Цели и задачи: какво представляват и как да ги използвате

{"@context":"https://schema. org","@type":"FAQPage","mainEntity":[{"@type":"Question","name":"Какво представляват целите?","acceptedAnswer":{"@type":"Answer","text":"Целта е желаният резултат, който искате да постигнете. "}},{"@type":"Question","name":"Какво представляват задачите?","acceptedAnswer":{"@type":"Answer","text":"Задачите определят какво трябва да направи вашият екип, за да постигне целта. "}},{"@type":"Question","name":"Как се различават целите от задачите?","acceptedAnswer":{"@type":"Answer","text":"Целите имат много по-широк обхват и по-дълъг времеви период от задачите. "}},{"@type":"Question","name":"Как целите и задачите работят заедно?","acceptedAnswer":{"@type":"Answer","text":"След процеса на определяне на целите, трябва да дефинирате задачите, които могат да помогнат на вашия екип да ги постигне. "}}]}

Готови ли сте да научите разликата между цели и задачи?

Поставянето на цели и задачи може да е сходен процес, но към всеки от тях трябва да се подходи по различен начин.

В тази статия ще ви помогнем да разрешите спора между целите и задачите, като подчертаем разликите между двете, как те работят заедно и най-добрия инструмент, който ще ви помогне да проследявате и двете!

Да започнем.

Какво представляват целите?

Целта е желаният резултат, който искате да постигнете.

Целите на компанията са като компас – дават на екипа ви представа за това, което трябва да постигне, и посоката, в която трябва да върви.

По принцип те са общите намерения на компанията и могат да помогнат за определяне на мисията. Те ви помагат да се фокусирате върху това, което искате да постигнете.

Целите, ориентирани към резултатите, обаче се отнасят само до крайните резултати – те не ви казват как ще стигнете дотам.

Това не означава, че поставянето на цели не е важно!

Поставянето на цели е много важно, защото помага на екипа ви да се фокусира върху това, към което се стреми – дава им яснота по всички въпроси, което повишава мотивацията и продуктивността им!

Бонус: SMART цели за студенти

Какво представляват задачите?

Целите определят какво трябва да направи вашият екип, за да постигне целта.

Те са конкретни, измерими изявления, които имат определена цел, която вашият екип трябва да постигне.

С други думи, те променят целите, ориентирани към резултатите, в цели, ориентирани към процесите, така че да може да се постигнат измерими резултати в правилната посока.

Например:

Да предположим, че искате да увеличите приходите на вашия бизнес.

За да постигнете това, една от вашите маркетингови цели е да увеличите броя на клиентите с 20%.

В този случай вашата цел е да увеличите приходите, а задачата ви е да увеличите броя на клиентите с 20%!

Цели и задачи: какви са основните разлики?

Основната разлика между цели и задачи е, че целите са по-широки по обхват и помагат за създаването на визия и посока, докато задачите са по-конкретни и описват конкретни действия за постигане на краен резултат.

Ето някои от основните разлики между цели и задачи:

1. Обхват

Цели:

Целите са сравнително по-общи изявления, така че обхватът им може да бъде широк.

В някои случаи те дори не трябва да се ограничават до екип или проект – широките, ориентирани към резултати цели могат да бъдат следвани от цялата организация!

Например:

Ако крайната цел е просто да се печелят повече пари, всички членове на дадена организация могат да обединят усилията си за постигането на тази цел.

Цели:

Целите на проекта са по-конкретни от задачите и обикновено се отнасят до един конкретен процес – като продажби и маркетинг.

Например:

Ако говорим за маркетингови цели, тогава може да имате процеси като 20% увеличение на броя на потенциалните клиенти във вашата продажбена фуния.

2. Времеви рамки

Цели:

Целите на една организация имат по-дълъг времеви хоризонт от задачите.

Например, идеалният времеви период за целите на компаниите от Fortune 500 е около три до пет години, докато училищата и институциите за ранно обучение предпочитат да използват годишни цели.

Цели:

Ефективните задачи имат конкретна цел, която е определена за краткосрочен или средносрочен период.

Например, обичайните краткосрочни задачи могат да продължат до едно финансово тримесечие. Вашият екип трябва да се побърза, за да изпълни задачите си в този срок.

Свързано: Разлики между дългосрочни и краткосрочни цели

Ето една полезна таблица за сравнение на цели и задачи.

Цели и задачи: как работят заедно?

Ако имате цели, но нямате измерими задачи, които да ги подкрепят, няма да можете да изпитате сладкия вкус на успеха (и възбудата от него)!

Ето как вашият бизнес може да използва целите и задачите заедно, за да ви помогне да постигнете успех:

Използване на цели и задачи заедно – Стъпка 1: Поставете цели

Вашите бизнес цели трябва да съответстват на мисията на вашата компания. Това гарантира, че вашите цели са уместни и свързани с вашите клиенти и служители. И след като постигнете това, вашите екипи трябва да бъдат мотивирани да работят заедно и да постигнат целта заедно!

Например:

Но това не се изчерпва само с определянето на набор от цели за вашия бизнес.

