„Добре започнатото е наполовина свършено.“
Великият философ Аристотел знаеше колко е важно да се започне силно. Това вечно валидно изречение се отнася за философията и за всяка задача, особено за нашите проекти.
Разпределили ли сме необходимите ресурси по подходящ начин за проекта? Как можем да се справим с евентуални бюджетни ограничения? Как да установим стандарти за качество?
Въпроси като тези често възникват, ако не успеете да стартирате проекта си добре. Стартирането на проекта е най-важният етап от всеки проект.
Независимо дали сте опитен проектен мениджър или начинаещ, въпросът как да започнете проект може да ви притеснява. В тази статия ще ви запознаем с основите на фазата на стартиране на проекта, както и със стъпките за ефективно стартиране.
Какво е стартиране на проект?
Институтът за управление на проекти разделя жизнения цикъл на един проект на пет етапа:
- Стартиране: Определяне на проекта и привличане на заинтересованите страни
- Планиране: Създаване на цели и пътна карта
- Изпълнение: Стартиране на проекта
- Производителност: Измерване на производителността с помощта на KPI
- Заключение: Споделете подробностите със заинтересованите страни.
Тази статия се фокусира върху стартирането на проекта. Както е видно от името, стартирането на проекта е първата стъпка от проекта. То включва дефиниране на проекта на общо ниво, получаване на одобрения от ключови заинтересовани страни и създаване на солидна основа за проекта.
Този етап определя бъдещето на вашия проект – ще продължи ли той или не? Само с одобрението на заинтересованите страни можете да започнете проекта. Трябва да представите вашите идеи, тяхната осъществимост и бизнес стойност, за да получите това одобрение.
Следователно дейностите, включени в този етап, включват:
- Определяне на проекта: Определяне на целта, задачите и резултатите
- Проектна харта: Разработване на проектна харта (повече за това по-късно)
- Определяне на обхвата: Определяне на обхвата на проекта, ограниченията и предположенията
- Оценка на риска: Идентифициране на потенциални рискове и несигурности
- Проучване за осъществимост: Разбиране на осъществимостта на вашия проект
- Анализ на разходите и ползите: Определяне дали проектът има бизнес стойност
- Планиране на ресурсите: Оценяване на необходимите ресурси и разработване на предварителен график на проекта
- Ангажиране на заинтересованите страни: Идентифициране и ангажиране на заинтересованите страни
- Одобрение на проекта: Получаване на одобрение от заинтересованите страни
- Създаване на екип: Създаване на идеалния екип, който ще работи по проекта
Управлението на всички аспекти в ограничен период от време прави управлението на проекти предизвикателно. Ето защо през целия жизнен цикъл на проекта се нуждаете от инструменти, които да ви помогнат да управлявате рисковете, задачите, ресурсите и производителността.
Инструментът за управление на проекти на ClickUp ускорява планирането и изпълнението на проекти, осигурява прозрачност, проследява вашите приоритети и ви позволява да реализирате проектите по-бързо и по-добре.
Стартиране на проект срещу планиране на проект
Лесно е да се обърка фазата на стартиране на проекта с планирането на проекта. Много хора използват термините „стартиране“ и „планиране“ като взаимозаменяеми, когато говорят за управление на проекти. Те обаче са два различни термина.
Вече знаете какво включва стартирането на проект, така че нека обсъдим планирането на проекта. Планирането на проекта е втората фаза от управлението на проекта. То включва определяне на конкретни цели и резултати и работа върху най-малките детайли на плана. Инструментите за планиране на проекта, използвани на този етап, също се различават.
За по-добро разбиране, ето общата разлика между двете:
| Основа | Стартиране на проект | Планиране на проекта |
| Фаза | Първа фаза | Втора фаза |
| Цел | Определяне на проекта в широк смисъл и получаване на одобрение | Създаване на подробен план на проекта, който очертава как проектът ще бъде изпълнен, наблюдаван и контролиран. |
| Ключови документи | Устав на проекта | План за управление на проекта, график, бюджет и план за управление на риска |
| Обхват | Фокусира се върху широкия обхват | Фокусира се върху детайлите |
Защо е важна силната фаза на стартиране на проекта?
Фазата на стартиране на проекта може да определи успеха или провала на проекта ви. Тази фаза е изключително важна, от получаването на одобрение за проекта до сформирането на екип, който да реализира вашата визия. Нека разгледаме важността на този етап.
