Ограничения на ресурсите, които проектните мениджъри трябва да идентифицират

{ "@context": "http://schema. org", "@type": "FAQPage", "mainEntity": [ { "@type": "Question", "name": "Какво представляват ограниченията на ресурсите?", "acceptedAnswer": { "@type": "Answer", "text": "Ограниченията на ресурсите са набор от ограничения или ограничения, които проектните мениджъри трябва да спазват или да вземат предвид при управлението на проект. За проектните мениджъри е важно да са наясно с тези ограничения, за да успеят да завършат проекта навреме и в рамките на бюджета" } } ] }

Едно е да работите с огромно количество ресурси. Но съвсем друго е да знаете как да извлечете максимума от тези ресурси при наличието на ограничения.

Как се справяте с най-често срещаните ограничения на ресурсите – време, разходи и обхват на проекта – когато сте ограничени и от трите? А какво става, ако се наложи да работите с екип, чиито умения не съответстват на задачата?

Макар че най-добрият подход към ограниченията на ресурсите не е еднократно решение за всеки екип, има много принципи, стратегии и инструменти, които могат да ви помогнат да управлявате всякакви ограничения, с които се сблъсквате.

Нека се задълбочим в темата.

Какво представляват ограниченията на ресурсите?

Ограниченията на ресурсите са набор от ограничения или ограничения, които проектните мениджъри трябва да спазват или да вземат предвид при управлението на проект. За проектните мениджъри е важно да са наясно с тези ограничения, за да успеят да завършат проекта навреме и в рамките на бюджета.

Примери за често срещани ограничения на ресурсите

Обикновено ресурсите на компанията се разделят на две категории:

Всеки екип ще управлява подобен списък с ресурси, независимо дали става въпрос за отработени часове, умения на служителите, предложени бюджети, материали или обща работна ръка. Вероятно ще трябва да управлявате различни видове ограничения за конкретни ресурси, като например:

Имайте предвид, че ресурсите на проекта са инструментите, с които работите, за да постигнете целта. Ограниченията са ограниченията, наложени върху тези инструменти.

Четирите вида ограничения на ресурсите

В по-голямата си част ограниченията на ресурсите попадат в четири различни варианта за бизнеса и управлението на проекти. Нека разгледаме всяко от ограниченията в управлението на проекти, за да разберем често срещаните препятствия:

1. Време

Управлението на времето е едно от най-често срещаните ограничения на ресурсите. Тези ограничения на времевите ресурси ограничават броя дни, часове и минути, необходими за завършване на проекта, било то поради външни фактори, като срокове, определени от клиента, или вътрешни фактори, като колко от всеки ресурс е действително наличен.

ПРИМЕР ЗА ОГРАНИЧЕНИЕ НА ВРЕМЕТОСофтуерна компания е натоварена със задачата да създаде мобилно приложение за клиент в строго определен срок. Въпреки това, двама разработчици са в отпуск по това време. Поради недостиг на разработчици, проектният мениджър може да приоритизира задачите в екипа, да управлява спринтовете и да поддържа точен регистър на отработените часове, така че да е лесно да се разбере чия работа може да бъде прехвърлена и как проектът може да бъде разделен с ограничения екип.

2. Разходи

Ограниченията по отношение на разходите също са важен фактор, който трябва да се вземе предвид при наличността на ресурси, тъй като те поставят ограничение върху сумата, отпусната за всеки проект. Това ограничение обикновено идва от клиента или от проектния мениджър, в зависимост от първоначалното ви бизнес споразумение или планирания обхват на проекта.

ПРИМЕР ЗА ОГРАНИЧЕНИЕ НА РАЗХОДИТЕНестопанска организация трябва да организира благотворително събитие с ограничен бюджет. Проектният мениджър може да възложи някои задачи на доброволци и да разчита на безплатни или евтини ресурси. С ClickUp той може да проследява разходите и да се увери, че те не надвишават бюджета, така че проектният мениджър да даде приоритет на най-важните аспекти на събитието, за да гарантира успеха му и да избегне евентуални ограничения на ресурсите.

3. Ресурси

Ограниченията на ресурсите са ограничения върху ресурсите, като персонал и материали, с които разполага проектният мениджър. Този тип ограничения могат да бъдат наложени и от външни ресурси на проекта, като клиент или доставчик, или от вътрешната наличност на ресурси, като вашата собствена компания.

ПРИМЕР ЗА ОГРАНИЧЕНИЕ НА РЕСУРСИТЕСтроителна компания, наета да разруши стар гараж, може да иска да ограничи ресурсите си за по-големи проекти и разрушения. Проектният мениджър може да използва модели за прогнозиране на ресурсите и планиране на капацитета, за да оцени количеството материали и персонал, необходими за малката работа, без да отнема служители от по-голям проект.

4. Качество

Ограниченията по отношение на качеството се определят, за да се гарантира, че качеството на проекта отговаря на определени стандарти. Най-често срещаните ограничения по отношение на качеството са целите за качество, определени от клиента, но ръководителят на проекта може да определи и вътрешни ограничения по отношение на качеството, за да гарантира, че проектът отговаря на собствените му стандарти.

