Ограничението е ограничение, набор от граници, в рамките на които трябва да работите. Повечето хора възприемат ограниченията като нещо негативно, което ограничава това, което можете да постигнете.
В рамките на управлението на проекти може да е вярно и обратното. Представете си, че имате неограничено време за разработване на дадена функция. Никога няма да я завършите!
Без ограничения в обхвата на проекта ще бъдете изтласквани и дърпани във всички посоки, което значително ще повлияе на фокуса ви. Без ограничения в ресурсите вашите работни процеси може да не бъдат оптимизирани за ефективност или производителност.
Ограниченията в проектите спомагат за ефективността и ефикасността, като помагат на екипите да доставят софтуер на малки части. Различните видове ограничения имат различно влияние върху резултатите от проектите. Нека ги разгледаме едно по едно.
Тройните ограничения в управлението на проекти
Типичен проект може да се сблъска с три вида ограничения: време, разходи и обхват. Те са широко известни като тройни ограничения. Известни са също като триъгълник на управлението на проекти, железен триъгълник или триъгълник на проекта.
1. Ограничение на обхвата
Обхватът се отнася до характеристиките или функциите на продукта, които екипът е договорил да достави, или задачите, които проектният екип е договорил да изпълни.
Той очертава какво трябва да се направи и с какво качество. Обхватът на проекта обикновено определя и времето и разходите.
Добрият обхват на проекта дава на екипите за разработка яснота и свобода да създават софтуер. Лошият обхват води до разширяване на обхвата и изважда екипа от релси.
2. Ограничение на разходите
Ограничението по отношение на разходите е бюджетът, който налага ограничения върху финансовите ресурси. Това може да включва няколко неща. Например, един гъвкав екип за разработка на софтуер може да има ограничения по отношение на следните разходи по проекта.
- Заплати на екипа
- Оборудване като лаптопи, сървъри и др.
- Надбавки и пътни разходи
- Всякакъв софтуер или инструменти за автоматизация, необходими за завършване на проекта
Ефективните ограничения на разходите гарантират възвръщаемост на инвестициите (ROI) и бизнес резултати. Лошите ограничения водят до демотивация и сдържаност у всички.
3. Временни ограничения
Границите на времето, приложими за даден проект. С други думи, крайни срокове. Временното ограничение се прилага под формата на крайни срокове за всяка задача, етап и целия проект.
Разумното времево ограничение позволява на екипа да създаде добри продукти, които отговарят на всички критерии за приемане. Неразумното времево ограничение или краткият срок ще принуди екипа да прави компромиси и да създаде продукт с ниско качество, натрупвайки технически дълг.
От трите ограничения, които не дават покой на проектния мениджър, днес ще се фокусираме върху времевите ограничения. Ще разберем защо са важни и какво можете да направите, за да избегнете те да провалят проекта ви.
Какво представляват времевите ограничения?
Временните ограничения са ограниченията по отношение на продължителността, които ви се налагат по време на проекта. Кога трябва да завършите проекта, кога трябва да пуснете функциите в производство, колко човекочаса можете да отделите за дадена функция и т.н.
Временните ограничения често се визуализират като график. Например, бихте планирали проект с крайни срокове за фазата на планиране, разработване, тестване, окончателна проверка, пускане в производство и предаване.
Всяко забавяне в една от фазите може да има ефект на лавината, което да забави целия проект с няколко дни/седмици. Тези забавяния създават ненужни и изкуствени ограничения за изпълнението на проекта.
Проектният мениджър се стреми да избягва изкуствените ограничения, които възникват в средата на проекта. Ето няколко начина да го направите.
10 стратегии за избягване на времевите ограничения
Избягването на времевите ограничения не е еднократна дейност, а непрекъснат процес. Проектните екипи създават структури и системи, за да избегнат натиска върху себе си. Някои от най-ефективните от тях използват инструмент за управление на проекти като ClickUp. Ето как.
1. Планиране на проекти
Един солиден план избягва половината от ограниченията. Създайте цялостен план на проекта, в който да очертаете задачите, резултатите и крайните срокове. Използвайте изгледа на календара в ClickUp, за да видите как са разпределени задачите ви.
Обърнете специално внимание на зависимостите. Ако имате задача, която зависи от друга, ускоряването на втората може да провали първата. Диаграмата на Гант може да ви помогне да проследите припокриващите се задачи и зависимости.
Използвайте този етап от проекта, за да оцените финансовите ресурси, необходими за навременното му завършване.
Планирате проект за първи път? Ето някои отлични шаблони за планиране на проекти, които ще ви помогнат да започнете с правилния подход.
2. Приоритизиране на задачите
Има естествена граница на количеството работа, което можете да свършите в рамките на определен период. Приоритизирането на правилните задачи е от жизненоважно значение за ефективното управление на времето.
Ако натрупате прекалено много задачи, ще пропуснете крайните срокове. Ако планирате прекалено малко, може да имате неизползвани ресурси, което е загуба на време. Затова определете приоритети и планирайте, за да оптимизирате резултатите.
Използвайте списък с приоритети, за да насочвате решенията си. Опитайте изравняване на ресурсите, като разпределяте повече ресурси за сложни задачи и позволявате на екипа да продължи да работи по план.
3. Реалистична оценка на времето
Графикът на проекта се създава въз основа на времето, което членовете на екипа смятат, че ще е необходимо за изпълнението на всяка задача. Този процес, наречен оценка на времето, е критична част от управлението на времето в проекта.
Проектните мениджъри и членовете на екипа обикновено базират прогнозите си за проекта на миналите резултати. Ако спазването на GDPR е отнело 20 часа последния път, вероятно ще отнеме същото време и сега.
Въпреки това, прогнозите са само вероятни предположения. За да се уверите, че прогнозите ви са възможно най-точни, сравнете ги с действителните резултати. Функциите за прогнозиране и проследяване на времето на ClickUp са създадени именно за тази цел.
4. Проследяване на времето
Отбележете часовете за всяка задача във времевата линия на проекта. Има няколко приложения за управление на времето, които ще ви позволят да направите това.
Функцията за проследяване на времето на ClickUp е вградена в платформата за управление на проекти, което ви позволява да стартирате и спирате таймера или да добавяте ръчно времето за всяка задача, по която работите. Използвайте тази информация, за да направите вашите прогнози по-точни.
С течение на времето вашата способност да оценявате и планирате ще се укрепи, което ще намали времевите ограничения.
Ако сформирате нов екип или току-що сте започнали да използвате ClickUp, ето десет шаблона за управление на времето, които ще ви помогнат да се възползвате от проследяването на времето, за да избегнете бъдещи ограничения.
5. Редовно проследяване на напредъка
Ако стартирате проект и го оставите да се изпълнява без надзор, вероятно ще бъдете изненадани, когато задачите не бъдат изпълнени навреме. Ето защо управлението на времевите ограничения изисква редовно наблюдение.
Използвайте безплатен софтуер за диаграми на Гант, за да проследите дали сроковете са според плана. Персонализирайте таблата на ClickUp, за да видите отчетите, от които се нуждаете, за да проследите напредъка си. Използвайте диаграмите за изразходване и изчерпване, за да разберете как може да се развие проектът. Идентифицирайте закъсненията и направете алтернативни планове.
6. Идентифициране и намаляване на риска
Каква е вероятността да не спазите крайния срок? Какви са възможните причини за това?
Отговорите на тези два въпроса ще ви помогнат да идентифицирате рисковете, пред които сте изправени, и да прецените тяхното въздействие върху проекта. Тези рискове могат да бъдат финансови, оперативни или дори поведенчески. Въздействието им може да варира от забавяне с няколко дни до пълна невъзможност за изпълнение на проекта.
Преди да започнете проекта, съберете екипа за обсъждане на рисковете. Идентифицирайте и намалете тези рискове, за да се уверите, че времевите ограничения не се влошават.
