Всеки проектен мениджър мечтае да работи с клиент или заинтересована страна, които казват неща като „Вземи си колкото време ти е необходимо” и „Парите не са проблем”.
В същото време всеки проектен мениджър знае, че тези сценарии са наистина нереалистични. За съжаление, повечето от тях ще се сблъскат с ограничения, които могат да предизвикат сътресения в жизнения цикъл на проекта.
Тези досадни ограничения влияят върху подхода ви към проектите, върху това, което можете да постигнете, кога можете да го постигнете и какво ще бъде качеството на резултатите. Управлението на ограниченията на проекта е от съществено значение за планирането на успешен проект.
Добрата новина е, че ограниченията при управлението на проекти могат да бъдат преодолени, отстранени или напълно предотвратени. Необходими са ви подходящи инструменти и процеси, за да гарантирате, че всичко ще бъде изпълнено навреме и в рамките на бюджета, а резултатите от проекта ще отговорят на очакванията на клиента.
Ще ви запознаем с най-често срещаните ограничения в проектите и ще споделим съвети и инструменти за справяне с тях, за да можете да подготвите екипа си за успех.
Какво представляват ограниченията на проекта?
Ограниченията на проекта са всички фактори, които възпрепятстват ръководителите на екипи или проектните мениджъри да успеят да завършат проекта. Най-често срещаните видове ограничения на проекта са свързани с:
- График на проекта: Може ли работата да бъде завършена в рамките на първоначално планирания срок?
- Бюджети или разходи по проекта : Има ли вероятност проектът да надхвърли бюджета ви?
- Качество на работата: Ще се промени ли качеството на работата между членовете на екипа?
- Обхват на проекта : Може ли проектът да бъде завършен по начина, по който е описан?
- Цели на проекта: Целите същите ли са като в началото?
Тези ограничения са взаимосвързани, което означава, че ако промените едно от тях, това обикновено се отразява и на останалите. Например, разширяването на обхвата на проекта може да доведе до необходимост от повече време и средства за неговото завършване.
Ако разберете тези ограничения, вие и вашите проектни мениджъри ще можете да вземете разумни решения, за да продължите по план.
Защо е важно да се балансират ограниченията на проекта
Успехът на проекта зависи от това колко добре можете да управлявате ограниченията на проекта и да не им позволите да попречат на работата ви. Проектните мениджъри се занимават с многобройни променливи фактори, но не е нужно много, за да се провали проектът ви.
Например, вашият екип може да създаде най-добрите резултати от проект за всички времена. Но ако ги предадете със закъснение и над бюджета, вашите заинтересовани страни вероятно няма да ползват услугите ви отново – и с право.
По време на процеса на планиране на проекта трябва да определите компромисите. Това ще ви помогне да завършите проекта в рамките на предварително определения срок и бюджет и с наличните ресурси.
В даден момент може да се наложи да мотивирате екипа си да намери начин да завърши проекта, без да се натъква на скъпи или отнемащи време ограничения. Отново, ако едно ограничение на проекта бъде премахнато, това може да се отрази на други ограничения.
Не искам да звуча като безсърдечен бизнесмен от филм от 80-те години, но времето е пари! Закъснението с два дни означава два допълнителни дни заплати и трудови ресурси.
Балансирането на ограниченията гарантира успеха на проекта на финансово ниво, което означава, че вашата компания може да поеме отново подобна работа. По същество, това ви дава най-добрия път към постигането на всички ваши KPI за управление на проекти.
Разглеждане на най-често срещаните примери за ограничения в проектите
Както споменахме, има няколко вида ограничения на проекта, но екипът на Project Management Institute ги е разделил на три основни ограничения на управлението на проекти. Те включват обхват, график и бюджет.
Те понякога се наричат „триъгълникът на управлението на проекти “ или „железният триъгълник“, което, както знаем, звучи като името на частния остров на злодея от филмите за Джеймс Бонд. 🦹
В допълнение към тройните ограничения, има още три често срещани ограничения на проекта, включително ресурси, риск и стандарти за качество. Ето поглед върху всички шест често срещани ограничения и как те ще повлияят на вашия проект:
1. Обхват на проекта
Обхватът на проекта очертава какво трябва да постигне проектът и колко работа трябва да бъде свършена. Трябва да имате ясно разбиране за ограничението на обхвата, за да определите дали другите ограничения на проекта, като графика и бюджета, са разумни.
Разбирането на обхвата на проекта може да ви помогне да предотвратите страшното разширяване на обхвата – когато все повече и повече задачи се добавят към вашия проект.
Например, да предположим, че вашият проект е да създадете уебсайт от 10 страници и изведнъж клиентът ви иска да добави още две страници. Тъй като това е извън първоначалния обхват на проекта, знаете, че трябва да се обърнете към клиента, за да обсъдите как добавянето на тези две страници ще се отрази на контрола на проекта (или на графика и бюджета на проекта).
Ето защо документи като шаблона за обхват на работата на ClickUp са от съществено значение за записване на всичко, свързано с проекта. Вие и вашият клиент трябва да се споразумеете за документ за обхвата на проекта, като имате предвид, че всяка промяна ще промени и други основни ограничения на проекта.
2. График на проекта
Графикът на проекта е времето, с което разполагате, за да завършите проекта. Графикът трябва да отчита колко време ще отнеме завършването на целия жизнен цикъл на проекта – от стартирането, през планирането, до завършването и приключването на проекта. ⏰
Понякога заинтересованите страни ще дойдат при вас с конкретен график. Но някои може да ви обяснят обхвата на проекта и да ви помолят да преоцените времето, необходимо на екипа ви за неговото изпълнение.
Когато изготвяте графика на проекта, имайте предвид зависимостите. Докато някои задачи могат да бъдат изпълнени едновременно, други може да трябва да бъдат изпълнени, преди да можете да преминете към следващата стъпка в работния процес.
3. Бюджет на проекта
Бюджетът на проекта е сумата, която можете да похарчите, за да реализирате проекта. Когато работите върху разпределението на бюджета, имайте предвид, че заплатите на членовете на екипа са част от разходите по проекта (и често са най-голямата част). 💸
По същия начин, ако имате SaaS абонаменти и инструменти, които екипът ви използва за работата си, може да се наложи да включите и тези разходи в бюджета си. Проектните мениджъри, които работят в среда с всички вътрешни заинтересовани страни, може да се наложи да потвърдят дали заплатите на служителите се включват в бюджета или не.
Ако ви е отпусната определена сума за завършване на проекта и не е необходимо да отчитате заплатите на екипа, можете да насочите бюджета към закупуване на необходимото оборудване. Но ако трябва да отчитате заплатите, трябва да вземете предвид разходите за работа в точно определен срок.
Използването на шаблона за управление на проекти с бюджет на ClickUp може да ви помогне да следите разходите си и потенциалните разходи, за да избегнете това скъпо ограничение.
4. Ресурси на проекта
Ресурсите включват всичко, от което се нуждаете, за да завършите проекта, освен време и пари. Това могат да бъдат членове на екипа, необходими за създаването на този 10-страничен – имаме предвид – 12-страничен уебсайт.
Може да се наложи да наемете разработчик, дизайнер и копирайтър, но някои от тях може да работят по други проекти в момента или веднага след проекта за новия ви уебсайт. Това поставя силен акцент върху избягването на ограниченията на ресурсите в рамките на графика на проекта.
Така че това, от което наистина се нуждаете, е обща представа за натоварването на вашите екипи, за да можете да планирате или да правите корекции в движение. За щастие, проектните мениджъри могат да използват инструменти за разпределение на ресурсите, за да управляват натоварването и времето за различните задачи, за да се гарантира, че няма да разпределите твърде малко или твърде много работа.
5. Риск за проекта
Някои проекти са по-рискови от други, но почти всеки проект има рискове. При управлението на строителни проекти рисковете могат да включват наранявания на място или загуба на оборудване. При управлението на уебсайтове обаче съществуват рискове от сривове на сайта, неработещи линкове, промени в текста в последния момент или загуба на приходи, докато уебсайтът е неработещ.
За да гарантирате успеха на проекта си, изработете стратегия за управление на риска, преди да започнете.
Можете да намалите рисковете на строителната площадка, като се уверите, че всички членове на екипа ви са обучени по протоколите за безопасност и че площадката е застрахована. Можете да намалите рисковете при миграцията на уебсайт, като правите промените късно през нощта, когато трафикът на сайта е минимален.
Дори ако смятате, че проектът е с малко рискове, отделете време да попитате членовете на екипа какво според тях може да се обърка и измислете план за действие в извънредни ситуации. С шаблона за анализ на риска на ClickUp можете да започнете да търсите потенциални проблеми или ограничения на проекта в този визуален формат на бяла дъска.
Този шаблон за ограничения на проекта също така спестява време и усилия във всичките ви проекти, като гарантира, че всички потенциални рискове по проекта се оценяват по едни и същи критерии. Това означава, че получавате по-ефективни стратегии за управление на риска – по-бързо.
6. Качество на проекта
Последната ограничение е качеството на проекта ви – или нивото на изпълнение на проекта. Членовете на екипа ви и заинтересованите страни ще искат да създадат и да видят най-добрите резултати с най-високо качество.
Но всички останали ограничения на проекта ще повлияят на качеството, което можете да постигнете. Като проектен мениджър може да се наложи да решите какви компромиси сте готови да направите по отношение на качеството на проекта, за да го завършите по-бързо или с по-малко средства.
Как да управлявате ограниченията на проекта
Управлението на ограниченията на проекта е постоянна жонглираща задача. (Не знаем защо тези циркови аналогии продължават да ни хрумват – може би защото да си проектен мениджър е като да си главатар на офисния цирк. ) 🎪
Но с подходящите инструменти можете да работите в рамките на ограниченията на проекта си и да създадете първокласен краен продукт. Ето 10 инструмента за управление на проекти, които ще ви помогнат да се справите с ограниченията.
