{ "@context": "http://schema. org", "@type": "FAQPage", "mainEntity": [ { "@type": "Question", "name": "Какво е разпределение на ресурсите?", "acceptedAnswer": { "@type": "Answer", "text": "Разпределението на ресурсите е процесът на идентифициране на всички налични ресурси – било то трудови или финансови – за даден проект и след това стратегическото им разпределяне към задачи, които им позволяват да работят най-ефективно. " } } ] }
Представете си следното: организирате парти. Къщата ви е пълна с празнуващи гости. Някой казва: „Огладнях... Да поръчаме пици!“
Опитвате се да разберете колко пици да поръчате. Ако поръчате прекалено много пици, ще се наложи да ядете остатъци от пеперони в продължение на дни. Ако поръчате прекалено малко, някои от вашите гости няма да получат парче.
Но вие сте ограничени и от пространството на тезгяха и парите в портфейла си.
Как да нахраните всички, като същевременно извлечете максимална полза от парите си?
Подобно на организаторите на партита, всеки проектен мениджър трябва да знае как да разпределя ресурсите разумно. Нито един проект не разполага с неограничен бюджет или брой членове на екипа, но можете да използвате разпределението на ресурсите, за да максимизирате производителността и успеха на проекта.
Всичко се свежда до задълбочена подготовка и стратегическо планиране, за да извлечете максималното от това, с което разполагате.
Научете как да разпределяте достатъчно ресурси за всичките си проекти, така че да свършите работата си – и всеки да получи парче пица. Да празнуваме!
Какво е разпределение на ресурсите?
Разпределението на ресурсите е процесът на идентифициране на всички налични ресурси – било то трудови или финансови – за даден проект, след което стратегическото им разпределяне към задачи, които им позволяват да работят най-ефективно.
За агенциите, които се занимават с множество проекти за различни клиенти, разпределението на ресурсите е ключово за осмислянето на творческия хаос. Намирането на подходящия човек или ресурс за подходящия проект в крайна сметка прави всички по-щастливи. Вашите служители работят по проектите, за които са най-подходящи, така че клиентите вероятно ще получат висококачествени резултати.
С развитието на проектите и промяната в очакванията на клиентите, ресурсите се преразпределят, за да се поддържа напредъкът в съответствие с графика на проекта.
Какво се счита за ресурси?
Вашите ресурси са всички активи на компанията, необходими за изпълнението на задачи или проекти. Те могат да включват:
- Индивидуални лица
- Екипи или отдели
- Бюджет
- Време
- Хардуер и софтуер
- Недвижими имоти
- Процеси
- Интелектуална собственост
- Техники и набор от умения
Кой отговаря за разпределението на ресурсите?
Обикновено проектните мениджъри отговарят за разпределението на ресурсите, защото имат най-голяма видимост и контрол над бюджетите на проектите, обхвата на работата и управлението на задачите. Големите организации обаче могат да разделят тези отговорности между няколко роли или да имат специални отдели за управление на ресурсите.
Свързано: Изравняване на ресурсите
Предимствата на ефективното разпределение на ресурсите
Неправилното разпределение на ресурсите е като да изпратите само един човек да вземе десет пици, докато останалите 15 души си стоят вкъщи и си говорят. На този човек ще му отнеме много повече усилия и време да вземе пиците, което създава риск всички да останат с изядена студена пица с пеперони.
Колко жалко!
Защо да не изпратите трима души да помогнат, за да може всеки да се наслади на топла парче колкото се може по-скоро?
Разпределението на ресурсите ви позволява да използвате работната си сила, парите и активите си напълно, така че клиентите да получат висококачествена работа. В същото време вашата агенция минимизира изтощението на екипа, като разпределя работата равномерно.
Други предимства на разпределението на ресурсите включват:
- Максимизира ефективността. Разпределението на ресурсите помага на агенцията да поеме толкова проекти, колкото вашите екипи могат да се справят – няма повече пропуснати възможности поради прекалено голям брой служители или провали на проекти поради недостиг на персонал.
- Насърчава сътрудничеството . Клиентът и вашият екип знаят кой по какво работи, защото сте разпределили задачите и отговорностите ясно в екипа.
- Увеличете печалбата на вашата агенция. Извлечете максимума от бюджета на всеки проект и контролирайте разходите за персонал.
- Повишава удовлетвореността на клиентите. Постигайте по-добри резултати от проектите, като ги поддържате в правилната посока и разпределяте подходящите хора за всяка задача.
Как да управлявате ресурсите и да определяте очакванията на клиентите
Тъй като разпределението на ресурсите отчита наличните ресурси за даден проект в даден момент, то е краткосрочен план, но има дългосрочни ефекти. То е критично важно средство за планиране на капацитета и управление на очакванията на клиентите. С ефективно разпределение на ресурсите вашият проект разполага с всичко и всички, от които се нуждае, за да бъде успешен, включително подходящите ресурси и реалистичен времеви график.
Бонус: Инструменти за планиране на капацитета & Шаблони за планиране на капацитета
Определете обхвата на проекта си
Никой готвач не започва да готви, без да си представи какво ще приготви, нали?
По същия начин, първата стъпка в управлението на проекти е да определите обхвата на проекта си. Без да разберете обхвата на проекта си, е невъзможно да вземете решения за разпределението на ресурсите!
Като част от обхвата на проекта си, трябва да определите следното:
- Описание на работата: кои задачи са необходими и кои са извън обхвата
- Ограничения на проекта, като бюджет и срокове
- График и времева рамка на проекта с важни етапи
- Резултати или крайни продукти на проекта
Обхватът на проекта ви помага да планирате и разберете нов проект на високо ниво. Използвайте тази информация, за да:
- Планирайте колко ресурси ще ви бъдат необходими, за да завършите проекта си в определения срок.
- Разделете проекта на по-малки задачи
- Решете как ще разпределите тези задачи на членовете на екипа си.
Направете преглед на вашите ресурси
Преди да изберете топинги за пицата си, трябва да знаете какви топинги са налични и какви са предпочитанията на всеки. По същия начин, за да изберете най-добрите ресурси за дадена задача, първо трябва да разберете в какво всеки човек е най-добър и какъв вид работа предпочита да върши.
При планирането на проекти трябва да разбирате възможностите на екипа си и качеството на ресурсите, с които разполагате. По този начин можете да разпределите тези ресурси там, където ще бъдат най-ефективни.
Какви са техните силни страни и основни области на експертиза? Съпоставяйте изискванията на вашия проект с ресурсите, които могат да изпълнят тези нужди.
Пример за планиране на ресурсите на агенция
Да предположим, че вашият проект включва провеждането на рекламна кампания с плащане за клик за B2B SaaS клиент в сектора на бизнес разузнаването. В агенцията ви има двама PPC мениджъри: Джейсън, който е работил с други B2B технологични клиенти, и Сара, която е работила главно с B2C клиенти за директни продажби.
Сара казва, че се чувства по-малко комфортно да управлява PPC за този клиент, защото не знае много за B2B софтуера, а още по-малко за високотехнологична индустрия като BI. Междувременно Джейсън е уверен, че е подходящият човек за тази работа благодарение на предишния си опит в B2B.
За този проект определено ще искате да включите Джейсън в екипа!
Каква е наличността и капацитетът на вашите ресурси? Членовете на екипа рядко работят само по едно нещо едновременно, но всеки е ограничен от броя часове на седмица или ден, през които може да работи. Вие искате да сте сигурни, че вашият екип разполага с достатъчно работни часове, които да разпредели за този конкретен проект.
Не забравяйте, че отсъствията, независимо дали са планирани или непланирани, влияят на наличността, затова разпределяйте задачите на служителите, като имате предвид периодите на непредвидени обстоятелства. Служителите могат (и трябва) да ползват платен отпуск или болничен, което означава, че в тези дни те не са на разположение.
Срещите могат да отнемат времето на служителите от задачите по проектите дори и през редовните работни дни. Освен това, всеки се нуждае от поне 15 минути през деня, за да разходи кучето или да си купи лате с тиква и подправки!
Никога не разпределяйте прекалено много ресурси. Прекаленото разпределение може да доведе до изчерпване и по-ниска производителност. Успехът на вашия проект никога не струва да жертвате щастието и полезността на вашия екип.
При разпределянето на ресурсите се съобразявайте с календарите и графиците и коригирайте сроковете според наличността на ресурсите. Оптимизирайте използването на ресурсите, така че вашите проекти винаги да разполагат с точно това, от което се нуждаете.
Присвоявайте задачи директно на членовете на екипа за пълна прозрачност.
След като разберете какво може да постигне вашият проектен екип, следващата стъпка е да делегирате подходящите задачи на всеки човек въз основа на неговите умения и наличност.
Подгответе екипа си за успех! Предоставете колкото се може повече информация, за да сте сигурни, че всички разбират какво се очаква от тях. Изяснете всички необходими подробности за всяка задача – отговорности, очаквани резултати и крайни срокове.
В ClickUp е лесно да разделите проекта си на по-малки части с задачи, подзадачи и списъци за проверка. След това можете бързо да възложите всяка задача на членовете на екипа си само с няколко кликвания!
Ето по-подробна информация:
- Задачи в ClickUp : Разделете проектите си на постижими задачи и подзадачи, които можете лесно да възложите на членовете на екипа си. Сега екипът ви може да работи по целия проект стъпка по стъпка.
- ClickUp Checklists: Създавайте прости списъци със задачи, които вашият екип може бързо да отметне, докато изпълнява задачите. Използвайте тези списъци, за да планирате стъпките, да извършвате проверки за качество и да следите как върви вашият проект.
За някои задачи един човек просто не е достатъчен, особено когато имате кратки срокове.
За щастие, с множество назначени лица в ClickUp, можете бързо да назначите повече хора за дадена задача, ако е необходимо. Така че следващия път, когато дадена задача се нуждае от допълнителна помощ, ще можете да я възложите за нула време.
Планирайте в зависимост от зависимостите, за да избегнете прекомерното използване на ограничените ресурси.
Доставчикът на пица няма да стигне до вратата ви, ако не може да паркира. Ако алеята ви е пълна, пица партито се отменя – а това просто не е опция.
По същия начин проектите по своята същност имат зависимости – взаимоотношения между задачи и ресурси, които влияят върху наличността на тези ресурси.
Обърнете внимание на зависимостите между ресурсите, когато няколко задачи изискват един и същ ограничен ресурс. Да предположим, че ви трябват 10 нови графики, които трябва да бъдат готови до петък, но в екипа има само един дизайнер, който вече е ангажиран с други проекти до сряда.
В този случай ще трябва да коригирате графика на проекта си, за да реалистично се съобразите с ограничената наличност на екипа си. Или потърсете друг графичен дизайнер, на пълен работен ден или на свободна практика, който да ви предостави необходимата подкрепа, за да спазите сроковете си.
Зависимости между задачите възникват и когато напредъкът на една задача зависи от напредъка на друга задача. Например, трябва да изчакате обратната връзка от клиентите, преди да завършите ревизиите на проекта в съответствие с техните изисквания. Това е като да разточите тестото за пица, преди да добавите вкусните топинги!
Разпределете и планирайте задачите въз основа на тези зависимости. Следете за потенциални затруднения и се уверете, че никой не чака прекалено дълго другите. Поддържайте постоянна комуникация по отношение на неизпълнените задачи и действия и коригирайте очакванията си в зависимост от забавянията по проекта.
Обмислете въвеждането на методология за управление на проекти Agile или Scrum, за да елиминирате или заобиколите зависимостите.
Зависимостите на ClickUp ви помагат да очертаете връзките между задачите и ресурсите. По този начин можете да следите всички зависимости на проекта си, преди те да имат шанс да се превърнат в пречки.
Ето още начини, по които зависимостите поддържат фокуса на вашия екип:
- Всички винаги знаят какво да приоритизират първо, какво трябва да изчакат и какво следва по-нататък. По-малко недоразумения, повече работа!
- ClickUp уведомява назначените лица, когато задачите им бъдат деблокирани или бъдат добавени или премахнати зависимости. Това елиминира „чакането”, така че членовете на екипа могат да се съсредоточат изцяло върху изпълними задачи.
- Предупреждава хората преди да затворят задачи, които чакат други задачи, като по този начин им помага да не пропуснат или забравят ключови изисквания.
Можете да добавите зависимости към отделни задачи ръчно или визуално, като начертаете връзки между задачите на диаграма на Гант.
Проследявайте напредъка и преразпределяйте ресурсите според нуждите.
В идеалния случай, вие определяте ресурсите за даден проект и той протича според плана. Но ако възникнат забавяния или промени, може да се наложи да преразпределите ресурсите.
Не се паникьосвайте! Преразпределението е нормална част от управлението на ресурсите.
Първата стъпка е да следите отблизо капацитета на екипа, тъй като той е свързан с изпълнението на изискванията на проекта. Задайте следните въпроси, когато разглеждате настоящия си капацитет:
- Някои от членовете на екипа са претоварени?
- Някои от вашите служители внезапно са станали недостъпни поради неконтролируеми фактори като прекъсване на интернет връзката, напускане или прехвърляне към друг проект?
- Има ли опасност ключови етапи да бъдат пропуснати?
- Промени ли се обхватът на вашия проект, което налага неочаквана допълнителна работа?
Ако е така, следващата стъпка е да съобщите промените на вашия клиент или заинтересованите страни по проекта. Дръжте ги в течение за напредъка на проекта колкото се може по-рано и по-често, включително за евентуални промени в обхвата или забавяния.
Това помага да се управляват очакванията, така че заинтересованите страни да са по-малко изненадани, разочаровани или изненадани от промени или неуспехи.
Процесът на разпределение на ресурсите може да включва преоценка на проекта ви и намиране на допълнителни членове на екипа, които да помогнат с допълнителната работа. Някои компании създават резервен план за разпределение на ресурсите, като идентифицират служители с подходящи умения, които могат да заместят при необходимост, или поддържат група от свободни професионалисти, които могат да предоставят подкрепа в движение.
Може да се наложи да коригирате графиците и крайните срокове за всички задачи в проекта си, за да отразите капацитета на екипа си и да отчетете непредвидени забавяния.
Самото разпределяне на ресурсите, както и преразпределянето на задачите по веригата, може да отнеме много работа, но не е задължително да е трудна работа!
Обмислете използването на инструменти за управление на ресурсите, които поддържат екипа ви в правилната посока с централизирана видимост. Няма нужда да ровите из всичките си различни таблици, документи и лепящи се бележки или постоянно да превключвате между календарите на всички членове на екипа си.
Може би сме пристрастни, но вярваме, че ClickUp е страхотен (да смеем ли да кажем най-добрият?) инструмент за разпределение на ресурси. Той събира цялата информация на едно място, така че можете да следите напредъка си и капацитета на екипа си в реално време. Можете да създавате персонализирани табла, за да видите как се справя екипът ви и къде може да изоставате.
Това е един от начините, по които Diggs използва ClickUp, за да поддържа контрол над своите проекти. Резултатите? По-голяма прозрачност в управлението на работната натовареност, по-малко време, прекарано в комуникация, и по-продуктивно използване на времето на всички.
Ние бихме го нарекли успех!
Минимизирайте отклоненията от обхвата
Можете да поръчате толкова пица, колкото смятате, че е достатъчно за всички на партито ви, но не винаги можете да предвидите колко ще ядат. Какво ще стане, ако неочаквано пицата свърши?
Освен да пролеете няколко сълзи (което е разбираемо), сега трябва да превключите на друга предавка, за да постигнете целта си да нахраните всичките си гости.
Това е случай на разширяване на обхвата — проект, който се разширява извън първоначалния си обхват и изисква допълнителни ресурси, включително допълнително време, пари и хора. Разширяването на обхвата застрашава успеха на проекта ви, като добавя допълнителна работа, без да удължава срока на проекта, което създава допълнителен натиск върху членовете на екипа ви да направят повече за по-малко време.
Можете да се опитате да предотвратите разширяването на обхвата, като поставите строги граници в описанието на обхвата на проекта, но понякога това е неизбежно. В такива случаи доброто управление на промените въвежда структури и процеси за смекчаване на разширяването на обхвата.
Той установява очаквания, че лицата, вземащи решения, ще ви информират за промени в обхвата възможно най-скоро и ще ви дадат пространство и време да преразпределите или добавите ресурси съответно.
Важно е да се съобразявате с обстоятелствата, но също така е важно да не претоварвате екипа си с работа! В края на краищата, те имат да ходят на пица парти.
Примери и шаблони за разпределение на ресурси
Да предположим, че сте проектен мениджър, отговорен за стартирането на маркетингова кампания с влиятелни лица за Marinara, мобилно приложение за продуктивност с таймер Pomodoro. Ето един пример за това как би могъл да изглежда вашият план за разпределение на ресурсите:
- Определете обхвата на проекта си: Маркетирайте Marinara в 10 TikTok акаунта, фокусирани върху продуктивността, с над 50 000 последователи през четвъртото тримесечие.
- Разберете вашите ресурси: Бюджетът на проекта е 10 000 долара. Вашият екип се състои от мениджър по маркетинг на влиятелни лица, мениджър по маркетинг на продукти, ИТ специалист и специалист по заплати.
- Разпределяне на задачи: Мениджърът по маркетинг на влиятелни лица ще идентифицира и ще комуникира с влиятелните лица. Мениджърът по маркетинг на продукти ще утвърди посланията за продуктите и ще създаде комплект с материали за марката, който влиятелните лица да използват за справка. Междувременно мениджърът по ИТ ще предостави достъп до приложението и ще разрешава технически проблеми. Мениджърът по човешки ресурси ще събира документи за заплатите и ще се уверява, че влиятелните лица получават заплащане за работата си.
- Планирайте според зависимостите: Мениджърът по продуктов маркетинг също работи по пускането на нова функция през октомври, така че ще планирате те да завършат задачите си до септември. PM ще създаде резервен списък с влиятелни лица, с които да се свържете, в случай че някой откаже.
- Проследяване на напредъка: Тази маркетингова кампания ще се проведе от август до ноември с пет основни етапа. Ако един човек е претоварен, добавете ресурси към екипа или удължете срока на проекта съответно. Ще следите напредъка в ClickUp чрез табла и ще комуникирате, ако има риск от пропускане на крайни срокове.
- Минимизирайте промяната в обхвата: Да предположим, че Marinara иска 15 TikToks или влиятелни лица с над 100 000 последователи. Те трябва да поискат промени в обхвата на проекта до края на август, за да се придържат към текущия график на проекта. В противен случай ще се съгласите да промените графика на проекта, за да се съобразите с промяната в обхвата. След това проектният мениджър ще идентифицира и се свърже с допълнителни влиятелни лица, които отговарят на тези изисквания.
Готови ли сте да идентифицирате и разпределите ресурсите си? ClickUp е тук, за да ви помогне! Регистрацията е напълно безплатна и можете да започнете да го използвате за секунди. Започнете с тези шаблони за разпределение на ресурси, създадени, за да дадат тласък на управлението на вашите проекти още днес!
Шаблон за разпределение на ресурсите на ClickUp
Шаблонът за разпределение на ресурсите на ClickUp ви помага да следите капацитета и наличността на всички ресурси на вашата организация на едно място. Той включва следните удобни изгледи:
- Изглед на списък: Вижте всички задачи в един списък. Групирайте, сортирайте и филтрирайте задачите с лекота. Организирайте ги по начин, който ви е удобен – по клиенти, проекти или по друг начин!
- Изглед на таблото: Преглеждайте и премествайте задачите на това табло в стил Kanban, което организира действията по статус.
- Изглед на работната натовареност: Визуализирайте обема работа, който е възложен на всеки член на екипа за определен период от време, например една седмица, две седмици или един месец. Сравнете възложената работна натовареност на всеки човек с неговата обща производителност.
Този шаблон е напълно адаптируем, за да отговаря на вашите работни процеси за управление на ресурсите . Използвайте този шаблон, за да получите цялостен преглед на капацитета на вашия екип и напредъка към завършване на проекта и постигане на резултатите.
Шаблон за планиране на ресурсите на ClickUp
Шаблонът за планиране на ресурсите на ClickUp предлага различни начини за визуализиране и разпределяне на ресурсите ви в екипа.
В допълнение към изгледите, включени в първия шаблон, този шаблон предоставя още два изгледа:
- Визуализация на времевата линия: Вижте графика си линейно на хронологична времева линия. Идеално за планиране на ресурсите и пътни карти!
- Gantt View: Визуализирайте задачите си и зависимостите между тях на времевата ос на диаграмата на Gantt. Бързо оценявайте препятствията и затрудненията, за да продължите напред с проекта си.
Този шаблон ви помага да планирате проактивно наличните си ресурси, включително бюджети и графици на членовете на екипа. Както всички наши шаблони, той е персонализируем, така че можете да го адаптирате към вашите нужди и да го направите свой.
Свързано: Софтуер за планиране на ресурсите в предприятията
Разпределението на ресурсите е постоянен процес в развитие
Не е достатъчно просто да разпределите ресурсите преди стартирането на проекта и да приключите с това. Трябва да следите отблизо проектите си, като внимателно балансирате капацитета на екипа си с изискванията на проекта. Тъй като факторите, които могат да повлияят на успеха на проекта, се променят постоянно, трябва да бъдете достатъчно гъвкави, за да коригирате стратегията си за разпределение на ресурсите според нуждите.
ClickUp е най-добрият софтуер за управление на проекти за екипи, с набор от мощни функции, които ви помагат да управлявате ресурсите си, да поддържате проектите си в правилната посока и да свършвате нещата бързо. Ние помагаме на проектните мениджъри и ключовите лица, вземащи решения, да разпределят ресурсите и да наблюдават целия жизнен цикъл на проекта като професионалисти.
Вижте как ClickUp може да помогне на вас и вашия екип, като се регистрирате безплатно още днес!
И запазете любимата си пицария на бързо набиране — защото с нашата помощ никога няма да останете без вкусната си пица!