7. Оптимизирана комуникация
Това, което членовете на вашия екип не знаят, те не могат да направят. Например, представете си ситуация, в която критериите за приемане на дадена функция не са ясно комуникирани. Разработчикът може да мисли, че е доставил функцията, докато анализаторът на качеството може да не е съгласен. Те биха върнали функцията обратно на разработчика, което би добавило ненужно време за преработка.
Избягвайте това, като оптимизирате цялата комуникация по проекта.
- Документирайте бележки от срещи, изисквания и други разговори в ClickUp Docs.
- Напишете подробни описания за всяка функция/потребителска история в рамките на задачата.
- Позволете на членовете на екипа да изяснят всичко, от което се нуждаят в контекста, в секцията за коментари на задачата.
- Добавете списъци за проверка/действия, за да се уверите, че критериите за приемане на всяка функция са винаги под ръка.
- В допълнение към тези, които работят по функциите, добавете „наблюдатели“ към задачите в ClickUp, за да могат да се намесват, ако е необходимо.
8. Агилно управление на проекти
Понякога проектът не протича според плана. Бизнес заинтересованите страни могат да внесат промени в изискванията. Членовете на екипа могат да се разболеят и да се наложи да отсъстват по-дълго. Организациите могат да останат без пари. Нещастни случаи се случват. В резултат на това може да се сблъскате с неизбежни времеви ограничения.
Агилното управление на проекти е създадено, за да отговори точно на такива евентуалности. От агилните проектни мениджъри се очаква да предвидят потенциални проблеми и да изготвят планове за действие в извънредни ситуации. Или, като минимум, те трябва да предупредят ръководството и да управляват очакванията.
9. Управление на срещи
„Това можеше да бъде имейл“ е интернет мем с основателна причина. Едно от най-големите загуби на време за екипа за разработка са срещите, много от които са ненужни и неефективни.
За да предотвратявате последователно непредвидени времеви ограничения, управлявайте по-добре срещите. Прегледайте инструментите си за управление на времето, за да разберете колко време отнемат срещите. Въз основа на това оптимизирайте процесите си.
Провеждайте срещи само за дейности, които изискват активна дискусия. Определете времеви рамки за тях и се стремете към конкретни действия. Документирайте ключовите идеи и решения, за да не се налага да започвате отначало на следващата среща.
За всичко останало използвайте добър инструмент за сътрудничество. Коментарите в задачите на ClickUp позволяват вложени разговори. Чатът на ClickUp ви позволява да виждате всички съобщения на едно място и да предприемате действия оттам.
10. Непрекъснато усъвършенстване
Агилните екипи държат много на непрекъснатото усъвършенстване и имат основателна причина за това. Екип, който се усъвършенства непрекъснато, може да постигне по-висока ефективност и стойност в дългосрочен план. Например, вие сте оптимизирали процеса на контейнеризация за всяка функция чрез непрекъснато усъвършенстване.
След това можете да автоматизирате цялото или части от него, спестявайки още повече време и усилия. Това е ключов начин да избегнете ограниченията във времето по устойчив начин.
Преодолейте ограниченията на вашия проект с ClickUp
Ограниченията са неизбежни във всеки проект. Бихме стигнали дотам да твърдим, че ограниченията са необходими.
Въпреки това, неочаквани и неразумни ограничения могат да провалят проекта изцяло. Доброто управление на проекти трябва да предотврати това. ClickUp е проектиран с оглед на това.
С ClickUp можете да следвате най-добрите практики, за да избегнете времевите ограничения. Задачите, подзадачите и списъците за проверка в ClickUp гарантират яснота на изискванията. Календарът и диаграмата на Гант позволяват да видите от птичи поглед текущата работа.
Таблото на ClickUp предлага видимост на напредъка на проекта. С всички необходими ресурси сте готови да преодолеете ограниченията на проекта си с ClickUp. Опитайте ClickUp безплатно сега.