Някога замисляли ли сте се над термина „календар на ресурсите“ в света на управлението на проекти?
Е, време е да разкрием тайната. 🕵️♀️
На пръв поглед календарите на ресурсите може да изглеждат като поредния шаблон, който предпочитате да избегнете. В края на краищата, вече имате напълно ефективен работен процес благодарение на любимия си инструмент за управление на проекти, нали?
Но дайте ни няколко минути, за да ви обясним защо календарите за ресурси могат да променят изцяло планирането на вашите проекти, и може би ще станете техен голям фен. Ако вашите цели включват оптимизиране на графиците на екипа, осигуряване на ефективно разпределение на ресурсите и ръководене на екипа или проектния мениджър за навременното изпълнение на проекти от най-високо ниво, ще искате да имате тази статия под ръка.
В това ръководство ще откриете:
- Какво е календар на ресурсите?
- Защо се нуждаете от календар на ресурсите в управлението на проекти
- Кога да използвате календар на ресурсите
- 6 неща, които да включите в календара на ресурсите
- Как да създадете първия си календар на ресурсите
Да започнем.
Какво е календар на ресурсите?
Календарът на ресурсите е инструмент, който показва наличните ресурси, с които проектният мениджър или ръководителят на екипа разполага за работа в определен период от време. Този тип календар на проекта показва колко работни часа са на разположение членовете на екипа и оборудването ви за даден период от време.
Например, ако един работник работи по осем часа на ден и вече е отделил три часа от времето си за проект А, вие разполагате с още пет часа от времето му, за да му възложите задачи като проект Б и проект В. Тук ресурсният календар ви показва точно тези часове.
По същия начин календарите на ресурсите отчитат и колко часа могат да работят вашите машини. Тези календари на проектите отбелязват и други подробности, като почивни дни, национални празници, време за почивка, имена на задачи и имена на ключови членове на екипа и машини.
В управлението на проекти екипите се нуждаят от календари на проектите за разпределяне на ресурсите. Това помага да се визуализира къде работата може да бъде преразпределена или разпределена, без да се навлиза прекалено дълбоко в управлението на времето.
Каква е разликата между календар на ресурсите и календар на проекта?
Тъй като както календарите на ресурсите, така и календарите на проектите помагат за управлението на критични части от жизнения цикъл на проекта, е напълно възможно да се объркат двете. Затова, преди да продължим, нека само накратко да се спрем на темата, за да разберем основните разлики:
- Календарите на ресурсите се създават от мениджърите на ресурсите, докато календарите на проектите се създават от мениджърите на проектите. Важно е да се отбележи, че мениджърите на проекти също могат да създават календари на ресурсите, ако няма наличен мениджър.
- Първият отчита ресурсите, като хора, машини и оборудване. От друга страна, вторият следи графиците на проектите.
Предимства на календарите за ресурси за проектните мениджъри
Ако нямате точно разбиране за наличните ресурси, може да надцените или подцените колко задачи вие и членовете на екипа ви можете да изпълните за определен период от време.
Вашият собствен календар на ресурсите може да ви предостави както микроскопичен, така и макроскопичен поглед върху вашите ресурси. Календарите на проектите и ресурсите ви позволяват да определите точно колко работа можете да свършите в ограничен период от време.
Да приемем, че първата част от този раздел е вярна (т.е. че не разбирате добре ресурсите си), в такъв случай може да се окажете в следната ситуация:
- Създаване на конфликти между членовете на вътрешния екип (например, отдел „Човешки ресурси“ и отдел „Продажби“ може да искат достъп до определени членове на екипа по едно и също време)
- Планиране на по-малко работа, отколкото е необходимо
- Съгласяване с повече работа, отколкото можете да свършите
Но обратното на това означава, че проектните мениджъри могат:
- Подобрете графиците на проектите и получите точно разбиране за етапите на проекта.
- Управлявайте непредвидени ситуации (като неочаквани отсъствия или неизправност на оборудването)
- Създайте балансирана работна натовареност за всеки член на екипа в календара на проекта.
- Подобряване на качеството на работата, за да се гарантира успехът на проекта
- Помогнете на екипа да спазва графика на проекта
- Разпределяйте ресурсите и задачите ефективно в календара на проекта
- Намалете изтощението сред членовете на екипа (от решаващо значение за екипите по човешки ресурси)
- Уверете се, че нито една машина не е под напрежение
- Оптимизирайте работните процеси в календара на проекта
За какво се използват календарите на ресурсите?
Много експерти препоръчват създаването на календар на ресурсите в началото на проекта, в идеалния случай по време на фазата на планиране на проекта. Ако обаче това не е възможно за проектните мениджъри или ако сте човек, който разпределя задачите месеци или седмици предварително, можете да създадете и месечен или седмичен календар на ресурсите.
Да си представим, че вашата компания се занимава с няколко проекта с разпределени срокове, така че планирате да създадете календар на ресурсите, преди да поемете нов проект, за да разпределите правилно наличните ресурси.
За да направите това, може да се наложи да проверите отново кой може да стане част от допълнителния екип по проекта въз основа на уменията, необходими за задачата, наличността на настоящия екип и какви машини и софтуер са в състояние да постигнат вашите цели, преди да можете да стартирате проекта.