Яснота на целта
Той установява ясно разбиране за целите, задачите и предназначението на проекта. Това гарантира, че всичко е съобразено с обхвата на проекта, с малка вероятност за отклонение от обхвата.
Ангажиране на заинтересованите страни
Това включва ангажиране на заинтересованите страни и получаване на тяхното одобрение. Колкото по-рано се ангажират, толкова по-големи са шансовете ви да получите подкрепа и да смекчите потенциалните предизвикателства. Колкото по-рано привлечете изпълнителния спонсор, толкова по-големи са шансовете проектът да стартира.
Идентифициране на рисковете
Този етап включва процеса на идентифициране и разбиране на рисковете. Той е от решаващо значение за планирането на проекта и минимизирането на въздействието на несигурностите върху проекта.
Съгласуване на ресурсите
То помага за съгласуване на ресурсите, включително човешки, финансови и технологични активи. Правилното разпределение на ресурсите намалява вероятността от възникване на затруднения в бъдещи фази. Оптималното разпределение на ресурсите ще гарантира, че проектът ви ще протича гладко и с минимални пречки.
Определяне на обхвата и ограниченията на проекта
Тази фаза включва и ясно определяне на обхвата на проекта. Това, заедно с идентифицирането на ограниченията и предположенията, поставя основите за реалистично планиране и очаквания.
Упълномощаване на проектната харта
Уставът на проекта е равностоен на съществуването на проекта. Той официално узаконява съществуването на проекта. С този документ получавате правомощията да стартирате дейностите по проекта.
Установяване на комуникация
Ефективната комуникация е ключът към успеха на всеки проект. На този етап се установяват най-ефективните канали за комуникация между екипа по проекта и външните заинтересовани страни.
Макар това да се проверява през цялата продължителност на проекта (и след изпълнението му ), за да се предотврати недоразумения, то помага да се избегне загубата на време и ресурси.
Основа за планиране
Солидното начало поставя стабилна основа за фазата на планиране на проекта. С добре изпълнена фаза на стартиране можете да гарантирате, че останалата част от планирането се основава на точна информация и задълбочено разбиране на изискванията на проекта.
Следователно, фазата на стартиране определя посоката на проекта и необходимите ресурси. Тя гарантира, че всички заинтересовани страни и членове на екипа са на едно мнение по отношение на целите, обхвата, задачите и начина на работа.
5 стъпки към ефективна фаза на стартиране на проекта
Сега, когато вече знаете защо и кога да стартирате проект, нека преминем към това как. Как да гарантираме ефективна фаза на стартиране на проекта? Отговорът е прост – с малко финес, перфектния инструмент за управление на проекти и тези стъпки! И не забравяйте да следвате принципите на управлението на проекти.
1. Създайте харта на проекта
Проектната харта е ключов документ в жизнения цикъл на управлението на проекти. Тя формализира вашия проект и дава насоки на всички участници. Основното й предназначение е да:
- Упълномощете проекта
- Покажете защо вашият проект е необходим
- Наложете на всички да носят отговорност за своите роли и задължения.
- Действайте като отправна точка през целия жизнен цикъл на проекта.
Проектната харта се различава значително от бизнес случая. Бизнес случаят се използва за по-големи проекти с повече елементи, докато проектната харта се използва за по-малки проекти с по-малко елементи.
Съдържание на хартата на проекта
Ето какво трябва да включите при създаването на харта на проекта:
- Име на проекта: Добавете името на проекта си и го направете възможно най-конкретно. То трябва да бъде запомнящо се и да комуникира ефективно целите на проекта.
- Цел и задача: Включете какво цели да постигне проектът и защо се предлага.
- Бюджет: Добавете приблизителните разходи и необходимите ресурси.
- Резултати: Добавете резултатите, ключовите показатели за ефективност и метриките.
- Риск: Включете идентифицираните цели и стратегии за смекчаване на риска.
- Обхват: Определете обхвата на вашия проект.
- Продължителност: Посочете началната и крайната дата на проекта си.
- Заинтересовани страни: На кого ще се отчитате? Добавете подробности за ключовите заинтересовани страни.
- Роли и отговорности: Определете ролята и отговорността на всеки член на екипа в проекта.
Накратко, обхванете защо, какво и кой: защо съществува този проект? Какъв е обхватът на проекта? И кой ще работи по проекта? Най-добрият начин да създадете изчерпателна харта на проекта е да използвате шаблон за харта на проекта.
Методи за създаване на харта на проекта
Вашата проектна харта ще бъде от решаващо значение за информирането и убеждаването на заинтересованите страни. Ето защо тя трябва да бъде привлекателна. Използвайте визуални елементи като диаграма на Гант или изглед на времевата линия, за да я направите визуално привлекателна. По този начин заинтересованите страни ще усвоят лесно информацията.
Друго нещо, което трябва да запомните, е да включите важните членове на екипа си в процеса. Офисът за управление на проекти или PMO функционира като екип и група. Процесът на стартиране на проекта е важна стъпка от жизнения цикъл на проекта, за да се включат много ключови заинтересовани страни в ранния етап.
Хубавото е, че повечето софтуери за управление на проекти имат функции, които предлагат сътрудничество и визуализация. Така че не е нужно да правите всичко ръчно.
Проектните мениджъри използват шаблона за проектна харта на ClickUp, за да получат цялостен поглед върху своите цели и задачи. Той предлага лесен за използване списък за проследяване на напредъка и гъвкави опции за споделяне на документи със заинтересованите страни. Всичко, което трябва да направите, е да се регистрирате в ClickUp, да добавите шаблона и да поканите членове в работното си пространство, за да започнете сътрудничеството.
2. Идентифицирайте ключовите заинтересовани страни
Следващата стъпка в стартирането на проекта е да намерите ключовите заинтересовани страни, които ще подпишат хартата на проекта. Институтът за управление на проекти определя заинтересованите страни като хора, които оказват влияние върху проекта или са повлияни от него, като например изпълнителни лидери, спонсори и др.
Те осигуряват ресурси и одобрение за проекта. И тяхното удовлетворение е основен фактор за успеха на проекта.
Има два вида заинтересовани страни:
- Вътрешни заинтересовани страни: Това обикновено са хора от организацията, които участват в проекта. Тук се включват проектният екип, мениджърът, спонсорът и вътрешните екипи.
- Външни заинтересовани страни: Тези хора са засегнати от резултата на проекта, въпреки че може да не са пряко ангажирани в него. Например, външни клиенти, подизпълнители, доставчици и крайни потребители.
Друг начин за идентифициране на заинтересованите страни е да проведете анализ на заинтересованите страни по проекта. Според него, разделете заинтересованите страни на четири групи:
- Хора с голямо влияние и голям интерес
- Хора с голямо влияние и слаб интерес
- Хора с ниско влияние и висок интерес
- Хора с ниско влияние и нисък интерес
Хората от първата група са вашите ключови заинтересовани страни. С тези хора на ваша страна проектът ви има по-големи шансове за успех, тъй като те помагат за идентифицирането на рисковете и споделят своя опит. Не забравяйте да създадете регистър на заинтересованите страни. Това ще ви помогне да съгласувате честотата и начините на комуникация с тях.
Друга важна част от тази стъпка е определянето на методите за комуникация със заинтересованите страни. Това ще ви бъде от полза и при комуникацията в екипа. Изберете подходящите инструменти за комуникация и сътрудничество. Това включва прости инструменти като електронна поща, Skype или нещо по-интуитивно като софтуер за управление на проекти.
3. Представете проекта си
След като сте намерили ключовите заинтересовани страни, следващата стъпка в стартирането на проекта е да им представите проекта си. Представянето включва представяне и защита на проекта ви. Когато това се направи успешно, получавате подкрепа, ресурси и съгласие от хора, които могат да повлияят на проекта ви.
Ето някои елементи, които трябва да имате предвид, когато представяте проекта си:
- Създайте убедителна история за проекта. Комуникирайте неговата цел, задачи и резултати по начин, който съответства на приоритетите и интересите на заинтересованите страни.
- Идентифицирайте притесненията, очакванията и приоритетите на заинтересованите страни и адаптирайте представянето си, за да отговорите на тези въпроси.
- Обяснете ясно ценностната предложеност на проекта. Уверете се, че сте подчертали ползите и положителното въздействие върху организацията и общността.
- Уверете се, че сте обърнали внимание на рисковете и предизвикателствата. Признайте ги ясно и споделете стратегиите за тяхното смекчаване.