1. Разберете пълния обхват на проекта
Документът с обхвата на работата трябва да очертава точните цели, обхват и резултати, които заинтересованите страни очакват от проекта. Това ще ви служи като referencia през целия проект и ще ви помогне да предотвратите разширяване на обхвата.
2. Създайте харта на проекта
Проектната харта служи като бърз справочник, който очертава заинтересованите страни, членовете на екипа, ресурсите, целите, обхвата, резултатите, етапите, рисковете и процеса на одобрение на проекта. Тя ще даде на всеки член на екипа ви обща представа и ще ви помогне да останете на правилния път.
А с шаблона за харта на проекта ClickUp получавате достъп до безплатен и ключов документ, с който официално одобрявате съществуването на проекта. Работата с този шаблон ще даде на проектните мениджъри възможност да създават и разпределят организационни ресурси за дейностите по проекта. 🛠️
🎯Прочетете още: Как да напишете харта на проекта (с примери)
3. Организирайте начална среща
След като имате обща представа за проекта, е време да съберете екипа си. На началната среща можете да обясните проекта и неговите ограничения на всички участници. Можете да оптимизирате своя списък с помощта на шаблона за начална среща на проекта на ClickUp.
Ключовите членове на екипа ще могат да посочат потенциалните рискове на проекта или проблеми с графика или бюджета, за да можете да ги обсъдите с заинтересованите страни възможно най-рано.
Бонус: Разгледайте нашите 10 най-добри шаблона за стартиране на проекти за срещи в Docs & PPT
4. Организирайте структура за разпределение на работата
В структурата на разбивката на работата ще организирате проекта си във всички задачи, които проектният ви екип трябва да изпълни, за да завърши резултатите. Това ще ви помогне да започнете да планирате дейностите и да изготвите графика си.
Структурите за разпределение на работата ви позволяват да видите вашите дейности в списък, табло със състоянието или диаграма на Гант, за да визуализирате как ще постигнете успех в проекта. Това ще попречи на ограниченията на проекта да поемат контрола над целия процес.
5. Създайте план за управление на проекта
Вашият проектен план ще даде официален старт на проекта ви. Започнете да планирате дейностите, добавете зависимости и следете напредъка като част от вашата стратегия за управление на времето.
Можете да използвате шаблона за примерна проектна програма на ClickUp, за да започнете, или да разгледате други шаблони, които отговарят на предпочитаните от вас методики за управление на проекти – от Agile през Waterfall до Kanban.
6. Изгответе разбивка на бюджета
С разбивка на бюджета можете да разпределите част от бюджета си за всяка дейност в плана на проекта. След това проследявайте разходите по време на проекта, за да знаете дали екипът ви се движи в рамките на бюджета или надхвърля разходите.
7. Извършете анализ на риска
Започнете да управлявате рисковете от самото начало на проекта. Това ви позволява да анализирате потенциалните рискове и да ги организирате според степента на сериозност. Така можете да създадете план за действие при извънредни ситуации и да се справите бързо с най-сериозните рискове.
8. Получете обща представа за натоварването
Управлението на работата е съществена част от управлението на ресурсите. С изгледа „Работна натовареност“ на ClickUp можете да видите незабавно капацитета на членовете на екипа си, за да не ги претоварвате, което може да ви помогне да предотвратите пропуснати срокове или по-ниско качество на работата.
9. Автоматизирайте повтарящите се задачи
Един от най-добрите инструменти за управление на времето, с които разполагате вие и вашият екип, е автоматизацията на работния процес. Чрез автоматизиране на повтарящи се задачи можете да завършвате проектите по-бързо и да освободите екипа си за по-важни задачи.
10. Добавете контрол на качеството
Шаблонът за контрол на качеството на ClickUp може да ви помогне да постигнете по-високо качество на крайните резултати. Всеки член на екипа ви може да го използва, за да следи собствената си работа, а вашите рецензенти могат да се уверят, че всичко отговаря на стандартите. Така, когато проектът ви достигне етапа на одобрение, всичко ще мине гладко. ⛵️
Чувствате се ограничени? Опитайте ClickUp
Подходящият софтуер за управление на проекти може да ви помогне да контролирате всички ограничения на проекта, от графика и бюджета до рисковете и контрола на качеството. Така ще можете да управлявате успешен проект. 🏆
ClickUp е най-добрият инструмент за екипите за управление на проекти. Той ви помага да се организирате с табла за проекти, автоматизация и интеграции с инструментите, които вече използвате. Освен това, с хиляди шаблони, от които да избирате, можете да планирате и наблюдавате всички ограничения на вашия проект.
Така че, дори ако вашият заинтересован партньор не е ексцентричен милиардер, ClickUp може да ви накара да почувствате, че бюджетът и времевите ограничения на проекта ви не са проблем.
А що се отнася до бюджета, можете да започнете да използвате ClickUp безплатно. Това определено се вписва в ограниченията на проекта.