В тази връзка други задачи по управлението на проекти, като създаване на календар на проекта, анализ на различните етапи на проекта, създаване на график на проекта и т.н., в идеалния случай също трябва да бъдат изпълнени от проектния мениджър по време на етапа на планиране.
В някои случаи обаче календарът на ресурсите се създава и преди началото на проекта.
Например, ако строителна компания е подала заявление за ипотечен кредит и чака той да бъде одобрен, тя ще трябва да отбележи какво да прави с наличните машини, работна ръка и финанси, докато кредитът бъде отпуснат – и всичко това може да се направи само с календар на ресурсите.
6 функции, които да включите в календара на ресурсите
Сега нека се впуснем в подробностите и разгледаме какво трябва да съдържа календарът на ресурсите, преди да преминем към стъпка по стъпка ръководство за създаване на календар на ресурсите и какво е необходимо да съдържа той.
1. Имена и роли на членовете на екипа
Всеки календар на ресурсите трябва да съдържа имената и ролите на ключовите членове на екипа. Някои компании предпочитат да направят още една стъпка напред и дори включват други подробности, като служебния телефон или имейл адреса на членовете на екипа, за да направят календара на проекта по-ефективен.
Но, честно казано, можете да се справите само с основните неща – тъй като ви трябват имената и работното време на членовете на екипа, за да проверите тяхната наличност, защо да се отклонявате от темата? Създайте документ за комуникация в екипа или използвайте прост шаблон като шаблона за комуникация и срещи в екипа на ClickUp.
Също така, когато записвате имената и ролите на екипа, не забравяйте да добавите имената на ръководителите на екипа към шаблона. В случай че мениджърът на ресурсите се наложи да променя графиците тук-там, той ще знае с кой ръководител на екип да говори за коя задача в календара на проекта.
2. Наличност, включително работно време, смени и почивни дни
Това е най-важната част от календара на ресурсите ви – да следите наличността, смени, почивни дни, национални празници и т.н. Можете да отбележите дневната наличност на даден служител или, ако създавате седмичен календар, седмичната наличност (и т.н.).
Например, с дневната наличност ще знаете колко часа на ден е свободен член А на екипа. По същия начин, с седмичната наличност ще знаете кои дни от седмицата член Б на екипа е свободен.
Друг чудесен ресурс, който можете да използвате тук, е шаблона за графика на служителите на ClickUp. Той ви позволява лесно да регистрирате часовете и наличността на всеки ключов член на екипа, за да управлявате по-добре ресурсите и да знаете цялостния статус на проекта.
Препоръчваме също, вместо просто да проследявате времето на всеки отделен член на екипа, да създадете събития за планиране на персонала , които ще ви помогнат да отчетете времето на екипа като цяло (което е необходимо за сесии за мозъчна атака, отговаряне на обратна връзка от клиенти, разбиране на подробностите по проекта и ефективна работа).
3. Необходимо оборудване или софтуер за проекта
Ресурси като оборудване, специфичен софтуер, суровини и др. също са ключови аспекти при реализацията на един проект.
Например, ако сте поели задача за производство на мебели и нямате достатъчно пирони, за да изработите мебелите, които сте обещали на клиента си, ще трябва да отчетете това в календара на ресурсите, за да можете да ги закупите преди началото на проекта.
Бележка: Има и други на пръв поглед незначителни задачи, като избор на опаковка на продукта, написване на описания на продукта или дори създаване на политика за поверителност за уебсайта, които могат да бъдат важни в общия план на нещата при опит да се завърши даден проект, но обикновено не се вземат предвид, защото не са пряко свързани със самата задача.
Ето един съвет: запишете всички тези задачи в календара на ресурсите! Малките детайли са важни и е много лесно да бъдат пропуснати, ако не са документирани правилно в календара на проекта.
4. Капацитет за нови задачи
Ако използвате сложен софтуер (като ClickUp ) за създаване на календар на ресурсите, той би трябвало да ви информира колко време, наличност, членове на екипа и ресурси имате на разположение за нови проекти.
Ако все още използвате хартия и химикал, използвайте уменията си за решаване на пъзели, за да намерите оптималния капацитет за нови задачи. И ако сте се уморили от този подход, не ви виним. ClickUp е тук, за да ви помогне с тежките задачи.
5. Умения или специализации
Много компании предпочитат да отбелязват уменията или експертния опит на членовете на екипа до името и ролята им, и това се дължи главно на факта, че когато се появи нов проект, те могат да съпоставят членовете на екипа с подходящите умения за съответната задача.
Например, представете си, че сте агенция за дигитален маркетинг и получавате нов проект за преработка на уебсайт за брокер на недвижими имоти. Сега, може би имате много автори на съдържание в екипа, които да се заемат с тази задача.
Но ако знаете кои автори са специализирани в какъв тип съдържание, ще можете да съпоставите автора, чиято експертиза е в областта на недвижимите имоти, с този проект.
6. Разходи за ресурси
Разходите за ресурси са още една полезна информация, която можете да добавите към календара на ресурсите, защото ви позволява да разберете колко ще платите за даден проект, като се има предвид броят на вложените ресурси.
Като продължим с примера по-горе, ако установите, че в екипа има двама писатели, специализирани в областта на недвижимите имоти, единият от които взема 40 долара на час, а другият – 50 долара, може да се наложи да вземете решение кой от двамата да включите в проекта.
Можете също така да добавите повече подробности след това. Например, какъв софтуер за обработка на заплатите предпочита членът на екипа, какви са условията за плащане, в кои часове и часови зони работи и т.н.
Как да създадете календар на ресурсите (с помощта на софтуер за календар на ресурсите)
Да започнем с създаването на вашия собствен календар на ресурсите!
1. Съберете всички подробности за вашите ресурси
За да създадете ефективен календар на ресурсите, започнете с преброяване на всички ресурси, с които разполагате. Например, запишете следното:
- Колко часа работят членовете на екипа ви на месец и колко часа са на разположение?
- Какви машини са ви необходими за завършване на този проект и кои от тях са на разположение (и за колко дни/часа)?
- Ако се нуждаете от оборудване, какви са изискванията и с какво разполагате?
- Има ли други налични ресурси в сравнение с времето, за което ще ви бъдат необходими?
2. Регистрирайте се в ClickUp
Следващата стъпка е да се регистрирате в ClickUp или подобен специализиран софтуер, който може да ви помогне да визуализирате натоварването на екипа ви. ClickUp е безопасен избор, защото разполага с готови шаблони, се ползва с доверието на хиляди клиенти и разполага с мерки за сигурност като многофакторна автентификация.
Ако все още не сте сигурни дали да закупите платената версия на ClickUp, можете да продължите да използвате безплатната версия.
П.С.: Можете да използвате и Excel Spreadsheet, Google Calendar или Sheets, за да получите обща представа за натовареността на всеки един от екипа.
3. Използвайте шаблона за планиране и график на ресурсите
След като успешно се регистрирате, следващата стъпка в списъка е да използвате безплатния шаблон за планиране на ресурси на ClickUp (можете да намерите други подобни шаблони в библиотеката с шаблони на ClickUp).
Тук можете да експортирате данните си, ако вече работите в ClickUp, или ръчно да попълните полетата.
4. Визуализирайте капацитета на вашите ресурси, като използвате изгледа „Работна натовареност“
Календарът на ресурсите е изключително изчерпателен шаблон, така че ще можете да получите точна представа за капацитета на споделените си ресурси по много начини и форми.
Например, можете да проследявате ресурсите, като проверявате натоварването на членовете на екипа, цели екипи, клиенти и т.н..
Оттам можете да направите още една стъпка напред, като анализирате кой служител работи по кой клиентски проект и по кое време, какви са крайните срокове и резултатите от тези сложни проекти, какъв е разпределеният бюджет за всеки ресурс, какъв е графикът, който трябва да спазвате, и кои са координаторите в проектната среда.
Ако искате да следите индивидуалните членове на екипа или натоварването на ресурсите, кликнете върху „Виж“ > „Натоварване“, за да получите обща представа.
5. Управлявайте капацитета на работната натовареност чрез плъзгане и пускане в Team View
Единствената задача, която остава в списъка ви, е да управлявате ресурсите така, че да не влияят на работния процес, да ускорят времето за доставка и да поддържат морала на екипа на най-високо ниво.
След като получите визуално обобщение на наличния времеви ресурс на всеки член на екипа, можете да промените графиците или да добавите различни задачи, за да се уверите, че всичко върви гладко.
За да направите това, трябва да отидете в „Виж“ и да изберете „Екип“.
Календар на ресурсите за улесняване на гладкото изпълнение на проекта
Нека си го признаем. Ресурсите могат да бъдат непредсказуеми. Може да се окаже, че важен член на екипа е болен за една седмица. Или системата да не функционира правилно, което да доведе до пълно спиране на работата.
Всъщност такива сценарии могат да изглеждат като най-лошия кошмар на всеки проектен мениджър (и с право), но силата на календара на ресурсите може бързо да преобрази тези предизвикателства. Календарите на ресурсите ни дават ясна представа за наличността и разпределението на ресурсите, което улеснява гладкото изпълнение на проекта.
Той служи като фар, който ни води през бурята и ни позволява да се справим бързо дори в лицето на неблагоприятни обстоятелства. Те помагат да се избегне преразпределението, подпомагат ефективното разпределение на задачите и допринасят за по-реалистично планиране на проекта.
Какво повече може да искате?
И не забравяйте, че календарът на ресурсите не е просто статичен документ, а динамичен инструмент, който се развива заедно с вашия проект. Затова започнете да създавате календара на ресурсите си още днес. Скоро ще оцените подобреното управление и видимост на споделените ресурси, което той носи на вашите проекти.
Гост автор:
Juwaria Merchant е независим автор, специализирал в областите SaaS, маркетинг и здраве/уелнес. С над 3 години опит, тя помага на брандовете да създават съдържание, което добавя стойност към техния бизнес. В свободното си време можете да я видите да чете любимите си книги или да проучва най-новите тенденции онлайн.