- Направете презентацията визуално привлекателна. Използвайте диаграми, графики и слайдове, за да предоставите кратък преглед на проекта.
- Направете го интерактивен и увлекателен. Насърчавайте въпросите и дискусиите, за да дадете възможност на заинтересованите страни да изразят своите опасения и да дадат обратна връзка.
- Времето е от голямо значение. Затова изберете подходящ момент, за да представите проекта си. Преди да предприемете действие, обмислете други текущи инициативи и приоритети.
- Винаги искайте обратна връзка. Отговорете на опасенията на заинтересованите страни и споделете допълнителна информация, ако е необходимо.
- И накрая, приемете стандартизацията на проектите. С помощта на стандартизирани методологии вашите презентации стават по-ясни, по-последователни и по-добре съобразени с целите на организацията.
4. Извършете проучване за осъществимост
Следващата стъпка в стартирането на проекта е да се проведе проучване за осъществимост. Това проучване оценява осъществимостта на проекта ви с наличните ресурси. То потвърждава пазарните възможности и получава повече информация, преди да вземете окончателното решение.
По същество, то отговаря на следните въпроси:
- Разполага ли проектният екип с необходимите ресурси за завършване на този проект?
- Ще генерира ли проектът достатъчна възвръщаемост на инвестициите, за да си струва да бъде продължен?
Проучването за осъществимост се извършва след представянето на проекта. Можете да го направите заедно с SWOT анализа и оценката на риска по проекта. Ето стъпките за провеждане на проучването:
- Провеждане на предварителен анализ
- Оценете финансовата осъществимост на проекта.
- Извършете оценка на пазара
- Прегледайте данните, събрани от всички видове проучвания за осъществимост.
- И накрая, вземете решение.
Инструмент за управление на проекти като ClickUp ви помага да проследявате цялата необходима информация, свързана с проучването за осъществимост. Проверявайте напредъка в реално време, сътрудничете си незабавно и лесно, активирайте Team View и оптимизирайте целия процес.
Преди да проведете проучване за осъществимост, обмислете дали проектът ви се нуждае от такова. Тъй като това отнема доста време и ресурси, е важно да определите това. Обикновено не е необходимо да го правите за по-малки проекти, които нямат значително дългосрочно въздействие върху вашата организация. Не е необходимо да го правите отново, ако сте реализирали подобен проект или проучване през последните три години.
5. Намерете подходящите хора
С одобрението на заинтересованите страни от една страна и осъществимостта на проекта от друга, сте готови да започнете проекта си. Остава само да намерите идеалния екип. Проектният екип включва хора от различни отдели, в зависимост от вашите изисквания.
Някои от обичайните членове на екипа включват:
- Спонсор на проекта: Лицето, отговорно за визията и управлението на проекта. Обикновено това е човек с по-висока длъжност от проектния мениджър.
- Проектен мениджър: Лицето, което ръководи и направлява екипа, взема решения, създава план за проекта, следи напредъка на проекта и взаимодейства със заинтересованите страни.
- Ръководител на екип: В по-големите екипи ръководителят на екип се различава от проектния мениджър. Той отговаря за управлението на екипа.
- Членове на екипа: Хора с необходимите умения, които са отговорни за изпълнението на различни задачи.
В зависимост от нуждите, проектният екип може да включва и други членове. В крайна сметка, вашата цел трябва да бъде да създадете функционален екип с подходящ опит и умения. Можете да наемете нови хора или да преразпределите съществуващите служители.
При голям екип може да е трудно да следите напредъка на членовете му. Можете обаче да следите напредъка на всеки служител, като използвате статуса на екипа, достъпен в инструмента за управление на проекти.
Заключение
Като първа стъпка в разработването на проекта, фазата на стартиране има голямо влияние върху останалата част от проекта.
Решенията, взети по време на тази фаза, оказват влияние върху целия жизнен цикъл на проекта, като оформят неговата траектория и определят крайния му успех. Всяка стъпка, описана в тази статия, ще ви доближи до най-добрата фаза на стартиране на проекта.
Следвайки тези стъпки, ще направите стартирането на проекта си по-умно и по-силно. И не забравяйте, не позволявайте тази енергия да изчезне по време на проекта. Уверете се, че всеки аспект, включително графиците на проекта, изграждането на капацитет, управлението на качеството и др., започва и завършва с една и съща енергия (или дори по-голяма!).