ПРИМЕР ЗА ОГРАНИЧЕНИЕ НА КАЧЕСТВОТОАгенция за дигитален маркетинг трябва да разработи нов уебсайт за клиент. Проектният мениджър трябва да балансира целите на клиента за качество с наличните ресурси на агенцията. Чрез използване на списъци за проверка на качеството и шаблони за определяне на цели за разпределяне на ресурсите, те могат бързо да проследяват напредъка на проекта за уебсайта и да гарантират, че той отговаря на очакванията на клиента.

Как да идентифицирате ограниченията на ресурсите

Има няколко начина за идентифициране на ограниченията на ресурсите, но най-важната стъпка е да се търсят потенциални проблеми в ранния етап на проекта като част от по-голямата стратегия за управление на ресурсите. Идентифицирането на тези ограничения изисква задълбочено разбиране на проекта и неговите цели, както и на очакванията на клиента (особено ако става въпрос за продукт, базиран на услуги) и наличните ресурси за проекта.

Един от начините да определите ограниченията на ресурсите е да разгледате задачите, които трябва да бъдат изпълнени, и след това да направите оценка не само на наличните ресурси за проекта, но и на количеството от всеки ресурс, което ще ви е необходимо в най-лошия и най-добрия случай.

Тук инструментите за управление на ресурсите – особено тези, които могат да се персонализират в голяма степен, като ClickUp – играят важна роля в процеса на планиране и управление на проекти. Когато наблюдавате завършването на един проект от начало до край, е от ключово значение да разполагате с централизиран и лесен начин за проследяване на напредъка и ресурсите на проекта. Това означава да отбелязвате задачи като:

Проектните мениджъри трябва да имат предвид и потенциалните пречки, които могат да забавят напредъка, или промени в обхвата на проекта, които могат да повлияят на начина, по който управляват ограниченията на ресурсите. Добавянето на контролни точки, като периодични прегледи на тези ограничения в управлението на проекти, трябва да бъде стандартна практика, за да се гарантира, че екипът ви разполага с всичко необходимо на всеки етап от пътуването.

Някои проекти (и бъдещи проекти) изискват специфични ресурси, които не са лесно достъпни, така че може да се наложи да намерите алтернативни решения или да планирате графика на проекта си според момента, в който тези ресурси станат достъпни.

Определянето на обхвата, етапите и зависимостите на проекта помага да се подчертаят потенциалните ограничения на ресурсите, с които може да се сблъскате.

6 решения за ограниченията на ресурсите

Важно е да знаете какви са възможните решения за ограниченията на ресурсите в един проект – по този начин ще сте подготвени, ако нещата не вървят по план. Независимо дали правите прогнози, разбирате планирането на капацитета си или анализирате текущото си състояние, ние имаме решение за вас!

Ето шест решения за по-добро управление на вашите ресурси:

1. Шаблони

Шаблонните процеси могат да се използват за опростяване и рационализиране на графика за управление на проекта и изискванията за ресурси. Въведете шаблоните на ClickUp!

Всичко – от шаблони за планиране на ресурсите до готови матрични анализи – помага на проектните мениджъри бързо да идентифицират къде са необходими ресурси, за да гарантират, че проектът ще се изпълни в срок. За щастие, има много готови шаблони за управление на проекти, с които можете да започнете анализа си, за да управлявате по-добре ресурсите.

Някои от любимите ни шаблони включват:

Шаблон за разпределение на ресурси в ClickUp

Този шаблон за разпределение на ресурси е чудесна опция, която ще ви помогне да управлявате ресурсите, необходими на вашите екипи. Независимо дали става дума за материали, оборудване или хора, шаблонът за разпределение на ресурси на ClickUp ще следи ресурсите, от които се нуждаете, за да завършите проекта.

Освен това можете да използвате шаблона за управление на проекти, за да се справите с ограниченията на ресурсите и да знаете кои ресурси са ви необходими и кога са ви необходими.

Това ще ви помогне да се уверите, че разполагате с всичко необходимо, за да завършите проекта навреме и в рамките на бюджета.

ClickUp 2X2 матрица за приоритети Шаблон за бяла дъска

Шаблонът за бяла дъска 2×2 Priority Matrix на ClickUp ви позволява да категоризирате задачите въз основа на тяхната важност и спешност. С управлението на проекти с бяла дъска вие и вашият екип можете лесно да визуализирате кои задачи изискват незабавно внимание и кои могат да почакат.

Като приоритизирате задачите, можете да вземете по-информирани решения за разпределянето на ресурсите си и да гарантирате, че най-важните задачи получават вниманието, което заслужават.

Шаблон за планиране на ресурсите в ClickUp

Шаблонът за планиране на ресурсите на ClickUp ви помага да управлявате и разпределяте ресурсите в екипа или отдела си много по-бързо. С този шаблон можете лесно да видите капацитета на вашите ресурси, като използвате изгледа „Работна натовареност“, който предоставя визуално представяне на работната натовареност на всеки член на екипа.

С тази информация можете да балансирате по-добре натоварването в екипа си и да се уверите, че всеки работи с оптимална производителност. Използвайки този шаблон за управление на проекти, можете да вземете по-добри решения за разпределянето на ресурсите си.

Това гарантира, че вашият екип работи ефикасно и ефективно.

Шаблон за матрица на ресурсите на проекта в ClickUp

Ефективното планиране на ресурсите е от решаващо значение за бъдещите ви проекти, тъй като има пряко влияние върху общата стойност на необходимите ресурси. С шаблона за матрица на ресурсите на проекта ClickUp разполагате с цялата необходима информация, за да планирате ефективно ресурсите си.

Този шаблон за управление на проекти ви позволява лесно да разпределяте и проследявате ресурси като време, работна ръка и материали, като ви помага да вземете по-добри решения за разпределянето на ресурсите и минимизирането на разходите.

2. График

За да оптимизират графика, проектните мениджъри използват няколко метода за планиране. Например, простото идентифициране на задачите, групирането им и определянето на приоритетите им, за да се намали времето, необходимо за завършване на проекта, вече е стъпка в правилната посока.

Ако установите, че няма достатъчно ресурси, за да завършите проекта в срок, може да се наложи да коригирате крайните срокове на проекта. Това може да включва отлагане на крайните срокове или удължаване на първоначалната им дата на изтичане, което може да означава, че ще трябва да коригирате и планираните зависимости.

Зависимостите в проекта се отнасят до задачи или дейности в рамките на проекта, които са взаимозависими. С други думи, зависимостта в проекта е връзка между задачи, при която завършването на една задача е необходимо, преди да може да започне друга задача в конкретния график.

Неща като изглед на времевата линия, диаграма на Гант или просто изравняване на ресурсите ще ви помогнат значително да разберете как изглежда графика и как можете да я изпълните. Ресурсите на вашия проект не трябва винаги да променят драстично графика ви.

3. Делегиране

Делегирането на задачи на членовете на екипа се състои в съпоставянето на задачите с уменията и наличността. Ако се установи, че няма достатъчно ресурси за завършване на проекта, може да се наложи наемането на допълнителни ресурси.

Това може да включва набиране на нови членове на екипа или възлагане на услуги на външни изпълнители. От друга страна, ако няма достатъчно ресурси за завършване на проекта според плана, проектните мениджъри могат също да ограничат обхвата на проекта.

Намаляването на броя на задачите или съкращаването на целите на проекта са два примера за това. Ето защо способността да делегирате задачи по проекта е критична функция в софтуера ви за управление на ресурсите.

4. Оценка

Техниките за оценяване включват прогнозиране на продължителността, разходите и ресурсите, необходими за завършване на проекта. Колкото по-добри са вашите оценки, толкова по-малко препятствия ще срещнете по време на процеса.

Най-добрият софтуер за управление на ресурсите не само ви позволява да проследявате времевите прогнози, но и да го правите по свой начин. Функциите за проследяване на времето на ClickUp ви позволяват да стартирате и спирате отчитането на времето от всяко устройство, така че лесно да преминавате от една задача към друга в проекта.

5. Автоматизация

ClickUp помага при изчисляването, като предоставя персонализирани шаблони, централизирано съхранение на данни и визуализации на капацитета и етапите на проекта, така че е лесно да се правят промени и автоматично да се информират всички.

Инструментите за автоматизация намаляват времето и разходите, свързани с изпълнението на задачите, и опростяват управлението на проекти. Чрез използването на техники като настройка и автоматизиране на напомняния за важни събития, автоматизиране на промени в състоянието на проекта и персонализиране и настройка на промени в приоритетите, проектните мениджъри работят бързо и спестяват време.

За нуждите на автоматизацията има ClickUp – можете да зададете автоматизирани тригери и задачи с различни нива на сложност.

6. Аутсорсинг

Аутсорсингът се използва за намаляване на разходите, свързани с изпълнението на даден проект, и за увеличаване на наличността на ресурсите. Методи като използването на аутсорсинг ресурси от трета страна или използването на външен ресурсен пул (например агенции за временна заетост) помагат значително при управлението на ограниченията на ресурсите, когато имате недостиг на персонал или липса на конкретни умения.

ClickUp помага при аутсорсинга, като предоставя инструменти като диаграми и персонализирани табла за проследяване на изпълнителите. Освен това можете да предоставите специфични разрешения или да активирате ограничено създаване на акаунти, за да избегнете нежелани промени.

Направете всичко с ClickUp

Инструментите за планиране на проекти са задължителни, когато се опитвате да оптимизирате подхода си към ограниченията на ресурсите. Ограниченията на ресурсите са често срещано предизвикателство в управлението на проекти и оказват влияние върху графика, бюджета и качеството на проекта.

Чрез ранното идентифициране и управление на ограниченията на ресурсите, използването на подходящи стратегии и инструменти и извличането на поуки от миналия опит, проектните мениджъри преодоляват ограниченията на ресурсите и извличат максимална полза от това, с което работят.