След като сте определили целите си, трябва да ги разделите на измерими задачи:

Използване на цели и задачи заедно – Стъпка 2: Създайте SMART задачи

След процеса на определяне на целите – трябва да дефинирате задачите, които могат да помогнат на вашия екип да ги постигне.

Въпреки това, има няколко правила, които трябва да следвате, когато определяте задачите.

Всичко, което трябва да направите, е да създадете SMART цели!

И макар да е вярно, че това означава да направите целите си по-разумни, има и нещо повече:

S. M. A. R. T е акроним, който означава, че вашите цели трябва да бъдат Sпецифични, Mизмерими, Aпостижими, Rлевантни и Tочни.

Сигурно сте чували за SMART цели, така че защо ги наричаме SMART задачи?

Всичко е въпрос на контекст.

Говорим за цели и задачи и споменахме, че задачите са това, което трябва да направите, за да постигнете целите си. Ето защо е по-логично да говорим за SMART задачи.

Нека видим този процес в действие:

1. Конкретни задачи

Конкретна задача е: Увеличаване на продажбите на „Rum Ham” на нови клиенти (спорно решение, но поне е конкретно!)

2. Измерими задачи

Трябва също така да можете да проследявате напредъка по отношение на целите си и основните бизнес постижения.

Защо?

Как иначе бихте могли да проверите дали сте на прав път или не?!

Така че, макар „увеличаване на продажбите на ром хам“ да е добра цел, тя не разполага с ясна мярка за оценка.

Измеримата цел би била увеличаване на продажбите към нови клиенти с 200%.

3. Постижими задачи

Вашата цел също трябва да бъде основана на реалността.

Макар че би било чудесно да се увеличи продажбата с 200%, просто нямат достатъчно членове на екипа, които да промотират продукта.

В този случай по-постижима цел е: Увеличаване на продажбите към нови клиенти с 30%.

4. Съответни задачи

Умните цели трябва да бъдат важни за мисията на бизнеса. Целите трябва винаги да са свързани с нещо, което може да помогне на бизнеса да расте, да подобри удовлетвореността на клиентите и т.н.

Да предположим, че имате SaaS бизнес. Може би е добре да помислите два пъти, преди да въведете услуги, които изискват човешка намеса. Това няма нищо общо с начина, по който функционират моделите за растеж на SaaS, и означава, че или не сте намерили подходящия пазар за продукта си, или нямате стратегия за мащабируем растеж.

5. Временни задачи

Целите не могат да продължават вечно.

Трябва да си поставите краен срок за тях, иначе ще продължавате да се занимавате с тях безспирно и ще изгубите от поглед целта си!

Така че крайната SMART цел е:

До октомври 2024 г. продажбите към нови клиенти трябва да са се увеличили с 30%.

По този начин, с интелигентна цел, вашият екип знае точно какво да прави и как да го прави.

Използване на цели и задачи заедно – Стъпка 3: Създаване на стратегии и тактики

След като сте определили измеримите цели, вашият екип трябва да реши как ще постигне тези задачи и ще реализира крайните ви цели.

Тук влиза в действие вашата целева стратегия.

Стратегията за постигане на целта е поредица от стъпки или задачи, които трябва да бъдат изпълнени, за да се постигне целта.

Не забравяйте, че не всяка стратегия, която опитате, ще даде резултат – зависи от вас да пробвате различни, докато най-накрая постигнете целта си.

И когато постигнете достатъчно задачи, ще можете да постигнете и общата си цел!

Как да следите целите и задачите си

След като сте определили бизнес целите и задачите си, екипът ви трябва да работи заедно, за да постигне желаните резултати.

Но как да разберете дали сте на прав път?

Когато сте на лодка в непознати води, се нуждаете от екскурзовод, който да ви помогне да разберете къде се намирате!

Инструмент за управление на проекти като ClickUp ще ви помогне да разработите и проследите вашите процесно ориентирани цели и задачи. Това ще ви помогне да измерите миналите резултати и да поддържате всички на една и съща страница.

Какво е ClickUp ?

ClickUp е едно от най-високо оценените инструменти за дистанционно управление на проекти в света. Използва се от над 200 000 екипа по целия свят, включително стартиращи компании и големи корпорации.

Тя съдържа всички функции, от които се нуждаете, за да създавате и управлявате лесно своите цели и задачи!

Ето по-подробно как:

Видове цели в ClickUp

Независимо какъв е вашият бизнес или какви са вашите бизнес цели, ClickUp ще ви помогне да ги постигнете.

Ето някои от видовете значими цели, които можете да създадете и проследявате в ClickUp:

1. Цели на екипа

Искате ли вашият екип да се стреми към по-добри резултати и да бъде по-продуктивен?

Опитайте Team Goals на ClickUp.

В ClickUp целите са контейнери на високо ниво, които могат да бъдат разбити на по-малки конкретни задачи.

Тези цели са лесно измерими и когато ги постигнете, също ще постигнете и целта си.

По този начин, когато използвате ClickUp, целите са по същество задачите, които ви помагат да постигнете вашите цели!

Ето как можете да създавате и управлявате целите на екипа в ClickUp.

