инструмент за управление на задачи или инструмент за управление на проекти.
Какво решава софтуерът за управление на задачи?
Софтуерът за управление на задачи ви помага да съхранявате списъци със задачи и други бележки на едно място. Софтуер като този ще ви помогне да изпълнявате задачите по-бързо, когато започвате нов проект.
С помощта на този софтуер можете да създавате списъци със задачи, да групирате задачи и да планирате тяхното изпълнение. Те ви помагат да пристъпите към следващата задача, след като сте завършили предходната. В повечето случаи няма конкретни зависимости между задачите.
Популярни приложения за управление на задачи са Todoist или Any.do. Това са прости приложения, които са ориентирани към задачите. Често те се класират по спешност и напомнянията могат да се настройват често.
Какво решава софтуерът за управление на проекти?
Софтуерът за управление на проекти, от друга страна, е предназначен за координиране на проекти и обикновено предлага всички функции, които предлага софтуерът за управление на задачи.
Тези инструменти за управление на проекти са свързани с сътрудничество, координация и планиране на проекти. Софтуерът за управление на проекти включва подзадачи, коментари, прикачени файлове и описания на задачите, които дават подробна информация за това кога трябва да бъде завършен даден проект.
Често е необходима подробна времева визия или диаграма на Гант, за да се види как всички проекти се съотнасят един спрямо друг.
Софтуерът за управление на проекти помага на проектните мениджъри да създават прогнози за времето, да проследяват работата на членовете на екипа и да изготвят отчети за проектите. Повечето програми за управление на задачи просто не разполагат с тази функция. Задачите обикновено не са толкова спешни или сложни, че да се включват прогнози за времето в тях.
Бонус: Алтернативи на Taskade!
Най-добрият софтуер за управление на проекти е и софтуер за управление на задачи
Не е задължително да има ясна граница между работата и личния живот.
Да, има баланс, но подготовката за танцовия рецитал на децата ви може да се припокрие с следващия ви разговор с клиент. Или може да се наложи да се погрижите за поръчката от Amazon, докато пишете следващото си предложение за проект.
Разбирате ли какво имам предвид?
Най-добрият софтуер съчетава както управлението на задачи, така и управлението на проекти. Разполагате с инструменти, с които можете да правите и двете неща, без едното да преобладава над другото. Трябва да намерите софтуер, който е удоволствие да се използва – независимо дали става дума за задачи или проекти, лични или професионални.
За ваша информация, ето защо създадохме ClickUp
Да, ClickUp е платформа за продуктивност, която можете да използвате както за лични задачи, така и за професионални проекти. Това е въпрос, който занимава нашия главен изпълнителен директор Зеб Евънс от самото начало. Той пита следното:
- „Защо не мога да съчетавам работата си и личния си живот, но така, че да не се смесват?
- Защо не мога просто да имам всичко в една проста и красива платформа?
- Това са въпросите, които си зададох. И това е същността на мисията на ClickUp.
- Ние не сме тук само за да решим проблема с управлението на проекти. Ние се събрахме, за да решим по-големи проблеми. ”
Решаването на огромния проблем с разделянето на задачите и проектите е амбициозна цел. Но именно затова създадохме ClickUp – безплатен и лесен за използване.
ClickUp разполага с всички функции за управление на задачи, които ще ви помогнат да завършите задачите си, като например:
- Списъци със задачи
- Обикновени статуси
- …и бележник, за да записвате идеите си.
Но той разполага и с мощни функции за управление на проекти, от които се нуждаете, за да свършите работата си, като например:
- Множество изпълнители – Сътрудничество по една задача – ако пространството ви го позволява.
- Присвоени коментари – Незабавно създавайте и присвоявайте задачи за действие за себе си или за другите.
- Приоритети – Създайте персонализирани нива на приоритет и организирайте задачите според тяхната важност за проекта.
- Фаворити – Създайте своя собствена персонализирана странична лента, която да включва сортиране, филтриране и дори любимия ви изглед.
- Разширение за Chrome – Предоставя изчерпателни функции за повишаване на производителността, включително проследяване на времето, маркиране на изображения и създаване на задачи.
- Множество изгледи – изглед на списък, изглед на табло, изглед на кутия, диаграми на Гант, календар и други предлагат идеалния изглед за разработчици, мениджъри и всички останали.
- Зависимости – свържете задачите въз основа на техните изисквания, за да се уверите, че правилните задачи се изпълняват в правилния ред.
- Времеви изглед / Календар – Лесно премествайте задачите с плъзгане и пускане, за да улесните планирането. Ще видите и задачите, които все още не са планирани.
- Интеграции – Свържете се с Google Drive, Dropbox, Harvest, Toggl и много други интеграции, за да опростите работния си процес.
В ClickUp създадохме подходящия софтуер за управление на проекти, който решава лични и професионални проблеми. Ще се присъедините ли към нас, за да го реализираме? Най-лесният начин да го направите е да го опитате. Регистрирайте се още днес!