Стъпка 1

Кликнете върху този симпатичен бутон с трофей в ClickUp.

След това просто въведете целите си в прозореца „Цели“, който се отваря.

Например, крайната цел на вашия екип може да бъде увеличаване на продажбите с 15%:

Стъпка 2

След като сте определили целта, можете да я възложите на членовете на екипа си.

Стъпка 3

След като сте определили целта, е време да създадете задачите.

В ClickUp цел = целева стойност

Просто добавете вашите цели, които ще ви помогнат да постигнете измеримите си цели.

И тъй като трябва да измервате тези цели, можете да избирате измежду различни единици, като например:

След като сте определили всяка цел, можете да ги разпределите между различните членове на екипа!

Стъпка 4

Сега можете да започнете да работите по всяка цел, за да постигнете измеримите си цели и задачи.

Всеки път, когато вашият екип се доближава до една от целите на проекта, той може да актуализира цифрите във всяка от целите си в ClickUp.

И ето най-хубавата част!

ClickUp автоматично изчислява процента на напредъка по целите въз основа на зададените задачи.

По този начин, когато вие или вашият екип актуализирате една от целите, общите ви задачи измерват напредъка ви в реално време. Това може да мотивира членовете на екипа ви, така че да постигнат повече задачи!

Б. Цели за спринт

ClickUp е и идеалният инструмент, ако управлявате екип за разработка на софтуер по метода Agile.

Защо?

Можете да използвате ClickUp, за да следите напредъка на вашите Agile и Scrum спринтове!

Не, не този спринт!

Спринтът е период от време, през който екипът за разработка на софтуер създава работещ модел на даден продукт.

Ето как можете да проследявате целите на спринта в ClickUp:

Сега всичко, което трябва да направите, е да продължите да постигате целите си и ще можете да виждате процента на напредъка по отношение на целта си в реално време!

C. Седмични карти за оценка

Повечето инструменти за определяне на цели ви позволяват да проследявате само своите собствени задачи и цели.

ClickUp ви позволява да следите и индивидуалните цели на членовете на вашия екип! В ClickUp вашият екип може да създава седмични задачи и цели, които трябва да постигне, и да ги споделя с екипа.

Седмичните карти за оценка помагат на мениджърите да получат цялостен поглед върху това, върху което работи всеки. Можете също да видите как всеки допринася за постигането на целта.

Това мотивира екипа ви да работи заедно и да постига по-измерими цели!

Но чакайте, Scorecards не са единственият начин, по който мениджърите могат да следят работата на екипа си!

Те могат да използват Box View и Profiles на ClickUp, за да видят върху какви задачи работят членовете на екипа им.

Д. Лични цели

ClickUp не е само за бизнес.

Можете да използвате ClickUp, за да създадете и лични цели!

ClickUp ви позволява да персонализирате разрешенията за всичките си цели и задачи. Можете да изберете кой може да вижда или редактира вашите цели, или да ги запазите напълно частни.

Забележка: Можете дори да персонализирате разрешенията за целта на вашия проект. По този начин можете да персонализирате какво могат да правят определени членове на екипа или клиенти по отношение на вашите цели.

E. OKR

Време е за кратък тест:

Какво е общото между Spotify, Netflix и Amazon?

Не, не е вярно, че всички те намаляват производителността!

И трите компании използват OKR!

Цели и ключови резултати OKR са рамка за определяне на цели, използвана от организациите за определяне и измерване на целите за тяхната компания и служители. Тя разделя всяка цел на набор от ключови резултати, които ще ви помогнат да постигнете тази цел.

Рамката OKR може да изглежда сложна, но всъщност е много лесна.

Всичко, от което се нуждаете, е ClickUp.

В терминологията на OKR обаче целите = задачите.

За да изясните всякакви неясноти, разгледайте тази таблица:

Освен тази промяна в наименованието, всичко остава същото!

По този начин, ако искате да следвате подхода OKR, просто използвайте стъпките, които описахме в точката „Цели на екипа“, и всичко ще бъде наред!

Забележка: OKR не трябва да се бъркат с KPI (ключови показатели за ефективност).

OKR ви помагат да проследявате целите си, докато показателите за ефективност измерват успеха на текущия процес.

Но това не е всичко!

Скрам майсторите и Agile проектните мениджъри получават множество полезни диаграми, с които да следят напредъка си към целите си, като например:

Добре, сега свършихме.

Цели срещу задачи Заключение

Нека сложим край на дебата за целите и задачите точно тук.

Целите и задачите не са взаимозаменяеми термини.

Целите са резултатът, който искате да постигнете, а задачите ви помагат да разберете как да стигнете дотам.

Въпреки това, и двете са ви необходими, за да успеете.

Създаването на умни цели и задачи за вашата компания може да даде на вашия екип необходимия тласък!

Но не забравяйте, че когато създавате цели и задачи, ви е необходим и начин да ги проследявате.

А тъй като инструментите за управление на проекти като ClickUp имат множество функции за управление на вашите бизнес и лични цели, защо не ги изпробвате безплатно още днес!

Прочетете свързани публикации: